§ 249

Toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpitopalvelujen hankinta 7/2014-12/2016

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hankkia toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelut ajalle 1.7.2014.–31.12.2016 CGI Suomi Oy:ltä.

Hankinta mahdollistaa Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n välisellä puitesopimuksella 20608 (13.2.2009) toteutettujen toiminnallisuuksien ottamisen tuotantokäyttöön. CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle toteutetun ATJ-järjestelmän toimittaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikön tilaamaan toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelut ajalle 1.7.2014.–31.12.2016 CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut  – osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Tilauksen hinta 1.7.2014 – 31.12.2016 on 1 650 000 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 2 046 000 euroa (alv 24 %).

Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Esittelijä

virastopäällikkö

Matti Toivola

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Tiivistelmä

Tämä hankinta koskee Helsingin sosiaali- ja terveysviraston aikuisten palvelujen sähköinen asiointi -hankkeessa (APSA-hanke) toteutetun toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan (asiakasdokumentointi, käyttöliittymä, tulostus) ylläpito- ja käyttöpalveluja ajalle 1.7.2014 – 31.12.2016

Esittelijän perustelut

Hankinnan tausta (APSA-hanke)

Helsingin sosiaali- ja terveysviraston ns. APSA-hanke (Aikuisten palvelujen sähköinen asiointi) käsittää toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan. Tämä hankekokonaisuus on käynnistetty sosiaalilautakunnan päätöksellä 16.8.2011 § 308. Hankkeen määrittely-, suunnittelu- ja toteutusprojektit on toteutettu 8/2011 - 11/2013. Sosiaali- ja terveyslautakunnan hankintapäätöksessä 1.10.2013 (§321) on todettu, että sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnan käyttöönoton edellyttämistä käyttöpalvelu- ja ylläpitokustannuksista tehdään erillinen hankintapäätös.

Toteutetun ratkaisun kokonaisarkkitehtuurissa on huomioitu se, että tuotettava palvelukokonaisuus yhdessä teknisen alustan ja toteutustavan kanssa mahdollistavat mm. olemassa olevien järjestelmien integroimisen ATJ-arkkitehtuuriin ja ATJ:n rajapintojen hyödyntämisen integraatiopalveluiden avulla. Näin toimeentulotuen hakemuskäsittely tai toimeentulotuen sähköinen hakeminen on mahdollista integroida toisiin järjestelmiin.

Hankittava palvelu

Nyt kysymyksessä oleva hankinta koskee yllä mainitun APSA-hankkeen yhteydessä toteutettujen toiminnallisuuksien ylläpitopalvelu- ja käyttöpalveluja ajalle 1.7.2014 – 31.12.2016.

Ylläpito- ja käyttöpalvelu mahdollistaa seuraavien toiminnallisuuksien käytön:

-        kansalaisten toimeentulotuen sähköinen hakeminen

-        sähköisesti saapuneen hakemuksen käsittelyn tilan välitys hakijan asiointitilille 

-        työntekijöiden uudet toiminnallisuudet mm. sähköisten hakemusten vastaanotto, työjonot, asiakirjahallinta, uudistettu tulostusratkaisu, skannaus

-        toiminnallisuuksien integrointi nykyiseen ATJ-järjestelmään.

Toteutetut toiminnallisuudet ovat automatisoineet nykyistä toimeentulotukiprosessia. Hakemusten käsittely (valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto) on samanlainen riippumatta siitä, tuleeko hakemus sähköisenä, manuaalisena tai suullisesti. Sähköisten hakemusten myötä hakemusten käsittelyaika lyhenee toiminnan vakiintuessa. Turhia työvaiheita voidaan vähentää esim. skannaamalla asiakirjoja. Sähköinen asiakirja-arkisto vähentää manuaalisen arkistoinnin tehtäviä ja tilantarvetta. Nämä automatisoinnit mahdollistavat myös sen, että asiakasmäärien noustessa voidaan selvitä ilman lisäresursseja.

