§ 21

Palvelukeskuksen tuottavuusohjelma

HEL 2022-005353 T 00 01 02

Päätös

Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta päättää vuoden 2022 Helsingin kaupungin talousarvioesityksen mukaisen kehittämisohjelman lyhyen aikavälin tuottavuustoimenpiteiden toteutusvaiheen käynnistämisestä.

Kehittämisohjelman tueksi helmi-maaliskuussa 2022 toteutettiin ulkopuolinen arvio Palvelukeskusliikelaitoksen vastuulla olevien palveluiden tuottavuuspotentiaalista. Selvityksen pohjalta tunnistetut tavoitteet on käyty asiakastoimialojen, kaupunginkanslian ja Palvelukeskuksen asiantuntijoiden kanssa läpi. Tehtyjen selvitysten ja suunnitelmien pohjalta kaupungin 2023 raami- ja budjettivalmistelun oletuksiin Palvelukeskuksen talousarvion osalta on viety seuraavat €/v tavoitteet TP2021 vertailukelpoisiin lukuihin verrattuna:

2023: 3,4 M€
2024: 3,1 M€
2025: 1,9 M€

Palvelukeskuksen tuottavuusohjelmasta pääosa tulee eläköitymisen sekä osaamisuudelleenjärjestelyillä päiväkotisiivouksen ja tekstiilihuollon siirryttyä kokonaan Palvelukeskuksen hoitoon 1.3.2022. Palvelukeskuksen henkilöstöstä 20-30 henkilöä vuosittain on eläkeiässä lähivuosina, (arviolta 0,6 – 0,8 M€/v henkilöstökuluina). Vuokraustyövoimassa tavoitellaan 0,5 - 0,8 M€/v säästöä (16 – 25 %).

Vuonna 2023 merkittävimmät toimenpiteet liittyvät keittiö- ja siivousyhdistelmätyön lisäämisen (1,4 M€/v tuottavuuspotentiaali), keittiöiden muuttamisesta kuumennuskeittiöiksi (n. 0,8 M€/v), hankintojen ja logistiikan tehokkuuden lisäämiseen (n. 0,4 M€/v), ylilaadun poistamiseen (0,4 M€/v) ja mm. kokonaishävikin vähentämiseen (0,3 M€/v).

Kehitysohjelmassa käydyn asiantuntijanäkemyksen pohjalta tahtotilassa Helsingin mittakaava huomioiden haastava pienissä kohteissa tapahtuva paikan päällä valmistaminen muuttuu enemmän toimitetun ruoan kuumentamiseen, jolloin uudelleenrekrytoinnit painottuvat palvelutyöntekijöihin. Tämä helpottaa haastetta työvoiman saatavuudessa erityisesti kokkien osalta sekä lisää mahdollisuuksia toimipisteiden tarpeet kokonaisuutena lisäävään yhdistelmätyöhön.

Tehdyn ulkopuolisen tuottavuusselvityksen mukaisesti neljäsosa säästöistä tulee hankinta- ja muista logistiikkasäästöistä. Tavoitteena on toimitusvälien vähentäminen 1-2 kertaan viikossa riippuen siitä missä aikataulussa onnistutaan päivittämään kohteiden mahdollinen kylmä- ja varastotilatarve, joka tulee pääosin vanhoista pienistä päiväkodeista, ja milloin Pakkalan jäähdytyskapasiteetin lisäys saadaan käyntiin. 

Hävikinhallintaa seurataan jatkuvasti tavoitteena sen oleellinen vähentäminen nykyisestä koko prosessien aikana tuotteen kulkiessa alkutoimittajilta loppuun asti. Tärkeimpiä kehityskohteita ovat tuotteiden jalostusasteen hyödyntäminen, mikä säästää tuotantohävikkiä, ruoan maukkaudesta huolehtiminen, mikä vähentää lautashävikkiä ja hallittu linjaston täyttäminen vaiheittaisella esillepanolla menekin mukaan. Kuumaruoasta luopuminen kohteisiin, joissa on kuumennusmahdollisuus, vähentää oleellisesti hävikin muodostumista.

