§ 236

Aikuissosiaalityön sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpitopalvelujen jatkaminen

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

A. Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti jatkaa CGI Suomi Oy:n kanssa aikuissosiaalityön sähköisen asioinnin, hakemus-päätöskäsittelyn sekä asiakirjahallinnan palvelusopimuksia 1.1.2019 lukien.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti, että hankinta tehdään suorahankintana (hankintalaki 1397/2016, 40 § 2 mom.).

B. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallintopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätös ja sopimusten optioiden käyttö

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnasta CGI Suomi Oy:ltä kokouksessaan 3.6.2014 (§ 249). Päätös tehtiin määräaikaisena 1.7.2014–31.12.2016. Määräaikaisuuden syinä olivat HUS:n ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen Apotti-järjestelmän kesken ollut hankinta, perustoimeentulotuen Kela-siirron kesken olleet toteutussuunnitelmat sekä kansallisen Sote-ratkaisun kesken olleet linjaukset. Näiden muutosten osalta on saatu tarkennuksia aikatauluihin seuraavasti:

        HUSin ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän Apotin hankintasopimus on allekirjoitettu toimittajan kanssa 21.4.2016. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan Apotin käyttöönotto tapahtuu Helsingissä lokakuussa 2020.

        Perustoimeentulotuen käsittely siirtyi Kelaan vuoden 2017 alusta. Harkinnanvarainen toimeentulotuki jäi kuntien vastuulle, joten kunta tarvitsee järjestelmän tämän palvelun hoitamista varten.

        Kansallinen Sote-ratkaisu on poliittisessa päätöksenteossa. Mahdollinen järjestelmävastuun siirto Sote-alueille tapahtuu aikaisintaan vuoden 2021 alusta lukien. Uusimaa 2019 -hankkeen suunnitelmien mukaan kuntien käytössä olevat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät siirretään sellaisenaan maakuntaan siten, että samalla turvataan toiminnan jatkuvuus ja palvelujen saatavuus.

Siirtyneistä aikatauluista johtuen sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 14.6.2016 (§ 158) ottaa käyttöön hakemus-päätöskäsittelyssä ja asiakirjahallinnassa sopimuksessa olevat optiot vuosille 2017–2018 sekä toimeentulotuen sähköisen asioinnin osalta vuoden 2017 option. Koska edelleen harkinnanvaraisia toimeentulotukihakemuksia tulee sähköisesti noin 1 200 kuukaudessa, sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 15.8.2017 (§ 192) ottaa käyttöön myös sähköisen asioinnin osalta vuoden 2018 option.

Harkinnanvaraisen toimeentulotuen lisäksi hakemus-päätöskäsittelyä käytetään palvelualueiden muussa taloudellisen avustamisen päätöksenteossa sekä sosiaalityön ja -ohjauksen asiakkuuspäätöksissä. Vuonna 2017 sovellusosioon toteutettiin verotustietojen sähköinen kyselyjärjestelmä, mitä käyttää tällä hetkellä asiakasmaksuyksikkö. Verotustietojen kyselyjä tehdään vuodessa n. 19 000 asiakkaan osalta. Asiakirjahallinta (fraasien hallinta ja tulostuksen hallinta, sähköinen arkisto) on käytössä ATJ-järjestelmässä olevissa kaikissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa.

ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Sovelluksen ylläpitopalvelujen toteuttaminen edellyttää pääsyä näihin suojattuihin ohjelmistoihin. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavan palvelun, hankintalain 1397/2016 40 §:n 2 momentin edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.

Ylläpito-, tuki- ja jatkokehityspalvelut ovat hinnaltaan korkeintaan 669 548 euroa/vuosi ilman arvonlisäveroa. Hinta neljälle vuodelle laskettuna on 2 678 192 euroa ilman arvonlisäveroa. Kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimen atk-käyttötalouden budjetista, talousarviokohta 3902626090, toiminto-alue ATJ-ylläpito (397400).

