§ 31

Kallion virastotalon henkilöstöruokapalvelujen kilpailutus

HEL 2020-008392 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti

A.  hyväksyä Kallion virastotalon henkilöstön ruokapalvelujen hankinnan keskeiset periaatteet ja oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B.  oikeuttaa hallintojohtajan

        tekemään hankinnasta päätöksen

        päättämään optiokauden käyttöönotosta

        allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset

        päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Käsittely

Helsingin kaupungin nuorisoneuvoston toimialalautakuntien edustajien osalta on sovittu, että edustajat eivät osallistu salassa pidettävien asioiden tai asiakirjojen käsittelyyn. Tästä syystä sosiaali- ja terveyslautakunnan nuorisoedustaja Jimi Joutsio ei osallistunut tämän asian käsittelyyn ja oli poistuneena kokouksesta koko asian käsittelyn ajan.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Erja Turunen, ruokapalveluasiantuntija, puhelin: 310 43030

erja.turunen(a)hel.fi

Reetta Huomo, projektiasiantuntija, puhelin: 310 23600

reetta.huomo(a)hel.fi

Marita Lehtinen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 43241

marita.lehtinen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Ruokapalveluasiantuntijat Erja Turunen ja Milla Härkönen sekä hankinta-asiantuntija Marita Lehtinen ovat kutsuttuina asiantuntijoina läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Hankinnan kohde

Palveluhankinta koskee Kallion virastotalon henkilöstöravintola ruoka- ja kahvilapalveluja virastotalossa työskenteleville työntekijöille ja ulkopuolisille asiakkaille liitteenä olevien palvelukuvausten mukaisesti.

Ruokapalveluihin kuuluvat ruoan suunnittelu, valmistaminen ja lounastarjoilu, ruoan mukaan ottamisen mahdollisuus, kahvilapalvelut, sekä virastotalon tilauspalvelut eri muotoisiin kokouksiin ja tilaisuuksiin. Lisäksi ruokapalveluihin kuuluu tuottaa Kallion nuorten vastaanoton ruokapalvelut.

Kallion virastotalossa työskentelee yhteensä noin 700 työntekijää. Henkilömäärä vaihtelee. Työntekijät ovat tehneet vuoden 2020 loppuun saakka työtä pääsääntöisesti toimistolla, mutta etätyökäytännöt voivat muuttua tulevaisuudessa ja vaikuttaa palvelujen käyttäjämäärään.

Kallion virastotalon ravintola- ja kahvilatilat sijaitsevat virastotalon päärakennuksen sisääntulon sisääntulokerroksessa. Virastotalon ovet ovat avoinna arkisin klo 7.45–16.00. Muina aikoina sisään virastotaloon pääsee kulkukortilla.

Kallion virastotalon henkilöstöravintolaa ja kahvilaa käyttävät talossa työskentelevien lisäksi ulkopuoliset asiakkaat.

Ravintolan toteutuneet myyntimäärät ja liikevaihto vuonna 2019 olivat:

        Soten lounassubventiot noin 265 000 euroa (alv 0 %)

        Tilaustarjoiluiden liikevaihto oli noin 200 000 euroa (alv 0 %)

        Kallion nuorten vastaanoton myynti oli noin 37 000 euroa (alv 0 %)

Tammi-marraskuun 2020 asiakasmäärät ovat olleet seuraavat:

        Soten lounassubventiot noin 175 000 euroa (alv 0 %)

        Tilaustarjoiluiden liikevaihto oli noin 40 000 euroa (alv 0 %)

        Kallion nuorten vastaanoton myynti oli noin 34 000 euroa (alv 0 %)

Kahvila on avoinna arkisin vähintään 7.45–16.00. Ravintola on avoinna arkisin vähintään klo 10.30–13.30. Palveluntuottaja voi halutessaan laajentaa aukioloaikoja näiden aikojen ulkopuolelle. Ravintolan ja kahvilan tulee olla avoinna myös kesällä. Tilaustarjoiluja tulee olla saatavilla arkisin klo 7.30–16.00 välisenä aikana ilman erillistä toimitus- tai tarjoilukorvausta. Muina aikoina palvelutuottaja voi veloittaa tilaustarjoilusta erillisen tarjoilukorvauksen.

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupunginvaltuusto päätti 8.10.2014 § 322 hyväksyä Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu- kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintoja välittömästi jatkavan palveluyhtiön perustamisen. Valtuusto hyväksyi samalla Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu-, kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintojen siirtämisen perustettavalle palveluyhtiölle.

Perustetulla palveluyhtiöllä tuli olla mahdollisuus valmistautua toimimaan kilpailluilla markkinoilla ennen kuin kaupunki alkaa kilpailuttamaan palveluyhtiön tuottamia palveluita. Vastaavasti kaupungin virastot ja laitokset tarvitsivat aikaa valmistautua tarvitsemiaan palveluja koskevien kilpailutusten järjestämiseen. Edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi jatkovalmistelun aikana laadittiin siirtymäaikajärjestelyä koskevat periaatteet.

