1

Kaupunginkirjaston talousarvioehdotus vuodelle 2014 ja taloussuunnitelmaehdotus vuosille 2014-2016

HEL 2013-000874 T 02 02 00

Päätösehdotus

Kulttuuri ja kirjastolautakunta päättänee hyväksyä liitteenä olevan kaupunginkirjaston vuoden 2014 talousarvioehdotuksen, vuosien 2014–2016 taloussuunnitelmaehdotuksen sekä investointiosan 2014–2018.

Esittelijä

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta on käsitellyt kokouksessaan 17.4.2013 vuoden 2014 talousarvioehdotuksen raamin ja talousarvio- sekä taloussuunnitelmaehdotuksen 2014–2015 laatimisohjeet ja samassa yhteydessä päättänyt talousarvion käsittelyaikataulusta. Raamin ja laatimisohjeiden käsittelyn yhteydessä lautakunnalla on ollut mahdollisuus antaa ehdotusten valmisteluun liittyviä ohjeita ja tavoitteita. Lausunto kirjastotoimen talonrakennushankkeiden rakentamisohjelmasta vuosiksi 2014 – 2018 on käsitelty lautakunnan kokouksessa 12.3.2013.

Talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotus on jätettävä kaupunginhallitukselle 24.5.2013.

Vuoden 2014 talousarvioehdotuksen ja taloussuunnitelmaehdotuksen lähtökohdat

Kuntalain mukaan valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kunnalle seuraavaksi kalenterivuodeksi talousarvio. Sen hyväksymisen yhteydessä valtuuston on hyväksyttävä myös kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on taloussuunnitelman ensimmäisen vuosi.

Helsingin kaupungin talousarviossa on kuntalain mukaan käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosa. Samaa rakennetta noudatetaan taloussuunnitelmassa. Kaupunginkirjaston talousarvioesitykseen sisältyvät vain käyttötalousosa ja investointiosa, joka laaditaan irtaimen omaisuuden osalta.

Vuoden 2014 talousarvion raamin lähtökohtana on valtuustokauden strategiaohjelman mukainen talouden tasapainoa ja tuottavuuden parantamista koskeva tavoite: Velkaantumiskehitystä hidastetaan pitämällä emokaupungin käyttömenojen reaalikasvu asukasmäärän kasvun mukaisena vähennettynä vuotuisella 1 % tuottavuuden parantamisen tavoitteella valtuustokaudella 2013–2016 ja rahoittamalla nykyistä merkittävästi suurempi osuus investoinneista tulorahoituksella ja kiinteän omaisuuden myyntituloilla.

Vuoden 2012 tilinpäätökseen nähden kaupungin yhteenlasketut toimintamenot kasvavat vuoden 2014 raamissa 6,0 %. Vuoden 2012 korkeasta toimintamenojen kasvusta johtuen vuoden 2014 talousarvioehdotuksen raami on laadittu siten, että kaupungin yhteenlasketut toimintamenot kasvavat raamissa 2,5 % vuoden 2013 talousarvion tasosta.

Hallintokuntien edellytetään talousarvioehdotuksissaan ja erityisesti määrärahoja kohdentaessaan ottavan huomioon kaupunginhallituksen valmistelua ohjaavat kannanotot. Taloudellisen tilanteen muuttuessa Khs tarkentaa tarvittaessa talousarvioehdotusten valmistelun perusteita ja raamia.

Kaupunginkirjaston käyttömenojen vuoden 2014 talousarvioehdotuksen raamiksi on vahvistettu 36 458 000 euroa, mikä on samansuuruinen kuin vuoden 2013 talousarvio.

Kaupunginkirjaston käyttötalousarviota vuodelle 2013 on korotettu 300 000 eurolla (Kvsto 30.1.2013), perusteena määrärahasäästö vuonna 2012 keskustakirjaston arkkitehtuurikilpailun kustannusten siirryttyä osin vuodelle 2013. Korotettu talousarvio on 36 758 000 euroa.

Verrattuna vuoden 2012 toteutuneisiin käyttömenoihin (38 236 000 euroa), on vuoden 2014 raami 1 778 000 euroa pienempi (- 4,7 %).

Kaupunginkirjasto on yrittänyt vaikuttaa vahvistettavaan vuoden 2014 raamiin esittämällä määrärahatarpeita muun muassa keskustakirjaston toiminnan suunnittelun turvaamiseksi sekä kirjastotilojen remonteista aiheutuvien vuokrankorotusten kattamiseksi.

Raami on erittäin tiukka ja merkitsee reaalisesti menoleikkauksia, kun huomioidaan yleisen kustannustason muutos sekä kaupungin sisäisten erien, tilavuokrien ja muiden palvelujen hintojen korotukset. Lisäksi henkilöstömenoissa on huomioitava 28.2.2014 asti voimassaolevan virka- ja työehtosopimuksen mukaisen palkankorotuksen (1.2.2013) kustannusvaikutus vuosille 2013 (noin 440 000 euroa) ja 2014 (noin 480 000 euroa).

Tuloraamiksi on vahvistettu 2 970 000 euroa, mikä on myös vuoden 2013 talousarviotaso. 

Irtaimen omaisuuden määrärahojen budjetoinnin lähtökohtana on hallintokuntakohtainen raami. Kaupunginkirjastolle vahvistettu investointiraami on 1 089 000 euroa. Investointiehdotus esitellään talousarvioehdotuksessa vuosille 2014–2018. 

Talousarvioehdotuksen laatimisohjeessa on annettu ohjeistus siitä, mitä asiakokonaisuuksia ehdotukseen tulee sisällyttää. Lisäksi ohjeessa on annettu malli, jonka mukaan talousarvio ja taloussuunnitelma on perusteltava.

