7

Liikuntaviraston ympäristösuunnittelun puitesopimus 2017−2019

HEL 2017-005388 T 02 08 02 01

Päätösehdotus

Liikuntalautakunta päättää oikeuttaa teknisen yksikön tekemään puistojen ja muiden viheralueiden suunnittelusta ja asiantuntijapalveluista ympäristösuunnittelun puitesopimuksen 15.5.2017 alkavaksi 14.5.2019 päättyväksi suunnitelluksi hankintakaudeksi. Puitesopimus tehdään seuraavien tarjouspyynnön ehdot täyttävien ja kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset antaneiden tarjoajien kanssa tehtävittäin seuraavasti:

Tehtävä 1: Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot, yleis- ja rakennussuunnittelu, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 2: Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 3: Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja -selvitykset, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 4: Kaavoitukseen liittyvät yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 5: Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset, kolme (3) sopimuskumppania

Puitesopimuksen piiriin kuuluvat hankinnat koskevat toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Sopimuskaudella noudatettava menettely:

1. Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Toimeksiannon arvo voi olla enintään 100 000 euroa (alv 0 %).
2. Kustakin erillisestä puitejärjestelyyn perustuvasta tehtävästä liikuntavirasto pyytää puitesopimusten kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä tarjousta siltä puitesopimuskonsultilta, jolla on mahdollisuus toteuttaa hankinta. Mahdollisuutta arvioitaessa huomioidaan tarjoajan kapasiteetti toteuttaa työ vaadittavassa aikataulussa.
3. Valinnassa voidaan ottaa huomioon, jos toimittajan vastuuhenkilö on ollut mukana hankkeen aikaisemmissa vaiheissa tai hän tuntee muuten hankkeen taustan, jolloin hänen tietojaan voidaan hyödyntää toimeksiannossa.
4. Yksittäistä toimeksiantoa koskevassa tarjouksessa tulee esittää työn laajuus, aikataulu ja tehtävästä maksettava enimmäishinta (=kattohinta). Tarjouksessa tulee esittää työmäärät henkilöittäin eriteltynä. Jos tilaaja katsoo, että annettu tarjous vastaa työmäärää ja on aikataulun yms. asioiden osalta hyväksyttävä, tehdään tilaus sen perusteella. Mikäli tarjous ei ole tilaajan mielestä hyväksyttävä, pyydetään tarjousta seuraavaksi edullisimmalta tehtävään soveltuvalta puitesopimuskonsultilta.
5. Konsultin tulee tehdä tarjous jokaisesta toimeksiannosta erikseen. Tarjouksessa esitetään henkilöstö (jota ei saa vaihtaa ilman tilaajan suostumusta), sitova aikataulu ja kokonaishinta suunnittelualat eriteltyinä. Aikataulussa tulee esittää välitavoitteiden ja valmistumisajankohdan lisäksi vähintään oleellisimmat työvaiheet sekä suunnitteluaikataulun kannalta kriittiset ajankohdat (myös muiden samaan aikaan laadittavien suunnitelmien osalta, jos ne vaikuttavat oleellisesti tämän työn etenemiseen). Aikataulua laadittaessa tulee huomioida eri suunnitteluvaiheisiin liittyvät ”viiveet” mm. tilaajan suunnitelmien kommentoinnista ja tarkastuksista sekä ilmoittamiseen, tiedottamiseen ja päätöksentekoon liittyen.

Hankekohtaisessa toimeksiannossa tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksen yhteydessä selvityksen konsultin puitesopimuksen mukaisien henkilöiden työkannasta ja käynnissä olevien tehtäviensä aikatauluista arvioidessaan puitesopimuskonsultin kapasiteettiä suorittaa työ esitetyssä aikataulussa.

Lisäksi tilaaja voi järjestää hankkeesta puitesopimustoimittajien kesken minikilpailutuksen:

Minikilpailutus osa-alueen puitesopimustoimittajien kesken.

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään hankkeen vaatimukset. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään.

2. Tarjouspyyntö lähetetään puitesopimustoimittajille.

3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.

4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen tarjouspyynnössä ilmoittamiaan valinta- ja vertailukriteerejä sekä painoarvoja (hinnaltaan edullisin tai kokonaistaloudellisesti edullisin).

5. Tilaaja tiedottaa tarjouskilpailun lopputuloksesta kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.

6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.

