Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

4/2020

1 (7)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

 

 

 

 

Asia/3

 

25.02.2020

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 37

Helsingin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän hankinta SAAS-palveluna

HEL 2018-008308 T 02 08 02 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia Helsingin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän SAAS-palveluna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Suomen museoliitto ry:ltä. Lisäksi lautakunta päätti hylätä Profium Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Hankintasopimuksen ennakoitu arvo on noin 316 000 euroa ilman arvonlisäveroa sopimuskaudelle.

Hankinnan sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti kolme (3) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana SAAS-palveluna.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeutti kulttuurijohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä tekemään siihen vähäisiä muutoksia tarvittaessa.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli intendentti Elina Kallio. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä muutti ehdotustaan siten, ensimmäisen kappaleen loppuun lisätään: "Lisäksi lautakunta päättää hylätä Profium Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena."

Lautakunta hyväksyi esittelijän muutetun ehdotuksen.

Tekninen korjaus:
Esittelijän perusteluissa kohdassa "Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ja tarjouksen tarkistaminen" ensimmäisessä kappaleessa olevan määräajan 14.1.2019 klo 10.00 tulisi olla: 28.1.2019 klo 9.00. Määräaika on oikein liitteessä 3, "2. alustava tarjouspyyntö". (10.3.2020, Miska Nera, hallintolaki 51.1 §)

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Elina Kallio, intendentti, puhelin: 310 71555

elina.kallio(a)hel.fi

Elina Leskelä, kokoelmapäällikkö, puhelin: 310 87043

elina.leskela(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1

Osallistumispyyntö

2

Alustava tarjouspyyntö

3

2. alustava tarjouspyyntö

4

Lopullinen tarjouspyyntö

5

Avauspöytäkirja

6

Laatuvertailu Poc-arviointikriteerit ja pisteytys

7

Laatupisteytettävät vaatimukset

8

Tarjousvertailu

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Tarjoajat

Esitysteksti
Liite 1
Liite 2
Liite 3
Liite 4
Liite 5
Liite 6
Liite 7
Liite 8
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätösehdotus

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää hankkia Helsingin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän SAAS-palveluna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Suomen museoliitto ry:ltä.

Hankintasopimuksen ennakoitu arvo on noin 316 000 euroa ilman arvonlisäveroa sopimuskaudelle.

Hankinnan sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti kolme (3) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana SAAS -palveluna.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeuttaa kulttuurijohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä tekemään siihen vähäisiä muutoksia tarvittaessa.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella.

Esittelijän perustelut

HAM Helsingin taidemuseo ja Helsingin kaupunginmuseo aloittivat yhteistyössä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan ICT-kehityksen kanssa uuden molempien Helsingin kaupungin museoiden yhteisen kokoelmahallintajärjestelmän hankinnan, koska museoiden nykyiset erilliset järjestelmät ovat teknisesti vanhentuneita ja niiden puutteelliset kehittämis- ja ylläpitopalvelut ovat operatiivinen riski kokoelma- ja näyttelytoiminnalle. 

Kokoelmahallintajärjestelmän hankinta on välttämätön investointi, jotta museot saavat teknisesti sekä kehittämiseltään ja ylläpidoltaan toimivan työkalun kokoelma-, lainaus- ja näyttelytoimintaan. Ajanmukainen molempien museoiden yhteinen järjestelmä tehostaa merkittävästi toimintaa ja säästää ylläpitokustannuksia sekä käyttökustannuksina että työnä. Kokoelmahallintajärjestelmässä hallinnoidaan museoiden kokoelmiin kuuluvia aineistoja ja niiden metatietoja sekä kokoelmatyön keskeisiä prosesseja kuten diariointia ja hankintoja, konservointia ja logistiikkaa sekä näyttely- ja lainaustoimintaa. Lisäksi järjestelmästä mm. liitetään taideteosluettelo tilinpäätökseen.

