§ 16

Vuoden 2018 toiminta-avustusten käyttö

HEL 2018-000120 T 02 05 01 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan nuorisojaosto päätti

1. antaa Iftiin Development Association ry:lle mahdollisuuden toimittaa hyväksyttävä lisäselvitys (yhdistyksen vuoden 2018 kirjanpito) vuoden 2018 toiminta-avustuksen käytöstä 31.7.2019 mennessä, tai määräajan jälkeen avustus peritään takaisin.
    
2. antaa Kanava nuoriso ry:lle mahdollisuuden toimittaa vahvistettu tilinpäätös vuoden 2018 toiminta-avustuksen käytöstä 31.7.2019 mennessä, tai määräajan jälkeen avustus peritään takaisin.
    
3. antaa Partiolippukunta Navigatores r.y:lle mahdollisuuden toimittaa selvitys (edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase, toimintakertomus ja tilin/toiminnantarkastuskertomus) vuoden 2018 toiminta-avustuksen käytöstä 31.7.2019 mennessä, tai määräajan jälkeen avustus peritään takaisin.
    
4. todeta, että Suomen Somaliland kehitys- ja integraatio ry ei toimittanut pyydettyjä asiakirjoja tilinpidontarkistukseen, joten vuoden 2018 avustus, 5 000 euroa, peritään takaisin.
    
5. periä takaisin Uudet Kuviot ry:n toiminta-avustuksesta 2018 käyttämättä jääneen osuuden, 1 331,97 euroa.
    
6. merkitä tiedoksi, että muut vuonna 2018 toiminta-avustusta saaneet yhdistykset ovat toimittaneet avustuksen käytöstä hyväksyttävän selvityksen nuorisopalveluihin.
    
7. merkitä tiedoksi avustusta saaneiden yhdistysten tilinpidontarkastukset.

Käsittely

Asian aikana kuultavana olivat nuorisosihteerit Tuulia Saves ja Virpi Talasmäki.

Esittelijä

aluepäällikkö

Tiina Hörkkö

Lisätiedot

Virpi Talasmäki, nuorisosihteeri, puhelin: 310 89132

virpi.talasmaki(a)hel.fi

Tuulia Saves, nuorisosihteeri, puhelin: 310 23056

tuulia.saves(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan nuorisojaosto myöntää vuosittain toiminta-avustusta helsinkiläisille varhaisnuoriso-, nuorisojärjestöille sekä muiden yhdistysten nuoriso-osastoille ja -jaostoille. Edellisen avustuksen käyttö tulee selvittää uuden avustuksen haun yhteydessä. Saadun avustuksen käytön selvitys on annettava siinäkin tapauksessa, että uutta avustusta ei haeta. Mikäli yhdistys ei anna hyväksyttävää selvitystä saamansa avustuksen käytöstä, peritään myönnetty avustus takaisin. (Nuorisoyhdistysten avustusohjesääntö 1.11.2018)

Kulttuurin ja vapaa-ajan lautakunnan nuorisojaosto jakoi vuoden 2018 toiminta-avustukset kokouksessaan 29.5.2018, § 17 ja myönnettyjen avustusten käyttö tuli selvittää 28.2.2019 mennessä.

Iftiin Development Association ry sai 2 700 euron toiminta-avustuksen, mutta ei selvittänyt vuoden 2018 avustuksen käyttöä hyväksyttävästi. Yhdistyksen tilinpäätös oli virheellinen.

Kanava nuoriso ry sai 28 000 euron toiminta-avustuksen ja yhdistyksen käytön selvitys on tehty vielä vahvistamattoman tilinpäätöksen perusteella.

Partiolippukunta Navigatores r.y sai 4 400 euron toiminta-avustuksen. Yhdistys ei ole hakenut avustusta vuodelle 2019 eikä selvittänyt vuoden 2018 avustuksen käyttöä.

Suomen Somaliland kehitys- ja integraatio ry sai 5 000 euron toiminta-avustuksen. Yhdistystä pyydettiin toimittamaan vuosien 2017 ja 2018 asiakirjat ja tositteet tilinpidontarkistukseen, mitä yhdistys ei tehnyt. Se ei myöskään hakenut toiminta-avustusta vuodelle 2019 eikä selvittänyt vuoden 2018 avustuksen käyttöä. Avustus esitetään perittäväksi takaisin.