Viraston toimintaympäristön muutokset

Toimintaympäristön muutosten vaikutukset 2014 talousarvioon

Sekä kirjaston käyttäjät että aineistot ja näiden myötä palvelut ovat edelleen muuttumassa merkittävästi. Monikulttuurisuus ja muu kansainvälistyminen näkyvät palvelujen kysynnässä. E-aineistot ovat nyt lyömässä läpi: kirjastoon hankittujen sähköisten aineistojen suosio kasvaa poikkeuksellisen voimakkaasti.  Monimuotoista perinteistä aineistoa käytetään samaan aikaan edelleen vilkkaasti.

Vaikutukset näkyvät uusina aineisto- ja osaamisvaatimuksina sekä monipuolistuvana ja samalla tehostuvana tilankäyttönä. Kirjaston organisaatio päivitetään vastaamaan uusiin haasteisiin.

Keskustakirjaston hankesuunnittelu alkaa. Keskustakirjastosta on tulossa merkittävä sateenvarjo kirjastojen yleiselle kehittämiselle, koska kokeilut tehdään nykyisissä kirjastoissa, osin myös kansallisena yhteistyönä.

Kirjastojen alueellinen ja valtakunnallinen yhteistyö heijastuu kaupunginkirjastoon entistä konkreettisemmin. Vuonna 2013 laadittava HelMet-strategia astuu voimaan ja määrittelee yhteistyön panostukset ja hyödyt kaupunkilaisille. Yhteistyö ja työnjako Kansalliskirjaston kanssa toimii selkiytetyllä mallilla. Kaupungin sisäinen virastojen välinen yhteistyö lisääntyy.

Kasvavien palvelutarpeiden ja kehittämispaineiden takia kaupunginkirjaston henkilökunnan määrä pysyy taloussuunnitelmakaudella ennallaan. Uusien toimintojen edellyttämää osaamista hankitaan kouluttamalla nykyistä henkilöstöä ja ottamalla vaateet huomioon uutta henkilökuntaa rekrytoitaessa. 

Kirjastoautomaatiota, asiakkaiden itsepalvelumahdollisuuksia ja uusia palveluita kehitetään edelleen hyödyntämällä muun muassa RFID-tekniikkaa sekä aineistossa että kirjastokorteissa. Kirjaston sisäisiä työprosesseja tehostetaan, jotta henkilöstö pystyy yhä enemmän keskittymään opastavaan asiakastyöhön.

Kirjastoverkko pysyy ennallaan, mutta Mellunmäkeen mahdollisesti 2016 avattavan kirjaston aineistomenoihin on syytä varautua jo 2014. Aineistomääräraha jakautuu sähköisten sisältöjen vuoksi yhä useammalle taholle.

Arvio palvelujen kysynnän ja tuotantotapojen kehityksestä 2014 – 2016

Kirjastoaineistojen digitalisoitumisen ja muiden toimintaympäristön muutosten myötä kirjastotyön painopiste siirtyy sisältöjen avaamisen ja pedagogisen toiminnan suuntaan. Näköpiirissä on, että asiakkaat tarvitsevat erilaisten digitaalisten tietovälineiden käytön opastusta yhä enemmän. Tiedon- ja kulttuurin tarpeisiin vastaavan materiaalin etsimiseen tarvitaan apua, mikä lisää tietokantatyön ja muun aineiston laatuleimaamisen ja esikarsinnan tarvetta. Kirjastoalan koulutus ei välttämättä ole nykymuodossaan uusien palvelutarpeiden kannalta riittävä, vaan kirjaston on monipuolistettava rekrytointiaan. Toisaalta logistisia tehtäviä voidaan organisoida toisin, ja näin vapauttaa resursseja uusiin tehtäviin.

Kirjastoaineiston luettelointityötä ostetaan nyt osittain ulkopuolisilta palveluntarjoajilta. Tämän työn uudelleen organisoiminen ja tiiviimpi yhteistyö muun muassa kustantajien kanssa muuttanee tuotantotapaa talousarviokaudella. 

Kaupunginkirjaston uuden lasten kirjastoauton myötä kirjastoautopalveluja keskitetään yhä enemmän juuri lastenpalveluihin lähiöissä ja hankalien liikenneyhteyksien takana. Kirjastoautojen käyttöä kirjaston muiden palvelujen markkinoinnissa mm. erilaisissa tapahtumissa lisätään.

Kilpailuttaminen

Talousarvion laatimisohjeiden mukaan hallintokunnat esittävät talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksissaan kilpailuttamista koskevat suunnitellut ja vireillä olevat muutokset talousarvio- ja taloussuunnitelmakauden aikana.  Myös tämänhetkinen kilpailuttamis- ja kilpailutilanne on selvitettävä.

Kaupungin hankintakeskuksen toimittaman aineiston mukaan kaupunginkirjaston hankinnat (ei vuokria) olivat vuonna 2012 yhteensä 9,83 milj. euroa, josta käyttötalousarvion määrärahoilla hankittujen osuus oli 8,39 milj. euroa. Hankintojen arvo kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna 9,7 % (8,96 milj. euroa vuonna 2011).

Käyttötalousmäärärahoilla ostettiin palveluita 4,48 milj. euron ja tavaroita 3,92 milj. euron arvosta.

Euromääräisesti suurimmat ulkoiset toimittajat vuonna 2012 olivat kirjastoaineiston sekä posti- ja kuljetuspalveluiden toimittajia.