Sopimukset

Jatkohankintaa varten on laadittu seuraavat muuntosopimukset:

        ATJnet-sovelluksen ylläpito. Pääsopimus: ATJnet palvelusopimus n:o 282145. Muuntosopimus nro S10021164. Voimassa 1.1.2019 lukien, irtisanomisaika 6 kuukautta. Kustannus: 49 521 €/kk.

        Toimeentulotuen sähköisen hakemussovelluksen ylläpito. Pääsopimus: ATJ APSA eAsiointi palvelusopimus n:o 284384. Muuntosopimus 10015859. Voimassa 1.1.2019 lukien, irtisanomisaika 6 kuukautta. Kustannus: korkeintaan 75 296 €/vuosi. Minimikustannus on 53 372 €/vuosi. Minimiresurssivarauksen ylittävästä asiantuntijatyöstä sovitaan kirjallisesti tapauskohtaisesti erikseen.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Tietojärjestelmäpalvelut

Päätöshistoria

Sosiaali- ja terveyslautakunta 15.08.2017 § 192

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti ottaa harkinnanvaraisen toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaisen vuoden 2018 optiokauden käyttöön. Hankinta ostetaan järjestelmäkokonaisuuden toimittajalta CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa toimialan hallinnon tietohallintopalvelut -palvelun tietohallintopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Optiokauden hinta on korkeintaan 74 817 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 92 774 euroa (alv 24 %).

Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimen atk-käyttötalouden budjetista, talousarviokohta 3902626090, toiminto-alue ATJ-ylläpito (397400).

Käsittely

15.08.2017 Ehdotuksen mukaan

Tietojenkäsittelyn suunnittelija Maire Korkeamäki oli kutsuttuna asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Sosiaali- ja terveyslautakunta 14.06.2016 § 158

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti ottaa toimeentulotuen hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaiset vuosien 2017 ja 2018 optiokaudet käyttöön sekä toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaisen vuoden 2017 optiokauden käyttöön. Hankinta ostetaan järjestelmäkokonaisuuden toimittajalta CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut -osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

03.06.2014 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

va. virastopäällikkö

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Osastopäällikkö 31.12.2014 § 67

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpalvelut-yksikön tietojärjestelmäpäällikön tilaamaan ATJnet-sovelluksen jatkokehitykseen liittyvät hankinnat. Hankinnan kokonaishinta on korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 220 915 euroa (alv 24 %).

Hankinta perustuu Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin.  Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Päätöksen perustelut

Helsingin sosiaali- ja terveysviraston APSA (Aikuisten palvelujen sähköinen asiointi) – hankkeessa on toteutettu ja v. 2014 käyttöönotettu toimeentulotuen sähköisen hakeminen sekä uudistettu toimeentulotuen hakemuskäsittely ja asiakirjahallinta.

Nyt kysymyksessä oleva hankinta koskee yllä mainitussa hankkeessa käyttöönotetun työntekijöiden käytössä olevan ATJ-järjestelmän ATJ-net-osion jatkokehitystä.

ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Lisäominaisuuksien jatkokehitys edellyttää muutosten hankintaa CGI:ltä. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavat ominaisuudet, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.

ATJnet toteutustyö tehtiin tiukalla aikataululla sähköisen asiointipalvelun mahdollisimman nopean pilotoinnin aloittamisen ja käyttöönoton mahdollistamiseksi. Toteutusprojektissa sovittiin jätettävän työkohteita pilotoinnin ja laajemman käyttöönoton jälkeisiksi tehtäviksi. Sovitut jäljelle jäävät muutostyöt ovat välttämättömiä päivittäisjohtamisen ja toimeentulotukityön tehokkuuden parantamiseen kannalta. Nämä työkohteet olivat mukana APSA suunnitteluprojektin vaatimusmäärittelyissä ja esillä useissa suunnittelun työpajoissa, jossa toiminta oli myös edustettuna. Toteuttamatta olevien osioiden puutteesta on saatu runsaasti palautetta ATJnet käyttöönottojen yhteydessä sekä käyttäjältä että esimiehiltä.

Määrittelyt on tarkennettu syksyllä 2014 yhteistyössä Vantaan kanssa.