Uudet Kuviot ry sai vuodelle 2018 toiminta-avustusta 3 800 euroa. Yhdistys ei hakenut avustusta vuodelle 2018, mutta selvitti vuoden 2018 avustuksen käytön. Yhdistyksellä oli avustukseen oikeuttavia menoja 2 468,03 euroa, joten avustusta jäi käyttämättä 1 331,97 euroa, joka esitetään perittäväksi takaisin.

Muut toiminta-avustusta saaneet yhdistykset ovat toimittaneet hyväksyttävän selvityksen avustuksen käytöstä nuorisopalveluihin.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kaupungin Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo periaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. (kaupunginvaltuusto 11.4.2018, § 77 luku 17, § 1)

Helsingin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet, joiden mukaan Helsingin avustusjärjestelmä on väline Helsingin kaupunkistrategian toteuttamiseksi. Avustuksilla lisätään kaupungin vetovoimaa, asukkaiden elämänlaatua, toimintakykyä ja oman elämän hallintaa. Avustuksin tuetaan toimintaa, joka monipuolistaa kaupungin omaa palvelutarjontaa. Avustusjärjestelmällä kehitetään kansalaisyhteiskuntaa sekä parannetaan kaupunkilaisten mahdollisuuksia voimaantua, liikkua, luoda ja olla aktiviinen toimija. (Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 13.2.2018, § 28)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan nuorisojaoston hyväksymän nuorisoyhdistysten avustusohjesäännön mukaisesti nuorisojaosto tekee päätöksen toiminta-avustuksista. (Nuorisojaosto 18.10.2018, § 23)

Avustusta saaneiden yhdistysten tilinpidon tarkastus

Nuorisopalvelujen tulee valvoa avustuksen käyttöä. Sillä on oikeus tarkistaa vuosittain pistokokeella avustusta saavien yhdistysten tilinpitoon ja hallintoon liittyvät asiapaperit. Nuorisopalvelut voi myös tarvittaessa hankkia ulkopuolisen tahon suorittamaan tilinpidon tarkastuksen. (Nuorisoyhdistysten avustusohjesääntö 1.11.2018)

Nuorisojaosto päätti kokouksessaan varata myös vuoden 2018 avustusmäärärahoista 10 000 euroa ulkopuolisen tahon suorittamiin tilinpidontarkastuksiin. Tänäkin vuonna tilintarkastajana käytettiin vuoden 2016 kilpailutuksessa valikoitunutta hyväksi osoittautunutta Tilintarkastustoimisto Lydman Oy:tä. (Nuorisojaosto 23.1.2018, § 5)

Tarkastuksen kohteeksi valittiin seitsemän toiminta- tai loma-aikojen leiriavustusta saanutta yhdistystä. Tarkastus tehtiin pääasiallisesti vuoden 2017 ja osin 2018 tilinpidosta ja hallinnosta. Tarkastuksen perusteella päädyttiin perimään yhdeltä yhdistykseltä toiminta-avustus takaisin.

Tilintarkastustoimisto on tehnyt jokaisesta järjestöstä erillisen raportin, joka lähetetään ko. järjestölle nuorisojaoston kokouksen jälkeen. Sen lisäksi tarkistuksen kohteena olleet järjestöt saavat yleistietoa ja tilinpidon yleisiä kehittämisehdotuksia sisältävän raportin, joka tullaan julkaisemaan kaikkien yhdistysten käyttöön nuorisopalvelujen avustussivustolla:

https://www.hel.fi/kulttuurin-ja-vapaa-ajan-toimiala/fi/avustukset/nuorisotoiminnan_avustukset/

Tilinpidontarkistuksissa on vuosien varrella ilmennyt se, että useimmilla yhdistyksillä taloushallinto ja hallinto ovat kirjanpito- ja yhdistyslainmukaisia ja kumpiakin toteutetaan huolellisesti ja hyvin. Tarkastuksissa on kuitenkin ilmennyt joidenkin kohdalla puutteellista ja/tai virheellistä toimintaa, jota on suoritettu joko vahingossa tai jopa tahallisesti.