Sisäisten hankintojen (ei tilojen vuokrausta) osuus kaikista hankinnoista nousi 2,3 miljoonasta 3,0 miljoonaan, mikä oli 31 % kaikista hankinnoista. Euromääräisesti viisi suurinta sisäistä toimittajaa vuonna 2012 olivat siivous-, vartiointi-, puheluvälitys- ja ruokahuoltopalveluja toimittava Palmia (904 428 euroa), rakentamis- ja suunnittelupalveluita toimittava Stara Konepaja (516 189 euroa), tilapäistä työvoimaa välittävä Seure Henkilöstöpalvelut (362 544 euroa), Helsingin taloushallintopalvelukeskus - Talpa (298 788 euroa) sekä Helsingin Energia (232 402 euroa).

Laskuja vuonna 2012 oli 10 865 kpl, josta verkkolaskujen osuus oli 77 %.

Kirjaston strategisesti merkittävimpiä hankintoja ovat aineistohankinnat, lainausjärjestelmää ja itsepalvelua edistävät atk-palvelut, lainauspalvelua tukevat postin kuljetukset ja aineiston kuljetus- ja lajittelupalvelut sekä palvelutuotannon kehittämiseen tähtäävät investoinnit kuten kirjastojen perustaminen ja palvelukonseptin muutosta tukevat hankinnat. Tietotekniikkahankinnat kuten ohjelmistot, työasemat ja automaatit muodostavat merkittävän hankintakokonaisuuden. Aineiston lajittelupalveluita lukuun ottamatta kaikki edellä mainitut hankitaan ulkopuolisilta toimittajilta. Suurin osa aineiston hankintaan liittyvistä palveluista kuten aineiston valinta ja käyttökuntoon käsittely tuotetaan itse. Aiheutuvat menot ovat suurimmaksi osaksi palkkamenoja. Luettelointityöhön on lähivuosina odotettavissa suuri muutos, kun siitä tulee valtakunnallinen yhteispalvelu. Kirjastoista toiseen kuljetettava aineisto lajitellaan toistaiseksi itse. Lajittelukoneen uusimisen yhteydessä selvitetään myös muut palveluntuotantovaihtoehdot ja –tekniikat, muun muassa RFID-teknologian hyödyntäminen.

Kirjasto käyttää hyväkseen kaupungin yhteishankintaelimien kilpailuttamia hankintapaikkoja, kilpailuttaa jossain määrin itse ja antaa toimeksiantoja hankintakeskukselle. Pääkaupunkiseudun hankintayhteistyötä suositaan, kun se on kokonaisuuden kannalta järkevintä. Merkittävä hankintatavan muutos liittyy e-aineistojen hankintaan. Helsingin kaupunginkirjasto yleisten kirjastojen keskuskirjastona vetää opetus- ja kulttuuriministeriön tuella konsortion muodostamista mm. yleisten kirjastojen e-aineistojen hankintaan. Konsortion on tarkoitus olla toiminnassa ja hankkia yleisille kirjastoille sähköisiä aineistoja vuoden 2014 aikana. Vuonna 2014 kilpailutetaan musiikkiaineiston hankinta sekä kirjastokortit, joista jälkimmäinen seudullisena yhteistyönä.

Riskienhallinta

Kaupungin ohjeiden mukaan riskienhallinta ja sisäinen valvonta turvaavat asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja talousarvion toteutumista. Ne edistävät kaupungin hallinnon tuloksellisuutta puuttumalla toimintaa ja tavoitteita uhkaaviin tekijöihin ennakoivasti. Riskienhallinta kytkeytyy tiiviisti talouden ja toiminnan suunnitteluprosessiin. Riskienhallinnan näkökulmia ovat strategiset, taloudelliset ja operatiiviset riskitekijät.

Kaupunginkirjastossa on käytössä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohje. Siinä on määritelty tehtäväjako ja vastuut riskienhallinnassa ja sisäisessä valvonnassa. Ohje on päivitetty ja hyväksytty kirjaston johtoryhmässä marraskuussa 2009. Kirjaston riskienhallinta- ja turvallisuusryhmä aloittanut ohjeen päivittämisen.

Kaupunginkirjasto on arvioinut riskienhallintaa ja sisäisen valvonnan tilaa vuoden 2012 tilinpäätöksessä. Arvioinnissa merkittävimmiksi riskeiksi ja epävarmuustekijöiksi nousivat:

Riskien hallitsemiseksi ongelmallisimmissa kirjastoyksiköissä on panostettu turvallisuuteen sekä pyritty lisäämään yhteistyötä muiden hallintokuntien kanssa (muun muassa nuorisoasiainkeskus, tilakeskus ja Palmia). Lisäksi henkilökunnalle on järjestetty turvallisuuskoulutusta sekä -ohjeistusta.

Kaupungin strategiaohjelma viraston toiminnassa

Strategiaohjelman toteuttaminen viraston toiminnassa

Kirjasto vastaa kaupungin uuden strategiaohjelman haasteisiin monipuolisesti. Tukiessaan muun muassa lukutaitoa ja lukemista, avointa tietoon pääsyä, elinikäistä oppimista, kulttuurista nauttimista, yhteisöllisyyttä ja kotoutumista se tukee kansalaisuutta. Kirjastot ovat moneen tarkoitukseen venyvien turvallisten julkisten tilojen verkko. Kaupunkilaiset ovat ottaneet ne entistä selkeämmin omiksi toimintaympäristöikseen. Kirjastotilat ovat erityisen tärkeitä nuorille, lapsille, maahanmuuttajille, yhdistyksille, harrastuspiireille ja monille syrjäytyneiden ryhmille. Kirjastoissa myös työskennellään ja järjestetään tapahtumia yhä enemmän ja luodaan näin uutta kaupunkikulttuuria.

