§ 4

Tillämpningsdirektiv för budgeten 2017

Beslut

Direktionen för svenska arbetarinstitutet beslutade anteckna direktiven för kännedom.

Föredragande

ekonomichef

Lena Elander

Upplysningar

Lena Elander, ekonomichef, telefon: 0931049488

lena.elander(a)arbis.hel.fi

Sökande av ändring

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Stadsfullmäktige godkände 30.11.2016 budgeten för år 2017 och stadsstyrelsen godkände 7.12.2016 budgetens tillämpningsdirektiv. Strategin för fullmäktigeperioden 2013-2016 står som grund för budgeten för år 2017.

Staden övergår till en ny organisationsmodell med sektorindelning 1.6.2017. Utgångspunkten är att de anslag som reserverats i budgeten för externa kostnader inte överskrids då man övergår till den nya organisationen. De anslag som stadsfullmäktige beviljat för år 2017 gäller den organisation som verkar i början av år 2017. För att budgeten ska motsvara den nya organisationen kommer fullmäktige 28.6.2017 att besluta om att flytta över anslag enligt den nya organisationsmodellen. Budgeterna behandlas i de nya nämnderna i augusti 2017. För att möjliggöra det här gör staden ett mellanbokslut 31.5.2017. På basen av mellanbokslutet fördelas budgeten vidare på sektorerna.

Det förutsetts att nämnderna och direktionerna, verken och efter 1.6.2017 sektorerna följer med den ekonomiska utvecklingen och vid behov har beredskap att anpassa sin verksamhet till förändrade förhållanden i enlighet med budgeten.

Utgifternas sammanlagda summa är bindande till fullmäktige, då verket har en bruttobudget. Det finns inga möjligheter att överskrida anslagen, så verken uppmanas att planera sin verksamhet så att drifts- och investeringsanslag inte överskrids. Om det trots allt inte går att undvika att överskrida budgeten ska en anhållan lämnas in senast 30.11.2017.

Resultatbudgeten för Arbis godkänns av direktionen. Resultatbudgeten innehåller verkets prestationsmål, nyckeltal och mätbara verksamhetsmål samt de resurser och åtgärder som krävs för att uppnå målen. Prestations- och verksamhetsmålen måste uppnås med givna anslag. Alla verk bör göra upp en resultatbudget före 29.1.2017. Om prestationsmålet inte uppnås ska en redogörelse ges om det före 31.1.2018.

I resultatbudgeten ska reserveras medel för utbetalning av resultatlön samt lönebikostnader som föranleds av dem. Betalning av resultatlön berättigar inte till överskridningar.

Planen för personalresurserna, som görs årligen, ska uppdateras i samband med att resultatbudgeten görs. Om någon vakans blir öppen ska stadens direktiv, för hur personal kan anställas, följas. För kortvariga vikariat ska alltid Seure Henkilöstöpalvelut Oy i första hand anlitas. Verken uppmanas att aktivt följa med personalens sjuk- och olycksfallsfrånvaro. Eftersom frånvaro från arbetet innebär stora kostnader är det viktigt att värna om personalens hälsa och arbetsförmåga. Stadskansliet stöder projekt som främjar personalens arbetshälsa i samband med organisationsförändringen.

I det kommunala tjänste- och kollektivavtalet för avtalsperioden 1.2.2017–31.1.2018 ingår inga löneförhöjningar på riksnivå.

Enligt stadens strategiprogram ska produktiviteten förbättras med en procentenhet per år under åren 2014–2017. Produktiviteten förbättras bl.a. med ett högre antal kursdeltagare. Genom att hålla ett kursutbud som följer med i tiden får man nuvarande kursdeltagare att fortsätta samtidigt som man når nya målgrupper.

De enskilda verken, och efter 1.6.2017 sektorerna, ska minst fyra gånger per år göra upp en prognos för hur budgeten kommer att utfalla och föra den till direktionens/nämndens kännedom. Direktionen/nämnden ska besluta om vilka åtgärder som vidtas på basen av prognosen. Utdrag ur protokollet ska skickas till stadskansliet.

En prognos för hur investeringarna förverkligas ska också göras så att anslagen kan användas smidigt under budgetåret.

Strategiprogrammet innehåller också etiska principer, som ska tillkännages personalen och som alla ska följa.

Alla förvaltningar ska göra upp planer för hur lokaliteter används och hur användningen kan effektiveras. Verken ska utgående från den godkända budgeten uppdatera sina program. Målet i staden är att kostnaderna för lokaler minskar i proportion till de totala kostnaderna.

De tidtabeller för 2017-års budget som berör Helsingfors arbis är följande:

29.1.2017Resultatbudgeten för året lämnas in.

30.11.2017Förslagen till eventuella överskridningar av eller förändrad användning av budgeten ska lämnas in till stadskansliet.

31.1.2018En redovisning för bindande mål som inte har uppnåtts ska lämnas in till stadskansliet.

Föredragande

ekonomichef

Lena Elander

Upplysningar

Lena Elander, ekonomichef, telefon: 0931049488

lena.elander(a)arbis.hel.fi

Sökande av ändring

.