Tavoitteiden toteutuminen edellyttää hyvää yhteistyötä kaupungin eri organisaatioiden välillä. Seuraavat edellytykset Palvelukeskuksen tuottavuusohjelmalle on tunnistettu:

 - toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat sovittuihin muutoksiin
- laaditaan tavoitteellinen, seurattava ja kaupunginkanslian, toimialojen ja Palvelukeskuksen yhdessä ohjaama kehitysohjelma, joka alkaa syksyllä 2022 ja päättyy 2024
- muodostetaan projektikohtainen organisaatio, jolla on ohjausryhmä, projektitoimisto ja tarvittavat työryhmät.

- Toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat muutoksiin, joiden toteuttamisesta sovitaan yhdessä asiakastoimialojen kanssa. Tuottavuusohjelman tarkempi toteutussuunnitelma, aikataulun sekä vastuut tuodaan johtokunnalle tiedoksi toukokuun loppuun mennessä.

Tuottavuusprojektin ehdotukset viedään johtokunnan kautta päätettäväksi asioiden edellyttämällä tavalla.

Päätös
Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Palvelukeskus liikelaitoksen johtokunta päätti yksimielisesti hyväksyä seuraavan Markus Kühn:n tekemän ja Kati Takasen kannattaman vastaehdotuksen: toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat muutoksiin, joiden toteuttamisesta sovitaan yhdessä asiakastoimialojen kanssa.

Tuottavuusohjelman tarkempi  toteutussuunnitelma, aikataulun sekä vastuut tuodaan johtokunnalle tiedoksi toukokuun loppuun mennessä.

Käsittely

Vastaehdotus:
Mäki Tiina kannattaja Takanen Kati
- toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat muutoksiin, joista sovitaan toimialojen kanssa. Neuvottelujen yhteydessä sovitaan toimialan tarpeista ja mahdollisuuksista osallistua muutoksen suunnitteluun ja muutosten aikatauluista.

- jäsen Mäki veti pois vastaehdotuksensa asian käsittelyn aikana.

Vastaehdotus 1:
Kühn Markus kannattaja Takanen Kati

Palvelukeskus liikelaitoksen johtokunta päätti yksimielisesti hyväksyä seuraavan Markus Kühn:n tekemän ja Kati Takasen kannattaman vastaehdotuksen: toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat muutoksiin, joiden toteuttamisesta sovitaan yhdessä asiakastoimialojen kanssa. Tuottavuusohjelman tarkempi  toteutussuunnitelma, aikataulun sekä vastuut tuodaan johtokunnalle tiedoksi toukokuun loppuun mennessä.

Esittelijä

vs. toimitusjohtaja

Risto Paavola

Lisätiedot

Risto Paavola, vs. toimitusjohtaja, puhelin: 310 27013

risto.paavola(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta päättää vuoden 2022 Helsingin kaupungin talousarvioesityksen mukaisen kehittämisohjelman lyhyen aikavälin tuottavuustoimenpiteiden toteutusvaiheen käynnistämisestä.

Kehittämisohjelman tueksi helmi-maaliskuussa 2022 toteutettiin ulkopuolinen arvio Palvelukeskusliikelaitoksen vastuulla olevien palveluiden tuottavuuspotentiaalista. Selvityksen pohjalta tunnistetut tavoitteet on käyty asiakastoimialojen, kaupunginkanslian ja Palvelukeskuksen asiantuntijoiden kanssa läpi. Tehtyjen selvitysten ja suunnitelmien pohjalta kaupungin 2023 raami- ja budjettivalmistelun oletuksiin Palvelukeskuksen talousarvion osalta on viety seuraavat €/v tavoitteet TP2021 vertailukelpoisiin lukuihin verrattuna:

2023: 3,4 M€
2024: 3,1 M€
2025: 1,9 M€

Palvelukeskuksen tuottavuusohjelmasta pääosa tulee eläköitymisen sekä osaamisuudelleenjärjestelyillä päiväkotisiivouksen ja tekstiilihuollon siirryttyä kokonaan Palvelukeskuksen hoitoon 1.3.2022. Palvelukeskuksen henkilöstöstä 20-30 henkilöä vuosittain on eläkeiässä lähivuosina, (arviolta 0,6 – 0,8 M€/v henkilöstökuluina). Vuokraustyövoimassa tavoitellaan 0,5 - 0,8 M€/v säästöä (16 – 25 %).