Toimeentulotukea säätelee lakisääteinen käsittelyaika. Nykytilanteessa johtavat sosiaalityöntekijät laskevat käsin palvelupistetasolla hakemusten jonotusaikoja ja ilmoittavat viikoittain jono- ja käsittelyaikoja ylemmälle johdolle sekä tekevät käsin erilaisia kaupunkikohtaisia yhteenvetoja. Toimintaa johtavien esimiesten täytyy reaaliajassa tietää, mikä on palvelupisteen työtilanteen kokonaisuus: mikä on toimeentulotuen hakemusten jonotusaika ja käsittelytilanne milloinkin, kuinka monta hakemusta ylittää 7 päivän käsittelyajan. Esimiehet tarvitsevat päivittäisjohtamisessaan myös välineitä nähdäkseen helposti ja nopeasti alue- ja työntekijäkohtaiset päätöksenteko-erot. Kuukausittaiset jälkikäteen saatavat tilastotiedot eivät tue tätä tarvetta.

Työn tehokkuuden parantamisella ja päivittäisjohtamisen välineiden avulla edesautetaan myös asiakkaita saamaan yhdenmukaisempaa palvelua ja tasapuolista käsittelyaikaa.

Muutosten avulla saadaan työ tehokkaammaksi ja säästöä työajassa, koska pystytään paremmin seuraamaan ja ennustamaan tulevien työ-viikkojen tilanteita, löytämään työruuhkapiikit ja kohdentamaan resurssi- ja hakemussiirtoja paremmin palvelupisteiden välillä. Välineiden avulla löydetään paremmin myös työntekijäresurssien osaamis- ja kehitysalueita. 

Hankinta käsittää järjestelmän sisäisiä viestitoiminnallisuuksia (herätteet, muistilaput), tilastotoiminnallisuuksia työn seurantaan ja päivittäisjohtamiseen, tiedon laadun parantamiseen liittyviä kehitystöitä (mm. uudistettu päätöstuloste), toimeentulotuen sähköisen lomakkeen pienkehitystehtäviä sekä pakollisena muutoksena toimeentulotuen ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi.

Hankinta kattaa seuraavat tarjoukset ja toteutusarviot:

        Tarjous 73762 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 75 050 euroa

        Tarjous 73763 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 35 403 euroa

        Toimeentulotuen uudistetut asiakastulosteet (päätös, laskelma, muutoksenhaku), toimeentulotuen sähköisen hakulomakkeen pienkehitystehtävät, ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi, yhteensä korkeintaan 23 547euroa.

Hankintakustannukset ovat korkeintaan 134 000 euroa ilman arvon-lisäveroa ja 166 160 euroa arvonlisäverollisena. Tilaukset tehdään erikseen tarjousten perusteella. Välttämättä kaikkea tarjottua ei tilata.

Ylläpitokustannukset ovat 1 840 euroa kuukaudessa. Ylläpitokustannukset vuosina 2015 – 2016 ovat 34 960 - 44 160 euroa riippuen siitä minä kuukautena muutokset saadaan tuotantokäyttöön.

Hankintakustannukset ja ylläpitokustannukset ovat yhteensä korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa ja 220 915 euroa arvonlisäverollisena. Osa toteutuksista on yhteisiä Vantaan vastaavan järjestelmän kanssa. Kustannusten jako Helsingin ja Vantaan välillä vastaa väestöpohjaa.

Hankinnan takaisinmaksuajan laskennassa on tarkasteltu vain tilasto-toiminnallisuuksien myötä saatavaa kustannussäästöä, koska se on arvioitavissa. Muiden muutosten (esim. herätteet) osalta arviointi on vaikeampaa, vaikka kustannussäästöjä syntyykin, koska nämä kustannukset hajoavat prosesseihin. Huomioiden esimiesten ja etuuskäsittelijöiden työpanos hankinnan takaisinmaksuaika on 8 kuukautta. Jos mukaan laskentaan otetaan myös sosiaalityöntekijät ja – ohjaajat, takaisinmaksuaika on 5 kuukautta.

Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin.  Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

19.06.2014 Lausunto annettu

28.03.2014 Lausunto annettu

12.12.2013 Lausunto annettu

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi