§ 652

Puitesopimus ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta

HEL 2011-005667 T 02 08 01 00

Päätös

A

Lautakunta päätti hylätä Freudenberg Filtration Technologies Finland Oy:n tarjouksen, koska siitä puuttui Käyttökustannuskoriliite.

Lautakunta päätti hylätä Teknocalor Oy:n tarjouksen, koska se oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 luokan suodattimen laskussa eri suodattimen hintaa kuin, miltä oli ilmoittanut tekniset arvot.

Lautakunta päätti hylätä F-Suotimet Oy:n tarjouksen, koska se oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 luokan suodattimen laskussa eri suodattimen hintaa kuin, miltä oli ilmoittanut tekniset arvot.

B

Lautakunta päätti valita kiinteistöviraston tilakeskuksen suorittaman ilmanvaihtosuodattimien hankintakilpailutuksen perusteella seuraavat toimittajat

                                                                              vertailupisteet

Vado Oy                                                        94,91

Kaarinan Suodatintekniikka Oy                            88,31

Halton Clean Air Oy                                          87,68

toimittamaan vuonna 2012 ja 2013 Helsingin kaupungin kiinteistöviraston tilakeskuksen ja Kiinteistö Oy Helsingin toimitilojen ylläpitämiin sekä Helsingin kaupungin Palmia-liikelaitoksen huoltamiin kiinteistöihin ja rakennuksiin tilattavia ilmanvaihtosuodattimia.

Lautakunta päätti oikeuttaa kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön tekemään puitesopimukset valittujen ilmanvaihtosuodatintoimittajien kanssa ajalle 1.1.2012 - 31.12.2013 ja päättämään kahden vuoden (2) optioiden mahdollisesta käyttöönotosta. Sopimuksen enimmäiskesto on kuitenkin enintään neljä vuotta.

Puitesopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Palmia-liikelaitoksen johtokunta ja Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilojen hallitus tekevät kilpailusta omat erilliset päätökset.

Hankinta pyritään ohjaamaan kullekin valitulle toimittajalle tasaisesti. Tilaukset tehdään kohdekohtaisesti. Hankintojen arvioitu kaikkien tilausten yhteenlaskettu kokonaisarvo on enintään 1 900 000,00 euroa  (alv. 0 %). Arviossa on huomioitu myös mahdolliset optiovuodet.

Esittelijä

tilakeskuksen päällikkö

Arto Hiltunen

Lisätiedot

Per-Johan Johansson, kehittämisinsinööri, puhelin: 310 38464

per-johan.johansson(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

Päätösehdotus

A

Lautakunta päättänee hylätä Freudenberg Filtration Technologies Finland Oy:n tarjouksen, koska siitä puuttui Käyttökustannuskoriliite.

Lautakunta päättänee hylätä Teknocalor Oy:n tarjouksen, koska se oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 luokan suodattimen laskussa eri suodattimen hintaa kuin, miltä oli ilmoittanut tekniset arvot.

Lautakunta päättänee hylätä F-Suotimet Oy:n tarjouksen, koska se oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 luokan suodattimen laskussa eri suodattimen hintaa kuin, miltä oli ilmoittanut tekniset arvot.

B

Lautakunta päättänee valita kiinteistöviraston tilakeskuksen suorittaman ilmanvaihtosuodattimien hankintakilpailutuksen perusteella seuraavat toimittajat

                                                                              vertailupisteet

Vado Oy                                                        94,91

Kaarinan Suodatintekniikka Oy                            88,31

Halton Clean Air Oy                                          87,68

toimittamaan vuonna 2012 ja 2013 Helsingin kaupungin kiinteistöviraston tilakeskuksen ja Kiinteistö Oy Helsingin toimitilojen ylläpitämiin sekä Helsingin kaupungin Palmia-liikelaitoksen huoltamiin kiinteistöihin ja rakennuksiin tilattavia ilmanvaihtosuodattimia.

Lautakunta päättänee oikeuttaa kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön tekemään puitesopimukset valittujen ilmanvaihtosuodatintoimittajien kanssa ajalle 1.1.2012 - 31.12.2013 ja päättämään kahden vuoden (2) optioiden mahdollisesta käyttöönotosta. Sopimuksen enimmäiskesto on kuitenkin enintään neljä vuotta.

Puitesopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Palmia-liikelaitoksen johtokunta ja Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilojen hallitus tekevät kilpailusta omat erilliset päätökset.

Hankinta pyritään ohjaamaan kullekin valitulle toimittajalle tasaisesti. Tilaukset tehdään kohdekohtaisesti. Hankintojen arvioitu kaikkien tilausten yhteenlaskettu kokonaisarvo on enintään 1 900 000,00 euroa  (alv. 0 %). Arviossa on huomioitu myös mahdolliset optiovuodet.

Esittelijä

Hankintamenettely

Tarjouspyynnöstä on julkaistu hankintailmoitus hankintailmoitusten sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 5.10.2011.

Kiinteistöviraston tilakeskus on yhdessä Palmia-liikelaitoksen ja Kiinteistö Oy Helsingin toimitilojen kanssa pyytänyt avoimella menettelyllä tarjoukset ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta kolmeltatoista (13) ilmanvaihtosuodatintoimittajalta, joista kaikki olivat pyytäneet saada tarjouspyynnön.