Kaupunkistrategiassa hyväksytty keskustakirjastohanke on kirjastolle keskeinen kehittämistyön moottori. Keskustakirjaston toimintakonsepteja testataan tulevina vuosina nykyisissä kirjastoissa. Se kautta kehitetään myös osallistuvaa budjetointia.

E-kirjojen, -lehtien ja -elokuvien käytön opetus ja niiden tarjoaminen käyttöön ovat nyt keskeisiä uusia palveluja, jotka kuluttajakyselyn mukaan myös kiinnostavat pääkaupunkiseudun asukkaita suuresti. Kirjaston e-materiaalien tarjonta on kasvussa, ja määrät nousevat merkittävästi ensi ja tulevina vuosina. Digitaalisessa muodossa julkaistavat teokset eivät tutkimusten mukaan vähennä kirjaston perinteisten palvelujen kysyntää, vaan lisäävät kokonaiskysyntää.

Kirjasto osallistuu muiden sivistys- ja kulttuurivirastojen kanssa maahanmuuttajatyötä, nuorisopalveluita ja tapahtumia edistäviin toimenpideohjelmiin.

Viraston toimenpiteet kaupungin tuottavuusohjelmassa 2014 – 2016

Kirjasto on jo nykyisellään tehokas ja vaikuttava, ongelmia ennalta ehkäisevä palvelu: noin 80 % kaupunkilaisista käyttää kirjastoja, joiden osuus kaupungin menoista on noin 0,8 %.

Kirjaston tuottavuutta nostavat lähivuosina eniten yhteistyön eri muodot, tiivistyvä ja monipuolistuva tilankäyttö sekä e-aineistojen tarjonnan ja käytön opastamisen ottaminen palveluvalikoimaan.

Kaupungin sisällä virastojen välinen yhteistyö tiivistyy yhteisillä kaupunkistrategian toteuttamisohjelmilla. Ne konkretisoituvat muun muassa tilaratkaisuissa: kirjaston laaja verkosto hyödyttää muita hallintokuntia. Virastojen välisellä yhteistyöllä pystytään laajentamaan nykyisiä palveluja ja toteuttamaan uusia palvelumalleja. Ensimmäisiä esimerkkejä ovat Suutarilan yhteistilat nuorisoasiainkeskuksen kanssa, Myllypuron mediakirjaston yhteistyö sosiaali- ja terveyspalvelujen, liikuntaviraston ja asukasyhdistysten kanssa sekä tuleva Maunulan monitoimitalo. Mellunmäkeen suunnitellun kirjaston osalta on tutkittu mahdollisuuksia ratkaista samalla Mellarin asukastilan uusi paikka.

Vuonna 2014 alueen yhdistykset ja muut toimijat voivat sopimuksen perusteella käyttää kirjastotiloja myös aukioloaikojen ulkopuolella.

Kirjastoalan valtakunnallisista yhteishankkeista tärkein on yhteisluettelo. HelMet-yhteistyön tiivistämisessä on potentiaalia, jos se vain saadaan onnistumaan.

Suurta yleisöä kiinnostavien e-aineistojen tarjonta ja käytön opastus on työsarkana laajenemassa. Kun fyysisen aineiston käyttö ei musiikkia lukuun ottamatta ole vastaavasti vähentynyt, tehostuu työajan käyttö.

Kirjaston tuottavuutta vuonna 2014 laskee se, että Töölön kirjaston on remontin takia puoli vuotta suljettuna.

Viraston henkilöstösuunnitelma 2014 – 2016

Kirjastolain mukaan yleisten kirjastojen kirjasto- ja tietopalvelujen tavoitteena on edistää väestön yhtäläisiä mahdollisuuksia sivistykseen, kirjallisuuden ja taiteen harrastukseen, jatkuvaan tietojen, taitojen ja kansalaisvalmiuksien kehittämiseen, kansainvälistymiseen sekä elinikäiseen oppimiseen. Niiden tulee edistää myös virtuaalisten ja vuorovaikutteisten verkkopalvelujen ja niiden sivistyksellisten sisältöjen kehittymistä.

Toimintaympäristön muutosten, ennen kaikkea internetin luomien uusien mahdollisuuksien ja haasteiden takia kaupunginkirjaston toimintaa kehitetään jatkuvasti. Henkilökuntaa koulutetaan ja tehtäviä järjestellään uudelleen.

Sitovina tavoitteina olevat laajat aukioloajat määrittelevät henkilökunnan minimimäärän. Toinen määrittelevä tekijä ovat isojen kirjastojen eri kerrokset: niissä on taattava sekä toiminnot että turvallisuus.

Uudet sähköiset palvelut työllistävät kirjaston henkilökuntaa, koska ikääntyvät ihmiset eivät saa muualta opastusta palvelujen käytössä.  Myös kirjaston omien tarjolla olevien sähköisten palvelujen laajeneminen (muun muasa e-aineistot) ja niiden käytön opastaminen edellyttää erityisosaamista.

Pieni (alle 5 % koko henkilöstömäärästä) ja tehokas hallinto mahdollistaa omalta osaltaan strategian toteutumisen ja laadukkaiden kirjastopalvelujen tuottamisen.

Kirjastoasetuksen mukaan kunnan kirjastolaitoksen henkilöstöstä vähintään 70 prosentilla tulee olla:

1) yliopistossa suoritettu korkeakoulututkinto, johon sisältyvät tai jonka lisäksi on suoritettu vähintään 60 opintopisteen laajuiset korkeakoulutasoiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot;

2) ammattikorkeakoulussa suoritettu korkeakoulututkinto, johon sisältyvät tai jonka lisäksi on suoritettu vähintään 60 opintopisteen laajuiset korkeakoulutasoiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot;

3) ammatillinen perustutkinto, johon sisältyvät tai jonka lisäksi on suoritettu vähintään 35 opintoviikon laajuiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot; taikka

4) tieto- ja kirjastopalvelujen ammattitutkinto.

