§ 114

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2020 toteutumista koskeva 2. ennuste

HEL 2020-003529 T 02 02 01

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsi tiedoksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2020 talousarvion toisen toteutumisennusteen.

Ennusteen tulot alittavat talousarvion 9,5 miljoonalla eurolla ja menot ennustetaan 5,3 miljoona euroa alle talousarvion. Sitovan toimintakatteen ennustetaan alittuvan 4,2 miljoonalla eurolla. Ennusteen katealituksen syynä on koronapandemian aiheuttamien poikkeusolojen heikentävä vaikutus toimialan tulokertymään.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta totesi, että toimiala on ryhtynyt koronatilanteen sekä tuottavuustavoitteen johdosta tarkoituksenmukaisiin toimenpiteisiin.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Ari Tirri, talous- ja suunnittelupäällikkö, puhelin: 310 85510

ari.tirri(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Valtiovarainministeriön tuorein ennuste (16.6.2020) kuntien toimintamenojen kustannuskehitystä kuvaavan peruspalvelujen hintaindeksin muutokseksi vuonna 2020 on 1,00 %. Kaupungin talousarvion 2020 laadintavaiheessa ennuste peruspalvelujen hintaindeksin muutokseksi oli 2,70 %. Indeksin alenema on 1,70 %-yksikköä, minkä seurauksena vuoden 2020 toimintamenojen tulee lähtökohtaisesti toteutua 1,7 % talousarviota alempina.

Kaupunginkanslian 13.2.2020 päivätyn ohjeen mukaan hallintokuntien vuoden 2020 talousarvion toteutumisennusteiden, joihin sisältyy euromääräinen ennuste, toiminnan tavoitteet, kaupunkitasoiset strategiamittarit ja ennusteiden tekstiosuudet on oltava kaupunginkansliassa viimeistään:

Ennuste 1/2020 keskiviikkona 8.4.2020
Ennuste 2/2020 keskiviikkona 12.8.2020
Ennuste 3/2020 keskiviikkona 21.10.2020
Alustava tilinpäätös 2020, tammikuun loppu 2021

Meneillään oleva talousarvioprosessin leanaus saattaa tuoda muutoksia tai tarkennuksia aikatauluihin.

Ennusteissa pyritään ennustamaan kyseisen talousarviovuoden lopun toteumatilannetta. Ennusteita käytetään kaupungin johdon päätöksenteossa, joten ennusteet tulee laatia ennusteajankohtana olemassa olevan parhaan mahdollisen tiedon perusteella.

Toimialojen, virastojen ja liikelaitosten on saatettava talousarvion toteutumisennuste lauta- tai johtokuntansa tietoon. Lauta- ja johtokuntien on lähetettävä asiasta kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosastolle pöytäkirjanote, josta käy ilmi, mihin toimenpiteisiin on päätetty ennusteen johdosta ryhtyä.

Ennustekaudella esiin nousseiden toimintaympäristön keskeisimpien muutosten vaikutukset talousarvion toteutumiseen

Koronapandemian vaikutukset ovat merkittäviä ja jatkuvat ainakin vuoden loppuun asti. Toimipaikat ovat olleet kiinni maalis-toukokuun, jonka jälkeen palvelujen käyttö on ollut sekä rajoitusten että asiakkaiden käyttäytymisen vuoksi selvästi aiempia vuosia alemmalla tasolla. Tautitilanteen epävarmuus vaikeuttaa ja rajoittaa sekä kaupungin omaa palvelutoimintaa että kaupungin avustamien yhteisöjen syksyn toimintaa. Kaupungin oman toiminnan lisäksi erityisesti taiteen ja kulttuurin vapaa kenttä tarvitsee nopeasti kertaluonteista lisätukea syksyllä 2020, jotta toimintaa voidaan käynnistää, toteuttaa ja ylläpitää epävarmuuden jatkuessa ja rajoitusten pienentäessä toimijoiden tulonkantomahdollisuuksia.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala tulee koronan tuloksena jäämään merkittävästi sekä tulo- että kävijätavoitteestaan. Korona pienentää tulokertymää 8 miljoonaa euroa ja myynti- ja vuokratulojen pienenemisen vuoksi. Vuokra- ja myyntitulot pienenevät sekä pienempien kävijämäärien, peruuntuneiden tilaisuuksien että koronan vuoksi tehtyjen vuokrahuojennusten vuoksi. Säästöjä syntyy 4 miljoonaa euroa suljettujen toimipaikkojen ylläpitokustannuksista sekä peruuntuneen ja normaalia vähäisemmän toiminnan henkilöstömenoista ja ostopalveluista. Lisäkuluja tulee ikääntyneiden Helsinki-avusta 0,2 miljoonaa euroa sekä taiteelle ja kulttuurille suunnatusta lisäavustuksesta toiminnan käynnistämiseen ja ylläpitämiseen syksyn 2020 aikana noin 3 miljoonaa euroa. Koronan vaikutus kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintakatteeseen on -7,2 miljoonaa euroa.