Vuonna 2023 merkittävimmät toimenpiteet liittyvät keittiö- ja siivousyhdistelmätyön lisäämisen (1,4 M€/v tuottavuuspotentiaali), keittiöiden muuttamisesta kuumennuskeittiöiksi (n. 0,8 M€/v), hankintojen ja logistiikan tehokkuuden lisäämiseen (n. 0,4 M€/v), ylilaadun poistamiseen (0,4 M€/v) ja mm. kokonaishävikin vähentämiseen (0,3 M€/v).

Kehitysohjelmassa käydyn asiantuntijanäkemyksen pohjalta tahtotilassa Helsingin mittakaava huomioiden haastava pienissä kohteissa tapahtuva paikan päällä valmistaminen muuttuu enemmän toimitetun ruoan kuumentamiseen, jolloin uudelleenrekrytoinnit painottuvat palvelutyöntekijöihin. Tämä helpottaa haastetta työvoiman saatavuudessa erityisesti kokkien osalta sekä lisää mahdollisuuksia toimipisteiden tarpeet kokonaisuutena lisäävään yhdistelmätyöhön.

Tehdyn ulkopuolisen tuottavuusselvityksen mukaisesti neljäsosa säästöistä tulee hankinta- ja muista logistiikkasäästöistä. Tavoitteena on toimitusvälien vähentäminen 1-2 kertaan viikossa riippuen siitä missä aikataulussa onnistutaan päivittämään kohteiden mahdollinen kylmä- ja varastotilatarve, joka tulee pääosin vanhoista pienistä päiväkodeista, ja milloin Pakkalan jäähdytyskapasiteetin lisäys saadaan käyntiin. 

Hävikinhallintaa seurataan jatkuvasti tavoitteena sen oleellinen vähentäminen nykyisestä koko prosessien aikana tuotteen kulkiessa alkutoimittajilta loppuun asti. Tärkeimpiä kehityskohteita ovat tuotteiden jalostusasteen hyödyntäminen, mikä säästää tuotantohävikkiä, ruoan maukkaudesta huolehtiminen, mikä vähentää lautashävikkiä ja hallittu linjaston täyttäminen vaiheittaisella esillepanolla menekin mukaan. Kuumaruoasta luopuminen kohteisiin, joissa on kuumennusmahdollisuus, vähentää oleellisesti hävikin muodostumista.

Tavoitteiden toteutuminen edellyttää hyvää yhteistyötä kaupungin eri organisaatioiden välillä. Seuraavat edellytykset Palvelukeskuksen tuottavuusohjelmalle on tunnistettu:

- toimialat, kaupunginkanslia ja Palvelukeskus sitoutuvat sovittuihin muutoksiin
- laaditaan tavoitteellinen, seurattava ja kaupunginkanslian, toimialojen ja Palvelukeskuksen yhdessä ohjaama kehitysohjelma, joka alkaa syksyllä 2022 ja päättyy 2024
- muodostetaan projektikohtainen organisaatio, jolla on ohjausryhmä, projektitoimisto ja tarvittavat työryhmät.

Ohjausryhmänä jatkaa nykyisen Palvelukeskusliikelaitoksen kehittämisohjelman ohjausryhmä.
Markus Kühn, pj (Kanslia)
N.N. (Kanslia)
Kati Takanen (Kasko)
Tiina Mäki (Sote)
Pasi Lönnberg (KYMP)
Risto Paavola (Palke)
Projektipäällikkö (Palke)

- Ohjausryhmän jäsenet varmistavat riittävät asiantuntijat omista organisaatioistaan projektiryhmän työskentelyyn. Tuottavuusprojektin ehdotukset viedään johtokunnan kautta päätettäväksi asioiden edellyttämällä tavalla.

Esittelijä

vs. toimitusjohtaja

Risto Paavola

Lisätiedot

Ulla Vuolle, yksikönjohtaja, puhelin: 310 33928

ulla.vuolle(a)hel.fi

Muutoksenhaku

.