Kunnan kirjastolaitoksen henkilöstöstä vähintään 45 prosentilla tulee olla edessä 1. tai 2. kohdassa tarkoitettu koulutus.

Kirjastoalalla on perinteisesti ollut avoimiin tehtäviin runsaasti päteviä hakijoita, joten rekrytoinnin tehostamiselle ei ole tarvetta.

Kirjastossa toteutetaan työurien jatkamista ansiokkaasti. Vuonna 2013 eläkeiän saavuttaneita työntekijöitä jatkaa työtehtävissään 14 henkilöä.

Kaupunginkirjaston lakisääteisen sivistävän ja syrjäytymistä ehkäisevän tehtävän vuoksi ja sitovina tavoitteina olevien pitkien aukioloaikojen sekä asetuksen määrittelemän henkilöstörakenteen vuoksi henkilöstön määrää ei voida säästösyistä vähentää.

Taloussuunnittelukaudella lisätään erityisesti henkilöstön osaamista uusien e-aineistojen hallitsemiseksi. Mediataito-osaamiseen sekä vuorovaikutteiseen viestintäosaamiseen sosiaalisessa mediassa panostetaan. Asiakkaiden osallistamisessa tarvittavaa fasilitointiosaamista lisätään. Johtajuusosaamista vahvistetaan vastaamaan toimintaympäristön ja kirjastotyön muutoksiin. Esimiehiä kannustetaan osallistumaan kaupungin tarjoamaan johtamiskoulutukseen. Lisäksi kehitetään työyhteisötaitoja sekä kestävään uudistumiseen tähtäävää johtajuutta.

Vertaisoppimisen menetelmiä kehitetään ja tehtäväkiertoa edistetään, tavoitteena on tehokas osaamisen jakaminen.

Viraston tilankäyttösuunnitelma 2014 – 2018

Perinteisten kirjastopalvelujen ohella kirjasto tuottaa laajaa lisäarvoa monipuolisen asiakaskunnan tarpeisiin. Kävijätutkimusten mukaan vain noin puolet kävijöistä lainaa aineistoa. Loput käyttävät hyväksi kirjaston muita palveluita: lukevat lehtiä, työskentelevät kirjaston työasemilla tai omilla kannettavillaan, lukevat tentteihin ja pääsykokeisiin, osallistuvat tapahtumiin satutunneista kielikahviloihin ja kirjailijavierailuihin, tekevät ryhmätöitä jne.

Kirjasto on turvallinen julkinen tila, jolla on laajat aukioloajat. Tämä on tärkeää kaupungissa, jossa yli puolet talouksista on sinkkutalouksia. Kirjasto edistää sivistystä ja oppimista pelkällä olemassaolollaan. Lukuisat koululaiset käyttävät kirjastoja iltapäiväkerhoinaan, joihin tullaan oleskelemaan ja oppimaan koulupäivän jälkeen. 

Kirjastoissa on vuonna 2014 keskimäärin 171 kävijää/m².

Kirjastot toimivat kaupunginosiensa kulttuuritiloina. Asukkaiden ja asukastoiminnan näkökulmasta kirjastot ovat usein lähiseutunsa ainoa maksuton tila. Kirjastoissa voivat tapahtumia järjestää myös ne, joilla ei ole suuria resursseja. Tämä ulottuvuus korostuu, kun kirjastoja aletaan antaa yhdistysten ja alueiden muiden toimijoiden käyttöön myös aukioloaikojen ulkopuolella.

Kirjastotoimen kannalta suunnittelukauden tärkein uudisrakennushanke on keskustakirjasto. Olennaista on, että keskustakirjaston osuus tulevaan kirjastotoimen käyttötalouteen tulee uuden kaupunkistrategian linjauksen mukaisesti raamin päälle, eli ei ole pois lähikirjastojen käyttöosuudesta. Keskustakirjaston valmistuttua Lasipalatsin ja Kirjasto 10:n osuus käyttötaloudesta jää pois, mikä pienentää paineita käyttötaloudessa.

Muut suunnitelmat ovat Mellunmäen kirjastoa lukuun ottamatta remontteja ja siirtymisiä uusiin, pääsääntöisesti saman kokoluokan tiloihin.

Maunulan kirjaston, työväenopiston ja nuorisoasiainkeskuksen hankkeessa pyritään aivan uudenlaiseen yhteistyöhön ja tilankäytön synergiaan. Kirjaston osuus hankkeessa on 567 hum². Hankkeen toteuttamista on toivottu Maunulan uuden keskustan liikerakennuksen ja ympäristön muutosten rakentamisen mahdollistamassa tahdissa. Työväenopiston aloitteesta hankesuunnitelmaa tarkistetaan parhaillaan. Talonrakentamisohjelmassa rakentamisen aloittaminen on merkitty kesäkuulle 2014. Molemmat uudisrakennushankkeet ovat mukana valtion kirjastorakennusten rahoitusohjelmassa.

Mellunkylässä Mellunmäen ja Vesalan alueen yli 10 000 asukkaan kirjastopalvelut ovat kirjastoauton varassa. Kirjasto on tarkoitus toteuttaa metroradan kaakkoispuolelle rakennettavan kauppakeskuksen yhteyteen. Samassa yhteydessä on tarkoitus toteuttaa asukastila Mellarin uuden tilan tarve. Uusi kirjasto parantaa laajentuneen kaupungin itäisimmän osan huonoa palvelutarjontaa. Hankkeeseen haetaan uudenlaista toimintakonseptia ja kumppanuuksia alueen eri toimijoiden kanssa. Yhteinen tarveselvitystyö on meneillään tilakeskuksen johtamana valtuuston osoitettua tilakeskukselle kirjastohankkeeseen 500 000 euroa suunnittelumäärärahaa vuodelle 2013.