Ennusteen tulot alittavat talousarvion 9,5 miljoonaa euroa ja menot ennustetaan 5,3 miljoonaa euroa alle talousarvion. Sitovan toimintakatteen ennustetaan alittuvan –4,2 miljoonaa euroa Ennuste sisältää koronavaikutusten lisäksi avustusten ja muiden tulojen ylityksiä 1 miljoonaa euroa sekä tuloissa ja menoissa, (ei katevaikutusta) sekä Biennaalin siirtämisestä vuodelle 2021 aiheutuneen tulojen ja menojen 2 miljoonan euron alituksen (ei katevaikutusta). Tämän lisäksi ennusteessa on huomioitu ylitysoikeudet (museoiden alueellisten vastuutehtävien valtionosuus 0,35 miljoonaa euroa sekä nuorisopalvelujen Luotsi-toiminnan vakanssit 0,2 miljoonaa euroa).

Toimiala sopeuttaa toimintaansa 1,64 prosentilla suhteessa hyväksyttyyn vuoden 2020 talousarvioon koronasta johtuvien muutosten vuoksi. Menokasvuprosenttiin tehdään korjaus kesken vuotta johtuen koronan vuoksi hidastuneesta väestönkasvusta ja peruspalvelujen hintaindeksistä. Tuottavuustavoitteen vaikutus ennusteen toimintakatteeseen on 3,2 miljoonaa euroa.

Käyntikertojen ennustetaan alittuvan 3,3 miljoonalla eurolla talousarvioon verrattuna. Korona-aikana tuotettujen uusien digitaalisten toimintojen suoritteet tasapainottavat fyysisten käyntikertojen alittumista.

Laitosavustuksista (TA-kohta 41002 ja 41003) kulttuurin ja liikunnan laitosavustusten ennustetaan toteutuvan budjetin mukaisesti

Investointien ennustetaan alittavan käytettävissä olevan määrärahan 1 miljoonalla eurolla mm. koronatilanteen aiheuttamien viivästysten vuoksi.

Johtamistoimenpiteet toiminnan ohjaamiseksi talousarvion toteutumiseen sitovassa tasossa

Koronakriisin käynnistyttyä toimialalla ryhdyttiin hallitsemaan henkilöstökustannuksia siirtymällä yhteen vuoroon niissä palveluissa, joissa palvelutilat olivat kiinni tai asiakasmäärä merkittävästi normaalitilannetta pienempi. Lisäksi lopetettiin vuokratyövoiman käyttö sekä säästettiin ylläpito- ja energiakustannuksissa palvelutilojen ollessa suljettuja.  Henkilöstömitoitusta ja sijaisten tarvetta suhteessa asiakasmäärään ja palvelutarpeeseen seurataan ja tarvittaessa tarkistetaan myös syksyn 2020 aikana.

Asetetun 1,64 prosentin tuottavuustavoitteeseen vastattiin kesällä tarjoamalla työntekijöille mahdollisuus vaihtaa lomaraha vapaaksi. Lisäksi toimiala säästää loppuvuoden aikana esimerkiksi matka-, majoitus- ja koulutusmäärärahoista. Pääosa tästä säästöstä syntyy jo kokoontumis- ja matkustusrajoitusten tuloksena.

Loppuvuoden aikana keskitytään toiminnan markkinoinnissa etenkin sellaisten palvelujen markkinointiin, joiden suurempi käyttö lisää toimialan myynti- ja vuokratuloja. Toimiala varautuu myös hakemaan opetus- ja kulttuuriministeriön kohdeavustuksia syksyn 2020 aikana.

