§ 124

Suun terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

HEL 2018-010369 T 02 08 01 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti

A. hyväksyä suun terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot

B. oikeuttaa suun terveydenhuollon tekemään hankintamenettelyksi valitussa neuvottelumenettelyssä tunnistetut muutokset lopullisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin

C. oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan 
- tekemään hankinnasta tarvittavat päätökset
- allekirjoittamaan solmittavat sopimukset sekä
- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.

Käsittely

Helsingin kaupungin nuorisoneuvoston lautakuntakokeiluun liittyen on sovittu, että lautakunnan nuorisoneuvoston edustajat eivät osallistu niiden asioiden käsittelyyn, joissa käsitellään salassa pidettävää tietoa. Tästä syystä sosiaali- ja terveyslautakunnan nuorisoedustajat Jim Koskinen ja Alma Rantalaiho eivät osallistuneet tämän asian käsittelyyn ja poistuivat kokoustilasta ennen asian käsittelyn aloittamista.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539

eeva.rantala(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankintavaltuuksista päättäminen

Kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimialalautakunta päättää ja hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää toimialan hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 20.11.2018 § 309 päättänyt sosiaali- ja terveystoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että terveys- ja päihdepalvelujen osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Esityksen mukaan lautakunta oikeuttaa nyt terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään päätöksen hankinnasta, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Kilpailutuksen taustaa

Kiireettömän hoidon saatavuuden parantaminen on suun terveydenhuollon toiminnan kehittämisen keskeinen osa-alue. Hoidon saatavuutta voidaan parantaa nopeuttamalla hoitoepisodin läpimenoaikaa. Hoitoepisodi käsittää keskimäärin 2,7 käyntiä perinteisellä toimintamallilla. Kun hoito suunnitellaan siten, että asiakasta hoidetaan moniammatillisesti pidemmällä vastaanottoajalla, saadaan tarvittava hoito usein toteutettua yhdellä käynnillä. Malli ei sovi kaikille asiakasryhmille, mutta toimii hyvin huomattavalla osalla kiireettömän hoidon tarpeessa olevista asiakkaista.

Suurin hyöty saadaan, kun käytössä on reaaliaikaisesti ammattilaisten ja tilojen resurssien käyttöä optimoiva toiminnanohjausjärjestelmä. Tätä toimintamallia kokeiltiin Kivelän hammashoitolassa marraskuusta 2016 helmikuuhun 2017. Kokeilu osoitti, että toimintaa ohjaavan tietojärjestelmän avulla voidaan parantaa asiakaskokemusta ja tehostaa hoitoprosessia. Tarvittava hoito saatiin toteutettua vähemmillä käynneillä, ja painotettujen toimenpiteiden määrä käynnillä kasvoi huomattavasti (78 prosenttia). Asiakkaiden hoitoon käytetty osuus kokonaistyöajasta kasvoi ja peruuttamattomien poisjääntien määrä puolittui. Kokeilu myös osoitti, että teknologia ei yksistään riitä, koska kyse on toimintatapojen muuttamisesta.

Kokeilussa käytettiin sillä hetkellä ainutta markkinoilla ollutta toiminnanohjaussovellusta. Kokeilun tuloksia on hyödynnetty nyt hankittavan järjestelmän vaatimusmäärittelyssä.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on suun terveydenhuollon tarpeita palvelevan, optimoivan toiminnanohjausjärjestelmän hankinta. Järjestelmän tulee toimia siten, että se mahdollistaa joustavan ajanvarauksen, optimoi resurssit ja tukee moniammatillista yhteistyötä laskemalla hoidon resursseja yhdistäen asiakkaat, hoitohuoneet (tilat) sekä (hoito) henkilöstön optimaalisesti. Lisäksi järjestelmän kautta viestitetään asiakkaille hoitoajoista tekstiviestein.

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu ja hankintamenettelynä käytetään hankintalain 34 §:ssä kuvattua neuvottelumenettelyä (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Hankintamenettelyksi on valittu neuvottelumenettely, koska suun terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmälle asetettuja teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Hankintaan liittyy toiminnanohjausjärjestelmän suunnittelua ja mukauttamista, jotta toiminnanohjausjärjestelmä palvelee suun terveydenhuollon tarpeita.

Neuvottelumenettelyssä tarjoajiksi haluavat ehdokkaat jättävät osallistumishakemuksensa hankinnassa. Hankintayksikkö valitsee osallistumispyynnön mukaisesti vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) vähimmäisvaatimukset täyttävää tarjoajaa hankintamenettelyssä käytäviin neuvotteluihin. Mikäli vaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän, hankintayksikkö vertailee osallistumishakemuksia käyttäen vertailuperusteina ehdokkaan vähimmäisvaatimukset ylittäviä referenssejä (painoarvo 80 prosenttia) sekä vähimmäisvaatimukset ylittävää taloudellista tilannetta (painoarvo 20 prosenttia).

Lopullisten tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että laadulla arvioitavien ominaisuuksien painoarvo on 20 prosenttia ja hinnan 80 prosenttia.

Asiakirjat

Tarjouspyyntöasiakirjat on valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon, tietohallintopalvelujen ja hankintapalvelujen kanssa. Lisäksi hankinnan valmistelussa ja asiakirjojen laadinnassa on käytetty apuna konsultteja.

Asiakirjoissa on kuvattu hankittavan kohteen sisältö ja laatu sekä määritelty tarjoajalle ja palvelulle vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Esitys alustavista hankinta-asiakirjoista on asian liitteinä 1‒9.

Lopulliset hankinta-asiakirjat laaditaan osallistumishakemuksensa jättäneiden, ehdokkaiksi valittujen toimittajien kanssa käytävien neuvottelujen jälkeen.

Hankintalain (1397/2016) § 60 ja § 138 mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, joten asiakirjoja ei julkaista internetissä.

Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset

Tavanomaisten taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi ehdokkaiden edellytetään täyttävän tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt teknistä suorituskykyä ja ammatillistaen pätevyyttä koskevat vaatimukset ja palvelulle asetetut laadulliset vähimmäisvaatimukset, joiden on täytyttävä koko sopimuskauden ajan.

Sopimuskausi

Sopimus on voimassa määräaikaisesti neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on irtisanottavissa tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden ja toimittajan puolelta yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.

Muut ehdot

Suun terveydenhuolto ei sitoudu mihinkään tiettyyn aikatauluun hankinnan laajentamisessa, vaan toiminnanohjausjärjestelmää laajennetaan sopimuskauden aikana tilaajan tarpeiden mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista tähän sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttaa suun terveydenhuollon toimintaympäristöä.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539

eeva.rantala(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

.