Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	7/2018	1 (1)
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
		Asia/3
	10.04.2018

§ 79

Kaupunginkirjaston aineiston logistiikka- ja kellutusjärjestelmän hankinta

HEL 2018-000701 T 02 08 02 01

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia suorahankintana kaupunginkirjaston aineiston logistiikka- ja kellutusjärjestelmäksi IMMS-järjestelmän ylläpitopalveluineen toimittajalta Lyngsoe Systems A/S ja kirjastojärjestelmään toteutettavan rajapinnan ylläpitopalveluineen toimittajalta Innovative Interfaces Global Limited. Rajapinta ylläpitopalveluineen tilataan olemassa olevasta kirjastojärjestelmästä aiemmin tehtyyn sopimukseen perustuen. Projektipäällikköpalvelu tilataan erikseen kaupunginkanslian kilpailuttaman puitesopimuksen mukaisesti.

Koko kolmen (3) vuoden sopimuskauden ennakoitu arvonlisäveroton kustannus on arviolta 916 240 euroa.

Lisäksi kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti valtuuttaa toimialan hallintojohtajan allekirjoittamaan logistiikka- ja kellutusjärjestemän (IMMS) sopimuksen sekä hyväksymään järjestelmä- sekä rajapintahankintaa koskevat tilaukset. Lautakunta päätti lisäksi, että pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta heti.

Käsittely

Asian aikana asiantuntijoina kuultavana olivat kirjastopalvelujen johtaja Katri Vänttinen, ICT-palvelupäällikkö Leevi Kuokkanen ja yksikön päällikkö Virva Nousiainen-Hiiri. Asiantuntijat poistuivat kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Leevi Kuokkanen, ICT-palvelupäällikkö, puhelin: 310 34376

leevi.kuokkanen(a)hel.fi

Virva Nousiainen-Hiiri, yksikön päällikkö, puhelin: 310 85401

virva.nousiainen-hiiri(a)hel.fi

Liitteet

1	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
2	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
3	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
4	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)
5	Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Asianosaiset	Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Tekoälypohjaista kirjaston aineiston kellutus- ja logistiikkajärjestelmän käyttöönottoa on valmisteltu usean vuoden ajan. Hankittavan järjestelmän integroiminen nykyiseen kirjastojärjestelmään aloitetaan kevään 2018 aikana. Järjestelmä on tuotantokäytössä 30.4.2019.

Hankittavan järjestelmän avulla kirjasto siirtyy koko Helsingin kaupunginkirjaston yhteen yhtenäiseen kokoelmaan. Käytännössä kellutus tarkoittaa sitä, että kirjat jäävät palautuskirjastoon ellei niille ole tarvetta muissa kirjastoissa. Logistiikka- ja kellutusjärjestelmä tuo lisää automaatiota myös palautuvien ja varattujen kirjojen käsittelyyn, mikä vapauttaa työaikaresurssia kirjastoammatillisiin tehtäviin vähintään Oodiin kentältä siirtyvän henkilöstön verran. Tekoälyä hyödyntävä kellutusjärjestelmä oppii vähitellen asiakkaiden lainojen ja palautusten avulla, minkä kirjaston profiiliin palautuva kirja sopii parhaiten, ja ohjaa kirjan oikeaan paikkaan. Aikaa kirjaston profiilin automaattiseen muokkautumiseen menee 1–1,5 vuotta.

Älykkään kellutusjärjestelmän valmistelutyö on aloitettu ottamalla lainattavassa materiaalissa käyttöön RFID-tarroitus, joka mahdollistaa niteiden massalukemisen. Tämä vähentää logistista käsityötä, ja siten nopeuttaa ja helpottaa lainausdatan keräämistä. Itse tekoäly tulee mahdolliseksi, kun käyttöön otetaan IMMS-järjestelmä (Intelligent Material Management System), jonka toimittaa tanskalainen Lyngsoe Systems.

Järjestelmä hankitaan palveluna, joka sisältää ohjelmiston ja sen ylläpidon. Käyttöönotto sisältää käyttöönottoprojektin, koulutuksen ja käyttäjätuen. Järjestelmään toteutetaan tarvittava rajapinta kirjastojärjestelmään. Palvelu kattaa kaikki tarvittavat käyttöoikeudet ja lisenssit sekä lisenssien ylläpidon. Palvelu sisältää laitteiston riittävän kapasiteetin, ylläpitopalvelut ja tietoliikennekustannukset sekä tukipalvelut. Kun järjestelmä on saatu tuotantokäyttöön, käyttöönoton jälkeinen palvelu sisältää vikailmoitusten käsittelyn ja ongelmanratkaisun sekä viankorjauksen. Palvelutasoa seurataan säännöllisen raportoinnin avulla. Henkilökunnan pääkäyttäjät ja käyttäjät koulutetaan palvelun käyttöönoton ja versionvaihtojen yhteydessä. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankintaa koskevissa liitteissä.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan suorahankintana hankintalain (29.12.2016/1397) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella, jonka mukaan suorahankinta hankintalain asettaman EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa on mahdollinen, mikäli teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Suoritetun markkinakartoituksen sekä Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy:ltä tilatun selvityksen mukaan markkinoilla ei ole tuotantokäytössä muita käytössä olevaan kirjastojärjestelmään integroitavia järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja, joissa hyväksikäytetään tekoälyä. Helsingin kaupunginkirjaston toiminnan volyymit edellyttävät tuotantokäytössä olevaa ratkaisua.

Logistiikka- ja kellutusjärjestelmä tulee liittää olemassa olevaan kirjastojärjestelmään rajapinnan kautta. Rajapinta ylläpitopalveluineen on välttämätöntä hankkia toimittajalta Innovative Interfaces Global Limited, joka on olemassa olevan järjestelmän toimittaja ja siksi rajapinnan ainoa mahdollinen toteuttaja.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on arviolta 916 240 euroa.

Järjestelmän kokonaiskustannus muodostuu (1) logistiikka- ja kellutusjärjestelmästä, (2) nykyisen kirjastojärjestelmätoimittajan ja uuden järjestelmän väliin tarvittavan rajapinnan toteuttamisesta sekä (3) projektipäällikköpalvelun hankkimisesta. Projektipäällikköpalvelu tilataan erikseen kaupunginkanslian kilpailuttaman puitesopimuksen mukaisesti.

Järjestelmän tarkempi hintaerittely on esitetty erillisessä hintaliitteessä.

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Hankintasopimus syntyy erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella. Sopimusluonnos on tämän asian liitteenä. Sopimus astuu voimaan vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Esitetään, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta hallintojohtaja.