§ 68

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2020 toteutumista koskeva 1. ennuste

HEL 2020-003529 T 02 02 01

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsi tiedoksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2020 talousarvion ensimmäisen toteutumisennusteen. Lisäksi lautakunta totesi, että toimiala on ryhtynyt koronatilanteen johdosta tarkoituksenmukaisiin toimenpiteisiin.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Ari Tirri, talous- ja suunnittelupäällikkö, puhelin: 310 85510

ari.tirri(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Toimialojen, virastojen ja liikelaitosten on saatettava talousarvion toteutumisennuste lauta- tai johtokuntansa tietoon. Lauta- ja johtokuntien on lähetettävä asiasta kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosastolle pöytäkirjanote, josta käy ilmi, mihin toimenpiteisiin on päätetty ennusteen johdosta ryhtyä.

Kaupunginkanslian 13.2.2020 päivätyn ohjeen mukaan hallintokuntien vuoden 2020 talousarvion toteutumisennusteiden, joihin sisältyy euromääräinen ennuste, toiminnan tavoitteet, kaupunkitasoiset strategiamittarit ja ennusteiden tekstiosuudet on oltava kaupunginkansliassa viimeistään:

Ennuste 1/2020 keskiviikkona 8.4.2020
Ennuste 2/2020 perjantaina 12.8.2020
Ennuste 3/2020 keskiviikkona 21.10.2020
Alustava tilinpäätös 2020, tammikuun loppu 2021

Meneillään oleva talousarvioprosessin leanaus saattaa tuoda muutoksia tai tarkennuksia aikatauluihin.

Ennusteissa pyritään ennustamaan kyseisen talousarviovuoden lopun toteumatilannetta. Ennusteita käytetään kaupungin johdon päätöksenteossa, joten ennusteet tulee laatia ennusteajankohtana olemassa olevan parhaan mahdollisen tiedon perusteella.

Ennustekaudella esiin nousseiden toimintaympäristön keskeisimpien muutosten vaikutukset talousarvion toteutumiseen

Helsingin kaupunginorkesterin konsertit sekä Savoy-teatterin tapahtumat peruutettiin 12.3.2020 lukien 31.5.2020 saakka. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimipisteet (kirjastot, liikuntapaikat, kulttuurikeskukset, nuorisotilat) suljettiin 18.3.2020 lukien.

Koronatilanne vaikuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan käyttötalouden toteutumiseen merkittävästi. Toimialan tulokertymän ennakoidaan vähenevän 3,4 miljoonaa euroa. Tulotavoitteen saavuttamiseen vaikuttavat tapahtuma-, pääsymaksu-, kurssi- ja tilavuorotuottojen keskeytyminen sekä kaupungin päättämät vuokrahelpotukset vuokralaisilleen. Tilavuokralaisille koituu koronatilanteesta joko toimintojen sulkemista tai merkittävää toiminnan supistumista.

On ennakoitavissa myös menosäästöjä, mutta ne eivät kompensoi tulojen menetyksiä. Menoihin vaikuttaa lisäksi 0,35 miljoonan euron ylitystarve alueellisten vastuumuseoiden valtionosuuden kattamisesta sekä luotsi-toimintaan sosiaali- ja terveystoimesta siirtyneiden vakanssien 0,2 miljoonan ylitystarve. Menoissa on huomioitu myös 0,2 miljoonaa euroa uuden toiminnon (Helsinki-apu) käynnistämiseen. Menosäästöjen ennustetaan olevan yhteensä 1,0 miljoonaa euroa. Näin ollen sitovan toimintakatteen ennustetaan toteutuvan yhteensä 2,4 miljoonaa euroa alle tavoitteen.

Investointien ennustetaan alittavan käytettävissä olevan määrärahan 1 miljoonalla eurolla koronatilanteen aiheuttamien viivästysten vuoksi.

Laitosavustusten ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti.

Suoritteiden arvioidaan vähenevän 3,9 miljoonan verran.