Lisäksi liikuntalautakunta päättää, että sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä yhden (1) + yhden (1) vuoden ajaksi (optiokausi) ja että optiokauden käytöstä päättää tilaaja

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on liikuntaviraston osalta hankintakaudella 400 000 euroa (alv 0 %).

Helsingin kaupungin organisaatio uudistuu 1.6.2017. Kultuurin ja vapaa-jan toimialaan yhdistetään 7 nykyistä virastoa. Tilaajan uudelleenorganisoitumistilanteessa sopimus vastuineen ja velvoitteineen siirtyy automaattisesti tilaajan toimintoja jatkavalle organisaatiolle.

Esittelijän perustelut

Taustaa

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta on kilpailutettu rakennusviraston toimesta hankintarenkaana yhdessä kaupunkisuunnitteluviraston ja liikuntaviraston kanssa. Näistä jokainen tekee puitesopimuksesta omat päätöksensä. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä. Hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi 9.12.2016. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 1.2.2017.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on koko hankintarenkaan osalta hankintakaudella 6 000 000 euroa (alv 0 %).

Tarjouskilpailun tarkoituksena on tehdä puitejärjestely seuraaviin osakokonaisuuksien puistojen ja muiden viheralueiden suunnittelusta ja asiantuntijapalveluista:

1. Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

2. Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

3. Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja selvitykset, viisi (5) sopimuskumppania

4. Kaavoitukseen sekä yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat, viisi (5) sopimuskumppania

5. Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset, viisi (3) sopimuskumppania

Saapuneet tarjoukset ja niiden käsittely

Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset yhteensä 14 tarjoajalta:

1. Tengbom Eriksson Arkkitehdit Oy

2. Maisema-arkkitehtitoimisto Näkymä Oy

3. Sito Oy

4. Destia Oy

5. SERUM arkkitehdit Oy

6. Viher- ja ympäristökonsultointi Vireo Oy

7. VSU maisema-arkkitehdit Oy

8. Ramboll Finland Oy

9. Konsulttiryhmänä tarjouksen tehnyt: MA-arkkitehdit Oy ja Arkkitehdit

Mustonen Oy

10. WSP Finland Oy

11. FCG Suunnittelu ja tekniikka Oy

12. Studio Terra Oy

13. MASU Planning Oy

14. LOCI maisema-arkkitehdit Oy

Osatarjoukset hyväksyttiin seuraavasti:

1. Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot

2. Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot

3. Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja selvitykset

4. Kaavoitukseen sekä yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat

5. Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilaan liittyvät vaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaadittavat selvitykset. Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja tarjoajat täyttävät asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajan ja mahdollisten alikonsulttien tekniseen ja ammatilliseen suorituskykyynliittyvät vaatimukset

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä tarjoukselle ja sen sisällölle vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat ja alihankkijat täyttävät tarjouspyynnössä asetetut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä täyttävät tarjoukselle ja sen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten vertailuperusteet. Asiantuntijoista valittu arviointiryhmä on arvioinut kaikki tarjousvertailuun hyväksytyt tarjoukset.

Kokonaistaloudellista edullisuutta on vertailtu tarjouspyynnön määritysten mukaisesti:
- Hinta 50 % (henkilöryhmän 01 veloitushinta euroa/tunti)
- Laatu 50 % (minimivaatimusten ylittäviltä osin)
  o projektipäälliköt 40 %
  o suunnittelijat 40 %
  o yrityksen henkilöresurssit 20 %

Tarjousvertailun perusteella seuraavat toimittajat eri osa-alueissa tulee valita puitesopimukseen:

Tehtävä 1: Monialaiset ympäristösuunnittelun toimeksiannot, yleis- ja rakennussuunnittelu, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 2: Tavanomaiset viheralueiden suunnittelutoimeksiannot, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 3: Monialaiset strategisen tason ympäristösuunnitelmat ja -selvitykset, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 4: Kaavoitukseen liittyvät yleis- ja ideasuunnitteluun liittyvät viitesuunnitelmat, viisi (5) sopimuskumppania

Tehtävä 5: Kulttuuri- ja ympäristöhistorialliset selvitykset, kolme (3) sopimuskumppania

Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta kuvaavat laatu- ja hintapisteytyksen vertailutaulukko on esitetty liitteessä 1 ja laatuarviointipöytäkirja liitteessä 2.

