Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

12/2018

1 (1)

Sosiaali- ja terveyslautakunta

 

 

 

 

Asia/6

 

19.06.2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 164

Kotihoidon optimointiohjelman hankinta

HEL 2018-004550 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti:

A hyväksyä kotihoidon optimointiohjelman kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittaessa välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan:
   - tekemään hankinnasta päätöksen
   - allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset
   - päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Esittelijän ehdotuksesta poiketen hyväksyessään hankinnan lautakunta edellyttää, että

        kotihoidon kehittämistä ja asiakkaiden käytettävissä olevaa aikaa sekä työntekijöiden jaksamista tuetaan myös muilla tavoin kuin tietoteknisten välineiden hankinnoilla. Lisäksi lautakunta edellyttää, että kotihoidon työntekijöiden työssään käyttämien autojen pysäköinnin ongelmia selvitetään ja ratkaistaan asiakaskäyntien ja asiakkaan luona käytettävän ajan optimoimiseksi, sekä

        reittien ja tauotusten optimoinnista saatava säästö henkilökunnan työajassa ohjataan kokonaisuudessaan hoitoajan lisäämiseen ja hoivan laadun parantamiseen.

Käsittely

Kotihoitopäällikkö Jaana Nummijoki ja vastaava hankinta-asiantuntija Tuomas Riihivaara olivat kutsuttuina asiantuntijoina läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Asiassa tehtiin seuraavat vastaehdotukset:

Vastaehdotus 1:
Jäsen Mari Rantanen: Hyväksyessään hankinnan lautakunta edellyttää, että kotihoidon kehittämistä ja asiakkaiden käytettävissä olevaa aikaa sekä työntekijöiden jaksamista tuetaan myös muilla tavoin kuin tietoteknisten välineiden hankinnoilla. Lisäksi lautakunta edellyttää, että kotihoidon työntekijöiden työssään käyttämien autojen pysäköinnin ongelmia selvitetään ja ratkaistaan asiakaskäyntien ja asiakkaan luona käytettävän ajan optimoimiseksi.

Kannattaja: jäsen Sandra Hagman

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi vastaehdotuksen 1 yksimielisesti ilman äänestystä.

Vastaehdotus 2:
Jäsen Katju Aro: Hyväksyessään hankinnan lautakunta edellyttää, että reittien ja tauotusten optimoinnista saatava säästö henkilökunnan työajassa ohjataan kokonaisuudessaan hoitoajan lisäämiseen ja hoivan laadun parantamiseen.

Kannattaja: jäsen Johan Lund

Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätös syntyi seuraavan äänestyksen tuloksena:

1 äänestys

JAA-ehdotus: Esityksen mukaan
EI-ehdotus: Vastaehdotus 2 (jäsen Katju Aro): Hyväksyessään hankinnan lautakunta edellyttää, että reittien ja tauotusten optimoinnista saatava säästö henkilökunnan työajassa ohjataan kokonaisuudessaan hoitoajan lisäämiseen ja hoivan laadun parantamiseen.

Jaa-äänet: 5
Tapio Bergholm, Sami Heistaro, Seija Muurinen, Matias Pajula, Karita Toijonen

Ei-äänet: 8
Katju Aro, Leo Bergman, Sandra Hagman, Kati Juva, Johan Lund, Mari Rantanen, Tuomas Tuure, Sanna Vesikansa

Tyhjä: 0

Poissa: 0

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi jäsen Katju Aron vastaehdotuksen äänin 8 - 5.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Tuomas Riihivaara, vastaava hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 43217

tuomas.riihivaara(a)hel.fi

Liitteet

1

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

2

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

4

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

5

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

6

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

7

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

8

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

9

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

Muutoksenhaku

A

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

B

Oikaisuvaatimusohje, sosiaali- ja terveyslautakunta

Päätösehdotus

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää:

