§ 82

Ajoneuvojen kulunvalvonnan ja kuormien tunnistamisen palveluhankinta lumenvastaanottopaikoille

HEL 2017-013910 T 02 08 02 00

Päätös

Rakentamispalveluliikelaitoksen johtokunta päätti, että ajoneuvojen kulunvalvonnan ja kuormien todentamisen palveluhankintaa koskeva sopimus tehdään hankinnan molemmista osioista Palmia Oy:n kanssa ja varapalveluntuottajiksi valitaan osioon A Labkotec Oy ja osioon B Codator Oy. Sopimus tehdään sopimuskauden ajalle 1.10.2018 - 30.9.2022 ja sitä voidaan jatkaa mahdollisten optiokausien ajan 1.10.2022 - 30.9.2024.

Johtokunta päätti oikeuttaa rakentamispalveluliikelaitoksen (jäljempänä Stara) kaupunkitekniikoiden ylläpidon yksikönjohtajan tilaamaan palvelua edellä mainituilta palveluntuottajilta sopimuskauden aikana sekä jatkamaan tilausta mahdollisten optiokausien ajaksi.

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo mahdollisine optiokausineen (maksimissaan 2 vuotta) ja lisätyövarauksineen (10 %) on 1 000 000 euroa (alv 0 %).

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella, jota ennen tai jonka yhteydessä selvitetään tilaajavastuulain mukaiset asiat.

Pöytäkirjanote liitteineen ja muutoksenhakuohjeineen Staran kaupunkitekniikan ylläpidolle, jonka tulee huolehtia päätöksen tiedoksiannosta asianosaisille.

Esittelijä

toimitusjohtaja

Timo Martiskainen

Lisätiedot

Tero Koppinen, tuotantopäällikkö, puhelin: 310 78342

tero.koppinen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus on julkaistu 29.12.2017 Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoitus on päätöksen liitteenä.

Hankinnan kohteena ovat Staran Helsingin kaupungille toimittaman lumenvastaanottopalvelun ajoneuvojen kulunvalvonnan ja kuormien todentamisen palvelut.

Hankintamenettelynä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukainen neuvottelumenettely, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua ja jossa hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa.

Hankinnan kuvaus

Hankinnassa on kyse palveluhankinnasta. Hankinnan kohteena ovat kulunvalvontapalvelut sekä kuorman todentamispalvelut Helsingin kaupungin lumenvastaanottopaikoille.

Palveluhankinta on jaettu kahteen osioon A ja B. Tarjoaja sai tehdä tarjouksen yhdestä tai molemmista osioista.

Osio A sisältää ajoneuvon tunnistamisen ja kulkutietojen taltioinnin ja hallinnan sekä näiden tietojen raportoinnin laskutusta ja seurantaa varten, palvelun tarvitsemien laitteiden hankinnan, huoltamisen, kunnossapidon, korvaushankinnan sekä vastuun laitteista vakuutuksineen.

Osio B sisältää ajoneuvon kuorman määrän todentamisen, palvelun tarvitsemien laitteiden hankinnan, huoltamisen, kunnossapidon, korvaushankinnan sekä vastuun laitteista vakuutuksineen.

Hankinnan läpivienti

Hankinta valmisteltiin läpi kaikkien vaiheiden yhteistyössä kaupunkiympäristön toimialan, rakennusten ja yleisten alueiden palvelukokonaisuuden, ylläpitopalvelun yleisten alueiden yksikön kanssa, joka on lumenvastaanottopalvelun tilaajana sopimusteitse Staralle.

Hankintailmoitus julkaistiin 29.12.2017. Tämän jälkeen oli kaikilla halukkailla mahdollisuus jättää osallistumishakemus neuvottelumenettelyyn. Ehdokkaat saivat esittää lisäkysymyksiä 11.1.2018 klo 16.00 mennessä. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitettiin 16.1.2018.

Osallistumishakemusten viimeinen jättöajankohta oli 29.1.2018 klo 12.00. Tämän jälkeen tehtiin hankintaa valmistelevan työryhmän toimesta hankintapäätös neuvotteluun valituista soveltuvista tarjoajista 2.2.2018. Neuvottelumenettelyyn valittiin kaikki osallistumishakemuksen jättäneet tarjoajat.

Neuvottelukutsut valituille ehdokkaille lähetettiin 2.2.2018. Neuvotteluihin pyydettiin alustava tarjous käsittäen tarjoajien alustavan toteutussuunnitelman, jotka käsiteltiin tarjoajakohtaisissa neuvotteluissa. Neuvotteluvaiheessa yksi valituista toimittajista, Oosom Oy, jättäytyi pois menettelystä.

Neuvottelujen jälkeen valmisteltiin lopullinen tarjouspyyntö, joka lähetettiin neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille, pois jättäytynyttä lukuun ottamatta, 21.3.2018.

