§ 71

Suun terveydenhuollon instrumenttien hankinta

HEL 2018-007505 T 02 08 01 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti

A. hyväksyä suun terveydenhuollon instrumenttien hankinnassa seuraavien toimittajien tarjoukset:

        Dental Systems Oy

        Hammasväline Oy

        Implantona

        JH Hammastuote Oy

        Mads Dental Oy

        Ortomat Herpola Oy

        Plandent Oy

vertailutaulukosta (liite 2) ilmenevistä tuotteista.

B. oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan

        päättämään optiokauden käyttöönotosta

        allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä

        päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.

Tämän päätöksen tiedoksisaanti ei ole sopimus, vaan valittujen toimittajien kanssa solmitaan erilliset puitesopimukset. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo mahdollinen optiokausi mukaan lukien on Helsingin kaupungin suun terveydenhuollon osalta noin 1,55 miljoonaa euroa. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Käsittely

Helsingin kaupungin nuorisoneuvoston lautakuntakokeiluun liittyen on sovittu, että lautakunnan nuorisoedustajat eivät osallistu niiden asioiden käsittelyyn, joissa käsitellään salassa pidettävää tietoa. Tästä syystä lautakunnan nuorisoneuvoston edustajat Jim Koskinen ja Elo Umukoro eivät osallistuneet tämän asian käsittelyyn ja poistuivat kokoustilasta ennen asian käsittelyn aloittamista. He ei myöskään osallistuneet kahden tätä asiaa seuraavan asian käsittelyyn (tämän pöytäkirjan § 72 - 73).

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539

eeva.rantala(a)hel.fi

Matti Aukia, vastaava hammaslääkäri, puhelin: 050 3297308

matti.aukia(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta poikkeaa nyt tehtävässä päätöksessään aiemmin hankintavaltuuspäätöksessään 20.11.2018 § 309 vahvistetuista hankintavaltuuksista.

Lautakunnan terveys- ja päihdepalvelut -palvelukokonaisuuden johtajalle vahvistama hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelut -palvelukokonaisuuden johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Kilpailutuksen taustaa

Suun terveydenhuollon instrumenttien nykyinen sopimuskausi päättyy 30.6.2019.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle.

Kaupungin johtamisjärjestelmän muutoksen myötä 1.6.2017 on sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelujen vastuulle siirtynyt entisen hankintakeskuksen vastuulla olleita tavarahankintoja. Nyt päätettävänä olevan kilpailutuksen periaatteita ja ehtoja ei ole tuotu sosiaali- ja terveyslautakunnalle etukäteen päätettäväksi, koska hankintapalvelujen käsityksen mukaan tavarahankintojen periaatteita ei ole ollut tarkoituksenmukaista päättää sosiaali- ja terveyslautakunnassa, vaan riittävä toimintamalli on se, että lautakunta tekee hankinnasta päätöksen.

Yhteishankinta

Kyseinen hankinta on toteutettu hankintarenkaana (yhteishankintana) 14 kunnan, kaupungin sekä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUSin) ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän (Eksoten) kanssa.

Hankintarenkaan osapuolet ovat valtuuttaneet valtakirjoilla Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelut valmistelemaan puolestaan tarjouspyyntöasiakirjat ja julkaisemaan tarjouspyynnön. Kukin hankintarenkaan osapuoli tekee hankinnasta oman päätöksen ja solmii päätöksen perusteella tehtävät sopimukset.

Tarjouspyyntöasiakirjoihin on huomioitu mahdollisuus laajentaa hankintasopimuksia koskemaan kaikkia niitä mahdollisen Uudenmaan maakunnan kuntia, jotka eivät ole osallistuneet tähän hankintaan.

Tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntöasiakirjat on valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon, hankintapalvelujen ja hankintarenkaan osapuolten kanssa.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa ja hintaliitteessä (vastausliitteessä) oli määriteltynä hankittavien tuotteiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa oli liitteinä hankinnan kohteen kuvaus, hankintarenkaan osapuolten liitteet mm. laskutuskäytännöistä, yhteyshenkilöistä ja tilausjärjestelmistä tai -tavoista sekä sopimusluonnos. Osatarjoukset hyväksyttiin siten, että tarjoaja saattoi antaa tarjouksen vaikka vain yhteen positioon.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset kävivät ilmi tarjouspyynnöstä.

Tarjouspyyntö julkaistiin osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 13.11.2018. Määräajassa 10.12.2018 saapuneisiin lisätietokysymyksiin vastattiin 14.12.2018 mennessä. Tarjoukset tuli jättää 24.1.2019 mennessä. 

Määräaikaan 24.1.2019 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat seitsemän (7) tarjoajaa:

        Dental Systems Oy (0250157-0)

        Hammasväline Oy (0881266-0)

        Implantona (0989071-6)

        JH Hammastuote Oy (2184134-3)

        MADS Dental Oy (0901279-6)

        Ortomat Herpola Oy (0785825-3)

        Plandent Oy (0112771-6).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet on tarkastettu tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kokonaisuudessaan kaikki tarjoukset täyttivät tarjouksille asetetut vaatimukset. Kaikki tarjoajat toimittivat tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset mm. ympäristö- ja reklamaatiokäytäntöjensä osalta.

Yksittäisten tuotteiden osalta kaikki tarjotut tuotteet eivät täyttäneet kaikkia asetettuja vaatimuksia. Mikäli tarjottu tuote ei vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia, se hylättiin. Lisäksi yksittäisiä tuotteita hylättiin, mikäli tuotteesta ei ollut vaadittuja sertifikaatteja tai mikäli tuotteella ei ollut vaadittuja standardeja tai ne eivät muista syistä täyttäneet asetettuja vaatimuksia. Hylätyt tuotteet on merkitty vertailutaulukkoon kirjaimella H.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 §:n mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 %. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan kohteelle tiukat laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella laatuarvioinnin jälkeen katsottiin riittäväksi.