Määräaikaan 21.11.2011 klo 13.00 mennessä tarjouksen jätti yhdeksän (9) toimittajaa.

Avauspöytäkirja on nähtävänä Tilakeskuksessa.

Tarjoajien soveltuvuus, tarjousten vertailu ja valinta

Hankintayksikkö tarkasti, että tarjoaja oli merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverollisten rekisteriin.

Soveltuvuusehtoina lakisääteisten yhteiskunnallisten velvoitteiden hoitamisesta tuli tarjoajan toimittaa todistukset verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Edellä mainitut todistukset eivät saaneet olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Yrityksen tuli toimittaa myös vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta sekä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai selvitys keskeisistä työehdoista. Tarjoajalla tuli olla toimiva tietoliikenneyhteys. Tarjoajan liikevaihdon tuli olla vähintään 450 000 euroa vuodessa viimeksi vahvistetussa tilinpäätöksessä.

Freudenberg Filtration Technologies Finland Oy:n tarjouksesta puuttui Käyttökustannuskoriliite (liite T5) kokonaan, joten sille ei voitu laskea Käyttökustannuskorin vertailupisteitä. Freudenberg Filtration Technologies Finland Oy:n tarjous on puutteellisena tarjouspyynnön vastainen, jonka vuoksi se tulee hylätä. Oikeuskäytännössä hyväksytyn periaatteen mukaan tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä.

Teknocalor Oy oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 suodattimen laskussa eri suodattimen yksikköhintaa, kuin jolta se oli ilmoittanut tekniset tiedot. Koska kustannuskorin laskelma oli näin ollen virheellinen, tulee Teknocalor Oy:n tarjous sen vuoksi hylätä. Oikeuskäytännössä hyväksytyn periaatteen mukaan tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä.

F-Suotimet Oy oli käyttänyt Käyttökustannuskorin F5 suodattimen laskussa eri suodattimen yksikköhintaa, kuin jolta se oli ilmoittanut tekniset tiedot. Koska kustannuskorin laskelma oli näin ollen virheellinen, tulee F-Suotimet Oy:n tarjous sen vuoksi hylätä. Oikeuskäytännössä hyväksytyn periaatteen mukaan tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan tarjouksista valitaan yhdestä kolmeen (1 - 3) eniten vertailupisteitä saanutta tarjousta, jonka antaneilta toimittajilta ilmanvaihtosuodattimia tullaan tilaamaan.

Tarjouksissa tuli antaa suodatinkohtaiset hinnat ns. Hankintakorin mukaisille suodattimille. Siitä muodostui ns. Hankintakorin hinta, jonka painoarvo on 40 %. Toisin sanoen halvimman hintakorin loppuhinnan tarjonnut toimittaja sai 40 vertailupistettä ja seuraavat oman tarjouksensa suhteessa halvimpaan tarjoukseen.

Lisäksi tarjouksissa tuli antaa tiedot ns. Käyttökustannuskorin suodattimille. Käyttökustannuskorilla arvioidaan laskennallisesti siinä esitettyjen ilmanvaihtosuodattimien vuotuinen käyttökustannus (energiakustannus huomioituna). Käyttökustannuskorin hinnan painoarvo on 60 %. Toisin sanoen halvimman Käyttökustannuskorin loppuhinnan tarjonnut toimittaja sai 60 vertailupistettä ja seuraavat oman tarjouksensa suhteessa halvimpaan tarjoukseen.

Kummankin korin kaikkiin pyydettyihin tarjouskohtiin tuli vastata. Vajaasti täytetty lomake johti tarjouksen hylkäämiseen.

Lopulliset vertailupisteet muodostuivat Hankintakorin ja Käyttökustannuskorin vertailupisteiden summasta.

Laskettujen kaikkien tarjousten vertailupisteiden vaihteluväli on 94,91 - 74,97.

Vertailutaulukko on esityslistan liitteenä.

Esittelijä esittää, että kolme soveltuvuusehdot täyttävää, eniten vertailupisteitä saanutta ja tarjouspyynnön mukaista tarjouksen antanutta ilmanvaihtosuodatintoimittajaa valitaan ilmanvaihtosuodattimien hankinnan puitesopimuskumppaneiksi Helsingin kaupungin kiinteistöviraston tilakeskuksen, Palmian ja Kiinteistö Oy Helsingin toimitilojen kanssa.

Kolme eniten vertailupisteitä saanutta tarjousta ovat:

                                                                  vertailupisteet

Vado Oy                                                        94,91

Kaarinan Suodatintekniikka Oy                            88,31

Halton Clean Air Oy                                          87,68

Valittujen ilmanvaihtosuodatintoimittajien kanssa tullaan tekemään puitesopimukset. Hankinta tehdään kohdekohtaisilla tilauksilla. Hankintojen arvioitu kaikkien tilausten yhteenlaskettu kokonaisarvo on enintään 1 900 000,00 euroa (alv. 0 %). Arviossa on huomioitu myös mahdolliset optiovuodet.

Esittelijä

tilakeskuksen päällikkö

Arto Hiltunen

Lisätiedot

Per-Johan Johansson, kehittämisinsinööri, puhelin: 310 38464

per-johan.johansson(a)hel.fi

Liitteet

Otteet