Lisäksi toimialan palveluissa kannustetaan hyödyntämään dynaamista hinnoittelua kapasiteetin täysimääräiseksi käyttämiseksi siten, kun se koronaan liittyvien turvaetäisyyksien turvaamiseksi on mahdollista.

Keskeisimmät ennustekaudella tapahtuneet edistysaskeleet ja poikkeamat kaupunkistrategian, kaupunkiyhteisten hankkeiden ja yhteissuunnittelun teemoissa

Maailman toimivin kaupunki

Digitalisaatio-ohjelman tavoitteena on palvelujen parantaminen ja sillä toteutetaan pääosin uudistuksia, jotka näkyvät heti asiakkaiden nopeampana ja helpompana palvelukokemuksena sekä joilla on myös vaikutusta toimialan tulonmuodostukseen. Syyskauden aikana keskitytään erityisesti liikunnan järjestelmien sekä laajemmin kaupunkia palvelevan tilavarauskokonaisuuden kehittämiseen. Tietoperusteista päätöksentekoa edistetään mm. johdon seurantanäkymällä (dashboard), joka on tarkoituksena saada koekäyttöön syksyn aikana.

Asiakaskokemusta seurataan ja tavoitteena on luoda työyhteisöille välineet ja toimintatavat palautteiden hyödyntämiseen toiminnan kehittämisessä ja suunnittelussa. Pikapalautejärjestelmän käyttöä jatketaan ja laajennetaan sen käyttöä laitteista pääsylippuihin, esitteisiin, kuitteihin ja näyttötauluille. Viime vuoden tapaan toimialan NPS-indeksiä seurataan.

Tapahtumissa tehtävää yhteistyötä toimialan sisällä sekä järjestöjen ja yhteisöjen kanssa tehostetaan nykyisestä. Erityisesti keskitytään lasten ja nuorten talvi- ja syyslomatapahtumiin.

Kestävän kasvun turvaaminen on kaupungin keskeisin tehtävä

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimintojen kasvava kysyntä ja huoli resurssien riittävyydestä edellyttää työnjaon selvittämistä kulttuurin ja vapaa-ajan toimijoiden kanssa eli mitä toimintaa kaupunki tuottaa itse, mitä tuotetaan yhdessä kumppaneiden kanssa ja mitä kokonaan muiden järjestämänä. Toimialalla on käynnissä palvelustrategiahanke, jossa palvelukokonaisuuksissa kuvataan työnjako ja toimialan tehtävä palvelutuottajana. Koronan tuottama lisätyö ja työssä tehtävät poikkeusjärjestelyt vaikeuttavat sitovan tavoitteen saavuttamista. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala arvioi, ettei sitovaa tavoitetta palvelustrategiasta saavuteta koronan vuoksi.

Varaamon kehittämistä tehdään yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa. Tilavarauskokonaisuuden hallintomalli on hyväksytty kaupungin johtoryhmässä ja Kuva on vetovastuussa hankkeesta. Kehitystyö etenee suunnitellusti.

Mukana-ohjelman 12–15-vuotiaisiin kohdistuvat toimenpiteet etenevät. Yhteistyössä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa suunniteltuun toimialan tilojen ja palvelujen käyttöön oppimis- ja opetusympäristönä on valmisteilla digitaalinen alusta ja sen pilotointiin valmistaudutaan. Lasten ja nuorten harrastamista tuetaan Harrastuspassilla, joka otetaan käyttöön elokuussa. Harrastuspassilla helpotetaan nuorten palaamista harrastusten pariin koronapandemian jälkeen ja samalla helpottuu se, että harrastusten järjestäjät löytävät kohderyhmänsä kattavasti. Kaupunkiyhteisen harrastamisen Helsingin mallia ja koordinaatiorakennetta valmistellaan tasavertaisten harrastusmahdollisuuksien edistämiseksi.