Töölön kirjasto remontoidaan vuosina 2014-2015.

Tietotekniikan hyödyntäminen ja sähköinen asiointi

Tietotekniikkaohjelman toteuttaminen

Kaupunginkirjasto noudattaa tietotekniikkaohjelman mukaista jakoa kaupungin yhteisten järjestelmien sekä oman alansa erityisjärjestelmien kesken. Kirjasto osallistuu kaupungin yhteisten järjestelmien sekä kaupungin tietoteknisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen.

Oman alansa osalta kaupunginkirjasto osallistuu keskuskirjastotehtävänsä mukaisesti valtakunnallisten tai kuntarajat ylittävien kirjastoalan tietojärjestelmien kehittämiseen muun muassa Kansalliskirjaston ja opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa.

Kirjaston tärkein työväline on kirjastojärjestelmä. Nykyinen Millennium-järjestelmä päivitetään Sierra-ohjelmistoksi vuodenvaihteessa 2013-14, ja sen käyttöönottovaihe on meneillään alkuvuoden 2014.

Sähköisen asioinnin kehittämishankkeet

Kaupunginkirjasto on tarjonnut asiakkaille sekä asiakassuhteen hoitoon että kirjaston palvelujen käyttöön liittyviä sähköisiä asiointimahdollisuuksia jo useita vuosia. Näitä kehitetään kohdennettujen hankkeiden avulla. Vuonna 2014 ajankohtaista on kirjaston tarjoamien mobiilipalvelujen edelleen kehittäminen. Lisäksi kehitetään teknisiä ratkaisuja aineistojen avaamiseen verkossa ja kirjastotilassa muun muassa RFID-tekniikan avulla. Kirjasto osallistuu myös pääkaupunkiseudun verkkomaksamisprojektiin, joka tuo toteutuessaan prosessisäästöjä osan kassojen maksuliikenteestä siirtyessä verkkoon.

Tavoitteet ja mittarit 

Talousarvion seurannassa tarkasteltavat tavoitteet:

Sitovat toiminnalliset tavoitteet

Kaupunginkirjaston talousarvion toteutumisen seurantaa varten on vuoden 2007 alusta lähtien ollut käytössä kaksi sitovaa toiminnallista tavoitetta, jotka kumpikin liittyvät asiakaspalveluun. Toinen näistä sitovista tavoitteista on edelleen vuosittaisten aukiolotuntien määrä ja toinen vuosittaisten käyntien yhteismäärä, joka koostuu kirjastokäynneistä ja verkkokäynneistä.

Aukiolotunneiksi talousarviovuonna 2014 esitetään 93 600 tuntia, 93 600 tuntia vuodelle 2015 ja 96 000 tuntia vuodelle 2016.

Aukiolotunneissa on myös huomioitu Töölön kirjaston sulkeminen peruskorjauksen vuoksi vuonna 2014. Korjaustyö jatkuu vuodelle 2015, mikä vaikuttaa molempien vuosien aukiolotuntitavoitteeseen.

Käyntien määräksi esitetään talousarviovuodelle 12,4 miljoonaa, josta kirjastokäyntien osuus olisi 6,3 miljoonaa ja verkkokäyntien osuus 6,1 miljoonaa. Suunnitteluvuosien 2015 ja 2016 yhteiskäyntimääräksi esitetään 12,4 miljoonaa.

Tavoitteissa on huomioitu Mellunmäen kirjaston avautuminen vuonna 2016.

Muut toiminnalliset tavoitteet

Talousarvion toteutumista seurataan myös lainojen määrällä. Niitä lasketaan talousarviovuonna kertyvän 8,6 miljoonaa. Suunnittelukaudella vuosikertymä arvioidaan olevan vuonna 2015 8,6 miljoonaa lainaa ja vuonna 2016 9,0 miljoonaa lainaa.

Määrä- ja taloustavoitteet sekä tuottavuuden seuranta

Vuonna 2014 kirjastoverkon muodostaa 37 kirjastoa, 10 laitoskirjastoa ja kaksi kirjastoautoa. Kirjastoverkko säilyy saman laajuisena vuonna 2014. Vuonna 2016 kirjastojen lukumäärä kasvaisi yhdellä Mellunmäen kirjaston valmistumisen vuoksi. Lisäksi kirjastolla on kotikirjasto.

Talousarvioehdotuksen mukaiset menot asukasta kohden ovat 60,96 euroa. Vuoden 2013 talousarviossa asukaskohtainen meno on 60,78 euroa.  Asukaskohtaiset menot suunnittelukaudelle ovat 62,53 euroa vuonna 2015 ja 64,21 euroa vuonna 2016.

Tulot asukasta kohden vuonna 2014 ovat 4,87 euroa (4,95 euroa vuonna 2013). Asukaskohtainen tulotavoite on 4,78 euroa/asukas vuonna 2015 ja 4,73 euroa vuonna 2016.

Kaupunginkirjaston tuottavuus on laskettu yhtenä kokonaisuutena erittelemättä eri palveluita. Tuottavuus heikkenee vuonna 2014 perusvuoteen 2011 verrattuna. Tuottavuuden lasku johtuu perusvuoden (2011) ennätyksellisen suuresta suoritemäärästä ja talousarviokaudella toteutettavasta Töölön kirjaston remontista, joka laskee merkittävästi kirjaston suoritemääriä ja samalla tuottavuutta.

