§ 158

Toimeentulotuen sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnan ylläpitopalvelujen optiokausien 2017–2018 käyttö

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti ottaa toimeentulotuen hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaiset vuosien 2017 ja 2018 optiokaudet käyttöön sekä toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaisen vuoden 2017 optiokauden käyttöön. Hankinta ostetaan järjestelmäkokonaisuuden toimittajalta CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut -osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Esittelijä

va. virastopäällikkö

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätös ja sopimusten optioiden käyttö

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnassa CGI Suomi Oy:ltä kokouksessaan 3.6.2014 (§ 249). Päätös tehtiin määräaikaisena 1.7.2014–31.12.2016. Määräaikaisuuden syinä olivat HUS:in ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen Apotti-järjestelmän kesken ollut hankinta, perustoimeentulotuen Kela-siirron kesken olleet toteutussuunnitelmat sekä kansallisen Sote-ratkaisun kesken olleet linjaukset. Näiden muutosten osalta on saatu tarkennuksia aikatauluihin seuraavasti:

        HUS ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän Apotin hankintasopimus on allekirjoitettu toimittajan kanssa  21.4.2014. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan Apotin käyttöönotto tapahtuu Helsingissä v. 2020. 

        Perustoimeentulotuen käsittely siirtyy Kelaan vuoden 2017 alusta. Harkinnanvarainen toimeentulotuki jää kuntien vastuulle, joten kunta tarvitsee järjestelmän tämän palvelun hoitamista varten.

        Kansallinen Sote-ratkaisu. Järjestelmävastuun siirto Sote-aluille tapahtuu tämän hetkisen suunnitelman mukaan vuoden 2019 alusta lukien.

Toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirja-hallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen sopimuksissa on 1 + 1 vuoden optio jatkosopimuksiin. Siirtyneistä aikatauluista johtuen on perusteltua ottaa käyttöön hakemuskäsittelyssä ja asiakirjahallinnassa sopimuksessa olevat optiot vuosille 2017–2018. Toimeentulotuen sähköisen asioinnin osalta ei tällä hetkellä voida arvioida, kuinka paljon sosiaali- ja terveysvirastoon tulee harkinnanvaraisia hakemuksia Kelan välittämänä ja kuinka paljon asiakkaat tulevat käyttämään suoraan viraston sähköistä hakemusta. Tästä syystä tämän sopimuksen osalta käyttöön otetaan vain vuoden 2017 optio ja v. 2018 option käyttö harkitaan loppukeväällä 2017, kun on saatu kokemuksia muuttuneista menettelyistä.  

ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Ylläpitopalvelujen toteuttaminen edellyttää pääsyä näihin suojattuihin ohjelmistoihin. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavan palvelun, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.

Kustannukset ja sopimukset

Hankinnan hinta vuosille 2017–2018 on arviolta 1 370 000 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 1 698 800 euroa (alv 24 %).

Ylläpito- ja käyttöpalvelukustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Sopimukset, joissa otetaan käyttöön optiot v. 2017–2018, ovat:

        Toimeentulotuen sähköisen hakemussovelluksen ylläpito.
Sopimus: ATJ eAsiointi palvelusopimus n:o 284384. Kustannus: 7 053 €/kk. Optio vuodeksi 2017.

        ATJnet-sovelluksen ylläpito (sovellusylläpito ja käyttöpalvelut). Sopimus: ATJnet palvelusopimus n:o 282145. Kustannus: 52 694 €/kk. Optiot vuosiksi 2017 ja 2018.

Lisäksi vuoden 2017–2018 kustannuksiin on arvioitu n. 10 000 euroa levykapasiteetin laajentamiseksi. Laajentaminen on välttämätöntä, koska 4/2015 voimaan tullut Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki mää-rittelee aikaisempaa pidemmät sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysajat ja THL:n linjauksen mukaan myös asiakirjojen liitteet pitää säilyttää yhtä kauan kuin varsinaiset asiakirjatkin. Näin hakemuksia ja niiden liitteitä pitää säilyttää järjestelmässä aikaisempaa kauemman.