Uuden kokoelmahallintajärjestelmän standardoitu metadata ja toimivat rajapinnat mahdollistavat sekä nykyisten että uusien digitaalisten kokoelmapalvelujen kehittämisen kaupunkistrategian mukaisesti. Lisäksi uusi järjestelmä mahdollistaa joukkoistamisen, osallistamisen ja vapaaehtoistyön kehittämisen ja lisäämisen museoissa. Uusi järjestelmä monipuolistaa asiakaspalvelua ja parantaa museoiden kokoelmien saavutettavuutta sekä vaikuttavuutta ja sen seurantaa. 

Hankintamenettely

Hankinta toteutettiin hankintalain (1397/2016) 25 § mukaisena kansallisena kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana, joka toteutettiin neuvottelumenettelynä. Hankintamenettelyyn sisällytettiin Proof of Consept (PoC) ja testimigraatio soveltuvimman järjestelmän valinnan varmistamiseksi. Hankinta on aloitettu kartoittamalla markkinoilla olevia toimijoita kesäkuussa 2017 vapaamuotoisella yhteydenpidolla. Saatujen tietojen perusteella arvioitiin, että hankinnan arvo on hankintalain 25 § mukaisen kynnysarvon ylittävä kansallinen hankinta.

Hankinnan arvon laskemisen lähtökohtana on, että arvon on pädettävä hankintailmoituksen lähettämishetkellä tai muun hankintamenettelyn aloittamisen hetkenä. Tällainen muu aloittamishetki voi olla esimerkiksi hankintayksikön ensimmäinen yhteydenotto mahdolliseen toimittajaan. Siten myöhemmin esimerkiksi hyödykkeiden hinnoissa tapahtuvien yllättävien muutosten johdosta hankintamenettelyä ei tarvitse keskeyttää tai muuttaa vastaamaan ennakoidun arvon muutosta tai esimerkiksi komission vahvistamaa EU-kynnysarvon muutosta.

Hankintayksikkö lähetti avoimen osallistumispyynnön Cloudia kilpailutusjärjestelmässä ja Hilma-ilmoituskanavassa julkaisemalla palveluhankintaa koskevan hankintailmoituksen 25.6.2018 ” Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna”.

Osallistumispyyntöä koskeva hankintailmoitus on tämän päätöksen liitteenä 1.

Määräaikaan 13.8.2018 klo 12:00 mennessä saatiin seitsemän (7) osallistumisilmoitusta: Axiell Finland Oy, Disec Oy, Eduix Oy, Oy Communication Pro Ab, Sirma Solutions Jsc, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Osallistumisilmoituksessa hankintayksikkö on ilmoittanut, että neuvottelumenettelyyn valitaan osallistumisilmoituksen soveltuvuuskriteereiden vaatimusten täyttävät ehdokkaat siten, että valittavaksi tulee vähintään kolme, mutta enintään neljä (4) ehdokasta. Soveltuvuuskriteereiden vaatimukset täyttivät seuraavat neljä (4) ehdokasta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Soveltuvuuskriteerit täyttäville ehdokkaille Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy lähetettiin alustava tarjouspyyntö Cloudia kilpailutusjärjestelmässä ja Hilma-ilmoituskanavassa julkaisemalla 11.9.2018 hankintailmoitus ” Alustava tarjouspyyntö/ Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna”. Määräaikaan 25.9.2018 klo 12:00 mennessä alustavassa tarjouspyynnössä ilmoitettujen soveltuvuuskriteereiden vaatimukset täyttivät seuraavat neljä (4) ehdokasta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Alustavaa tarjouspyyntöä koskeva hankintailmoitus on tämän päätöksen liitteenä 2.

Viikoilla 40–41/2018 pidettiin soveltuvuuskriteereiden vaatimusten täyttäville ehdokkaille Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy neuvottelutapaamiset, jossa käsiteltiin hanketta hankintayksikön neuvottelusuunnitelman mukaisesti.