Toiminnallisten tavoitteiden kytkeytyminen strategiaohjelman talousmittareihin

Osallistavan budjetoinnin kokeilua pyritään jatkamaan vuonna 2014. Tilankäyttö tehostuu, kun tiloja annetaan yhdistysten ja alueiden muiden toimijoiden käyttöön myös aukioloaikojen ulkopuolella. E-aineistojen käyttöönotto ja niiden käytön opastaminen asiakkaille tehostaa työajan käyttöä, koska se toteutetaan nykyresurssein.

Talousarvioehdotus

Talousarvioehdotus vuodelle 2014 ja taloussuunnitelmaehdotus investointiehdotuksineen ovat esityslistan tämän asian liitteenä

Kaupunginkirjaston käyttömenojen kehitys on viime vuosina ollut hyvin maltillista.

Käyttömenojen kehitys/asukas 2009 - 2013

Menot/asukas kasvoivat vuodesta 2009 vuoteen 2012 3,3 % eli keskimäärin 1,1 prosenttiyksikköä vuotta kohden.

Verrattaessa kaupunginkirjaston menojen kehitystä kustannustason muutoksia kuvaaviin yleisiin indekseihin havaitaan menojen ja käytettävissä olevien määrärahojen reaalinen laskutrendi. Muun muassa kuluttajahintaindeksin nousu vastaavana ajanjaksona oli 7,8 % kun taas julkisten menojen hintaindeksin (kuntatalous – kulttuuritoimi) muutos oli 9,2 %. Kaupunginkirjaston käyttötalousarvio vuodelle 2014 esitetään 37 208 000 euron suuruiseksi. Esitys on ilman poistoja 750 000 euroa yli raamin. Raamiylitys johtuu keskustakirjastohankkeen välttämättömien menojen kattamisesta.

Tulot ovat 2 970 000 euroa.

Käyttötulot

Kaupunginkirjaston tulot on esitetty 2 970 000 euron suuruisena.

Tulot sisältävät asiakkailta perittävät myynti- ja maksutulot, kuten varaus-, myöhästymis- ja aineiston korvausmaksut. Aineiston varausmaksuja on arvioitu kertyvän 260 000 euroa, myöhästymismaksuja ja käyttökorvauksia 1,18 miljoonaa euroa. Kopioiden ja tulosteiden myynnistä arvioidaan kertyvän tuloja noin 290 000 euroa. Tulot perustuvat kulttuuri- ja kirjastolautakunnan 19.1.2010 hyväksymiin ja kirjastotoimenjohtajan 31.3.2011 päivittämiin maksuihin.

Tulot sisältävät 610 000 euroa Kirjastot.fi – hankkeeseen, 160 000 euroa monikielisen kirjaston ylläpitämiseen sekä 225 000 keskuskirjastotehtävien hoitamiseen.

Käyttömenot

Palkat ja palkkiot (16 904 000 euroa) on laskettu voimassa olevien palkkojen mukaisesti. Ne sisältävät palkat lomarahoineen sekä määrärahat tilapäisen työvoiman palkkamenoihin, erilliskorvauksiin sekä muihin palkkoihin ja palkkioihin. Henkilökunnan palkoista on vähennetty oikaisueränä saatavat henkilöstökorvaukset.

Henkilösivukulut (5 700 000 euroa) on laskettu ohjeiden mukaisilla prosenteilla (33,25 %).

Talousarvion laatimisohjeiden mukaan hallintokuntien tulee noudattaa voimassa olevia virka- ja työehtosopimuksia kokonaisraaminsa puitteissa. Kaupunginhallituksen käyttövaroihin ei ole varattu keskitettyjä palkkamäärärahoja. Raamin niukkuus vaikuttaa erityisesti kaupunginkirjaston henkilöstömenoihin. Kirjastotoimi on henkilöstövaltaista ja kirjastoverkon laajuudesta ja monimuotoisuudesta johtuen henkilöstömenot muodostavat yli puolet kirjaston käyttömenoista. Palkkaratkaisujen mukaiset korotukset vaikuttavat merkittävästi kirjaston kuluihin ja kulurakenteeseen.

Henkilöstömenoissa ei ole huomioitu mahdollisia palkantarkistuksia kunta-alan sopimuskauden 28.2.2014 päätyttyä.

Palvelujen ostoihin on esitetty yhteensä 4 337 000 euroa. Esitys sisältää määrärahat tietotekniikkamenoihin, tilapäisen työvoiman hankintaan, siivouspalveluihin sekä muiden palvelujen ostoihin. Palvelujen ostoihin sisältyy myös 530 000 euron määräraha keskustakirjaston suunnitteluun ja palvelujen kehittämiseen.

Aineet, tarvikkeet ja tavarat-kohtaan on esitetty 3 940 000 euron määrärahaa. Aineistohankintojen osuus tästä on 3 204 000 miljoonaa euroa. Tiukasta taloudellisesta tilanteesta huolimatta kaupunginkirjasto esittää asukaskohtaiseksi aineistomäärärahaksi 5,25 euroa. Vuonna 2012 asukasta kohden käytettiin 5,30 euroa (3 197 000 euroa). Lisäksi aineet, tarvikkeet ja tavarat-kohta sisältää  muun muassa kaluston pienhankintoja, toimistotarvikkeet sekä sähköenergian niiden toimitilojen osalta, joissa sähkö ei sisälly vuokrasopimukseen. Sähköenergian määrärahassa on huomioitu energiansäästötavoitteet.

Toimitilojen vuokriin on esitetty 6 294 000 euron määrärahat. Määräraha sisältää talousarvion laatimisohjeissa esitetyn sisäisten tilavuokrien korotusvaikutuksen. Kaupunkikonsernin omistuksessa olevien tilavuokrien määräraha vuodelle 2014 on 5 337 000 euroa. Tilakeskukselle vuokran yhteydessä maksettavat palvelukustannukset sisältyvät palvelujen ostoihin. Tilavuokrien osuus kaikista käyttömenoista on 16 %. Suunnittelukaudelle on esitetty Mellunmäen kirjastotilaa täydentämään Itä-Helsingin puutteellista kirjastoverkostoa.

Kirjastoverkon tilannetta ja laajuutta on käsitelty kulttuuri- ja kirjastolautakunnassa (13.3.2013) kirjaston kiinteistölautakunnalle antamassa lausunnossa talonrakennushankkeiden rakentamisohjelmaksi vuosiksi 2014 – 2018.

Määräraha sisältää lisäksi koneiden ja kaluston vuokrat, muut vuokrakulut sekä rakennusten ja huoneistojen vuokrat, joihin on budjetoitu sekä ulkopuolisilta että sisäisin vuokrasopimuksin vuokrattujen kirjastotilojen vuokrat ja siviilipalvelusmiesten asuntojen vuokrakulut.

Taloussuunnitelma 2015–2016

Taloussuunnitelmakauden tuloarvio esitetään 2 941 000 euron suuruisena.

Kaupunginkirjasto on vuosia toteuttanut lukuisia projekteja ja hankkeita ulkopuolisella rahoituksella. Rahoituksen määrä on vaihdellut vuosittain. Vaikka kirjasto on rahoituksen avulla voinut viime vuosina toteuttaa merkittäviä hankkeita, on myönnettävän rahoituksen ennakoiminen vaikeaa. Rahoitusmallin haasteena on, että tulojen lisäksi hankkeista aiheutuu menoja, joita ei voida huomioida ennalta kirjaston menoraamiin kuuluvina erinä.

Viime vuosina kirjaston talousarviossa on tukiin ja avustuksiin on budjetoitu entistä suurempi osa ulkopuolisesta tulorahoituksesta, jonka on tulkittu olevan pysyväisluonteista, mutta vastaavasti menoraamiin ja käyttömenoihin ei ole saatu vastaavaa korotusta budjetoidusta tulolisästä huolimatta. Tämä on lisännyt entisestään ulkopuolisen hankerahoituksen ja menojen epäsuhtaa, koska osa tuloista on jo valmiiksi budjetoitu kirjaston tuloiksi, mutta käyttömenojen osalta on vajetta.

Vuoden 2015 käyttömenot ovat 38 510 000 euroa ja 39 896 000 euroa vuonna 2016. Asukaskohtaiset käyttömenokorotukset johtuvat keskustakirjastoon kohdistuvien menojen kasvusta sekä hintatason muutoksesta. Vuonna 2015 62,53 euroa ja vuonna 2016 64,21 euroa.

Taloussuunnitelmavuosien henkilöstömenoihin esitetään kolmen vakanssin lisäystä Mellunmäen kirjastoa varten.

Palvelujen ostoihin sekä aineet, tarvikkeet ja tavarat-menokohtiin esitetään korotusta, jotta voidaan turvata kirjaston palvelutaso ja aineiston kattavuus entistä monipuolisemmassa toimintaympäristössä ja aineistovalikoimassa esim. sähköisen aineiston lisääntymistä johtuen. Lisäksi varautuminen Mellunmäen kirjaston toteutumiseen vaikuttaa aineistohankintojen määrään kirjaston perustamisvaiheessa jo ennen sitä.

Uusien teknisten toteutuksien kustannuksissa on varauduttava muun muassa RFID-tekniikan käyttöönottoon kaupunginkirjastossa. Mahdollisessa käyttöönottovaiheessa tulee huomioida lisääntyvä tilapäisen työvoiman tarve, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia.

Vuokramenoihin esitetään menolisäyksiä remontoitujen tilojen vuokrantarkistuksista johtuen.

Irtain omaisuus 2014 – 2018

Talousarvion laatimisohjeiden mukaan irtaimen omaisuuden budjetoinnin lähtökohtana on hallintokuntakohtainen raami. Kirjastotoimelle on raamissa varattu 1 089 000 euroa.

Irtaimen omaisuuden hankintoihin kuitenkin esitetään vuodelle 2014 yhteensä 1 089 000 euron määrärahaa, josta tietotekniikkahankintojen osuus on 474 000 euroa ja kalusteiden osuus 460 000 euroa. Irtaimen omaisuuden hankintoihin sisältyy myös Rfid-tekniikkaan liittyvät hankintakulut 155 000 euroa.

Taloussuunnitelmavuosille 2015 - 2018 etsitetään irtaimen omaisuuden määrärahoja seuraavasti:

Taloussuunnitelmavuosien merkittävin menoerä kohdistuu vuonna 2018 keskustakirjastohankkeelle. Toinen merkittävä tiloihin kohdistuva hanke on Töölön kirjaston perusparannus vuodelle 2015.

Tietotekniikkainvestoinnit sisältävät kirjastotoiminnan sujuvuuden ja ylläpidon turvaavia välttämättömiä hankintoja.

Taloussuunnitelmakaudelle on esitetty määrärahoja kirjastotilojen kuluneisuuden torjumiseen ja ergonomian parantamiseen. Lisäksi kirjaston palvelualueuudistukset ja tilakonseptin toteuttamiseen on esitetty varatavaksi määrärahoja.

Esittelijä

kirjastotoimen johtaja

Tuula Haavisto

Lisätiedot

Ari Tirri, talouspäällikkö, puhelin: 310 85510

ari.tirri(a)hel.fi

Tuula Haavisto, kirjastotoimen johtaja, puhelin: 310 85500

tuula.m.haavisto(a)hel.fi

Liitteet

.