12

Toimitilojen lattioiden peruspuhdistuspalvelujen hankinta

HEL 2014-012367 T 02 08 02 00

Päätösehdotus

Varhaiskasvatuslautakunta päättää:

Sulkea tarjouskilpailusta pois Plim Palvelut Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, koska se ei sisältänyt tarjoajan soveltuvuuden arvioimiseen liittyviä asiakirjoja jotka pyydettiin liittämään tarjoukseen.

Sulkea tarjouskilpailusta pois seuraavat tarjoajat, koska ne eivät täyttäneet tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyviä tarjoajalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia:

-        Chagua Oy

-        Services Netto

Oikeuttaa varhaiskasvatusviraston tekemään lattioiden peruspuhdistuspalvelujen puitesopimukset seuraavien halvimpien tarjousten tehneiden palveluntuottajien kanssa ajalle 1.4.2015–31.3.2017 tarjousten mukaisin hinnoin:

-        Finn-Diiling Oy                          1,84 euroa/m² + alv 24%

-        Siivouspalvelu ServisOne Oy   1,85 euroa/m² + alv 24%

-        SMC Palvelut Oy                      1,85 euroa/m² + alv 24%

Lisäksi varhaiskasvatuslautakunta päättää, että mahdollisesta yhden vuoden option käytöstä päättää varhaiskasvatusjohtaja. Varhaiskasvatusviraston osalta hankinnan arvon sopimuskaudella (sisältäen mahdollisen yhden vuoden optiokauden) on arvioitu olevan enintään 450 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Esittelijän perustelut

Hankinnan tausta

Lattioiden peruspuhdistus tarkoittaa toimitilojen lattioiden peruspesua ja vahausta ja sitä ostetaan yksityisiltä siivouspalveluyrityksiltä täydentämään kaupungin omaa palvelutuotantoa. Siivouskohteet ovat
päiväkoteja, päiväkodin erillisiä ryhmiä, ryhmäperhepäiväkoteja ja leikkipuistoja. Varhaiskasvatusviraston päivähoidon toimipisteitä on noin 460 ja kohteiden koko vaihtelee 60 neliömetristä lähes 1000 neliömetriin. Päivähoidon tilojen peruspuhdistus tehdään pääsääntöisesti 1–2 kertaa kahdessa vuodessa.

Kilpailutus koskee uuden sopimuskauden aikana annettavia toimeksiantoja. Kysymyksessä on EU-kynnysarvon (Hankintalain 16 §) ylittävä hankinta, jonka arvon varhaiskasvatusviraston osalta on
arvioitu olevan enintään 150 000 euroa vuodessa ilman arvolisäveroa.

Tarjouskilpailu

Varhaiskasvatuslautakunta hyväksyi 11.11.2014 (§ 211) tämän puitejärjestelykilpailutuksen periaatteet. Kilpailutus tehdään yhdessä ja yhteisin asiakirjoin opetusviraston kanssa, jolla on vastaava palveluntarve ruotsinkielisen päivähoidon toimitilojen osalta. Kilpailutuksessa on näin ollen kaksi hankintayksikköä, jotka tekevät omat hankintapäätöksensä ja sopimuksensa. Varhaiskasvatusvirasto vastasi tarjousten vastaanottamisesta. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 20.11.2014 HILMA-tietokannassa (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjouspyyntö julkaistiin myös varhaiskasvatusviraston Internet-sivulla.

Hankinta kilpailutettiin kahden vuoden sopimuskaudeksi. Tarjouspyynnössä varattiin mahdollisuus palvelun oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä enintään vuoden ajaksi (optiokausi). Tarjouspyyntö on liitteenä 1.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat yritykset:

-        Chagua Oy

-        Finn-Diiling Oy

-        Plim Palvelut Oy

-        Pohjan Kruunu Oy

-        Services Netto

-        Siivouspalvelu ServisOne Oy

-        SMC Palvelut Oy

Kilpailutusasiakirjat ovat nähtävänä varhaiskasvatuslautakunnan kokouksessa.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioiminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaadittavat tarjoukseen liitettävät selvitykset.

Tarjoajat toimittivat taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen liittyvät selvitykset ja täyttivät kyseiset vaatimukset lukuun ottamatta Plim Palvelut Oy:tä, jonka tarjous ei sisältänyt kyseisiä asiakirjoja.

Tarjoajat toimittivat tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät selvitykset lukuun ottamatta Plim Palvelut Oy:tä, jonka tarjous ei sisältänyt kyseisiä asiakirjoja.

Seuraavat tarjoajat eivät täyttäneet vähimmäisvaatimuksia:

Chagua Oy, koska tarjoajan selvitys työntekijöiden perehdytyksestä perussiivoukseen oli puutteellinen. Tarjoajan tai esimiesten aiemmat referenssit eivät vastanneet laajuudeltaan ja sisällöltään vaatimuksia.

Services Netto, koska tarjoajan tai esimiesten aiemmat referenssit eivät vastanneet laajuudeltaan ja sisällöltään vaatimuksia.

Kyseiset tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön mukaan hankintayksikkö pyytää lisäksi erillisiin poissulkemisperusteisiin liittyvät selvitykset vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Kaikkien valittavaksi esitettävien tarjoajien selvitykset löytyvät www.tilaajavastuu.fi -palvelusta, joten tarjoajien ei tarvinnut toimittaa niitä erikseen.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Saapuneet tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia lukuun ottamatta Plim Palvelut Oy:n tarjousta, joka ei sisältänyt pyydettyjä selvityksiä ja todistuksia. Kyseinen tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailuperusteeksi ilmoitettiin halvin hinta. Tarjoushinta pyydettiin kiinteänä ilman arvonlisäveroa koko sopimuskaudelle. Tarjousten yhteenveto ja vertailu on liitteenä 2.

Kilpailutuksen tulos

Puitejärjestelyyn valitaan tarjouspyynnön mukaan tilaajan tarvetta vastaava määrä, kuitenkin vähintään kolme tarjoajaa. Hintavertailun perusteella valittavaksi tulevat tarjoajat edullisuusjärjestyksessä: 1. Finn-Diiling, 2. Siivouspalvelu ServisOne Oy ja SMC Palvelut Oy.

Sopimukset

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kaksivuotiset puitesopimukset ajalle 1.4.2015–31.3.2017. Hinta on kiinteä koko sopimuskauden ajan. Hankintayksikkö ei sitoudu ostamaan tiettyä määrää palvelua, vaan ostaa sitä määrärahojensa ja tarpeensa mukaan. Puitejärjestelyn käyttäminen on kuvattu sopimuksessa.

Esittelijä

varhaiskasvatusjohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Miikka Keränen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 43033

miikka.keranen(a)hel.fi

Paula Merikallio, suunnittelija, puhelin: 310 43509

paula.t.merikallio(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Varhaiskasvatusviraston taloustoimisto