Lopulliset tarjoukset tuli jättää 23.4.2018 klo 12:00. Lopulliset tarjoukset avattiin 3.5.2018 klo 12.30. Tarjoukset jätettiin seuraavasti osioista:

Tarjousten hintavertailu toteutettiin ja toteutusratkaisut arvioitiin 3.5.2018 sekä 9.5.2018 tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla. Tarjousten vertailussa yhdistettiin tarjousten hinta- ja laatupisteet siten kuin tarjouspyynnössä oli ilmoitettu ja tämän tulosten mukaisesti valittiin voittanut palveluntoimittaja. Kokonaisuutena arvioituna parhaan pistemäärän sai Palmia Oy:n jättämä yhteistarjous osioista A ja B.

Sopimuskatselmus on tarkoitus toteuttaa mahdollisimman pian hankintapäätöksen tultua voimaan, arviolta kesäkuussa 2018, jotta sopimus voidaan saada voimaan ja palvelun käyttö aloitettua ajallaan 1.10.2018 tulevaa talvea varten käyttövalmiina.

Palvelun optiokausien käyttämisestä päätetään 1.10.2021 mennessä.

Päätöksen vaikutukset

Hankintapäätöksen myötä lumenvastaanottopalvelu voi jatkaa toimintaansa siten, että toiminnasta aiheutuneet kustannukset voidaan laskuttaa aiheuttamisperusteisesti palvelua käyttäviltä tahoilta.

Stara saa rahoituksen hankittavaan palveluun lumenvastaanottopalvelun aiheuttamisperusteisista kuormamaksuista ja mikäli nämä maksut eivät riitä kattamaan aiheutuneita kustannuksia ja tuotto-odotusta, joudutaan rahoittamaan loput kustannuksista ja verovaroin kaupunkiympäristön toimialalle kohdistuvien käyttömäärärahojen käyttötarpeena.

Tämä hankinta ajoneuvojen kulunvalvonnan ja kuormien todentamisen palvelusta on aiempaa sopimusta noin 40 000 – 60 000 euroa kalliimpi vuotta kohden, johtuen aiempaa korkeammista odotuksista palvelua kohtaan sekä siitä, että riskejä palveluntuottamiseen liittyen siirretty hankinnan palveluntoimittajille koskien mm. palvelun toimintavarmuutta sekä palvelun luotettavuutta, jotka parantavat mm. asiakaspalvelua palvelun käyttäjille sekä aiheuttamisperusteisen laskutuksen tarkkuutta ja kattavuutta. Korkeampi hankintahinta kulunvalvontapalvelujen osalta aiheuttaa osin tehostamistarvetta Staran toiminnan osalta ja osin aiheuttaa korotuspainetta aiheuttamisperusteiseen lumenajon laskutukseen. Korotuspaine on keskimääräistä talvea kohden noin 1 €/kuorma. Korotuspaine kohdistuu kaupunkiympäristön toimialan esitettäväksi ja sitä ohjaavan jaoston, rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätettäväksi.

Mikäli hankintapäätöstä ei tehdä, on kulunvalvontapalvelut järjestettävä joko miestyönä tai annettava kulun lumenvastaanottopaikoille tapahtua ilman valvontaa.

Miestyönä toteutettuna kulunvalvonnasta syntyisi arvioilta vähintään noin kolmenkymmenen tuhannen tunnin edestä työtä vuosittain, joka puolestaan maksaisi kaikkine kuluineen noin miljoona euroa vuodessa, joka on enemmän kuin tämän valmistellun hankinnan kokonaisarvo on kuuden vuoden aikana ja aiheuttaisi korotuspainetta aiheuttamisperusteiseen kuormamaksuun noin 16,5 €/kuorma.

Täysin ilman kulunvalvontaa toimittaessa, tulisi lumenvastaanottotoiminta rahoittaa täysin verovaroin keskimäärin noin miljoonan euron vuosittaisena rahoitustarpeena. Mikäli tähän päädytään, on päätös tehtävä rakennusten ja yleisten alueiden jaoston toimesta.

Palvelutuottajan valinta ja sopimusmenettely

Palveluntuottajaksi ilmoitettiin hankinnassa valittavaksi yksi palveluntuottaja osiota kohden ja tämän lisäksi ilmoitettiin valittavaksi myös yksi varapalveluntuottaja molempiin osioihin, jonka kanssa voidaan solmia sopimus jäljellä olevalle sopimuskaudelle, mikäli varsinaisen palveluntuottajan ratkaisu ei osoittaudukaan vastaamaan palvelun tavoitteita.

Hankintasopimus palveluntuottajan ja hankintayksikön välille ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla vaan vasta, kun valitusaika ja odotusaika (14 päivää) on kulunut ja kun hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu palveluntuottaja ovat molemmat allekirjoittaneet sopimuksen. Ennen tätä päätöstä on selvitetty kunkin toimijan osalta, ettei kenelläkään toimijoista ole liiketoimintakieltoja. Ennen sopimuksen allekirjoitusta selvitetään tilaajavastuulain mukaiset asiat.

Hankintaan liittyvien asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Osallistumishakemukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, lukuun ottamatta salassa pidettäviä tietoja, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Esittelijä

toimitusjohtaja

Timo Martiskainen

Lisätiedot

Tero Koppinen, tuotantopäällikkö, puhelin: 310 78342

tero.koppinen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.