Johtamistoimenpiteet toiminnan ohjaamiseksi talousarvion toteutumiseen sitovassa tasossa

Koronatilanteen johdosta toimialan toimintaa on supistettu ja sopeutettu sekä suunnattu uudelleen. Toimialan palveluissa on kehitetty ja otettu käyttöön uudenlaisia tapoja liikuttaa ja tuottaa elämänsisältöä digitaalisin keinoin helsinkiläisille. Toimenpiteitä on erityisesti suunnattu haavoittuvaisimpiin ikäryhmiin, kuten ikäihmisiin ja nuoriin. Ikäihmisille on käynnistetty uusi Helsinki-apu. Nuorisotyössä on lisätty jalkautuvaa työtä. Uusien korvaavien toimintojen suoritteita seurataan.

Asiakaspalvelutyössä olevalle henkilöstölle on kohdennettu muita tehtäviä, kuten kunnostustehtäviä ja kausisiivouksia. Asiakaspalvelutehtävissä työskentelevät suunnittelevat ja toteuttavat uusia, korvaavia palveluja. Vuorotyötä tekevät, tuntisopimukseen kuuluva henkilöstö on siirretty pääasiassa yhteen työvuoroon, eli ilta- ja viikonloppuvuorot on lopetettu toistaiseksi. Johto-, asiantuntija- ja toimistotyöntekijät ovat siirtyneet etätöihin, he tekevät koronatilanteeseen liittyviä tehtäviä, suunnittelevat korvaavia palveluita sekä esim. prosessien parantamista ja suunnittelu- sekä selvitystehtäviä, joita ei normaaliarjessa ole ehditty tehdä. Myös henkilöstön osaamista on kehitetty työskentelyyn poikkeuksellisissa oloissa. Noin puolet toimialan työntekijöistä on etätöissä.

Ulkopuolelta ostettuja palveluita on sopeutettu. Siivouksessa suoritetaan normaalisti kesälomien ajankohtiin sijoittuvia vuosi- ja peruspesuja. Toimistotilojen siivouksia on vähennetty. Myös turvallisuus- ja vahtimestaripalveluita on vähennetty.

Toimialan johto seuraa tilannetta ja noudattaa kaupunkiyhteisiä linjauksia esim. henkilöstösiirtoihin ja taloudellisiin vaikutuksiin liittyvissä asioissa.

Keskeisimmät ennustekaudella tapahtuneet edistysaskeleet ja poikkeamat kaupunkistrategian, kaupunkiyhteisten hankkeiden ja yhteissuunnittelun teemoissa

Maailman toimivin kaupunki

Digitalisaatio-ohjelman tavoitteena on palvelujen parantaminen ja sillä toteutetaan pääosin uudistuksia, jotka näkyvät heti asiakkaiden nopeampana ja helpompana palvelukokemuksena. Vuoden aikana keskitytään erityisesti liikunnan järjestelmien sekä laajemmin kaupunkia palvelevan tilavarauskokonaisuuden kehittämiseen. Tietoperusteista päätöksentekoa edistetään mm. johdon seurantanäkymällä (dash board), jonka kehittäminen etenee suunnitellusti.

Asiakaskokemusta seurataan ja tavoitteena on luoda työyhteisöille välineet ja toimintatavat palautteiden hyödyntämiseen toiminnan kehittämisessä ja suunnittelussa. Toimintamallin kehittäminen on aloitettu ja se on valittu yhdeksi toimialan tulospalkkiomittariksi. Pikapalautejärjestelmän käyttöä jatketaan ja laajennetaan sen käyttöä laitteista pääsylippuihin, esitteisiin, kuitteihin ja näyttötauluille. Viime vuoden tapaan toimialan NPS-indeksiä seurataan.

Tapahtumien tuottamista tehostetaan nykyisestä ja erityisesti keskitytään lasten ja nuorten talvi- ja syyslomatapahtumiin. Talviloman tapahtumia markkinoitiin yhtenäisesti ja toiminta oli helposti löydettävissä verkkosivuilta. Toimialalle perustettu tuotantotiimi jatkaa toimintaansa ja huolehtii tuottajien verkostoitumisesta. Yhteisille tapahtumille on luotu toimintamalli, jota pilotoidaan Ylen ja Helsingin kaupungin Pointti-tapahtumassa ja syyslomaviikolla.