Hankinnan käynnistämisen yhteydessä vuonna 2011 tehdyn laskelman perusteella (Sosiaalilautakunta 16.8.2011 § 308) arvioitiin investoinnin maksavan itsensä takaisin vähän runsaassa kahdessa vuodessa. Volyymitavoitteeksi on asetettu se, että nykyisin kirjallisesti jätetyistä hakemuksista tulee sähköisenä 60 %.

Espoo, Tampere ja Vantaa ovat ottaneet sähköisen toimeentulotuen hakemisen käyttöön keväällä 2014. Oulussa aloitus tapahtui syksyllä 2013.

Hankinnan valmistelu

Hankinnan ratkaisua pilotoitiin Haagan palvelualueella 21.11. – 19.12.2013. Haagan palvelualue on jatkanut ATJnet-sovelluksen käyt-töä 14.12.2013 lukien.

Perhe- ja sosiaalipalvelut –osasto päätti 4.3.2014 toimeentulotuen sähköisen hakemisen ja ATJnet-sovelluksen vaiheittaisesta käyttöönotosta. Sähköisen toimeentulotuen hakemuksen käyttö avattiin haagalaisille asiakkaille 8.4.2014. Muiden toimeentulotuen palvelualueiden käyttöönotto tapahtuu toukokuun ja lokakuun 2014 välisenä aikana.

Hankitun ratkaisun tietojärjestelmäauditointi toteutettiin 3/2014. Auditoinnin suoritti riippumaton ulkopuolinen taho. Tarkastuksessa ei tunnistettu käyttöönottoa vaarantavia merkittäviä riskejä ja ratkaisun nähtiin tarjoavan elinkaarta ja tukea vuosiksi eteenpäin. Keskeisiksi onnistumista uhkaaviksi tekijöiksi arvioidaan muodostuvan 1) Kehitystyön päällekkäisyyden johtuen toimeentulotuen toteuttamisen mahdollisesta muuttumisesta valtakunnalliseksi palveluksi, 2) Sähköisten palvelujen käytön onnistunut laajentaminen kuntalaisten keskuudessa.

Hankinnan toteutus

ATJ-järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 1989 ja sen käyttö on laajentunut eri palveluihin 1990-luvulla. 2000-luvulla toteutettiin lainsäädännön, organisaatiouudistusten ja toiminnan muutosten edellyttämät välttämättömät muutokset sekä käytettävyyden parantamiseksi järjestelmän käyttöliittymä siirrettiin selainpohjaiseksi. Järjestelmän perustoimintoja ei ole oleellisesti muutettu. Liittymien osalta on vuonna 2010 jouduttu uudistamaan väestötietojen käsittely, koska edellisen liittymän tuki lopetettiin.

Järjestelmän ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Tästä syystä CGI on toimittanut yllä mainitut tarpeelliset järjestelmämuutokset.

Palvelu hankitaan määräajaksi 7/2014 – 12/2016. Määräaikaisuuden syynä ovat seuraavat tekijät:

-        HUS ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän Apotin hankinta on parhaillaan käynnissä. Apotin käyttöönottovuodeksi tavoitellaan vuotta 2017. Tällä hetkellä ei ole tiedossa milloin ja mistä toiminnoista käyttöönotto Helsingissä alkaa eikä sitä, kuinka laajasti Apotti tulee korvaamaan sosiaalihuollon nykyisiä järjestelmiä. 

-        Hallitus päätti 25.3.2014 perustoimeentulotuen käsittelyn siirtämisestä Kelaan vuoden 2017 alusta. Harkinnanvarainen toimeentulotuki jää tämän hetkisen tiedon mukaan kuntien vastuulle, joten kunta tarvitsee järjestelmän tämän palvelun hoitamista varten. Kela on arvioinut, että kunnat voisivat käyttää Kelan järjestelmää myös harkinnanvaraisen toimeentulotuen käsittelyyn. Tällä hetkellä ei voida arvioida, onko tämä mahdollista ja millä aikataululla. 

-        Kansallinen Sote-ratkaisu. Kesällä 2014 tulee lausunnolle hallituksen esitys sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämislaista.

