§ 147

Selvitys koulujen ja oppilaitosten siivous- ja ruokapalvelujen kilpailutuksen vaikutuksesta palvelujen hintaan ja laatuun

HEL 2012-010698 T 00 01 02

Päätös

Opetuslautakunta päätti merkitä seuraavan selvityksen tiedoksi:

Taustaa ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailutuksesta vuosina 2006 - 2012

Kaupunginvaltuusto päätti (25.5.2005) oikeuttaa opetuslautakunnan kilpailuttamaan siivous- ja ruokapalvelut noin kahdeksasosassa kouluista ja oppilaitoksista vuonna 2006. 

Opetuslautakunta päätti 30.8.2005 ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailutettavista kohteista. Kilpailutettavat kohteet edustivat noin kahdeksasosaa Helsingin kaupungin kouluista ja oppilaitoksista, yhteensä 17 kohdetta sivupisteineen. Kilpailutukseen valitut eri kouluasteet, yhteistoimitilat, koulu- ja kieliryhmät edustivat niiden suhteellista osuutta Helsingin kaupungin kouluverkosta ja ne olivat erilaisia niin koon, oppilasmäärän, tilaratkaisujen kuin kiinteistöjen iän suhteen.

Opetuslautakunta päätti 9.5.2006 Helsingin kaupungin koulujen, ammatillisten oppilaitosten ja päiväkotien ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnasta vuosille 2006–2008. Sopimukset tehtiin kouluryhmittäin (5 ryhmää) erikseen ruoka- ja siivouspalveluista. Sopimuksia oli mahdollisuus jatkaa kahdella yhden vuoden optiolla (1 + 1). Ensimmäinen sopimuskausi oli ajalle 1.8.2006–31.7.2008. Opetuslautakunta on päättänyt lisäksi vuosien 2006 – 2012 aikana kilpailutettujen ryhmien ruoka- ja siivouspalvelujen optiokausien käytöstä.

Ensimmäinen optiovuosi 1.8.2008 – 31.7.2009 käytettiin siivouspalveluissa kaikkien viiden ryhmän ja ruokapalveluissa kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) osalta. Toista optiovuotta 1.8.2009 – 31.7.2010 ei käytetty. Edellä mainittujen kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) ruokapalvelut ja viiden ryhmän siivouspalvelut kilpailutettiin vuonna 2009. Ensimmäinen sopimuskausi oli kolme vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Sopimuskautta oli mahdollisuus jatkaa yhdellä kahden vuoden optiolla (1.8.2012 - 31.7.2014). Optiokautta ei kuitenkaan käytetty opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti ruokapalveluissa kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) eikä siivouspalveluissa yhden ryhmän (ryhmä 4) osalta. Niiden ryhmien palvelut kilpailutettiin vuonna 2012.

Vuonna 2008 on kilpailutettu kolmen ryhmän (ryhmät 1, 2 ja 4) ruokapalvelut, koska ensimmäistä optiokautta (1.8.2008 – 31.7.2009) ei käytetty. Ensimmäinen sopimuskausi oli kaksi vuotta (1.8.2008 – 31.7.2010). Sopimuskautta oli mahdollisuus jatkaa yhdellä kahden vuoden optiolla (1.8.2010 – 31.7.2012), joka käytettiin vuonna 2010.

Vuonna 2012 on kilpailutettu viiden ryhmän ruokapalvelut (ryhmät 1 – 5) ja yhden ryhmän siivouspalvelut (ryhmä 4). Opetuslautakunta päätti ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnasta 15.5.2012 (§ 77). Ensimmäinen sopimuskausi on neljä vuotta (1.8.2012 – 31.7.2016). Sopimuskautta on mahdollisuus jatkaa yhdellä kolmen vuoden optiolla (1.8.2016 – 31.7.2019).

Optiokausien ja sisäisten palvelujen hinnantarkistukset vuosina 2006 - 2012

Opetuslautakunta on päättänyt kilpailutettujen palvelujen optiokausien hinnantarkistuksista vuosina 2006 - 2012. Hinnantarkistus on perustunut yleiseen kustannustason nousuun ja se on ollut yhtä suuri palveluittain ja toimittajittain.

Optiokauden 1.8.2008–31.7.2009 hinnantarkistus toteutettiin siivouspalveluissa viiden ryhmän ja ruokapalveluissa kahden ryhmän osalta opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti siten, että palvelumaksuja (siivouspalvelut) tai yksikköhintoja (ruokapalvelut) korotettiin sopimuskaudella 4,5 %.

Ruokapalveluissa optiokauden 1.8.2010 - 31.7.2012 yksikköhintoja korotettiin opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti ensimmäisenä vuonna 4,17 % ja toisena vuonna 2 % (yhteensä enintään 6,17 %).

Opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti keväällä 2012 siivouspalveluissa ryhmien 1 - 3 ja 5 - 6 ja ruokapalveluissa ryhmään 6 optiokauden (1.8.2012 – 31.7.2014) hinnantarkistus on 5 %. Ryhmään kuusi kuuluvat Sipoolta Helsingille siirtyneet kaksi koulua (Sakarinmäki ja Östersundom).

Opetusviraston kilpailutuksissa ruoka- ja siivouspalvelujen palvelumaksut (siivouspalvelut) ja yksikköhinnat (ruokapalvelut) ovat olleet kiinteät ensimmäisen sopimuskauden ajan vuosina 2006 – 2012.

Ruokapalveluissa yksikköhinnat ovat olleet kiinteät ensimmäisellä sopimuskaudella seuraavasti: 2 vuotta (1.8.2006 – 31.7.2008), 2 vuotta (1.8.2008 – 31.7.2010) ja 3 vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Siivouspalveluissa palvelumaksut ovat olleet kiinteät 2 vuotta (1.8.2006 – 31.7.2008) ja 3 vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Vuonna 2012 kilpailutettujen ruoka- ja siivouspalvelujen yksikköhinnat ja palvelumaksut ovat kiinteät 4 vuotta siten, että kahden ensimmäisen vuoden (1.8.2012 – 31.7.2014) jälkeen yksikköhintoja tai palvelumaksuja on mahdollisuus tarkistaa yleisestä kustannustason noususta johtuen enintään 2 % ajalle 1.8.2014 – 31.7.2016.

Siivous- ja ruokapalveluissa opetusviraston sisäisiä palvelumaksuja (siivous) ja yksikköhintoja (ruoka) on korotettu vuosina 2006 – 2012 seuraavasti: 0 % vuonna 2006, 1,3 % vuonna 2007, 1,5 % vuonna 2008, vuonna 2009 siivouspalveluissa 3,5 % ja ruokapalveluissa 6,5 %, 1,0 % vuonna 2010, 1,5 % vuonna 2011, 1,2 % vuonna 2012. Vuonna 2009 opetusviraston ruokapalvelujen kaupungin sisäisiä yksikköhintoja korotettiin 6,5 % ateriaa kohden, josta laatutason varmistaminen oli 3 %. Tämänhetkisen tiedon mukaan vuonna 2013 sisäisten palvelujen hinnantarkistus on ruoka- ja siivouspalveluissa 2,2 %.

Kilpailuttamisen kustannuksista

Opetusvirasto on todennut opetuslautakunnalle antamassaan selvityksessä helmikuussa 2009 kilpailuttamisen kustannuksista muun muassa seuraavaa:

Ensimmäisen kilpailutuksen tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä vuonna 2006 vastasi neljä henkilöä. Tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä johtuen ylitöitä tehtiin 395 tuntia eli noin 11 viikkoa korotuksineen. Korvaus ylitöistä suoritettiin vastaavana vapaana. Lisäksi tarjouskilpailu edellytti siivouspalveluissa muun muassa konsultti- ja kopiointipalvelujen hankkimista kiinteistöjen pohjapiirrosten työstämiseksi ja mitoitusten tarkistamiskeksi. Ensimmäisen kilpailutuksen kokonaiskustannukset olivat noin 65 000 euroa.