Alustavassa tarjouspyynnössä 11.9.2018 ilmoitettiin, että laadullisiin vertailuperusteisiin sisältyy PoC-demoympäristön rakentaminen ja testimigraatio osana hankintamenettelyä. Hankintayksikkö lähetti 14.11.2018 toisen alustavan tarjouspyynnön ”2. alustava tarjouspyyntö/ Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna” osana soveltuvuusvaatimusta siten, että ehdokkaan tuli toteuttaa PoC-demo ja testimigraatio annettujen vaatimusten mukaisesti sisältäen 5 000 kpl esine-, 5 000 kpl valokuva- ja 5 000 kpl taidetietueita siten, että ehdokkaan tuli toimittaa kaikki vaaditut dokumentit määräaikaan mennessä. Määräaikaan 14.1.2019 klo 09:00 mennessä PoC-demo ja testimigraatioon liittyvät tarjoukset saapuivat neljältä (4) ehdokkaalta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Alustavassa tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että PoC demo ja testimigraation arviointikriteerit julkaistaan lopullisessa tarjouspyynnössä.

2. alustava tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 3.

Lopullinen tarjouspyyntö ” 232899 HEL 2018 - 008308 / Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna” lähetettiin 23.10.2019 neljälle (4) ehdokkaalle:
Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Lopullinen tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 4.


Määräaikaan 18.11.2019 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä neljä (4):

        Axiell Finland Oy

        Oy Communication Pro Ab

        Suomen museoliitto ry

        Profium Oy

Avauspöytäkirja on tämän päätöksen liitteenä 5.

Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ja tarjouksen tarkistaminen

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Profium Oy:n tarjouksen osana oleva PoC-demo ja testimigraatio on puutteellinen siten, että määräaikaan 14.1.2019 klo 10:00 mennessä Profium Oy:n toimittama PoC-demo ja testimigraatio sisälsi 5 000 kpl esine-, 5 000 kpl valokuva- ja 0 kpl taidetietueita.

Koska Profium Oy ei ole toimittanut vaadittuja 5 000 kpl taidetietueita määräaikaan mennessä, hylätään Profium Oy:n tarjous puutteellisena. 

Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab ja Suomen museoliitto ry:n
tarjoukset täyttivät niille asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa halvin kokonaishinta saa 40 pistettä ja muut suhteessa siihen ja eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 60 pistettä ja muut suhteessa siihen. Tarjousten laatukriteerit 60 pistettä pisteytettiin seuraavien tekijöiden perusteella:

        PoC-demo ja testimigraatio

        Hallintamalli

        Käyttöliittymä

        Tietomalli ja hakuominaisuudet

        Käyttäjähallinta

Laatupisteytyksen maksimipisteet ovat 240 pistettä.

Laatuvertailu Poc-arviointikriteerit ja pisteytys on tämän päätöksen liitteenä 6.

Laatupisteytettävät muut vaatimukset ovat tämän päätöksen liitteenä 7.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous hankinnan kohteen kriteerien täyttyessä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Suomen museoliitto ry.

Tarjousvertailu, jossa on huomioitu hinta- ja laadulliset tekijät on tämän päätöksen liitteenä 8.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja sekä Julkisen hallinnon IT-hankintojen erityisehtoja.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Elina Kallio, intendentti, puhelin: 310 71555

elina.kallio(a)hel.fi

Elina Leskelä, kokoelmapäällikkö, puhelin: 310 87043

elina.leskela(a)hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Liitteet

1

Osallistumispyyntö

2

Alustava tarjouspyyntö

3

2. alustava tarjouspyyntö

4

Lopullinen tarjouspyyntö

5

Avauspöytäkirja

6

Laatuvertailu Poc-arviointikriteerit ja pisteytys

7

Laatupisteytettävät vaatimukset

8

Tarjousvertailu

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Tarjoajat

Esitysteksti
Liite 1
Liite 2
Liite 3
Liite 4
Liite 5
Liite 6
Liite 7
Liite 8
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

.

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 25401

Paavo Nurmen kuja 1 C

+358 9 310 1060

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 00250

Faksi

 

Alv.nro

kulttuurijavapaa-aika@hel.fi

 

+358 9 310 87770

 

FI02012566