Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	7/2020	1 (5)
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
		Asia/9
	21.04.2020

§ 74

Kulttuurikeskusten turvallisuuspalveluiden hankinta

HEL 2020-001132 T 02 08 02 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut Palmia Oy:ltä tarjouspyynnössä ilmoitettujen ehtojen mukaisesti arvonlisäverottomaan kokonaishintaan enintään 4 300 000 euroa.

Hankinnan sopimuskausi on 1.6.2020–31.5.2022. Hankinta sisältää lisäksi mahdollisuuden kahteen (2) yhden (1) vuoden pituiseen optiokauteen vuosille 2023 ja 2024.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeutti kulttuurijohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Esittelijä

kulttuurijohtaja

Mari Männistö

Lisätiedot

Kaarlo Haario, turvallisuuspäällikkö, puhelin: 310 20885

kaarlo.haario(a)hel.fi

Paiju Tyrväinen, päällikkö, alueelliset kulttuurikeskukset, puhelin: 310 29874

paiju.tyrvainen(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1	Tarjouspyyntö
2	Hankinnan kohteen kuvaus
3	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 7 k.)
4	Tarjouspyynnön ESPD
5	Hintaliite
6	Palvelusopimusluonnos
7	Avauspöytäkirja
8	Vertailutaulukko
9	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
10	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
11	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
12	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
13	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
14	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
15	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
16	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
17	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Tarjoajat	Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Liite 8

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala hankkii paikallis- ja hälytys- ja vartiointi- ja aulapalveluja kulttuuritaloille: Annantalo, Caisa, Kanneltalo, Malmitalo, Savoy-teatteri, Stoa ja Vuotalo. Jokaisella kulttuuritalolla on oma erityinen painotuksensa ja tuotettavat sisällöt ja palvelut vaihtelevat talokohtaisesti, myös talojen toimintaympäristöt ja kohderyhmät ovat erilaisia ja sen vuoksi tällä hetkellä ilmoitettuihin vuoroihin ja tuntimääriin muutokset ovat mahdollisia.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU-kynnysarvon ylittäviä muita erityispalveluja koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut 281263 HEL 2020–001132” julkaistiin 17.2.2020 Tarjouspalvelu.fi portaalissa ja sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa. Tarjouspyynnön voimassaolon aikana huomattiin, että tarjouspyynnön hintavertailuliitteessä on puutteita, joten tarjouspyyntöä korjattiin siten, että hintavertailuliitettä muokattiin. Tarjouspyynnössä tehdyn muutoksen vuoksi tarjouspyyntö lähetettiin uudestaan 2.3.2020, jolloin myös alkuperäisessä tarjouspyynnössä oleva määräaika 16.3.2020 klo 12.00 muutettiin siten, että uusi määräaika tarjouksille oli 30.3.2020 klo 12.00.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja.

Tarjouspyyntö ja sen liitteet ovat tämän päätöksen liitteenä 1–6.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 30.3.2020 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä kolme (3): AVARN Security Oy, Palmia Oy ja Securitas Oy. Avauspöytäkirja on liitteenä 7.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjouksen tarkistus

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikki tarjoukset täyttävät niille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa vertailuperusteena olivat hintatekijät 70 pistettä ja palvelun laatutekijät arvoltaan enintään 30 pistettä. Palvelun laatua vertailtiin seuraavien tekijöiden perusteella:
Laatuvertailuperusteina olivat kuvaukset tarjoajan haltuunottosuunnitelmasta ja kuvaus palvelun laadun kehittämisestä ja yhteistyöstä. Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina palvelukohtaisesti. Tarjousten laatukriteerit pisteytettiin vähimmäisvaatimusten täyttävien tarjoajien toimittamien kuvausten perusteella.

Avarn Security Oy:n, Palmia Oy:n ja Securitas Oy:n tarjoukset ja tarjousten laadulliset dokumentit ovat liitteenä 9–17.

Tarjousten hintavertailussa Palmia Oy antoi edullisimman kokonaishinnan. Pyydetyt yksikköhinnat, joista kokonaishinta muodostuu, ovat vertailua varten ja vastaavat arviota kaikkien kulttuurikeskusten kokonaisarvosta vuodessa ilman arvioitavia lisätyötunteja. Päätöksessä olevaan hankinnan kokonaisarvoon on arvioitu lisäksi kaikkien kulttuurikeskusten arvioimat lisätyötunnit.

Tarjousten laatuvertailussa Palmia Oy:n antamassa kuvauksessa haltuunottosuunnitelmasta saadaan täydet 15 pistettä. Haltuunottosuunnitelmasta on esitetty kaikki asiat, jotka tulee käsitellä yhteistoiminnassa sekä toimenpiteet palvelun käynnistämisestä aikatauluineen, kuvaus on realistinen ja toteutuskelpoinen. Haltuunottokuvaus on kohdennettu kaikkiin kulttuurikeskusten kohteisiin ja siinä tunnistetaan kohteen erityispiirteet erittäin hyvin ja se on kuvattu asiakkaan näkökulma huomioon ottaen. Palmia Oy:n kuvaus palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta asiakkaan kanssa saadaan täydet 15 pistettä. Kuvaus palvelun kehittämisestä ja laadun ylläpidosta on konkreettinen ja yksityiskohtainen sekä toteutuskelpoinen ja siinä on huomioitu menetelmät, raportointi sekä palautteiden käsittely. Sen lisäksi siinä on otettu huomioon erinomaisesti kohteiden erityispiirteet esimerkiksi näkyvyyden korostaminen, talokohtainen laatumittaristo ja sidosryhmäyhteistyön käyttöönotto.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 8.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman hinta-laatusuhteeltaan parhaimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Palmia Oy.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (Jyse 2014 Palvelut).

Tarjoukset ovat tarvittaessa kokonaisuudessaan lautakuntalaisten saatavissa asian valmistelijalta Niina Lammilta.