Toisen kilpailutuksen vuonna 2008 ruokapalvelujen kolmen ryhmän tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä aiheutuva työmäärä oli ensimmäistä kilpailutusta merkittävästi vähäisempi, koska kilpailutuksessa voitiin hyödyntää edellisen kilpailutuksen asiakirjoja ja kilpailutusprosessista saatuja kokemuksia. Tarjousasiakirjojen valmistelusta vastasi kaksi henkilöä ja saatujen tarjousten käsittelystä kolme henkilöä. Kilpailutusprosessi toteutettiin normaalin työajan puitteissa työjärjestelyin. Ylitöitä prosessin aikana ei tehty. Käytetystä työajasta aiheutui kustannus noin 3 000 euroa.

Vuosien 2006 ja 2008 kilpailutusten jälkeen opetusvirasto on kilpailuttanut ruoka- ja siivouspalveluja kaksi kertaa (vuonna 2009 ja 2012). Näiden vuosien tarjousasiakirjojen valmistelusta vastasi neljä henkilöä ja tarjousten käsittelystä pääsääntöisesti kolme henkilöä. Kilpailutuksissa voitiin hyödyntää merkittävästi edellisten vuosien kilpailutusasiakirjoja ja kilpailutusprosesseista saatuja kokemuksia. Kilpailutusprosessit toteutettiin normaalin työajan puitteissa vuoden 2008 kilpailutuksen tapaan. Käytetystä työajasta aiheutuvaksi kustannukseksi voidaan arvioida noin 4 000 euroa/kilpailutus.

Tukipalvelujen laatu- ja hintavaikutusten seuranta

Opetusvirasto on kilpailutuksen laatuvaikutusten seuraamiseksi ja palautteiden hankkimiseksi noudattanut Helsingin kaupungin/opetusviraston ja palvelujen tuottajan välisissä palvelusopimuksissa määriteltyjä palvelujen laadun valvontaa ja seurantaa koskevia sopimusehtoja. Opetusvirasto on tehnyt ennen toiminnan käynnistymistä kesäkuussa 2006 sekä syksyllä 2006, 2007, 2008 ja 2010 asiakastyytyväisyyskyselyt kilpailutettuihin kohteisiin ja ei-kilpailutettuun verrokkiryhmään.

Opetusvirasto on lisäksi antanut opetuslautakunnalle selvitykset kilpailutuksen laatu- ja hintavaikutuksista tammikuussa 2007, kesäkuussa 2007, joulukuussa 2008 ja helmikuussa 2009. Tukipalvelujen kilpailuttamisen jatkamisesta opetusvirasto on antanut opetuslautakunnalle erillisen selvityksen maaliskuussa 2009 (25.5.2009, 119 §).

Kilpailuttamisen vaikutus palvelujen laatuun

Ruoka- ja siivouspalvelujen palvelukuvauksissa määritelty palvelujen sisältö, määrä ja laatutaso ovat samanlaiset kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa palveluissa.

Muun muassa oppilaitosten ruokapalvelujen eri kilpailutusten tarjottu päivittäisten pääruokavaihtoehtojen määrä on ollut jopa laajempi (kolme pääruokalajia kahden sijaan) kuin ei-kilpailutettujen koulutusyksiköiden ruokapalvelujen. Kilpailuttamisen vaikutuksesta myös kasvisateriat tulivat ruokailijoille vapaasti otettavaksi ateriavaihtoehdoksi kaikissa Helsingin kouluissa, lukioissa ja oppilaitoksissa syyslukukauden 2007 alusta alkaen.

Opetusviraston marraskuussa 2006 ja lokakuussa 2007 tekemien kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyjen vastausten perusteella voidaan arvioida, että kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten palveluissa on tapahtunut kehittymistä muun muassa seuraavien tekijöiden osalta:

- Ruoan ja valikoimien monipuolisuudessa, ruoan maussa ja ulkonäössä sekä ruokalajien sopivuudessa käyttäjäryhmille

- Koulun/oppilaitoksen eri tilojen siivoustasossa

- Esimiesten, yhteyshenkilöiden ja henkilöstön reagointiherkkyydessä, joustavuudessa, palvelualttiudessa, asiakaslähtöisyydessä ja yhteydenpidossa asiakkaaseen

- Palvelupuutteisiin reagoinnissa ja niiden korjaamisessa

- Sijaisjärjestelyjen toimivuudessa ja asiakaslähtöisyydessä

- Ruokapalvelujen työnopastuksessa.

Kilpailuttamisen vaikutus asiakastyytyväisyyteen

Opetusviraston asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaajaryhmänä on ollut rehtorit. Opetusvirasto on todennut joulukuussa 2008 antamassaan selvityksessä muun muassa seuraavaa:

Ruokapalveluissa opetusviraston asiakaskyselyn kilpailutettujen kohteiden kaikkien kysymysten keskiarvo oli lokakuussa 2007 ruokapalveluissa 4,14 (vaihteluväli 3,81 - 4,67) ja siivouspalveluissa 3,87 (vaihteluväli 3,38 - 4,50) asteikolla 1-5. Verrokkiryhmän vastaavat keskiarvot olivat ruokapalveluissa 3,76 (vaihteluväli 3,00 – 4,63) ja siivouspalveluissa 3,25 (vaihteluväli 2,50 - 3,93) asteikolla 1-5.

Palveluntuottajien omien asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset näyttivät tukevan opetusviraston asiakaskyselyjen tuloksia ja olivat samansuuntaiset kuin opetusviraston asiakaskyselyjen tulokset. Kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten asiakastulokset olivat parantuneet niin ruoka- kuin siivouspalveluissa sopimuskaudella ja vakiinnuttaneet saavuttamansa hyvän tason asteikolla 1-5.

Marraskuussa 2008 opetusviraston toteuttaman asiakaskyselyn tulokset olivat samansuuntaiset vuoden 2007 kyselyjen kanssa. Kilpailutettujen ruokapalvelujen vuoden 2008 asiakaskyselyn kaikkien kysymysten keskiarvo oli 4,11 (vaihteluväli 3,67 - 4,60), kun verrokkiryhmän keskiarvo oli 3,93 (vaihteluväli 3,33 - 4,54) asteikolla 1-5. Siivouspalveluissa vuoden 2008 asiakaskyselyn keskiarvot olivat kilpailutetuissa kohteissa 3,76 (vaihteluväli 3,30 - 4,27) ja verrokkiryhmässä 3,02 (vaihteluväli 2,25 - 3,83) asteikolla 1-5. Siivouspalveluissa verrokkiryhmän tulokset olivat laskeneet lokakuun 2007 asiakaskyselyyn verrattuna, kun muiden palvelukohtaisten ryhmien tulokset ovat pysyneet käytännössä vuoden 2007 asiakaskyselyn tulosten tasolla.

Opetusvirasto on tehnyt asiakastyytyväisyyskyselyt ruoka- ja siivouspalveluista joulukuussa 2008 annetun selvityksen jälkeen myös syksyllä 2010. Vuoden 2010 kyselyssä kilpailutettujen ruokapalvelujen asiakastyytyväiskyselyn kaikkien kysymysten keskiarvo oli 3,84 (vaihteluväli 3,53 – 4,53) asteikolla 1 – 5, kun verrokkiryhmän keskiarvo oli 3,38 (vaihteluväli 3,11 – 4,11). Siivouspalveluissa kilpailutettujen palvelujen vastaavat keskiarvot olivat 3,43 (vaihteluväli 3,00 – 4,09) ja verrokkiryhmän 3,50 (vaihteluväli 2,67 – 4,00). Sopimuksellisesti palveluntuottajat tekevät vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyt.