A hyväksyä kotihoidon optimointiohjelman kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittaessa välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan:
   - tekemään hankinnasta päätöksen
   - allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset
   - päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Esittelijän perustelut

Vastaava hankinta-asiantuntija Tuomas Riihivaara ja kotihoitopäällikkö Jaana Nummijoki ovat kutsuttuina asiantuntijoina läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 12.12.2017 § 334 päättänyt viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Kilpailutuksen taustaa

Hankinnan kohteena on kotihoidon toimintaa tukeva optimointiohjelma, jonka avulla varmistetaan asiakkaiden saaman palvelun laadun ja työntekijöiden sujuvan työn sekä jaksamisen kannalta toimivimmat reititykset asiakaskäynneille.

Optimointi täydentää ja lisää jo käytössä olevan toiminnanohjauksen (PegasosMukana) toimivuutta. Optimointiohjelma suunnittelee sekä asiakkaiden tarpeita vastaavan palvelun että antaa asiakkaille tarkemman aikaikkunan (0,5 h) kotikäynnin ajankohdasta. Ohjelma myös reitittää optimaalisesti työntekijän kulkemisen asiakkaan luokse, mikä edesauttaa työntekijöiden työn sujuvuutta ja täten edesauttaa työssä jaksamista. Reititys tehdään käytettävissä olevaa henkilökuntaa optimoiden siten, että asiakaskäynnit saadaan toteutettua riittävällä hoitajamäärällä. Reitityksen suunnittelu pitää sisällään asiakaskäyntien jaon hoitajille, yhden hoitajan työvuoron aikana tekemän käyntijärjestyksen ja kulkureitin suunnittelun.

Idän palvelualueen Kaakkoisessa kotihoitoyksikössä, Laajasalon lähipalvelualueilla tehtiin marraskuu 2015 – kesäkuu 2016 välisenä aikana kokeilu kotihoidon optimoinnin mahdollisuuksista yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstö antoi palautetta ja korjausehdotuksia koko kokeilun ajan. Työvuoroon optimoitu tauotus mm. ruokatauko, toteutui hyvin. Kokeilun lopputulokset olivat lupaavia. Kokeilun aikana saatiin käytännössä todennettua, että mukana olleilla alueilla asiakaskäynnit oli tehtävissä 10 % nykyistä pienemmällä henkilöstöllä. Optimoimalla hoitajien päivittäiset reitit paremmin heidän työpanostaan pystytään kohdentamaan asiakkaiden lisääntyviin tarpeisiin.

Optimointiohjelman hankinnan ja käyttöönoton kanssa samaan aikaan valmistellaan Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönottoa Helsingissä. Optimointiohjelman hankinnan tavoitteena on hankkia käyttöön ohjelma, joka toimii sekä Apotin kanssa että siirtymäkautena ennen Apotin käyttöönottoa. Siirtymäkautena optimointiohjelmaa käyttävät manuaalisesti noin 70 työnsuunnittelijaa Helsingin kotihoidossa ja Apotti-integraatiossa vuoden 2020 ohjelman käyttö automatisoituu. Optimointiohjelman käyttöönotto jo ennen Apotti-integraatiota on tärkeää, jotta ohjelmiston käyttö on sujuvaa heti integraation jälkeen. Kotihoidon palvelualueilla on aloitettu työskentely optimointiohjelman käyttöönottoon liittyvien toimintatapojen yhtenäistämiseksi.

Vantaan kaupunki voi tarvittaessa myös ostaa palvelun samoilla ehdoilla ja hinnoilla kuin Helsinki. Vantaan kaupunki päättää itse kyseisen option käytöstä.

Hankittavalla optimointiohjelmalla pyritään saamaan hyötyjä sekä toiminnan tehostumisen, asiakaspalvelun parantumisen että työntekijöiden hyvinvoinnin lisääntymisen kautta. Hankinnan tavoitteita ovat:

        Asiakkaalle tarjotaan hoitajan oikea osaaminen oikeaan aikaan asiakkaan tarpeen mukaisesti. Asiakkaan kokema laatu paranee kun vastuuhoitajamalli toimii entistä paremmin ja hoitaja on paikalla tarkemmin sovitussa aikataulussa.