Yllä mainitusta syistä johtuen koko järjestelmän laajuus ja sisältö on arvioitava uudelleen vuonna 2015 sen jälkeen kun em. tekijöiden vaikutus on paremmin selvillä. Tässä vaiheessa arvioidaan palvelukokonaisuuden kilpailutus.

ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Ylläpitopalvelujen toteuttaminen edellyttää pääsyä näihin suojattuihin ohjelmistoihin. Käyttöpalvelu tulee osaksi nykyisen ATJ-järjestelmän käyttöpalvelua. 

Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavan palvelun, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.

Hankinta, sopimukset, kustannukset

Hankinnan hinta ajalle 1.7.2014 – 31.12.2016 on 1 650 000 euroa.

Hankittava palvelukokonaisuus sisältää seuraavat sopimukset. Kustannuksissa on toimeentulotuen sähköistämisen, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan uudistamisen aiheuttama lisäkustannus jo olemassa olevaan palvelukustannukseen.

-        Toimeentulotuen sähköisen hakemussovelluksen käyttöpalvelu. Lisätty yhteissopimukseen: Helsingin asiointiportaalin ylläpitosopimus sosiaali- ja terveysviraston osalta 001/2014, 5/2014. Tämä sopimus on Helsingin kaupungin ja IBM:n välisen pääsopimuksen (PS97003) alainen. Osapuolet: IBM, Kaupunginkanslia ja Sote. Kustannus: 1 965 €/kk. Päivitetty sopimus

-        ATJ:n integraatiopalvelut (ylläpito- ja käyttöpalvelut). Sopimus: Integraatioalusta palveluna palvelusopimuksen 274720 muuntosopimus 282640, 1/2014. Jatkuva, 6 kk:n irtisanomisajalla.  Osapuolet: CGI ja Sote. Kustannus: 2 460 €/kk. Päivitetty sopimus 

-        Toimeentulotuen sähköisen hakemussovelluksen ylläpito. Sopimus: ATJ eAsiointi palvelusopimus aj. 1.7.2014 – 31.12.2016. Osapuolet: CGI ja Sote. Kustannus: 7 053 €/kk. Uusi sopimus

-        ATJnet-sovelluksen ylläpito (sovellusylläpito ja käyttöpalvelut). Sopimus: ATJnet palvelusopimus n:o 282145 aj. 1.7.2014 – 31.12.2016. Osapuolet: CGI ja Sote. Kustannus: 43 090 €/kk. Uusi sopimus.

ATJnet- ja eAsiointisopimuksissa on 1 + 1 vuoden optio jatkosopimuksiin. Mahdollisesta optiovuosien käyttämisestä tehdään erilliset päätökset. Mahdollisten optiovuosien jälkeen on palvelu kilpailutettava.

Kokonaiskustannuksia tulee pienentämään puitesopimuksessa 20608 määritetty 10 % korvaus, mikä sosiaali- ja terveysvirastolla on oikeus vaatia, mikäli toimittaja hyödyntää tehtyä ohjelmistoa muissa asiakkuuksissa. Vantaa on hankkinut v. 2013 omaan VATJ-järjestelmäänsä Helsingille tehdyn ohjelmistokokonaisuuden.

Lisäksi ATJnet:n käyttöönotto tulee pienentämään ATJ:n keskustieto-koneen (mainframe) käyttöä sekä sovellusylläpitoa jonkin verran ja sitä kautta ylläpitokustannukset pienenevät. Tällä hetkellä ei voida tarkkaan arvioida pienentymisosuutta.

Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.

Hankinta esitellään Helsingin kaupungin tietotekniikkajaostolle 16.6.2014.

Esittelijä

virastopäällikkö

Matti Toivola

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366

helena.ylisipola(a)hel.fi

Otteet

Päätöshistoria

Osastopäällikkö 21.03.2014 § 11

HEL 2013-015632 T 02 08 01 01

Päätös

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpalvelut-yksikön tietojärjestelmäpäällikön tilaamaan toimeentulotuen sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelut järjestelmän pilotoinnin ja vaiheittaisen käyttöönoton ajalle 1.4.–31.5.2014 sekä tuotantokäytön laajentamiseen liittyvät välttämättömät ohjelmiston muutokset korkeintaan 30 henkilötyöpäivää CGI Suomi Oy:ltä.