Opetusviraston vuoden 2010 asiakaskyselyjen tulokset olivat samansuuntaiset muun muassa palveluntuottaja Palmian asiakastyytyväisyyskyselyjen kanssa. Vuonna 2010 catering-palvelujen asiakaskyselyjen keskiarvo oli 3,89 ja siivouspalveluissa vastaava keskiarvo oli 3,50. Kaikissa opetusviraston asiakaskyselyissä vuonna 2010 erityisesti henkilökunnan palvelualttiuteen, ystävällisyyteen, asiakaslähtöisyyteen ja reagointiherkkyyteen oltiin tyytyväisiä. Niiden saamat arvosanat olivat parhaat asteikolla 1 – 5. Ruokapalveluissa nämä arvosanat olivat 4,00 – 4,47 ja siivouspalveluissa 3,82 – 4,09 välillä. Kilpailuttaminen on kehittänyt erityisesti ruokapalvelujen ja myös siivouspalvelujen asiakaspalvelun ja asiakasyhteistyön laatua, palveluasennetta ja reagointiherkkyyttä.

Opetusviraston vuoden 2010 asiakastyytyväisyyskyselyjen tulosten perusteella voidaan todeta lisäksi, että ruoan makuun (3,73) ja ulkonäköön (3,80) ollaan kilpailutetuissa ruokapalveluissa tyytyväisempiä, kun niiden saamia pistemäärien keskiarvoja verrataan verrokkiryhmän (3,44/maku, 3,44/ulkonäkö) tai palveluntuottajan (Palmia) asiakastyytyväisyyskyselyn (3,38/maku, 3,35/ulkonäkö) kanssa.

Kilpailuttamisen tavoitteista ja laadun vertailuperusteista

Opetusviraston kilpailutuksissa on pyritty varmistumaan palveluntuottajien yhteiskuntavastuista. Vertailuperustana on ollut muun muassa, millä käytännön toimenpiteillä tarjoaja varmistaa/mahdollistaa palvelujen tuottamisen vastuullisesti (taloudellinen, ekologinen ja sosiaalinen vastuullisuus ja niiden eri osa-alueet), edistää kohteen yhteisöllistä toimintakulttuuria ja varmistaa päivittäin palvelujen teknisen sekä toiminnallisen laadun toteutumisen. Opetusviraston kilpailutuksissa on kiinnitetty huomiota palvelujen kokonaislaatuun, laadunvarmistusmenettelyihin, palvelujen soveltuvuuteen kohteiden asiakkaille ja niiden tuottamiseen Helsingin kaupungin tavoitteiden ja arvojen mukaisesti.

Laatukatselmukset laadunseurannassa

Opetusviraston ruoka- ja siivouspalvelujen asiantuntijat suorittavat kilpailutetuissa kohteissa vähintään kaksi kertaa lukuvuodessa yhdessä palveluntuottajan ja asiakkaan edustajan kanssa palvelujen laatukatselmukset. Katselmuksissa arvioidaan muun muassa päivittäistä palvelun laatua, asiakaspalvelun sujuvuutta ja sovitaan tarvittaessa kehittämiskohteista. Katselmuksista tehdään kirjallinen laatudokumentti. Opetusviraston edustajat tekevät laatukatselmuksia myös ei-kilpailutettuihin kohteisiin. Lisäksi opetusviraston asiantuntijat pitävät säännöllistä yhteyttä asiakkaisiin ja palveluntuottajiin puhelimella, sähköpostilla ja erikseen sovittujen tapaamisten muodossa. Yhteydenpito ja seuranta ovat systemaattista ja tärkeä osa päivittäistä sopimuksellista asiakasyhteistyötä ja laadunseurantamenettelyitä.

Laatukatselmusten ja rehtoreiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella voidaan todeta, että siivouspalveluissa sijaisaikaisten palvelujen saatavuus on tärkein kehittämiskohde riippumatta siitä ovatko palvelut kilpailutettu tai ei. Tämä koskee myös sijaisten perehdytystä, josta sopimuksellisesti vastaa palveluntuottaja. Edellä mainittuihin kehittämiskohteisiin on panostettava myös kohteissa, joiden siivouspalveluita (n. 87.5 %) ei ole kilpailutettu.

Kilpailutuksen vaikutus palvelumaksuihin ja yksikköhintoihin

Opetusvirasto on todennut opetuslautakunnalle antamassaan selvityksessä muun muassa 3.2.2009, että kilpailuttamisen vaikutukset palveluista maksettaviin hintoihin ovat olleet seuraavat vuosina 2006 - 2008:

Vuonna 2006 kilpailutettujen viiden ryhmän siivouspalvelujen palvelumaksut sopimuskaudella 2006–2008 olivat 11,8 % (397 000 euroa) pienemmät verrattuna siihen, jos edellä mainittujen ryhmien siivouspalveluita ei olisi kilpailutettu ja vuoden 2006 siivouspalvelumaksuja olisi korotettu Helsingin kaupungin taloussuunnitteluohjeiden mukaan vuonna 2007 (1,3 %) ja vuonna 2008 (1,5 %).

Ruokapalveluissa viiden ryhmän palvelumaksut sopimuskaudella 2006–2008 olivat 15,3 % (610 000 euroa) pienemmät verrattuna siihen, jos edellä mainittujen ryhmien ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu eikä vuoden 2006 ruokapalvelumaksuja (yksikköhintoja) olisi korotettu Helsingin kaupungin taloussuunnitteluohjeiden mukaan vuonna 2007 (1,3 %) ja vuonna 2008 (1,5 %) ja palveluista olisi maksettu oppilasmäärään perustuen.

Vuosien (2008) 2009 – 2012 aikana osassa kilpailutetuissa kouluista ja oppilaitoksista on ollut lähtötilanteeseen verrattuna erilaisia tilamuutoksia esimerkiksi perusparannuksista tai kouluverkkomuutoksista johtuen. Näiden muutosten vuoksi ei kaikkien alkuperäisten kilpailutettujen kohteiden palvelumaksujen tai yksikköhintojen vertailuja ei-kilpailutettuun tilanteeseen verrattuna ole mahdollista tehdä yksiselitteisesti vuosien (2008) 2009 – 2012 osalta. Palvelumaksujen vertailu vuosien 2006 – 2012 osalta voidaan tehdä kohteissa, joiden tilat ja opiskelijarakenne on pysynyt lähtötilanteen mukaisena. Tällaisia kohteita (kiinteistöjä) on kuusi. Hallinnollisia kouluja ja lukioita kohteissa on kahdeksan.

Opetusviraston laskelmien mukaan edellä mainittujen kuuden kohteen (kahdeksan koulun) siivouspalvelumaksut ovat ajalla 1.8.2006 – 31.12.2012 noin 1 miljoonaa euroa ja vuonna 2012 noin 238 000 euroa pienemmät verrattuna siihen, jos kohteiden siivouspalveluita ei olisi kilpailutettu.

Kilpailutettujen peruskoulujen ja lukioiden ruokapalvelujen laskutus perustuu syötyihin aterioihin ja ei-kilpailutettujen ruokapalvelujen kohteen oppilasmäärään, ateriahintaan ja 190 koulupäivään/lukuvuosi. Lukuvuosittainen koulu- ja opiskelupäivien lukumäärä vaihtelee 187 – 190 välillä.  Oppilaitosten ruokapalvelujen laskutus on samanlainen kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa kohteissa eli syötyjen aterioiden mukaan. Edellä esitetystä laskutustavasta johtuen peruskoulujen ja lukioiden kilpailutettuja ja ei-kilpailutettuja ateriahintoja ei voida verrata suoraan keskenään.