Kestävän kasvun turvaaminen on kaupungin keskeisin tehtävä

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimintojen kasvava kysyntä ja huoli resurssien riittävyydestä edellyttää työnjaon selvittämistä kulttuurin ja vapaa-ajan toimijoiden kanssa eli mitä toimintaa kaupunki tuottaa itse, mitä tuotetaan yhdessä kumppaneiden kanssa ja mitä kokonaan muiden järjestämänä. Toimialalla on aloitettu Me ja muut -hanke, jossa palvelukokonaisuuksissa kuvataan työnjako ja toimialan tehtävä palvelutuottajana. Hanke on valittu yhdeksi toimialan tulospalkkiomittariksi ja se etenee suunnitellusti.

Varaamon kehittämistä tehdään yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa. Tilavarauskokonaisuuden hallintomalli on ollut valmisteltavana ja tavoitteena on, että kaupungin johtoryhmä tekee mallista päätöksen huhtikuussa. Kuvan vetovastuu hankkeesta on luonteva, joskin lisäresursseja hankkeen toteuttamiseksi tarvitaan.

Mukana-ohjelman 12–15-vuotiaisiin kohdistuvat toimenpiteet etenevät ja yhteistyössä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa suunniteltuun toimialan tilojen ja palvelujen käyttöön oppimis- ja opetusympäristönä rakentuu digitaalinen alusta. Lasten ja nuorten harrastamista tuetaan ottamalla käyttöön Harrastuspassi, jonka sisällöstä loput valmistunee kevään aikana. Helsinki-mallin valmistelua aloitetaan.

Kulttuurin kummilapset -hanke on laajentunut koskemaan kaikkia taiteenaloja ja kaikkia vuonna 2020 tai sen jälkeen syntyneitä lapsia. Kulttuurikummeiksi on saatu lähes 30 johtavaa kulttuurikentän toimijaa. Kutsu kulttuurin kummilapseksi saadaan neuvolasta ja vanhemmat voivat ilmoittaa heidät mukaan hankkeen vastikään avautuneilta verkkosivuilta.

Töölönlahti-verkosto järjesti viime vuonna kuusi tapahtumaa, joka edesauttoi alueen kehittämistä vetovoimaisena ja viihtyisänä ympäristönä. Toimijoiden yhteistyötä jatketaan, tosin tapahtumien järjestäminen on riippuvainen poikkeustilanteen kestosta.

Uudistuvat palvelut

Toimialan vastuulla olevan liikkumisohjelman tavoitteissa kiinnitetään erityistä huomiota lasten ja nuorten sekä ikäihmisten liikkumisen edistämiseen. Tietoisuutta lisätään markkinointiviestinnällä. Keväälle suunnitellut tapahtumat, kuten ikäihmisille suunnatut palvelutorit ja lasten tapahtumat siirtyvät syksyyn.

Merellisen strategian keskeinen hanke on Helsinki Biennaali, joka vahvistaa Helsingin imagoa kulttuuri- ja kuvataidekaupunkina kansainvälisesti. Hankkeen valmistelu on edennyt suunnitellusti, mutta poikkeustilanne aiheuttaa muutoksia aikatauluihin. Ekokompassijärjestelmää on laajennettu mm. Helsinki Biennaaliin

Vastuullinen taloudenpito on hyvinvoivan kaupungin perusta

Luotettavan vertailutiedon saaminen toimialan palvelutuotannon kustannuksista verrattuna kuuteen suurimpaan kaupunkiin on yhä puutteellista, koska palvelut tuotetaan kaupungeissa hyvin erilaisilla malleilla. Toimiala on tiivistänyt yhteistyötä kuuden suurimman kaupungin kanssa ja järjesti tapaamisen Helsingissä helmikuussa. Tapaamisessa sovittiin yhteisistä kehittämisteemoista ja jaettiin niiden vetovastuut kaupunkien kesken. Teamsiin on avattu yhteinen tiimi, jossa kunkin kaupungin johtajien ja asiantuntijoiden kesken työstetään sovittuja teemoja eteenpäin. Seuraava yhteinen tapaaminen on syksyllä.