Yleisimmät virheellisyydet ja puutteellisuudet liittyvät kirjanpitoon. Yhdistyksen liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen ei ole aina vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama henkilö huolehtii maksuliikenteestä ja kirjanpidosta. Tilinpäätöksissä on epäjohdonmukaisuuksia ja vääriä summia, mutta yhdistyksen omassa toiminnantarkastuksessa virheitä ei ole huomattu. Palkkoihin liittyvät verotusasiat eivät ole kunnossa. Myös yhdistyslain noudattaminen tuottaa haasteita. Yhdistys ei toimi sääntöjensä mukaisesti eikä yhdistysrekisterin tiedot ole ajan tasalla. Toiminnantarkastuskertomus on annettu kesken tilikautta. Hallitus ei kokoonnu tai kokoontumisista ja päätöksistä ei löydy pöytäkirjoja. Toimintakertomus ja tilinpäätös eivät vastaa toisiaan.

Yhdistysten taloushallinnan ja hallinnollisen osaamisen puute johtaa avustusten valmisteluissa sekä järjestöjä että valmistelijoita työllistäviin lisätietopyyntöihin ja pahimmillaan myös päätösten teon viivästymiseen. Lisäksi myönnettyjä avustuksia joudutaan perimään takaisin ja näin vaikeuttamaan yhdistysten toimintaa. Tilannetta helpottaisi, jos kaupungilla olisi tarjota yhdistyksille näihin ongelmiin tukea ja/tai ohjausta. Tuki ja ohjaus tulisi järjestää kaupunkitasoisesti, jotta siitä voisivat tasapuolisesti nauttia kaikki helsinkiläiset järjestöt ja jotta ohjeistus sekä tuki olisi kaikille samanlaista.

Useampana vuonna järjestetty tilinpidontarkistus on myös tuonut näkyväksi sen, että nuorisopalveluilta ja ehkä koko kaupungilta puuttuvat sekä resurssit että rakenne siihen, että järjestöjä velvoitettaisiin korjaamaan tilinpidontarkistuksessa havaittuja puutteita, virheitä ja yhdistys- sekä kirjanpitolain rikkomuksia. Avustusten käytön valvontaa tehostaisi ja tasapuolistaisi, jos kaupunki velvoittaisi avustusten saajia korjaamaan havaitut puutteet ja rikkeet sekä myös valvoisi, että korjaukset tulevat suoritetuksi.

Kaupungin toimialojen ja palvelujen kohdalla ylipäänsä avustusten käytön valvontaa ja sen aiheuttamia avustusten takaisinperintöjä harjoitetaan tällä hetkellä eri tavoilla ja eri intensiteetillä. Yhteisiä avustusten käytön valvontaan ja avustusten takaisinperintään liittyviä periaatteita ja erityisesti etenkään käytäntöjä ei ole. Tämä asettaa hakijoita myös eriarvoiseen asemaan kaupungin sisällä.

Tilinpidontarkistukset sekä avustusten käytön valvonnan kehittäminen ovat tuoneet esiin sen, että tarvitaan kaupunkitasoisesti yhtenäinen avustusten käytön valvonta ja käytön valvontaan liittyvä rakenne. Avustuksia myöntävien tahojen lisäksi valvonnan ja rakenteen kehittämiseen sekä ylläpitämiseen tulee osallistua myös asiaan liittyvien keskeisten toimijoiden, oikeuspalvelujen sekä taloushallintopalvelujen, edustajat.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avustusmäärärahojen ja tavoitteiden osalta on kirjattu, että kuluvan vuoden aikana yhtenäistetään toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) käytön seuranta ja toteutetaan ulkopuolinen tahon suorittama vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus, johon varataan osuus avustusmäärärahoista. Tilinpidontarkastusraportti toimitetaan jaostoille ja lautakunnalle vuoden 2019 lopussa.

Esittelijä

nuorisoasiainjohtaja

Mikko Vatka

Lisätiedot

Virpi Talasmäki, nuorisosihteeri, puhelin: 310 89132

virpi.talasmaki(a)hel.fi

Tuulia Saves, nuorisosihteeri, puhelin: 310 23056

tuulia.saves(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Nuorisopalvelukokonaisuus Itäinen nuorisotyö Kumppanuusyksikkö Kumppanuuspäällikkö 23.08.2018 § 54

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Nuorisopalvelukokonaisuus Itäinen nuorisotyö Kumppanuusyksikkö Kumppanuuspäällikkö 19.01.2018 § 4

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan nuorisojaosto 29.05.2018 § 17