Myöhemmin esitetyssä ruokapalvelukustannusten vertailussa lukuvuonna 2011 – 2012 ei-kilpailutettujen koulujen ja lukioiden ruokapalvelukustannus on laskettu seuraavasti: oppilasmäärä x ateriahinta (2012) x 190 koulupäivää. Oppilasmääränä on käytetty lukuvuoden 2011 toteutuneiden oppilasmäärien keskiarvoja. Vertailussa kilpailutettujen kohteiden ruokapalvelukustannus on perustunut palveluntuottajien ateria- ja laskutustilastojen toteutuneisiin ateriamääriin (kpl) ja ateriakustannuksiin lukuvuonna 2011 - 2012. Peruskoulujen ja lukioiden (kuuden kohteen) lukuvuoden 2011 – 2012 välinen kustannusero on laskettu siten, että se on edellä esitettyjen kokonaiskustannusten välinen erotus.

Kahden oppilaitoksen koulutusyksikön lukuvuoden 2011 – 2012 kustannusvertailu on perustunut palveluntuottajan ateriatilastojen toteutuneisiin ateriamääriin ja ateriakustannuksiin. Ei-kilpailutettujen kohteiden ateriahinnoissa on lisäksi otettu huomioon sisäisten yksikköhintojen hinnantarkistukset vuosina 2006 – 2012.

Edellä mainittujen oppilaitosten ei-kilpailutettu ruokapalvelukustannus yhteensä lukuvuonna 2011 – 2012 on laskettu seuraavasti: Ateriatilastojen ateriamäärät yhteensä x ateriahinnat. Kilpailutettu ruokapalvelukustannus on palveluntuottajan ateriatilastojen ruokapalvelukustannus yhteensä euroina lukuvuonna 2011 - 2012. Kustannusten välinen erotus on edellä mainittujen kokonaiskustannusten välinen erotus euroina.

Opetusviraston laskelmien mukaan lukuvuonna 2011 – 2012 kuuden kohteen (kahdeksan koulua) ruokapalvelumaksut olivat noin 100 000 euroa ja kahden oppilaitoksen koulutusyksikön ruokapalvelumaksut noin 97 000 euroa pienemmät verrattuna siihen, jos ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu vuosien 2006 – 2012 aikana.

Oppilaitosten, joiden ruokapalveluita ei ole kilpailutettu, ateriahintojen kehitys on ollut seuraavanlainen vuosina 2006 – 2012 (2013): 3,51 euroa vuonna 2006, 3,56 euroa vuonna 2007, 3,61 euroa vuonna 2008, 3,82 euroa vuonna 2009, 3,92 euroa vuonna 2010, 3,97 euroa vuonna 2012 ja 4,06 euroa vuonna 2013 (+2,2 %). Edellä mainittujen kahden kilpailutetun oppilaitoksen koulutusyksikön ateriahinnat ovat 3,00 euroa/ateria ja 3,10 euroa/ateria 1.8.2012 alkaen.

Lisäksi oppilaitosten kilpailutetut ateriahinnat ovat kiinteät ensimmäisellä sopimuskaudella ajalla 1.8.2012 – 31.7.2014 ja sen kahdelle viimeiselle vuodelle (1.8.2014 – 31.7.2016) voidaan hyväksyä enintään 2 %:n hinnankorotus. Kilpailutettujen kahden koulutusyksikön ateriahinnat ovat 0,97 € ja 0,87 euroa pienemmät vuonna 2012 kuin ei-kilpailutettujen oppilaitoksen ateriahinnat. Vastaavasti vuonna 2013 ateriahinnat ovat 1,06 euroa (-26,1 %) ja 0,96 euroa (-23,6 %) pienemmät kuin ei-kilpailutetut ateriahinnat.

Väistötiloissa sijaitsevan kolmannen kilpailutetun koulutusyksikön vastaava kilpailutettu ateriahinta on 3,39 euroa vuonna 2012. Ateriahinta on 0,58 euroa (-14,6 %) pienempi vuonna 2012 ja 0,67 euroa (-16,5 %) pienempi vuonna 2013 kuin ei-kilpailutettu ateriahinta. Väistötilaruokailussa ruoka toimitetaan kohteeseen kuumana ja ruokailu tapahtuu kertakäyttöastioista käytettävistä tiloista johtuen. Palvelujen tuottamiskustannus on väistötilaruokailuissa olosuhteista johtuen korkeampi.

Yhteenveto

Kilpailuttaminen on alentanut siivous- ja ruokapalvelujen palvelumaksuja ja yksikköhintoja. Ruokapalveluissa oppilaitosten laskutus perustuu kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa palveluissa syötyihin aterioihin. Kilpailutettujen oppilaitosten ateriahinnat ja lukuvuosikohtaiset palvelumaksut ovat merkittävästi alhaisemmat verrattuna siihen, jos niiden ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu. Myös kilpailutettujen koulujen ja lukioiden lukuvuosikohtaiset ruokapalvelumaksut ovat alhaisemmat. Tämä johtuu siitä, että niiden ruokapalvelujen aterialaskutus perustuu syötyihin aterioihin eikä oppilasmäärään, 190 koulupäivään ja kohteen ateriahintaan.

Ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyt osoittavat, että kilpailuttaminen ei ole alentanut kyselyyn vastanneiden rehtoreiden mielestä ruoka- ja siivouspalvelujen asiakaslaatua. Opetusviraston asiakaskyselyjen tulosten perusteella voidaan todeta, että kilpailutettujen palvelujen asiakastyytyväisyys on vähintäänkin yhtä hyvä kuin vertailuryhmän tai palveluntuottajien asiakaskyselyjen vastaajien asiakastyytyväisyys. Muun muassa Palmian ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset ovat olleet eri vuosina samansuuntaiset opetusviraston asiakaskyselyjen kanssa. Kilpailuttamisen vaikutuksesta kasvisateriat tulivat vapaasti otettavaksi ateriavaihtoehdoksi kaikissa Helsingin kouluissa, lukioissa ja oppilaitoksissa syyslukukauden 2007 alusta.

Kilpailuttamisen avulla on saavutettu taloudellista hyötyä ja se on kehittänyt asiakas- ja tilaajayhteistyötä sekä palveluita. Systemaattisella jatkuvalla laadunseurannalla, asiakasyhteistyöllä ja eri toimijoiden välisellä vuoropuhelulla on varmistettu ruoka- ja siivouspalvelujen toteutuminen palvelukuvausten ja sopimusten mukaisesti. Niiden avulla edesautetaan myös palvelujen kehittyminen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Riittävän pitkät sopimuskaudet puolestaan vahvistavat koulujen, oppilaitosten ja eri toimijoiden välistä yhteisöllistä toimintakulttuuria.

Ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnoilla on terveysvaikutuksia. Terveysvaikutukset tulee ottaa huomioon ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailuttamisessa ja hankinnoissa.

Käsittely

Esittely.

Keskustelu.

Esittelijä korjasi esityslistalla päätösehdotuksen 11:nneksi merkityssä kappaleessa ("Opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti…") olevan kirjoitusvirheen: po. (1.8.2012-31.7.2014).

Esittelijä

opetustoimen johtaja

Rauno Jarnila

Lisätiedot

Airi Rintamäki, ruokapalvelupäällikkö, puhelin: 310 86307

airi.rintamaki(a)hel.fi

Susanna Sarvanto, tilapalvelupäällikkö, puhelin: 310 86860

susanna.sarvanto(a)hel.fi

Liitteet

Päätösehdotus

Opetuslautakunta päättänee merkitä seuraavan selvityksen tiedoksi:

Taustaa ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailutuksesta vuosina 2006 - 2012

Kaupunginvaltuusto päätti (25.5.2005) oikeuttaa opetuslautakunnan kilpailuttamaan siivous- ja ruokapalvelut noin kahdeksasosassa kouluista ja oppilaitoksista vuonna 2006. 