Instrumenttien laadullinen vertailu toteutettiin siten, että alustavan hintavertailun perusteella suun terveydenhuolto määritteli sellaiset tuotteet, jotka haluttiin arviointiraatien laadulliseen arviointiin. Mikäli samaa tuotetta oli tarjonnut useampi toimittaja, niin tuotenäyte pyydettiin halvimman hinnan tarjonneelta toimittajalta.

Arviointiraadit koostuivat hankintarenkaan kuntien suun terveydenhuollon kliinistä potilastyötä tekevistä ammattihenkilöistä. Raadeissa oli edustettuina erikoishammaslääkäreitä, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä sekä hammashoitajia. Yhteensä arvioitavia tuotekokonaisuuksia oli neljä (kirurgia, oikomishoito, parodontologia ja perushammashoito). Raateja oli yhteensä 23 ja jokaisessa raadissa oli pääsääntöisesti kolme jäsentä. Kirurgian tuotteiden arvioinnissa oli viisi raatia, muissa kuusi. Arviointitilaisuus järjestettiin 27.2.2019.

Hankintarenkaan valintatyöryhmä on kokouksessaan 8.3.2019 tutustunut tarjotuista tuotteista tehtyyn vertailutaulukkoon, johon oli lisätty arviointiraatien tuotteille antamista pisteistä lasketut keskiarvot ja sanalliset palautteet. 

Valintatyöryhmä kiinnitti tuotevalinnoissa huomiota arviointiraatien antamisen pisteytysten lisäksi arvioiduista tuotteista annettuihin sanallisiin arviointeihin. Arviointiraadit arvioivat tuotteissa sekä instrumentin vartta että kärkeä. Mikäli sanallisten arviointien perusteella oli aihetta epäillä, että instrumentin varsi, varren materiaali, varren materiaalin kiinnitys instrumenttiosaan tai itse instrumentin kärki tms. oli epähygieeninen, laadultaan huono tai käyttötarkoitukseen sopimaton, tuote hylättiin, vaikka tuote olisi pisteiden perusteella päässyt mukaan hintavertailuun. Lisäksi valintatyöryhmä päätti, että saman valmistajan samanlaisella varsimateriaalilla olevat kaikki instrumentit hylätään sillä perusteella, että arvioitavana olleiden instrumenttien varsi oli arvioitu epähygieeniseksi tai laadullisesti huonoksi.

Tarjottuja tuotteita hylättiin myös syystä, että arviointiraadin arviointiin pyydettyä tuotetta ei ole ollut nähtävänä. Poikkeuksena tuotteet, joissa täysin samaa tuotetta on tarjonnut useampi tarjoaja. Tällöin tuote on valittu halvimman hinnan tarjonneelta toimittajalta, vaikka tuotenäytettä ei olisikaan ollut nähtävillä.

Lopulliset tuotevalinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman hinnan perusteella siten, että yhteen positioon valittiin yksi tai useampi tuote. Useampia instrumentteja valittiin syystä, että tuotteen varren muoto, kärjen koko tai muoto erosivat toisistaan joillain tavoin. Tarkemmat valintaperusteet ja arviointiraatien työskentelyn perusteet on kerrottu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Vertailutaulukkoon (liite 2) on merkitty kirjaimella T ne tuotteet, jotka olivat arviointiraatien arvioitavana. Kirjaimella V on merkitty ne tuotteet, jotka on valittu sopimustuotteiksi ja kirjaimella H tuotteet, jotka on hylätty. Vertailutaulukkoon on kirjattu perustelut siihen, mikäli hinnaltaan edullisin tuote ei ole tullut valituksi sopimustuotteeksi tai miksi tarjottu tuote on hylätty.

Ehdollisena valitut tuotteet on merkitty vertailutaulukkoon kirjaimella E. Ehdollisena valitut instrumentit otetaan koekäyttöön ja koekäytön palautteen perusteella päätetään, otetaanko tuote sopimustuotteeksi vai hylätäänkö tuote perustellusti.

Sopimuskausi

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sen on suunniteltu alkavan 1.7.2019. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus yhden (1) vuoden optiokauteen.

Muut ehdot

Sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden neuvotella muutoksista tähän sopimukseen tilanteissa, jossa lainsäädäntö tai muu merkittävä vaatimus muuttaa suun terveydenhuollon toimintaympäristöä.

Lisäksi sosiaali- ja terveystoimiala varaa oikeuden irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin tuomien mahdollisten muutosten vuoksi välttämätöntä.

Helsingin kaupungin suun terveydenhuollon hankinnoista vastaava hammaslääkäri ja toimialan hankintapalvelujen hankinta-asiantuntija ovat oikeutettuja tekemään sopimuskauden aikana vähäisiä muutoksia nyt valittuihin sopimustuotteisiin (tuotelisäyksiä tai tuotteiden poistamisia sopimuksista reklamaatioiden perusteella).

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin, vaan tuotteita hankintaa tarpeen mukaan.

Vertailutaulukko tarjoajista on tämän päätöksen liitteenä 1 ja vertailu- ja valintataulukko tuotteista on päätöksen liitteenä 2.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539

eeva.rantala(a)hel.fi

Matti Aukia, vastaava hammaslääkäri, puhelin: 050 3297308

matti.aukia(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.