§ 101

Kiinteistöjen ja ulkoalueiden kunnossapitoon liittyvien sähkötöiden puitejärjestely

HEL 2018-000131 T 02 08 03 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia toimialan käyttöön kiinteistöjen ja ulkoalueiden kunnossapitoon liittyvät sähkötyöt puitejärjestelynä neljän (4) puitesopimustoimittajan kanssa, jotka ovat toteutetun kilpailutuksen mukaisessa kokonaistaloudellisen edullisuuden etusijajärjestyksessä seuraavat toimijat:

1. Sähköasennus Lyly Ky

2. Econel Oy

3. Aro Systems Oy

4. Sähkö-Trio Oy.

Puitejärjestelyn sopimuskausi on 1.6.2018–31.5.2019. Järjestely sisältää lisäksi mahdollisuuden kolmeen (3) yhden (1) vuoden pituiseen optiokauteen (1+1+1). Sopimusten enimmäiskesto on näin ollen yhteensä enintään neljä (4) vuotta. Kyseessä on tilaajan optio. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se järjestelyyn sisältyviä optiokausia.

Puitejärjestelyn ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokaudet mukaan lukien on enintään 400 000 euroa.

Sopimussuhde sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla puitesopimuksella aikaisintaan hankintalain 129 § 1 momentin mukaisen odotusajan kuluttua. Sopimuksissa noudatetaan Rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998).

Lautakunta päätti lisäksi oikeuttaa liikuntajohtajan allekirjoittamaan tähän puitejärjestelyyn liittyvät sopimukset.

Esittelijä

kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Tommi Laitio

Lisätiedot

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Raimo Taulanne, sähköteknikko, puhelin: 310 87911

raimo.taulanne(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankinnan tausta, kohde ja tarkoitus

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala teettää itse kiinteistöjen ja ulkoalueiden kunnossapitoon liittyviä sähkötöitä niiltä osin, kun sähkötöitä ei toteuteta kaupunkiympäristön toimialan kautta. Kunnossapitoon liittyviä sähkötöitä tehdään pääasiassa liikuntapalvelukokonaisuuden hallinnoimissa kohteissa. Muodostettava puitejärjestely on kuitenkin toimialan kaikkien palvelukokonaisuuksien käytettävissä.

Mahdollisesti käyttöön otettavat optiokaudet mukaan lukien puitesopimuksiin liittyvien toimeksiantojen ennakoitu yhteenlaskettu arvonlisäveroton arvo on enintään 400 000 euroa.

Hankintamenettely

Puitejärjestelyn toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain EU-kynnysarvon ylittäviä palveluhankintoja koskevia säännöksiä. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ja tarjouspyyntö ”Kiinteistöjen ja ulkoalueiden kunnossapitoon liittyvien sähkötöiden puitejärjestely” sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 8.1.2018. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 3-4 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on vähintään yhtä monta.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet. Tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 1.                            

Määräaikaan 12.2.2018 klo 12.00, mennessä tarjouksia saapui yhteensä yksitoista (11): Aro Systems Oy, Econel Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Oy Valiosähkö Ab, Palmia Oy, Suomen Työmaapalvelut Oy, Sähkö Miksu, Sähköasennus Lyly Ky, Sähkö-Trio Oy, TTN Sähköpalvelu Oy, VRJ Etelä-Suomi Oy.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja kaikkien tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin halvinta hintaa. Hinnaltaan halvimman tarjouksen vertailuperusteen käyttö perustuu siihen, että laatutekijät tulevat riittävästi huomioiduiksi tarjoajille tarjouspyynnössä asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa. Tarjoukset pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina kolmessa kategoriassa. Kategorioiden painotus määriteltiin tarjouspyynnössä, ja tarjoukset pisteytettiin yhteispistemäärän mukaiseen edullisuusjärjestykseen. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3.

Puitesopimukseen perustuvat toimeksiannot ja puitesopimuskumppanien valinta

Jokaisesta työstä tehdään erillinen tilaus, jossa määritellään toimituksen laajuus. Tilaukset valituilta puitesopimustoimittajilta tehdään ensisijaisesti puitejärjestelykilpailutuksen edullisuus- eli etusijajärjestyksen perusteella. Jos etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen puitesopimustoimittaja ei pysty toteuttamaan tilausta, tilaus tehdään etusijajärjestyksessä seuraavalta puitesopimustoimittajalta.

Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa, jos poikkeaminen on välttämätöntä esimerkiksi siitä johtuen, ettei etusijajärjestyksessä ensisijaisella puitesopimustoimittajalla ole vaadittua erityisosaamista tai resursseja tilauksen toteuttamiseen. Lisäksi mikäli tilattavan puitesopimustyön arvonlisäveroton arvo ylittää 30 000 euroa, tilaaja voi järjestää puitesopimustoimittajien kesken minikilpailutuksen hankittavasta työstä.

Puitejärjestelyn sopimuskausi on 1.6.2018–31.5.2019. Järjestely sisältää lisäksi mahdollisuuden kolmeen (3) yhden (1) vuoden pituiseen optiokauteen (1+1+1). Mikäli optiokausi hyödynnetään, tilaaja ilmoittaa tästä toimittajalle kirjallisesti tai sähköisessä muodossa viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen voimassa olevan sopimuksen päättymistä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, mutta seuraavaa optiokautta ei hyödynnetä, päättyy sopimus ilman irtisanomista kuluvan optiokauden päätyttyä.

Puitesopimus ei velvoita tilaajaa ostamaan palveluja sopimustoimittajalta. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Puitesopimus ei tuota puitejärjestelyyn valituille sopimustoimittajille yksinoikeutta tässä sopimuksessa määriteltyjen palveluiden tuottamiseen.

Puitejärjestelyn piiriin esitetään valittavaksi neljä (4) puitesopimustoimittajaa, jotka ovat kilpailutuksen mukaisessa kokonaistaloudellisen edullisuuden etusijajärjestyksessä seuraavat toimijat:

1. Sähköasennus Lyly Ky

2. Econel Oy

3. Aro Systems Oy

4. Sähkö-Trio Oy.

Esittelijä

kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Tommi Laitio

Lisätiedot

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Raimo Taulanne, sähköteknikko, puhelin: 310 87911

raimo.taulanne(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.