Opetuslautakunta päätti 30.8.2005 ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailutettavista kohteista. Kilpailutettavat kohteet edustivat noin kahdeksasosaa Helsingin kaupungin kouluista ja oppilaitoksista, yhteensä 17 kohdetta sivupisteineen. Kilpailutukseen valitut eri kouluasteet, yhteistoimitilat, koulu- ja kieliryhmät edustivat niiden suhteellista osuutta Helsingin kaupungin kouluverkosta ja ne olivat erilaisia niin koon, oppilasmäärän, tilaratkaisujen kuin kiinteistöjen iän suhteen.

Opetuslautakunta päätti 9.5.2006 Helsingin kaupungin koulujen, ammatillisten oppilaitosten ja päiväkotien ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnasta vuosille 2006–2008. Sopimukset tehtiin kouluryhmittäin (5 ryhmää) erikseen ruoka- ja siivouspalveluista. Sopimuksia oli mahdollisuus jatkaa kahdella yhden vuoden optiolla (1 + 1). Ensimmäinen sopimuskausi oli ajalle 1.8.2006–31.7.2008. Opetuslautakunta on päättänyt lisäksi vuosien 2006 – 2012 aikana kilpailutettujen ryhmien ruoka- ja siivouspalvelujen optiokausien käytöstä.

Ensimmäinen optiovuosi 1.8.2008 – 31.7.2009 käytettiin siivouspalveluissa kaikkien viiden ryhmän ja ruokapalveluissa kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) osalta. Toista optiovuotta 1.8.2009 – 31.7.2010 ei käytetty. Edellä mainittujen kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) ruokapalvelut ja viiden ryhmän siivouspalvelut kilpailutettiin vuonna 2009. Ensimmäinen sopimuskausi oli kolme vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Sopimuskautta oli mahdollisuus jatkaa yhdellä kahden vuoden optiolla (1.8.2012 - 31.7.2014). Optiokautta ei kuitenkaan käytetty opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti ruokapalveluissa kahden ryhmän (ryhmät 3 ja 5) eikä siivouspalveluissa yhden ryhmän (ryhmä 4) osalta. Niiden ryhmien palvelut kilpailutettiin vuonna 2012.

Vuonna 2008 on kilpailutettu kolmen ryhmän (ryhmät 1, 2 ja 4) ruokapalvelut, koska ensimmäistä optiokautta (1.8.2008 – 31.7.2009) ei käytetty. Ensimmäinen sopimuskausi oli kaksi vuotta (1.8.2008 – 31.7.2010). Sopimuskautta oli mahdollisuus jatkaa yhdellä kahden vuoden optiolla (1.8.2010 – 31.7.2012), joka käytettiin vuonna 2010.

Vuonna 2012 on kilpailutettu viiden ryhmän ruokapalvelut (ryhmät 1 – 5) ja yhden ryhmän siivouspalvelut (ryhmä 4). Opetuslautakunta päätti ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnasta 15.5.2012 (§ 77). Ensimmäinen sopimuskausi on neljä vuotta (1.8.2012 – 31.7.2016). Sopimuskautta on mahdollisuus jatkaa yhdellä kolmen vuoden optiolla (1.8.2016 – 31.7.2019).

Optiokausien ja sisäisten palvelujen hinnantarkistukset vuosina 2006 - 2012

Opetuslautakunta on päättänyt kilpailutettujen palvelujen optiokausien hinnantarkistuksista vuosina 2006 - 2012. Hinnantarkistus on perustunut yleiseen kustannustason nousuun ja se on ollut yhtä suuri palveluittain ja toimittajittain.

Optiokauden 1.8.2008–31.7.2009 hinnantarkistus toteutettiin siivouspalveluissa viiden ryhmän ja ruokapalveluissa kahden ryhmän osalta opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti siten, että palvelumaksuja (siivouspalvelut) tai yksikköhintoja (ruokapalvelut) korotettiin sopimuskaudella 4,5 %.

Ruokapalveluissa optiokauden 1.8.2010 - 31.7.2012 yksikköhintoja korotettiin opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti ensimmäisenä vuonna 4,17 % ja toisena vuonna 2 % (yhteensä enintään 6,17 %).

Opetuslautakunnan päätöksen mukaisesti keväällä 2012 siivouspalveluissa ryhmien 1 - 3 ja 5 - 6 ja ruokapalveluissa ryhmään 6 optiokauden (1.8.2012 – 31.7.2012) hinnantarkistus on 5 %. Ryhmään kuusi kuuluvat Sipoolta Helsingille siirtyneet kaksi koulua (Sakarinmäki ja Östersundom).

Opetusviraston kilpailutuksissa ruoka- ja siivouspalvelujen palvelumaksut (siivouspalvelut) ja yksikköhinnat (ruokapalvelut) ovat olleet kiinteät ensimmäisen sopimuskauden ajan vuosina 2006 – 2012.

Ruokapalveluissa yksikköhinnat ovat olleet kiinteät ensimmäisellä sopimuskaudella seuraavasti: 2 vuotta (1.8.2006 – 31.7.2008), 2 vuotta (1.8.2008 – 31.7.2010) ja 3 vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Siivouspalveluissa palvelumaksut ovat olleet kiinteät 2 vuotta (1.8.2006 – 31.7.2008) ja 3 vuotta (1.8.2009 – 31.7.2012). Vuonna 2012 kilpailutettujen ruoka- ja siivouspalvelujen yksikköhinnat ja palvelumaksut ovat kiinteät 4 vuotta siten, että kahden ensimmäisen vuoden (1.8.2012 – 31.7.2014) jälkeen yksikköhintoja tai palvelumaksuja on mahdollisuus tarkistaa yleisestä kustannustason noususta johtuen enintään 2 % ajalle 1.8.2014 – 31.7.2016.

Siivous- ja ruokapalveluissa opetusviraston sisäisiä palvelumaksuja (siivous) ja yksikköhintoja (ruoka) on korotettu vuosina 2006 – 2012 seuraavasti: 0 % vuonna 2006, 1,3 % vuonna 2007, 1,5 % vuonna 2008, vuonna 2009 siivouspalveluissa 3,5 % ja ruokapalveluissa 6,5 %, 1,0 % vuonna 2010, 1,5 % vuonna 2011, 1,2 % vuonna 2012. Vuonna 2009 opetusviraston ruokapalvelujen kaupungin sisäisiä yksikköhintoja korotettiin 6,5 % ateriaa kohden, josta laatutason varmistaminen oli 3 %. Tämänhetkisen tiedon mukaan vuonna 2013 sisäisten palvelujen hinnantarkistus on ruoka- ja siivouspalveluissa 2,2 %.

Kilpailuttamisen kustannuksista

Opetusvirasto on todennut opetuslautakunnalle antamassaan selvityksessä helmikuussa 2009 kilpailuttamisen kustannuksista muun muassa seuraavaa:

Ensimmäisen kilpailutuksen tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä vuonna 2006 vastasi neljä henkilöä. Tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä johtuen ylitöitä tehtiin 395 tuntia eli noin 11 viikkoa korotuksineen. Korvaus ylitöistä suoritettiin vastaavana vapaana. Lisäksi tarjouskilpailu edellytti siivouspalveluissa muun muassa konsultti- ja kopiointipalvelujen hankkimista kiinteistöjen pohjapiirrosten työstämiseksi ja mitoitusten tarkistamiskeksi. Ensimmäisen kilpailutuksen kokonaiskustannukset olivat noin 65 000 euroa.