Perustoimeentulotuen siirto Kelalle tulee pienentämään koko ATJ-järjestelmän kustannuksia, koska järjestelmän käyttäjämäärä vähenee.

Toisaalta Kelan ja kunnan välisen sähköisen tiedonsiirtorajapinnan käyttöönotto ja integrointi ATJnet:iin vuonna 2018 lisää it-kustannuksia, vaikka se pienentääkin toiminnan kustannuksia vähentämällä manuaalityön määrää.

Tällä hetkellä ei voida arvioida em. muutosten kustannusvaikutuksia.

Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Esittelijä

va. virastopäällikkö

Juha Jolkkonen

Lisätiedot

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Osastopäällikkö 31.12.2014 § 67

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpalvelut-yksikön tietojärjestelmäpäällikön tilaamaan ATJnet-sovelluksen jatkokehitykseen liittyvät hankinnat. Hankinnan kokonaishinta on korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 220 915 euroa (alv 24 %).

Hankinta perustuu Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin.  Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Päätöksen perustelut

Helsingin sosiaali- ja terveysviraston APSA (Aikuisten palvelujen sähköinen asiointi) – hankkeessa on toteutettu ja v. 2014 käyttöönotettu toimeentulotuen sähköisen hakeminen sekä uudistettu toimeentulotuen hakemuskäsittely ja asiakirjahallinta.

Nyt kysymyksessä oleva hankinta koskee yllä mainitussa hankkeessa käyttöönotetun työntekijöiden käytössä olevan ATJ-järjestelmän ATJ-net-osion jatkokehitystä.

ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Lisäominaisuuksien jatkokehitys edellyttää muutosten hankintaa CGI:ltä. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavat ominaisuudet, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.

ATJnet toteutustyö tehtiin tiukalla aikataululla sähköisen asiointipalvelun mahdollisimman nopean pilotoinnin aloittamisen ja käyttöönoton mahdollistamiseksi. Toteutusprojektissa sovittiin jätettävän työkohteita pilotoinnin ja laajemman käyttöönoton jälkeisiksi tehtäviksi. Sovitut jäljelle jäävät muutostyöt ovat välttämättömiä päivittäisjohtamisen ja toimeentulotukityön tehokkuuden parantamiseen kannalta. Nämä työkohteet olivat mukana APSA suunnitteluprojektin vaatimusmäärittelyissä ja esillä useissa suunnittelun työpajoissa, jossa toiminta oli myös edustettuna. Toteuttamatta olevien osioiden puutteesta on saatu runsaasti palautetta ATJnet käyttöönottojen yhteydessä sekä käyttäjältä että esimiehiltä.

Määrittelyt on tarkennettu syksyllä 2014 yhteistyössä Vantaan kanssa.

Toimeentulotukea säätelee lakisääteinen käsittelyaika. Nykytilanteessa johtavat sosiaalityöntekijät laskevat käsin palvelupistetasolla hakemusten jonotusaikoja ja ilmoittavat viikoittain jono- ja käsittelyaikoja ylemmälle johdolle sekä tekevät käsin erilaisia kaupunkikohtaisia yhteenvetoja. Toimintaa johtavien esimiesten täytyy reaaliajassa tietää, mikä on palvelupisteen työtilanteen kokonaisuus: mikä on toimeentulotuen hakemusten jonotusaika ja käsittelytilanne milloinkin, kuinka monta hakemusta ylittää 7 päivän käsittelyajan. Esimiehet tarvitsevat päivittäisjohtamisessaan myös välineitä nähdäkseen helposti ja nopeasti alue- ja työntekijäkohtaiset päätöksenteko-erot. Kuukausittaiset jälkikäteen saatavat tilastotiedot eivät tue tätä tarvetta.