Siirtymäaikajärjestelyn keskeinen lähtökohta on se, että kaupungin tarvitsemista palveluyhtiön toimialaan kuuluvista palveluista luodaan viisi tarkoituksenmukaista kokonaisuutta eli koria. Kukin kokonaisuus vastaa noin 20 prosenttia yhtiöitettävien toimintojen yhteenlasketusta liikevaihdosta. Kokonaisuuksien muodostamisessa otetaan liikevaihdon lisäksi huomioon muun muassa nykyisten kaupungin sisäisten sopimusten kesto, asiakasvirasto sekä maantieteellinen alue.

Sopimuskokonaisuudet määriteltiin syksyn 2014 aikana yhteistyössä kaupunginkanslian ja Palmian kesken asiakasvirastojen tarpeet huomioon ottaen.

Palmia aloitti yhtiömuotoisena 1.1.2015 tuottamalla kiinteistö-, siivous-, turva ja ravintolapalveluja. Liikelaitoksesi jäänyt osa jatkoi koulu- päiväkoti- ja hoivaruokapalvelujen sekä puhelin- ja hyvinvointipalvelujen tuottamista nimellä Palvelukeskus Helsinki.

Helsingin kaupunginhallitus on 20.10.2014 § 1053 kehottanut kaupungin virastoja ja laitoksia solmimaan 30.12.2014 mennessä siirtymäaikajärjestelyn mukaisesti palveluyhtiön kanssa määräaikaiset sopimukset ja kilpailuttamaan palvelut määräaikaisten sopimusten jälkeen.

Sosiaali- ja terveystoimiala, silloinen virasto, solmi sopimuksen 1.1.2015 palvelujen tuottamisesta Palmian kanssa. Sopimuksessa sovittiin henkilöstöruokailu, kiinteistö-, siivous- ja turvapalveluista, joita Palmia tuottaa määräaikaisesti toimialle. Palvelut on jaettu koreihin, jotka kilpailutetaan sopimuksessa sovitulla aikataululla.

Kallion virastotalon henkilöstöravintolan ruokapalvelut kuuluvat koriin 4, jonka sopimus oli voimassa kuusi vuotta. Määräaikainen sopimus alkoi 1.1.2015 ja päättyi 31.12.2020. Kilpailutus siirtyi vuoteen 2021, koska vuokranantajalta puuttuivat ajan tasalla olevat tila- ja laitetiedot vuokratason määrittelemiseksi.

Tuotettavat palvelut

Palveluiden sisältö

        Ravintolan buffetlounas: valikoima kasvis-, kala-, liha- ja vegaanisia ruokia lisäkkeineen, keitto, lisäke-salaattipöytä, leivät ja levitteet, ruokajuoma, jälkiruoka sekä kahvi tai tee.

        Kahvilassa on tarjolla keitto- ja salaattilounas, joka täydentää ravintolan lounasvalikoimaa.  

        Lisäksi kahvilassa tulee olla tarjolla kahvin ja teen lisäksi erilaisia makeita ja suolaisia leivonnaisia, täytettyjä leipiä ja sämpylöitä, smoothietä, jogurtteja ja muita välipalatuotteita, makeisia ja virvoitusjuomia.

        Tilaustarjoilut: palvelutuottajalta tilattavat palvelut ovat kokouskahvituksia, työlounaita, lautakuntatarjoiluja sekä edustus-, ilta-, ja satunnaisia viikonlopputilaisuuksia.

Hankintamenettely

Kallion virastotalon henkilöstöruokapalvelujen hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu. Tarjouskilpailu järjestetään hankintalain (1397/2016) mukaisesti avoimella menettelyllä.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde.

Kohteeseen valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Lisäksi hankintapäätöksessä hankinnan kohteeseen valitaan yksi (1) palveluntuottaja varalle.

Mikäli valittu palvelutuottaja ei pysty tuottamaan palvelua sopimuksen mukaisesti ja sopimus joudutaan purkamaan ennenaikaisesti, on varalla olevan palveluntuottajan kanssa mahdollista solmia sopimus.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi on liitteinä 1–5 (palvelusopimusluonnos, palvelukuvaus, ympäristö- ja vastuullisuussuunnitelma, työllistäminen ja tarjouspyyntö).

Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.

Palvelun laatu ja tarjousten valintaperuste

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankittava palvelu sekä tarjoajalle ja palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Palveluiden vähimmäislaatu on esitetty palvelukuvauksessa.

Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi asetetaan tarjoajalle tarjouspyynnössä kuvatut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouspyynnössä ja sen palvelukuvauksessa on esitetty palvelulle asetetut laadulliset vähimmäisvaatimukset, joiden on ehdottomasti täytyttävä. Tilaaja valvoo sopimusehtojen noudattamista. Tarjoajien tulee täyttää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa hinnan painoarvo on 25 ja laadun 75. Henkilöstön lounaan hinta on määritetty tarjouspyynnössä.

Palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset ovat ehdottomia, ja niillä taataan vaadittu laatutaso palvelulle.

Hiilineutraali Helsinki 2035

Helsingin kaupunki on sitoutunut kantamaan vastuunsa ilmastonmuutoksen hillinnässä kaupunkistrategiassaan. Helsingin tavoitteena on olla hiilineutraali vuonna 2035. Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelmaan  pohjautuvassa sosiaali- ja terveystoimialan ympäristöohjelmassa on tavoitteena, että ympäristövaikutuksiltaan merkittävien hankintojen kilpailutuksissa käytetään ympäristökriteerejä vähimmäisvaatimuksena tai vertailuperusteena merkittävällä painoarvolla.

Osana Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelman toteutumista hankinnassa huomioidaan keskeisesti ilmastonäkökulma. Valitulta palveluntuottajalta edellytetään huomioimaan hankinnan kohteen mukaisen toiminnan aiheuttamat ilmasto- ja ympäristövaikutukset tarjouspyynnön mukaisesti. Hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on selvitetty tarjouspyynnön kohdassa "Hankinnan kohteen kriteerit" sekä palvelukuvauksessa.

Vastuullisuuskriteerit hankinnassa

Tarjouspyynnössä edellytetään, että palveluntuottaja ottaa palveluntuotannossaan huomioon Helsingin kaupungin tahtotilan edistää kestävää kehitystä ja hankinnan kohteen mukaisen toiminnan vastuullisuutta. Tarjoaja voi saada pisteitä asettamalla vastuullisuussuunnitelmaan konkreettisia toimenpiteitä ja mittareita, joilla vähennetään hankinnan kohteen mukaisen palvelun haitallisia ilmasto- ja ympäristövaikutuksia.

Ympäristövaikutusten huomioiminen näkyy kilpailutuksessa sekä tarjousten pisteytyksessä että palvelukuvauksen vähimmäisvaatimuksissa. Lisäksi ympäristövaikutusten huomioimista seurataan sopimuskaudella. Kilpailutuksessa on käytetty ympäristö- ja vastuullisuuskriteejä, jotka soveltuvat tähän palveluun.

Kriteereiden valinnassa on huomioitu palvelun kohderyhmä, tarjonnan laajuus ja hintataso. Kaupungilla pyritään parasta aikaa huomioimaan ilmastotavoitteet ja vastuullisuus entistä paremmin ruokahankintojen kriteereissä ja luomaan yhdenmukaista tasoa kaupunkiorganisaatiossa.

Kehittämistyö on vielä kesken, ympäristö- ja vastuullisuuskriteereiden muodostamista edistetään markkinakeskustelulla ja tarjouskilpailuissa.

Pisteitä saa kasvisruoan osuuden lisäämisestä, Itämerestä ja järvistä kestävästi pyydetyn kalan osuuden lisäämisestä, ruokahävikin ehkäisemisestä sekä näihin liittyvistä asiakaskuntaa osallistavista ja sen erityispiirteet huomioivista toimenpiteistä. Lisäksi tarjoaja voi saada pisteitä vastuullisesti tuotettujen  raaka-aineiden (muun muassa lähi- ja luomuraaka-aineet) hyödyntämisestä.

Tarjouspyynnössä on mukana työllistämisehto, jolla edistetään työttömien työnhakijoiden työllistämistä. Palveluntuottajan on sitouduttava osana sopimusta työllistämään sopimuskauden aikana vähintään yksi (1) heikossa työmarkkina-asemassa oleva henkilö vähintään 9 kuukaudeksi kokoaikaiseen, työssäoloehdon täyttävään työsuhteeseen (vähintään 18 tuntia/viikossa).

Hankinnasta solmittava sopimukset ja sopimusten allekirjoittaja

Palvelu kilpailutetaan neljän (4) vuoden perussopimuskaudelle ja on suunniteltu alkavaksi 1.7.2021.

Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään vuoden (1) mittaisella optiokaudella.

Optiokauden käyttöönotosta tilaaja päättää ja ilmoittaa erikseen 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ehdot ovat voimassa varsinaisen sopimuskauden päättyessä.

Tarjousasiakirjoissa esitetyt hankintamäärät perustuvat aiempien vuosien ostoihin, eivätkä ne sido Helsingin kaupunkia.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 19.1.2021 § 14 päättänyt  sosiaali- ja terveystoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että hallintojohtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa hallintojohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Erja Turunen, ruokapalveluasiantuntija, puhelin: 310 43030

erja.turunen(a)hel.fi

Reetta Huomo, projektiasiantuntija, puhelin: 310 23600

reetta.huomo(a)hel.fi

Marita Lehtinen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 43241

marita.lehtinen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.