        Vastuuhoitajamallin toteutuessa asiakasta hoitavien hoitajien määrä vähenee.

        Helsingin kaupungin kotihoidon palvelut ovat entistä kilpailukykyisemmät sekä kustannustehokkuuden että laadun näkökulmasta.

        Henkilökunnan työhyvinvointi lisääntyy oikeudenmukaisen työnjaon, oikein mitoitetun henkilökunnan kapasiteetin ja oman työn hallinnan kautta. Kiire vähenee, kun työntekijällä on jokaiselle asiakkaalleen aika reitillään ja työvuoronaikainen tauottamisen on hallittua ja suunnitelmallista.

        Optimoinnin takaisinmaksusuunnitelmassa arvioidaan, että osa nykyisistä työnsuunnittelijoista (n. 70) palaa välittömään asiakastyöhön.

Tarjouskilpailu

Kotihoidon optimointiohjelman hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu. Tarjouskilpailu järjestetään hankintalain (1397/2016) mukaisesti neuvottelumenettelynä. Hankinnan suunnittelu on aloitettu vuoden 2017 tammikuussa sosiaali- ja terveystoimialan kotihoidon, hankintapalvelujen ja tietohallinnon edustajien sekä ulkopuolisen konsultin yhteistyönä. Hankinnan suunnittelua on tehty tiiviissä yhteistyössä Apotti-hankkeen sekä markkinakartoitukseen osallistuneiden toimittajien kanssa. Vantaan kaupunki voi tarvittaessa myös ostaa palvelun samoilla ehdoilla kuin Helsinki.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankinnan sisältö sekä tarjoajille ja hankinnan kohteelle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi asetetaan tarjoajalle tarjouspyynnössä kuvatut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Optimointiohjelman hankinnasta on laadittu takaisinmaksulaskelma, jonka perusteella ohjelma maksaa itsensä takaisin jo kesken ensimmäisen käyttöönoton, ennen kuin ohjelma on koko kaupungin laajuisessa käytössä.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi on tämän asian liitteinä.

Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.

Palvelun laatu ja tarjousten valintaperuste

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty hankinnan kohteelle asetetut laadulliset ja tekniset vähimmäisvaatimukset, joiden on ehdottomasti täytyttävä koko sopimuskauden ajan. Tilaaja valvoo sopimusehtojen noudattamista.

Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde. Alustavat hintakomponentit, vertailuperusteet ja painoarvot, alatekijät ja alatekijöiden painoarvot on kirjattu liitteisiin (hankintayksikkö täsmentää vertailuperusteiden lopulliset painoarvot, alatekijät ja alatekijöiden painoarvot lopulliseen tarjouspyyntöön).

Tehtävä sopimus

Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva ja suunniteltu alkavaksi 1.10.2018.

Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi maakunnalle, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, esimerkiksi maakunnalla, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua. Muutoin sopimuksen irtisanomis- ja purkamisehdot on tarkemmin määritelty liitteenä olevan sopimusluonnoksen luvuissa 18 ja 19.

Esittelijä

sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Tuomas Riihivaara, vastaava hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 43217

tuomas.riihivaara(a)hel.fi

Liitteet

1

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

2

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

4

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

5

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k., HankL 1397/2016 60 §, 138 §)

6

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

7

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

8

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

9

Salassa pidettävä (HankL 1397/2016, 60 §, 138 §)

Muutoksenhaku

A

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

B

Oikaisuvaatimusohje, sosiaali- ja terveyslautakunta

.

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 6000

Toinen linja 4 A

+358 9 310 5015

0201256-6

FI1880001200052430

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 53

Faksi

 

Alv.nro

sosiaalijaterveys@hel.fi

www.hel.fi/sote

+358 9 310 42504

 

FI02012566