Toisen kilpailutuksen vuonna 2008 ruokapalvelujen kolmen ryhmän tarjousasiakirjojen valmistelusta ja käsittelystä aiheutuva työmäärä oli ensimmäistä kilpailutusta merkittävästi vähäisempi, koska kilpailutuksessa voitiin hyödyntää edellisen kilpailutuksen asiakirjoja ja kilpailutusprosessista saatuja kokemuksia. Tarjousasiakirjojen valmistelusta vastasi kaksi henkilöä ja saatujen tarjousten käsittelystä kolme henkilöä. Kilpailutusprosessi toteutettiin normaalin työajan puitteissa työjärjestelyin. Ylitöitä prosessin aikana ei tehty. Käytetystä työajasta aiheutui kustannus noin 3 000 euroa.

Vuosien 2006 ja 2008 kilpailutusten jälkeen opetusvirasto on kilpailuttanut ruoka- ja siivouspalveluja kaksi kertaa (vuonna 2009 ja 2012). Näiden vuosien tarjousasiakirjojen valmistelusta vastasi neljä henkilöä ja tarjousten käsittelystä pääsääntöisesti kolme henkilöä. Kilpailutuksissa voitiin hyödyntää merkittävästi edellisten vuosien kilpailutusasiakirjoja ja kilpailutusprosesseista saatuja kokemuksia. Kilpailutusprosessit toteutettiin normaalin työajan puitteissa vuoden 2008 kilpailutuksen tapaan. Käytetystä työajasta aiheutuvaksi kustannukseksi voidaan arvioida noin 4 000 euroa/kilpailutus.

Tukipalvelujen laatu- ja hintavaikutusten seuranta

Opetusvirasto on kilpailutuksen laatuvaikutusten seuraamiseksi ja palautteiden hankkimiseksi noudattanut Helsingin kaupungin/opetusviraston ja palvelujen tuottajan välisissä palvelusopimuksissa määriteltyjä palvelujen laadun valvontaa ja seurantaa koskevia sopimusehtoja. Opetusvirasto on tehnyt ennen toiminnan käynnistymistä kesäkuussa 2006 sekä syksyllä 2006, 2007, 2008 ja 2010 asiakastyytyväisyyskyselyt kilpailutettuihin kohteisiin ja ei-kilpailutettuun verrokkiryhmään.

Opetusvirasto on lisäksi antanut opetuslautakunnalle selvitykset kilpailutuksen laatu- ja hintavaikutuksista tammikuussa 2007, kesäkuussa 2007, joulukuussa 2008 ja helmikuussa 2009. Tukipalvelujen kilpailuttamisen jatkamisesta opetusvirasto on antanut opetuslautakunnalle erillisen selvityksen maaliskuussa 2009 (25.5.2009, 119 §).

Kilpailuttamisen vaikutus palvelujen laatuun

Ruoka- ja siivouspalvelujen palvelukuvauksissa määritelty palvelujen sisältö, määrä ja laatutaso ovat samanlaiset kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa palveluissa.

Muun muassa oppilaitosten ruokapalvelujen eri kilpailutusten tarjottu päivittäisten pääruokavaihtoehtojen määrä on ollut jopa laajempi (kolme pääruokalajia kahden sijaan) kuin ei-kilpailutettujen koulutusyksiköiden ruokapalvelujen. Kilpailuttamisen vaikutuksesta myös kasvisateriat tulivat ruokailijoille vapaasti otettavaksi ateriavaihtoehdoksi kaikissa Helsingin kouluissa, lukioissa ja oppilaitoksissa syyslukukauden 2007 alusta alkaen.

Opetusviraston marraskuussa 2006 ja lokakuussa 2007 tekemien kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyjen vastausten perusteella voidaan arvioida, että kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten palveluissa on tapahtunut kehittymistä muun muassa seuraavien tekijöiden osalta:

- Ruoan ja valikoimien monipuolisuudessa, ruoan maussa ja ulkonäössä sekä ruokalajien sopivuudessa käyttäjäryhmille

- Koulun/oppilaitoksen eri tilojen siivoustasossa

- Esimiesten, yhteyshenkilöiden ja henkilöstön reagointiherkkyydessä, joustavuudessa, palvelualttiudessa, asiakaslähtöisyydessä ja yhteydenpidossa asiakkaaseen

- Palvelupuutteisiin reagoinnissa ja niiden korjaamisessa

- Sijaisjärjestelyjen toimivuudessa ja asiakaslähtöisyydessä

- Ruokapalvelujen työnopastuksessa.

Kilpailuttamisen vaikutus asiakastyytyväisyyteen

Opetusviraston asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaajaryhmänä on ollut rehtorit. Opetusvirasto on todennut joulukuussa 2008 antamassaan selvityksessä muun muassa seuraavaa:

Ruokapalveluissa opetusviraston asiakaskyselyn kilpailutettujen kohteiden kaikkien kysymysten keskiarvo oli lokakuussa 2007 ruokapalveluissa 4,14 (vaihteluväli 3,81 - 4,67) ja siivouspalveluissa 3,87 (vaihteluväli 3,38 - 4,50) asteikolla 1-5. Verrokkiryhmän vastaavat keskiarvot olivat ruokapalveluissa 3,76 (vaihteluväli 3,00 – 4,63) ja siivouspalveluissa 3,25 (vaihteluväli 2,50 - 3,93) asteikolla 1-5.

Palveluntuottajien omien asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset näyttivät tukevan opetusviraston asiakaskyselyjen tuloksia ja olivat samansuuntaiset kuin opetusviraston asiakaskyselyjen tulokset. Kilpailutettujen koulujen/oppilaitosten asiakastulokset olivat parantuneet niin ruoka- kuin siivouspalveluissa sopimuskaudella ja vakiinnuttaneet saavuttamansa hyvän tason asteikolla 1-5.

Marraskuussa 2008 opetusviraston toteuttaman asiakaskyselyn tulokset olivat samansuuntaiset vuoden 2007 kyselyjen kanssa. Kilpailutettujen ruokapalvelujen vuoden 2008 asiakaskyselyn kaikkien kysymysten keskiarvo oli 4,11 (vaihteluväli 3,67 - 4,60), kun verrokkiryhmän keskiarvo oli 3,93 (vaihteluväli 3,33 - 4,54) asteikolla 1-5. Siivouspalveluissa vuoden 2008 asiakaskyselyn keskiarvot olivat kilpailutetuissa kohteissa 3,76 (vaihteluväli 3,30 - 4,27) ja verrokkiryhmässä 3,02 (vaihteluväli 2,25 - 3,83) asteikolla 1-5. Siivouspalveluissa verrokkiryhmän tulokset olivat laskeneet lokakuun 2007 asiakaskyselyyn verrattuna, kun muiden palvelukohtaisten ryhmien tulokset ovat pysyneet käytännössä vuoden 2007 asiakaskyselyn tulosten tasolla.

Opetusvirasto on tehnyt asiakastyytyväisyyskyselyt ruoka- ja siivouspalveluista joulukuussa 2008 annetun selvityksen jälkeen myös syksyllä 2010. Vuoden 2010 kyselyssä kilpailutettujen ruokapalvelujen asiakastyytyväiskyselyn kaikkien kysymysten keskiarvo oli 3,84 (vaihteluväli 3,53 – 4,53) asteikolla 1 – 5, kun verrokkiryhmän keskiarvo oli 3,38 (vaihteluväli 3,11 – 4,11). Siivouspalveluissa kilpailutettujen palvelujen vastaavat keskiarvot olivat 3,43 (vaihteluväli 3,00 – 4,09) ja verrokkiryhmän 3,50 (vaihteluväli 2,67 – 4,00). Sopimuksellisesti palveluntuottajat tekevät vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyt.