Kulttuurin kummilapset -hanke on laajentunut koskemaan kaikkia taiteenaloja ja kaikkia vuonna 2020 tai sen jälkeen syntyneitä lapsia. Kulttuurikummeiksi on saatu lähes 30 johtavaa kulttuurikentän toimijaa. Kutsu kulttuurin kummilapseksi saadaan neuvolasta ja vanhemmat voivat ilmoittaa heidät mukaan hankkeen verkkosivuilta.

Töölönlahti-verkoston yhteistyötä jatketaan. Tapahtumien järjestäminen on riippuvainen poikkeustilanteen kestosta.

Uudistuvat palvelut

Toimialan vastuulla olevan liikkumisohjelman tavoitteissa kiinnitetään erityistä huomiota lasten ja nuorten sekä ikäihmisten liikkumisen edistämiseen. Tietoisuutta lisätään markkinointiviestinnällä. Keväälle suunnitellut tapahtumat, kuten ikäihmisille suunnatut palvelutorit ja lasten tapahtumat siirtyvät syksyyn tai vuodelle 2021. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala arvioi, ettei kaikkia liikkumisohjelmalle asetettuja tavoitteita saavuteta vuoden 2020 aikana koronasta johtuvien poikkeusjärjestelyjen ja syksylle jatkuvan epävarmuuden vuoksi.

Merellisen strategian keskeinen hanke on Helsinki Biennaali, joka vahvistaa Helsingin imagoa kulttuuri- ja kuvataidekaupunkina kansainvälisesti. Hankkeen valmistelu on edennyt suunnitellusti, mutta poikkeustilanteen vuoksi tapahtuma on siirretty vuodelle 2021. Ekokompassijärjestelmää on laajennettu mm. Helsinki Biennaaliin.

Vastuullinen taloudenpito on hyvinvoivan kaupungin perusta

Luotettavan vertailutiedon saaminen toimialan palvelutuotannon kustannuksista verrattuna kuuteen suurimpaan kaupunkiin on yhä puutteellista. Palvelut tuotetaan kaupungeissa hyvin erilaisilla malleilla. Toimiala on tiivistänyt yhteistyötä kuuden suurimman kaupungin kanssa ja järjesti tapaamisen Helsingissä helmikuussa. Kaupungit sopivat tiivistävänsä yhteistyötä vertailutiedon tuottamisessa. Poikkeustilanne on kuitenkin hidastanut yhteistä työskentelyä. Seuraava yhteinen tapaaminen on suunniteltu loppuvuoteen.

Toimialan hinnastotyön kehittämiseen on valmisteltu vuosikello aikatauluineen ja vastuineen. Hinnastotyö jatkuu yhdessä tilavarauskokonaisuuden kehittämisen ja maksutapojen digitalisoimisen kanssa.

Toimitilaratkaisun toinen vaihe on valmistunut ja tilojen varustaminen ja henkilökunnan muutto on käynnistynyt. Yhteiset toimitilat otetaan käyttöön 17.8.2020.

Sitovien toiminnan tavoitteiden ja muiden toiminnan tavoitteiden toteutuminen

Talousarviossa on määritelty toimialalle kolme sitovaa toiminnallista tavoitetta vuosille 2019-21: 1. Palveluja parannetaan asiakaskokemuksen perusteella 2. Koko kaupunki on oppimisen, kulttuuristen kohtaamisten, tekemisen ja kansalaistoiminnan paikka 3. Helsingissä on helppoa ja houkuttelevaa lähteä liikkeelle. Sitovien tavoitteiden toteutumista mitataan viidellä mittarilla, jotka on projektoitu ja niille on sovittu omistajat johtoryhmästä sekä luotu tarvittavat projektirakenteet.

Kaikki projektit ovat käynnistyneet ja niiden vaiheistus ja aikataulu kuvataan erillisessä dokumentissa, jossa todetaan myös arvioidut riskit kunkin projektin kohdalla. Mittareina toimivien projektien toteutumiseen vaikuttavat vielä ennakoimattomat koronaviruksen aiheuttamat palvelutoiminnan muutokset.