Työn tehokkuuden parantamisella ja päivittäisjohtamisen välineiden avulla edesautetaan myös asiakkaita saamaan yhdenmukaisempaa palvelua ja tasapuolista käsittelyaikaa.

Muutosten avulla saadaan työ tehokkaammaksi ja säästöä työajassa, koska pystytään paremmin seuraamaan ja ennustamaan tulevien työ-viikkojen tilanteita, löytämään työruuhkapiikit ja kohdentamaan resurssi- ja hakemussiirtoja paremmin palvelupisteiden välillä. Välineiden avulla löydetään paremmin myös työntekijäresurssien osaamis- ja kehitysalueita. 

Hankinta käsittää järjestelmän sisäisiä viestitoiminnallisuuksia (herätteet, muistilaput), tilastotoiminnallisuuksia työn seurantaan ja päivittäisjohtamiseen, tiedon laadun parantamiseen liittyviä kehitystöitä (mm. uudistettu päätöstuloste), toimeentulotuen sähköisen lomakkeen pienkehitystehtäviä sekä pakollisena muutoksena toimeentulotuen ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi.

Hankinta kattaa seuraavat tarjoukset ja toteutusarviot:

        Tarjous 73762 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 75 050 euroa

        Tarjous 73763 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 35 403 euroa

        Toimeentulotuen uudistetut asiakastulosteet (päätös, laskelma, muutoksenhaku), toimeentulotuen sähköisen hakulomakkeen pienkehitystehtävät, ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi, yhteensä korkeintaan 23 547euroa.

Hankintakustannukset ovat korkeintaan 134 000 euroa ilman arvon-lisäveroa ja 166 160 euroa arvonlisäverollisena. Tilaukset tehdään erikseen tarjousten perusteella. Välttämättä kaikkea tarjottua ei tilata.

Ylläpitokustannukset ovat 1 840 euroa kuukaudessa. Ylläpitokustannukset vuosina 2015 – 2016 ovat 34 960 - 44 160 euroa riippuen siitä minä kuukautena muutokset saadaan tuotantokäyttöön.

Hankintakustannukset ja ylläpitokustannukset ovat yhteensä korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa ja 220 915 euroa arvonlisäverollisena. Osa toteutuksista on yhteisiä Vantaan vastaavan järjestelmän kanssa. Kustannusten jako Helsingin ja Vantaan välillä vastaa väestöpohjaa.

Hankinnan takaisinmaksuajan laskennassa on tarkasteltu vain tilasto-toiminnallisuuksien myötä saatavaa kustannussäästöä, koska se on arvioitavissa. Muiden muutosten (esim. herätteet) osalta arviointi on vaikeampaa, vaikka kustannussäästöjä syntyykin, koska nämä kustannukset hajoavat prosesseihin. Huomioiden esimiesten ja etuuskäsittelijöiden työpanos hankinnan takaisinmaksuaika on 8 kuukautta. Jos mukaan laskentaan otetaan myös sosiaalityöntekijät ja – ohjaajat, takaisinmaksuaika on 5 kuukautta.

Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin.  Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

19.06.2014 Lausunto annettu

28.03.2014 Lausunto annettu

12.12.2013 Lausunto annettu

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Sosiaali- ja terveyslautakunta 03.06.2014 § 249

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hankkia toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelut ajalle 1.7.2014.–31.12.2016 CGI Suomi Oy:ltä.

Hankinta mahdollistaa Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n välisellä puitesopimuksella 20608 (13.2.2009) toteutettujen toiminnallisuuksien ottamisen tuotantokäyttöön. CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle toteutetun ATJ-järjestelmän toimittaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikön tilaamaan toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelut ajalle 1.7.2014.–31.12.2016 CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut  – osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Tilauksen hinta 1.7.2014 – 31.12.2016 on 1 650 000 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 2 046 000 euroa (alv 24 %).

Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Esittelijä

virastopäällikkö

Matti Toivola

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi