§ 253

Liikkumisen apuvälineiden hankinta

HEL 2019-000244 T 02 08 01 00

Päätös

A   Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä liikkumisen apuvälineiden hankinnassa seuraavien toimittajien tarjoukset:

        Algol Trehab Oy (2031642-4)

        Camp Scandinavia Oy (0282300-0)

        Haltija Group Oy (2412395-3)

        Mediq Suomi Oy (2285192-2)

        Movetta Oy (2349975-6)

        Respecta Oy (1623211-3)

        Tukimet Oy (2559336-7)

Tarkemmat tiedot hankittavista tuotteista ilmenevät liitteestä 1.

B   Samalla sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan

        päättämään optiokauden käyttöönotosta

        allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä

        päättämään sopimusten irtisanomisesta ja purkamisesta.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun valittujen toimittajien kanssa on allekirjoitettu hankinnasta erilliset puitesopimukset. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo on mahdollinen optiokausi mukaan lukien noin 3 000 000 euroa (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Käsittely

Helsingin kaupungin nuorisoneuvoston toimialalautakuntien edustajien osalta on sovittu, että edustajat eivät osallistu niiden asioiden käsittelyyn, joissa käsitellään salassa pidettävää tietoa. Tästä syystä sosiaali- ja terveyslautakunnan nuorisoedustaja Jim Koskinen ei ollut läsnä kokouksessa tätä asiaa käsiteltäessä eikä siitä päätettäessä.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kilpailutuksen taustaa

Liikkumisen apuvälineiden sopimuksen H018-14 HEL 2014-011257 optiokausi on päättynyt 28.3.2019.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tilaajalle liikkumisen apuvälineitä.

Liikkumisen apuvälineiden hankinta käynnistettiin julkaisemalla tarjouspyyntö Hilmassa 14.3.2019. Kilpailutus jouduttiin keskeyttämään julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 125 §:n nojalla, koska sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä ilmeni tekninen vika. Keskeytettyyn kilpailutukseen lähetettyjä tarjouksia ei huomioitu. Uusi tarjouskilpailu käynnistettiin 12.6.2019.

Tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnan kohteena on liikkumisen apuvälineet soveltuvin lisävarustein ja varaosin sosiaali- ja terveystoimialan eri yksiköiden asiakkaita varten.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelujen lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelussa on ollut mukana asiantuntijoita apuvälinepalveluista.

Tarjoajille asetetut vaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä. Tarjouspyynnössä ja hintaliitteessä (vastausliite) oli määritelty hankittavien tuotteiden ehdottomat vaatimukset sekä niiden pakolliset lisävarusteet ja varaosat.

Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoajan oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan positioon. Osatarjouksia positioiden sisällä ei hyväksytty.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 12.6.2019. Määräajassa 2.7.2019 saapuneisiin lisäkysymyksiin vastattiin 10.7.2019 mennessä.

Tarjoukset tuli jättää 14.8.2019 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti kymmenen (10) tarjoajaa:

        Algol Trehab Oy (2031642-4)

        Apuväline Avux Oy (2327712-5)

        Camp Scandinavia Oy (0282300-0)

        Haltija Group Oy (2412395-3)

        Mediq Suomi Oy (2285192-2)

        Movetta Oy (2349975-6)

        Respecta Oy (1623211-3)

        Tampereen Penli Oy (1057166-7)

        Tradotim Oy (2425714-2)

        Tukimet Oy (2559336-7)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut vaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet on tarkastettu tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti vain niiltä tarjoajilta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintapalvelut ja apuvälinepalvelut ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kokonaisuudessaan kaikki tarjoukset täyttivät tarjouksille asetetut vaatimukset. Kaikki tarjoajat toimittivat tarjouspyynnössä ladattaviksi vaaditut selvitykset.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Tarjotuille tuotteille pidettiin katselmus 30.8.2019 ja laaturaati (laadun arviointi) 2.9.2019.

Tarjoajien tuli varautua siihen, että tarjoajalla on olemassa näyte kaikista tarjotuista tuotteista. Mikäli tarjoajalla ei ollut katselmuksessa nähtäväksi pyydettyä tuotetta, kyseistä tuotetta ei otettu mukaan vertailuun.

Tarjoamiaan tuotteita eivät tuoneet katselmukseen Apuväline Avux Oy, Tampereen Penli Oy ja Tradotim Oy, joten niiden tarjoukset hylättiin.

Katselmuksessa tuotteiden tuli olla varusteltuna ehdottomissa vaatimuksissa määritellyillä ominaisuuksilla. Lisäksi katselmuksessa ja laaturaadissa tuli olla irrallisena ne pakolliset lisävarusteet ja varaosat, joita ei ollut kiinnitetty katselmukseen tuotavaan tuotteeseen.

Apuvälinepalvelujen henkilöstöstä koostuva arviointiryhmä tarkasti ryhmä- tai positiokohtaisesti tuotteille asetettujen ehdottomien vaatimusten täyttymisen ja ratkaisi, onko tarjottu tuote ominaisuuksiltaan soveltuva siihen tarkoitukseen, johon tuotetta on tarkoitettu käytettävän.

Mikäli tuotteen jokin ehdottomista vaatimuksista ei täyttynyt, tuotetta ei otettu laadun arviointiin. Tuotteet joko hyväksyttiin tai hylättiin. Laadun arviointiin pääsivät kaikki ne tuotteet, joiden kaikki ehdottomat vaatimukset täyttyivät. 

Arviointiryhmä ei käsitellyt tarjottujen tuotteiden hintatietoja. 

Laaturaati käytti laadun arvioinnissa arviointilomaketta, jolla tuote yhdessä sen pakollisten lisävarusteiden ja varaosien kanssa pisteytettiin asteikolla 1‒4. Laaturaadin jokaisen jäsenen antamista pisteistä laskettiin kunkin tuotteen osalta keskiarvo. Mikäli tuotteen saama arvo jäi alle 2.5:een, katsottiin se laadultaan riittämättömäksi ja hylkäyspäätökseen liitettiin sanalliset perustelut. Mikäli arvioinnin tulos oli tasan 2.5 tai enemmän, tuote otettiin mukaan hintavertailuun.

Kaikki laaturaadissa mukana olleet tuotteet saivat keskiarvoksi yli 2.5.

Tuotteiden lopullisen valinnan perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että halvin hinta katsottiin riittäväksi valintaperusteeksi ehdottomien vaatimusten täyttymisen jälkeen ja kokonaispisteiden ollessa tasan 2.5 tai enemmän. 

Ryhmä- tai positiokohtaisesti voitiin valita useampi tuote, mikäli tuotteet täyttivät position vaatimukset, mutta erosivat ominaisuuksiltaan toisistaan jollakin tavoin tai mikäli kyseessä oli sellainen tuote, jonka tuli olla yhteensopiva jonkin muun tuotteen kanssa.

Lopulliset valinnat tehtiin hinnan perusteella valintatyöryhmässä. Valintatyöryhmä koostui apuvälinepalvelujen ja hankintapalvelujen edustajista. Vertailuhinta muodostui varsinaisesta tuotteesta sekä sen pakollisista lisävarusteista ja varaosista.

Sopimuskauden aikana tilaukset tehdään pääsääntöisesti ensisijaiselta toimittajalta. Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta, tilaukset tehdään toissijaiselta toimittajalta (mikäli positioon on valittu useampi toimittaja) tai muilta toimittajilta. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa myös muun muassa tilanteissa, joissa tilaavalla yksiköllä on sellaisia erityistarpeita, että ensisijaiseksi valittu tuote ei niihin sovellu.

Tilaaja on varannut oikeuden olla valitsematta positioon mitään tarjotuista tuotteista, mikäli valintatyöryhmän jäsenten mielestä tarjottu tuote ei sovellu tilaajan toimintaan. Tällöin kyseisen position osalta valinta jätetään tekemättä.

Hylätyt tuotteet ja hylkäysperusteet on merkitty tarjoaja- ja tuoteryhmäkohtaisesti liitteessä 2 (Hylätyt tuotteet).

Tarjousten täsmennyspyynnöt

Hinnan edellytettiin olevan sama tuotteen jokaisessa koossa. Kolmelle tarjoajalle lähetettiin sähköpostitse tarjouksen täsmennyspyyntö koskien sitä, mihin ilmoittamistaan tuotteen kokokohtaisista hinnoista he sitoutuvat tuotteen joka koossa. Tarjoajat vastasivat täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Valinnan perusteena oli hankintalain 115 §:n mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 prosenttia. Hintaa arvioitiin tarjouspyynnön mukaisesti kohderyhmittäin tai positioittain.

Liitteessä 1 (Hyväksytyt tuotteet) eri tuoteryhmiin tai positioihin valitut toimittajat ovat hinnan mukaisessa etusijajärjestyksessä.

Sopimuskausi

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden optiokauteen. 

Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista sopimustuotteista tai vain osasta sopimustuotteita. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikkien sopimustoimittajien tai vain osan kanssa.

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttuu. Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Sosiaali- ja terveyslautakunta 21.05.2019 § 99

HEL 2019-000244 T 02 08 01 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti keskeyttää Liikkumisen apuvälineet -kilpailutuksen ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva-Liisa Rintala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20252

eevaliisa.rintala(a)hel.fi