Hankekohtaisesti jatkossa noudatettava menettely hankintakaudella on seuraava:

1. Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erillishankintoina. Toimeksiannon arvo voi olla enintään 100 000 euroa (alv 0 %).
2. Kustakin erillisestä puitejärjestelyyn perustuvasta tehtävästä liikuntavirasto pyytää puitesopimusten kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä tarjousta siltä puitesopimuskonsultilta, jolla on mahdollisuus toteuttaa hankinta. Mahdollisuutta arvioitaessa huomioidaan tarjoajan kapasiteetti toteuttaa työ vaadittavassa aikataulussa.
3. Valinnassa voidaan ottaa huomioon, jos toimittajan vastuuhenkilö on ollut mukana hankkeen aikaisemmissa vaiheissa tai hän tuntee muuten hankkeen taustan, jolloin hänen tietojaan voidaan hyödyntää toimeksiannossa.
4. Yksittäistä toimeksiantoa koskevassa tarjouksessa tulee esittää työn laajuus, aikataulu ja tehtävästä maksettava enimmäishinta (=kattohinta). Tarjouksessa tulee esittää työmäärät henkilöittäin eriteltynä. Jos tilaaja katsoo, että annettu tarjous vastaa työmäärää ja on aikataulun yms. asioiden osalta hyväksyttävä, tehdään tilaus sen perusteella. Mikäli tarjous ei ole tilaajan mielestä hyväksyttävä, pyydetään tarjousta seuraavaksi edullisimmalta tehtävään soveltuvalta puitesopimuskonsultilta.
5. Konsultin tulee tehdä tarjous jokaisesta toimeksiannosta erikseen. Tarjouksessa esitetään henkilöstö (jota ei saa vaihtaa ilman tilaajan suostumusta), sitova aikataulu ja kokonaishinta suunnittelualat eriteltyinä. Aikataulussa tulee esittää välitavoitteiden ja valmistumisajankohdan lisäksi vähintään oleellisimmat työvaiheet sekä suunnitteluaikataulun kannalta kriittiset ajankohdat (myös muiden samaan aikaan laadittavien suunnitelmien osalta, jos ne vaikuttavat oleellisesti tämän työn etenemiseen). Aikataulua laadittaessa tulee huomioida eri suunnitteluvaiheisiin liittyvät ”viiveet” mm. tilaajan suunnitelmien kommentoinnista ja tarkastuksista sekä ilmoittamiseen, tiedottamiseen ja päätöksentekoon liittyen.

Hankekohtaisessa toimeksiannossa tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksen yhteydessä selvityksen konsultin puitesopimuksen mukaisien henkilöiden työkannasta ja käynnissä olevien tehtäviensä aikatauluista arvioidessaan puitesopimuskonsultin kapasiteettiä suorittaa työ esitetyssä aikataulussa.

Minikilpailutus osa-alueen puitesopimustoimittajien kesken.

1. Toteutettavan hankkeen hankeohjelmassa määritellään hankkeen vaatimukset. Tarjouspyynnöstä voi ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja millä perusteella valinta tullaan tekemään.

2. Tarjouspyyntö lähetetään puitesopimustoimittajille.

3. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja.

4. Tilaaja valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen tarjouspyynnössä ilmoittamiaan valinta- ja vertailukriteerejä sekä painoarvoja (hinnaltaan edullisin tai kokonaistaloudellisesti edullisin).

5. Tilaaja tiedottaa tarjouskilpailun lopputuloksesta kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille.

6. Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin.

Jatkossa sopimuksen mukaisissa toimeksiannoissa aikaveloitushinta muodostuu henkilöryhmittäin (SKOL ry:n määrittelemä henkilöryhmä) seuraavasti:

-        Tarjouksessa on ilmoitettu henkilöryhmän 01 veloitushinta euroa/ tunti.

Henkilöryhmien 02,03, 04, 05 ja 06 veloitushinta lasketaan seuraavasti:

         Annettu aikaveloitushinta ryhmä 01 * 0,85 = ryhmän 02 veloitushinta

         Laskettu

• aikaveloitushinta ryhmä 02 * 0,85 = ryhmän 03 veloitushinta
• aikaveloitushinta ryhmä 03 * 0,85 = ryhmän 04 veloitushinta
• aikaveloitushinta ryhmä 04 * 0,85 = ryhmän 05 veloitushinta
• aikaveloitushinta ryhmä 05 * 0,85 = ryhmän 06 veloitushinta

Esittelijä

osastopäällikkö

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Matti Kuusela, suunnittelupäällikkö, puhelin: 310 87783

matti.kuusela(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

.