Opetusviraston vuoden 2010 asiakaskyselyjen tulokset olivat samansuuntaiset muun muassa palveluntuottaja Palmian asiakastyytyväisyyskyselyjen kanssa. Vuonna 2010 catering-palvelujen asiakaskyselyjen keskiarvo oli 3,89 ja siivouspalveluissa vastaava keskiarvo oli 3,50. Kaikissa opetusviraston asiakaskyselyissä vuonna 2010 erityisesti henkilökunnan palvelualttiuteen, ystävällisyyteen, asiakaslähtöisyyteen ja reagointiherkkyyteen oltiin tyytyväisiä. Niiden saamat arvosanat olivat parhaat asteikolla 1 – 5. Ruokapalveluissa nämä arvosanat olivat 4,00 – 4,47 ja siivouspalveluissa 3,82 – 4,09 välillä. Kilpailuttaminen on kehittänyt erityisesti ruokapalvelujen ja myös siivouspalvelujen asiakaspalvelun ja asiakasyhteistyön laatua, palveluasennetta ja reagointiherkkyyttä.

Opetusviraston vuoden 2010 asiakastyytyväisyyskyselyjen tulosten perusteella voidaan todeta lisäksi, että ruoan makuun (3,73) ja ulkonäköön (3,80) ollaan kilpailutetuissa ruokapalveluissa tyytyväisempiä, kun niiden saamia pistemäärien keskiarvoja verrataan verrokkiryhmän (3,44/maku, 3,44/ulkonäkö) tai palveluntuottajan (Palmia) asiakastyytyväisyyskyselyn (3,38/maku, 3,35/ulkonäkö) kanssa.

Kilpailuttamisen tavoitteista ja laadun vertailuperusteista

Opetusviraston kilpailutuksissa on pyritty varmistumaan palveluntuottajien yhteiskuntavastuista. Vertailuperustana on ollut muun muassa, millä käytännön toimenpiteillä tarjoaja varmistaa/mahdollistaa palvelujen tuottamisen vastuullisesti (taloudellinen, ekologinen ja sosiaalinen vastuullisuus ja niiden eri osa-alueet), edistää kohteen yhteisöllistä toimintakulttuuria ja varmistaa päivittäin palvelujen teknisen sekä toiminnallisen laadun toteutumisen. Opetusviraston kilpailutuksissa on kiinnitetty huomiota palvelujen kokonaislaatuun, laadunvarmistusmenettelyihin, palvelujen soveltuvuuteen kohteiden asiakkaille ja niiden tuottamiseen Helsingin kaupungin tavoitteiden ja arvojen mukaisesti.

Laatukatselmukset laadunseurannassa

Opetusviraston ruoka- ja siivouspalvelujen asiantuntijat suorittavat kilpailutetuissa kohteissa vähintään kaksi kertaa lukuvuodessa yhdessä palveluntuottajan ja asiakkaan edustajan kanssa palvelujen laatukatselmukset. Katselmuksissa arvioidaan muun muassa päivittäistä palvelun laatua, asiakaspalvelun sujuvuutta ja sovitaan tarvittaessa kehittämiskohteista. Katselmuksista tehdään kirjallinen laatudokumentti. Opetusviraston edustajat tekevät laatukatselmuksia myös ei-kilpailutettuihin kohteisiin. Lisäksi opetusviraston asiantuntijat pitävät säännöllistä yhteyttä asiakkaisiin ja palveluntuottajiin puhelimella, sähköpostilla ja erikseen sovittujen tapaamisten muodossa. Yhteydenpito ja seuranta ovat systemaattista ja tärkeä osa päivittäistä sopimuksellista asiakasyhteistyötä ja laadunseurantamenettelyitä.

Laatukatselmusten ja rehtoreiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella voidaan todeta, että siivouspalveluissa sijaisaikaisten palvelujen saatavuus on tärkein kehittämiskohde riippumatta siitä ovatko palvelut kilpailutettu tai ei. Tämä koskee myös sijaisten perehdytystä, josta sopimuksellisesti vastaa palveluntuottaja. Edellä mainittuihin kehittämiskohteisiin on panostettava myös kohteissa, joiden siivouspalveluita (n. 87.5 %) ei ole kilpailutettu.

Kilpailutuksen vaikutus palvelumaksuihin ja yksikköhintoihin

Opetusvirasto on todennut opetuslautakunnalle antamassaan selvityksessä muun muassa 3.2.2009, että kilpailuttamisen vaikutukset palveluista maksettaviin hintoihin ovat olleet seuraavat vuosina 2006 - 2008:

Vuonna 2006 kilpailutettujen viiden ryhmän siivouspalvelujen palvelumaksut sopimuskaudella 2006–2008 olivat 11,8 % (397 000 euroa) pienemmät verrattuna siihen, jos edellä mainittujen ryhmien siivouspalveluita ei olisi kilpailutettu ja vuoden 2006 siivouspalvelumaksuja olisi korotettu Helsingin kaupungin taloussuunnitteluohjeiden mukaan vuonna 2007 (1,3 %) ja vuonna 2008 (1,5 %).

Ruokapalveluissa viiden ryhmän palvelumaksut sopimuskaudella 2006–2008 olivat 15,3 % (610 000 euroa) pienemmät verrattuna siihen, jos edellä mainittujen ryhmien ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu eikä vuoden 2006 ruokapalvelumaksuja (yksikköhintoja) olisi korotettu Helsingin kaupungin taloussuunnitteluohjeiden mukaan vuonna 2007 (1,3 %) ja vuonna 2008 (1,5 %) ja palveluista olisi maksettu oppilasmäärään perustuen.

Vuosien (2008) 2009 – 2012 aikana osassa kilpailutetuissa kouluista ja oppilaitoksista on ollut lähtötilanteeseen verrattuna erilaisia tilamuutoksia esimerkiksi perusparannuksista tai kouluverkkomuutoksista johtuen. Näiden muutosten vuoksi ei kaikkien alkuperäisten kilpailutettujen kohteiden palvelumaksujen tai yksikköhintojen vertailuja ei-kilpailutettuun tilanteeseen verrattuna ole mahdollista tehdä yksiselitteisesti vuosien (2008) 2009 – 2012 osalta. Palvelumaksujen vertailu vuosien 2006 – 2012 osalta voidaan tehdä kohteissa, joiden tilat ja opiskelijarakenne on pysynyt lähtötilanteen mukaisena. Tällaisia kohteita (kiinteistöjä) on kuusi. Hallinnollisia kouluja ja lukioita kohteissa on kahdeksan.

Opetusviraston laskelmien mukaan edellä mainittujen kuuden kohteen (kahdeksan koulun) siivouspalvelumaksut ovat ajalla 1.8.2006 – 31.12.2012 noin 1 miljoonaa euroa ja vuonna 2012 noin 238 000 euroa pienemmät verrattuna siihen, jos kohteiden siivouspalveluita ei olisi kilpailutettu.

Kilpailutettujen peruskoulujen ja lukioiden ruokapalvelujen laskutus perustuu syötyihin aterioihin ja ei-kilpailutettujen ruokapalvelujen kohteen oppilasmäärään, ateriahintaan ja 190 koulupäivään/lukuvuosi. Lukuvuosittainen koulu- ja opiskelupäivien lukumäärä vaihtelee 187 – 190 välillä.  Oppilaitosten ruokapalvelujen laskutus on samanlainen kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa kohteissa eli syötyjen aterioiden mukaan. Edellä esitetystä laskutustavasta johtuen peruskoulujen ja lukioiden kilpailutettuja ja ei-kilpailutettuja ateriahintoja ei voida verrata suoraan keskenään.

Myöhemmin esitetyssä ruokapalvelukustannusten vertailussa lukuvuonna 2011 – 2012 ei-kilpailutettujen koulujen ja lukioiden ruokapalvelukustannus on laskettu seuraavasti: oppilasmäärä x ateriahinta (2012) x 190 koulupäivää. Oppilasmääränä on käytetty lukuvuoden 2011 toteutuneiden oppilasmäärien keskiarvoja. Vertailussa kilpailutettujen kohteiden ruokapalvelukustannus on perustunut palveluntuottajien ateria- ja laskutustilastojen toteutuneisiin ateriamääriin (kpl) ja ateriakustannuksiin lukuvuonna 2011 - 2012. Peruskoulujen ja lukioiden (kuuden kohteen) lukuvuoden 2011 – 2012 välinen kustannusero on laskettu siten, että se on edellä esitettyjen kokonaiskustannusten välinen erotus.

Kahden oppilaitoksen koulutusyksikön lukuvuoden 2011 – 2012 kustannusvertailu on perustunut palveluntuottajan ateriatilastojen toteutuneisiin ateriamääriin ja ateriakustannuksiin. Ei-kilpailutettujen kohteiden ateriahinnoissa on lisäksi otettu huomioon sisäisten yksikköhintojen hinnantarkistukset vuosina 2006 – 2012.

Edellä mainittujen oppilaitosten ei-kilpailutettu ruokapalvelukustannus yhteensä lukuvuonna 2011 – 2012 on laskettu seuraavasti: Ateriatilastojen ateriamäärät yhteensä x ateriahinnat. Kilpailutettu ruokapalvelukustannus on palveluntuottajan ateriatilastojen ruokapalvelukustannus yhteensä euroina lukuvuonna 2011 - 2012. Kustannusten välinen erotus on edellä mainittujen kokonaiskustannusten välinen erotus euroina.

Opetusviraston laskelmien mukaan lukuvuonna 2011 – 2012 kuuden kohteen (kahdeksan koulua) ruokapalvelumaksut olivat noin 100 000 euroa ja kahden oppilaitoksen koulutusyksikön ruokapalvelumaksut noin 97 000 euroa pienemmät verrattuna siihen, jos ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu vuosien 2006 – 2012 aikana.

Oppilaitosten, joiden ruokapalveluita ei ole kilpailutettu, ateriahintojen kehitys on ollut seuraavanlainen vuosina 2006 – 2012 (2013): 3,51 euroa vuonna 2006, 3,56 euroa vuonna 2007, 3,61 euroa vuonna 2008, 3,82 euroa vuonna 2009, 3,92 euroa vuonna 2010, 3,97 euroa vuonna 2012 ja 4,06 euroa vuonna 2013 (+2,2 %). Edellä mainittujen kahden kilpailutetun oppilaitoksen koulutusyksikön ateriahinnat ovat 3,00 euroa/ateria ja 3,10 euroa/ateria 1.8.2012 alkaen.

Lisäksi oppilaitosten kilpailutetut ateriahinnat ovat kiinteät ensimmäisellä sopimuskaudella ajalla 1.8.2012 – 31.7.2014 ja sen kahdelle viimeiselle vuodelle (1.8.2014 – 31.7.2016) voidaan hyväksyä enintään 2 %:n hinnankorotus. Kilpailutettujen kahden koulutusyksikön ateriahinnat ovat 0,97 € ja 0,87 euroa pienemmät vuonna 2012 kuin ei-kilpailutettujen oppilaitoksen ateriahinnat. Vastaavasti vuonna 2013 ateriahinnat ovat 1,06 euroa (-26,1 %) ja 0,96 euroa (-23,6 %) pienemmät kuin ei-kilpailutetut ateriahinnat.

Väistötiloissa sijaitsevan kolmannen kilpailutetun koulutusyksikön vastaava kilpailutettu ateriahinta on 3,39 euroa vuonna 2012. Ateriahinta on 0,58 euroa (-14,6 %) pienempi vuonna 2012 ja 0,67 euroa (-16,5 %) pienempi vuonna 2013 kuin ei-kilpailutettu ateriahinta. Väistötilaruokailussa ruoka toimitetaan kohteeseen kuumana ja ruokailu tapahtuu kertakäyttöastioista käytettävistä tiloista johtuen. Palvelujen tuottamiskustannus on väistötilaruokailuissa olosuhteista johtuen korkeampi.

Yhteenveto

Kilpailuttaminen on alentanut siivous- ja ruokapalvelujen palvelumaksuja ja yksikköhintoja. Ruokapalveluissa oppilaitosten laskutus perustuu kilpailutetuissa ja ei-kilpailutetuissa palveluissa syötyihin aterioihin. Kilpailutettujen oppilaitosten ateriahinnat ja lukuvuosikohtaiset palvelumaksut ovat merkittävästi alhaisemmat verrattuna siihen, jos niiden ruokapalveluita ei olisi kilpailutettu. Myös kilpailutettujen koulujen ja lukioiden lukuvuosikohtaiset ruokapalvelumaksut ovat alhaisemmat. Tämä johtuu siitä, että niiden ruokapalvelujen aterialaskutus perustuu syötyihin aterioihin eikä oppilasmäärään, 190 koulupäivään ja kohteen ateriahintaan.

Ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyt osoittavat, että kilpailuttaminen ei ole alentanut kyselyyn vastanneiden rehtoreiden mielestä ruoka- ja siivouspalvelujen asiakaslaatua. Opetusviraston asiakaskyselyjen tulosten perusteella voidaan todeta, että kilpailutettujen palvelujen asiakastyytyväisyys on vähintäänkin yhtä hyvä kuin vertailuryhmän tai palveluntuottajien asiakaskyselyjen vastaajien asiakastyytyväisyys. Muun muassa Palmian ruoka- ja siivouspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset ovat olleet eri vuosina samansuuntaiset opetusviraston asiakaskyselyjen kanssa. Kilpailuttamisen vaikutuksesta kasvisateriat tulivat vapaasti otettavaksi ateriavaihtoehdoksi kaikissa Helsingin kouluissa, lukioissa ja oppilaitoksissa syyslukukauden 2007 alusta.

Kilpailuttamisen avulla on saavutettu taloudellista hyötyä ja se on kehittänyt asiakas- ja tilaajayhteistyötä sekä palveluita. Systemaattisella jatkuvalla laadunseurannalla, asiakasyhteistyöllä ja eri toimijoiden välisellä vuoropuhelulla on varmistettu ruoka- ja siivouspalvelujen toteutuminen palvelukuvausten ja sopimusten mukaisesti. Niiden avulla edesautetaan myös palvelujen kehittyminen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Riittävän pitkät sopimuskaudet puolestaan vahvistavat koulujen, oppilaitosten ja eri toimijoiden välistä yhteisöllistä toimintakulttuuria.

Ruoka- ja siivouspalvelujen hankinnoilla on terveysvaikutuksia. Terveysvaikutukset tulee ottaa huomioon ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailuttamisessa ja hankinnoissa.

Esittelijä

Opetuslautakunta on pyytänyt opetusvirastolta selvityksen kilpailuttamisen vaikutuksesta ruoka- ja siivouspalvelujen hintaan ja laatuun.

Esittelijä

opetustoimen johtaja

Rauno Jarnila

Lisätiedot

Airi Rintamäki, ruokapalvelupäällikkö, puhelin: 310 86307

airi.rintamaki(a)hel.fi

Susanna Sarvanto, tilapalvelupäällikkö, puhelin: 310 86860

susanna.sarvanto(a)hel.fi

Liitteet

.