Toimialan hinnastotyön kehittämiseen on valmisteltu vuosikello aikatauluineen ja vastuineen. Hinnastotyötä tehdään yhdessä tilavarauskokonaisuuden kehittämisen ja maksutapojen digitalisoimisen kanssa.

Toimitilaratkaisun toisen vaiheen oli tarkoitus valmistua kesän aikana. Henkilökuntaa on osallistettu uuden toimitilakokonaisuuden suunnitteluun. Poikkeustilanne saattaa aiheuttaa muutoksia aikatauluihin.

Sitovien toiminnan tavoitteiden ja muiden toiminnan tavoitteiden toteutuminen

Talousarviossa on määritelty toimialalle kolme sitovaa toiminnallista tavoitetta vuosille 2019–21: 

1. Palveluja parannetaan asiakaskokemuksen perusteella
2. Koko kaupunki on oppimisen, kulttuuristen kohtaamisten,
tekemisen ja kansalaistoiminnan paikka
3. Helsingissä on helppoa ja houkuttelevaa lähteä liikkeelle

Sitovien tavoitteiden toteutumista mitataan viidellä mittarilla, jotka on projektoitu ja niille on sovittu omistajat johtoryhmästä sekä luotu tarvittavat projektirakenteet.

Kaikki projektit ovat käynnistyneet ja niiden vaiheistus ja aikataulu kuvataan erillisessä dokumentissa, jossa todetaan myös arvioidut riskit kunkin projektin kohdalla. Mittareina toimivien projektien toteutumiseen vaikuttavat vielä ennakoimattomat koronaviruksen aiheuttamat palvelutoiminnan muutokset.

Arvio tavoitteisiin, palvelutuotantoon, muuhun toimintaan ja toimintaympäristön muutoksiin liittyvistä merkittävistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Toimintaympäristössä on koronaviruksen varotoimien vuoksi merkittäviä riski- ja epävarmuustekijöitä. Ne vaikuttavat merkittävästi talouteen, palvelujen tuottamiseen, henkilöstöön ja siihen, miten helsinkiläiset voivat käyttää palveluja.

Taloudellisia riskejä on odotettavissa myös aiemmin tehtyjen sitoumusten, kuten vuokrien ja palkkioiden maksusta. Näiden suuruudesta ei vielä ole luotettavaa arviota.

On mahdollista, että henkilökunnan sairauslomat lisääntyvät koronatartuntojen yleistyessä. Lisäksi toimialalla ennakoidaan, että henkilökuntaa voidaan mahdollisesti tulla siirtämään kaupungin muihin kiireellisimpiin tehtäviin. Nykytilanteessa, etenkin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan koordinoima Helsinki-apuun siirtyy osa toimalan työntekijöistä.

On mahdollista, että koronasta aiheutuva talouden taantuma ja poikkeusolot tulevat viivästyttämään rakentamista ja kaikkea taloudellista toimintaa, jotka vaikuttavat myös kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintaedellytyksiin ja palautumiseen normaalitilanteeseen. On myös mahdollista, että uusi toimitila, Fredriksberg II-hanke viivästyy koronatilanteesta johtuen ja näin ollen henkilöstön muutot Töölön Kisahallista ja Pasilan kirjastotalosta viivästyvät.

Muita riskejä ovat mm. Töölön kisahallin peruskorjauksen aloituksen jo päätetty siirtyminen vuodelle 2024. Myös Jätkäsaaren Bunkkerin rakennustöiden aloitus on myös viivästynyt aikaisemmin suunnitellusta aikataulusta.

Toimiala on myös laatinut selvityksen kaupunkiympäristön ympäristönsuojelua valvovalle viranomaiselle Pirkkolan liikuntapuiston uimapaikan veden juoksutuksesta pois uimapaikalta.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Ari Tirri, talous- ja suunnittelupäällikkö, puhelin: 310 85510

ari.tirri(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Tiedoksi

Kaupunginkanslia