Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	5/2022	1 (3)
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
		Asia/9
	15.02.2022

§ 37

Helsingin kaupunginkirjaston digitaalisten lehtipalveluiden hankinta yhteisesti HelMet-kirjastojen kanssa

HEL 2021-012273 T 02 08 02 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti

A Hyväksyä Helsingin kaupunginkirjaston digitaalisten lehtipalveluiden hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia sekä

B oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan kirjastopalvelujen johtajan
– tekemään hankinnasta päätöksen
– päättämään optiokauden käyttöönotosta
– allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat
sopimukset.

Esittelijä

kirjastopalvelujen johtaja

Katri Vänttinen

Lisätiedot

Virva Nousiainen-Hiiri, yhteisten palvelujen päällikkö, puhelin: 310 85401

virva.nousiainen-hiiri(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1	Salassa pidettävä (HankL 60§, 138§)
2	Salassa pidettävä (HankL 60§, 138§)
3	Salassa pidettävä (HankL 60§, 138§)
4	Salassa pidettävä (HankL 60§, 138§)

Muutoksenhaku

A	Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano
B	Oikaisuvaatimusohje, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.1.2022, § 3 muuttaa valmistelukäytäntöä siten, että kaikki yli 500 000 euron hankinnat tuodaan lautakunnan käsittelyyn jo hankinnan käynnistämisvaiheessa, jotta lautakunta voi nykyistä vahvemmin ohjata ja valvoa hankintojen kriteereitä.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on kotimaisten sanoma- ja aikakauslehtien digitaalinen palvelu, johon kuuluu lainausalusta, lehtivalikoima sekä tukipalvelut Helsingin kaupungin, Espoon kaupungin, Vantaan kaupungin sekä Kauniaisten kaupungin kirjastojen (Helmet-kirjastot) käyttöön SaaS-palveluna. Palvelun luonteen vuoksi Helmet-kirjastot tekevät hankinnan yhteisesti. Jokainen kaupunki vastaavat omalta osaltaan päätöksistään ja kuntakohtaisista sopimuksistaan sekä kustannuksista YTV-suhteessa. Helsingin kaupungin osuus on 50 % kokonaiskustannuksesta ja Helsingin kaupungin osuus koko sopimuskaudelle on arviolta noin 500 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Etäkäyttöisten lehtien tulee olla kirjastojen asiakkaiden käytettävissä paikasta riippumatta, myös kirjastojen ulkopuolella. Paikalliskäyttöisten lehtien tulee olla asiakkaiden käytettävissä kirjastojen tiloissa. Palvelun tulee olla käytössä vuorokauden ympäri ja yhtä lehteä voi lukea samanaikaisesti etukäteen tilauskohtaisesti määritetty määrä käyttäjiä. Hankinnan kohde vaatimuksineen on tarkemmin määritelty tarjouspyynnössä liitteineen. Helsingin kaupunginkirjaston palvelun nykyiset sopimukset päättyvät 30.6.2022. Hankinta tehdään, että voidaan tarjota kirjaston Helsingin kaupunginkirjaston asiakkaille jatkossakin digitaalisia lehtipalveluita. Digitaaliset lehtipalvelut ovat suosituimpia digitaalisten aineistojen palveluita Helsingin kaupunginkirjastossa.

Tarjouskilpailu

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä SaaS-palveluna.

Tarjoukset vertaillaan osa-alueittain kokonaistaloudellisen edullisuuden ja palvelun laadun mukaisesti. Kokonaistaloudellisuuden perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hintakriteerin painoarvo on 60 %. Hintakriteeri muodostuu paikalliskäyttöisten sanomalehtien pakollisten ja vapaaehtoisten julkaisujen kokonaishinnasta, etä- ja paikalliskäyttöisten aikakauslehtien pakollisten julkaisujen hinnasta ja palvelun alustamaksusta. Laatukriteerin painoarvo on 40 %. Laatukriteeri koostuu tarjoajan tarjoamastaan hintalomakkeessa listatuista vapaaehtoisista julkaisuista.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankittava palvelu sekä palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Sopimus

Sopimus palveluista tehdään liitteenä olevien sopimusluonnoksen mukaisesti. Sopimus on suunniteltu aloitettavaksi viimeistään 1.7.2022 ja se on voimassa 30.6.2024. Sopimusta on tilaajan niin päättäessä mahdollista jatkaa enintään kahdella yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi ovat liitteinä 1-4 (tarjouspyyntö, tietosuojaliite, sopimusluonnos ja hintaliite). Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.