Kolmatta sitovaa tavoitetta ei ennusteta saavutettavan koronatilanteesta johtuen: Helsinki Biennaali päätettiin siirtää vuodelle 2021 ja liikkumisohjelman mittarina olleita palvelutoreja voidaan toteuttaa vain yksi (tavoite 4). Toisen sitovan tavoitteen osalta myöskään tavoitetta palvelustrategian laatimisesta vuoden 2020 aikana ei tulla saavuttamaan koronasta johtuneen lisätyön ja poikkeusjärjestelyjen vuoksi. Ensimmäisen sitovan tavoitteen ennustetaan toteutuvan suunnitellusti.

Toimialalla seurattavien suoritteiden ei oleteta toteutuvan tavoitteiden mukaisesti, koska kulttuurin ja vapaa-ajan palvelut jouduttiin sulkemaan viikolla 12 koronaviruksen vuoksi ja avattiin laajemmin vasta 1.6.2020. Maalis-kesäkuun aikana toteutettiin digitaalisia, uusia palveluja, joista kertyi korvaavia suoritteita tasapainottamaan fyysisten käyntikertojen toteutumattomuutta.

Arvio tavoitteisiin, palvelutuotantoon, muuhun toimintaan ja toimintaympäristön muutoksiin liittyvistä merkittävistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Toimintaympäristössä on koronaviruksen varotoimien ja rajoitusten vuoksi edelleen monia epävarmuustekijöitä. Poikkeustilanne vaikuttaa talouteen, palvelujen tuottamiseen ja käyttöön sekä henkilöstöön. Vaikka osa rajoituksista poistuu tai niitä väljennetään, poikkeustilanne vaikuttaa edelleen kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden käyttöön. Toimiala arvioi, että koronan vaikutukset tapahtumiin ja toimialan avustamiin yhteisöihin jatkuvat ainakin vuodelle 2021, jos eivät pidempäänkin. Monet yleishyödylliset yhteisöt päätyvät vakaviin taloudellisiin ja toiminnallisiin ongelmiin, jotka jatkuvat pitkään. Riskinä on myös, että suuri osa koulujen liikuntasaleista ei ole käytössä loppuvuonna. Osa kouluista on jo ilmoittanut, että käyttävät liikuntasaleja opetustarkoituksiin.

Asiakasmäärät eivät ole koronarajoitteiden purkamisen jälkeen palautuneet normaaleiksi. Tämä vaikuttaa tulokertymään vuoden 2020 loppupuolella.

Poikkeustilanteesta aiheutuva talouden taantuma tulee vaikuttamaan myös seuraavina vuosina toimintaan ja talouteen. On mahdollista, että koronasta aiheutuva talouden taantuma ja poikkeusolot tulevat viivästyttämään rakentamista ja kaikkea taloudellista toimintaa, jotka vaikuttavat myös toimialan toimintaedellytyksiin ja palautumiseen normaalitilanteeseen. On todennäköistä, että lähivuosille suunniteltuja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan investointihankkeita joudutaan viivästyttämään tai peruuttamaan. Töölön kisahallin peruskorjaustöiden käynnistyminen siirtyi vuodelle 2024. Myös Jätkäsaaren Bunkkerin rakennustöiden aloitus on viivästynyt.

Varotoimenpiteet vaikuttavat myös Fredriksbergin uusien toimitilojen käyttöönottoon. Monitilatoimistossa varaudutaan portaittaiseen työskentelyyn. Jos koronatartunnat lähtevät uudelleen kasvuun niin on mahdollista, että henkilökunnan sairauslomat lisääntyvät.

Kansainvälinen toiminta ja yhteistyö vaikeutuvat poikkeustoimien takia. Tämä vaikeutta erityisesti korkean tason kulttuuripalvelujen tuotantoa, koska se nojaa vahvasti kansainvälisiin kumppaneihin ja esiintyjiin.

Koronan vaikutukset kuntalaisten hyvinvointiin ja eriarvoisuuteen ovat pitkäkestoisia ja tulevat näkyviin vaiheittain. Korona heikentää ja eriarvoistaa erityisesti hyvinvointia lapsilla, nuorilla, vieraskielisillä ja ikääntyneillä. Nämä väestöryhmät ovat myös kulttuurin ja vapaa-ajan palvelujen suurimmat asiakasryhmät.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Ari Tirri, talous- ja suunnittelupäällikkö, puhelin: 310 85510

ari.tirri(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Tiedoksi

Kaupunginkanslia

Päätöshistoria

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 21.04.2020 § 68