Lisäksi osastopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.

Hankinta liittyy Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.

Tilauksen hinta on 128 800 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 159 712 euroa (alv 24 %).

Tarvittavat määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston vuoden 2014 atk- määrärahoihin.

Päätöksen perustelut

Helsingin sosiaali- ja terveysviraston aikuisten palvelujen asiakaspalveluprosessien kehittäminen sähköinen asiointi -hankekokonaisuus perusteluineen on käynnistetty sosiaalilautakunnan 16.8.2011 kokouksessa. Hankkeen määrittely-, suunnittelu- ja toteutusprojektit on toteutettu 8/2011 – 11/2013. V. 2013 ohjelmistojen toteutus- ja pilotointivaiheista on tehty toimitussopimus 9.7.2013.

Tämä hankinta koskee hankkeessa toteutetun toimeentulotuen sähköisen asioinnin ja asiakirjahallinnan (asiakasdokumentointi, käyttöliittymä, tulostus) ylläpito- ja käyttöpalveluita sekä pienkehitystä pilotoinnin ja tuotantokäytön vaiheittaisen käyttöönoton aikana 4-5/2014.

Ratkaisun pilotointi on toteutettu Haagan palvelualueella 21.11. – 19.12.2013. Haagan palvelualue on jatkanut ATJnet-sovelluksen käyttöä 14.12.2013 lukien. Kansalaisten käytössä ollut toimeentulotuen sähköinen hakeminen suljettiin sovitusti pilotoinnin jälkeen.

1-3/2014 on määritelty ja toteutettu pilotoinnin myötä esiin tulleita jatkokehitystarpeita. Tästä jaksosta on tehty hankintapäätös 12.12.2013 (Tievip § 59) ja omat sopimukset.

Perhe- ja sosiaalipalvelut – osasto (Peso) on 4.3.2014 päättänyt toimeentulotuen sähköisen hakemisen ja ATJnet-sovelluksen vaiheittaisesta käyttöönotosta. Suunnitelman mukaisesti keväällä 2014 tehdään ns. Pilotti2: Haaga aloittaa sähköisen hakemisen huhtikuussa 2014 ja Etelän alue (Kamppi, Kallio) sekä Maahanmuuttajapalvelut-yksikkö touko-kesäkuun vaiheessa. Loput palvelualueet aloittavat käyttöönoton syksyllä 2014.

Tämä hankinta kattaa 4-5/2014 käyttöönotot ja sisältää seuraavat jatkosopimukset (muutossopimukset):

-       ATJ eAsiointi sovelluksen pilotointivaiheen ja vaiheittaisen käyttöönoton aikaisten palvelujen sopimuksen 282638 muuntosopimus 283842

-       ATJnet sovelluksen pilotointivaiheen ja vaiheittaisen käyttöönoton aikaisten palvelujen sopimuksen 282966 muutossopimus 283841

-       Integraatioalusta palveluna palvelusopimuksen 274720 muuntosopimus 282640.

Sopimukset kattavat toimittajan asiakastuen, ylläpito- ja tukipalvelut, sovelluskäyttöpalvelut ja palvelupäällikköpalvelut sekä rajatun määrän pienkehitystä.

Vaiheittaisen käyttöönoton kustannukset 4-5/2014 ovat tuotantokäytön osalta korkeintaan 100 780 euroa ja pienkehityksen osalta korkeintaan 28 020 euroa, yhteensä korkeintaan 128 800 euroa.

Sovelluksiin ja palveluihin liittyvien jatkuvan palvelun hankintapäätös tehdään huhti-toukokuussa 2014.

12.12.2013 Lausunto annettu

Lisätiedot

Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309

maarit.vajavaara(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi