Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

2/2023

1 (4)

Keskusvaalilautakunta

 

 

 

 

Asia/2

 

27.01.2023

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 6

Vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän äänestyspaikkojen järjestelyn ja operatiivisen johdon hankinta

HEL 2022-013745 T 02 08 02 00

Päätös

Keskusvaalilautakunta päätti hyväksyä Palmia Oy:n (2653762-3) tarjouksen vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän äänestyspaikkojen järjestelyn ja operatiivisen johdon palveluntuottajaksi.

Keskusvaalilautakunta päätti sulkea 9RTurva Oy (2569007-9) tarjouskilpailusta, koska 9RTurva Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Keskusvaalilautakunta valtuutti sihteeristön allekirjoittamaan sopimuksen.

Esittelijä

keskusvaalilautakunnan sihteeri

Veera Reuna

Lisätiedot

Veera Reuna, keskusvaalilautakunnan sihteeri, puhelin: 310 20001

veera.reuna(a)hel.fi

Timo Lindén, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36550

timo.linden(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarjouspyyntö 29.11.2022

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, keskusvaalilautakunta

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Keskusvaalilautakunta huolehtii vaalipäivän äänestyksen järjestelyistä. Helsingissä on 167 vaalipäivän äänestyspaikkaa. Näistä 109 äänestyspaikkaa on sijoitettu kaupungin kouluihin ja päiväkoteihin. Keskusvaalilautakunta päätti (22.11.2022, § 12) käynnistää kilpailutuksen vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän vaalijärjestelyistä äänestyspaikoissa, jotka sijaitsevat kaupungin kouluissa ja päiväkodeissa.

Vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän äänestyspaikkojen järjestelyn ja operatiivisen johdon hankintaan liittyvä kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 29.11.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H046-22, Dnro HEL 2022-007147 (liite 1).

Vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän äänestyspaikkojen järjestelyn ja operatiivisen johdon hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 29.11.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 03.01.2023. Määräaikaan mennessä saapui 2 tarjousta:

 9RTurva Oy:ltä (2569007-9)

 Palmia Oy:ltä (2653762-3).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu.

9RTurva Oy:n (2569007-9) referenssit eivät täytä referensseille asetettuja vaatimuksia. Referenssivaatimuksissa oli, että referensseiksi eivät kelpaa toimitukset, jotka on toteutettu tarjoajalle itselleen tai sen alihankkijoille. 9RTurva Oy:n referensseistä yksi referenssi oli toteutettu tarjouksessa ilmoitetulle alihankkijalle.

Palmia Oy täyttää tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

9RTurva Oy:n (2569007-9) tarjouksessa ilmoittama Äänestyspaikkojen järjestely, valvonta ja siivouksen vertailuhinta ei vastaa tarjouksen mukana toimitettua hintaliitteessä olevaa vertailuhintaa. Hankintayksikkö on jättänyt tekemättä hinnan osalta täsmennyspyyntöä, koska tarjoaja ei referenssiensä osalta ole soveltuva tarjoaja.

Palmia Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta. Hankittaville palveluille on asetettu vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien palveluiden pitää täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät täyty, hylätään tarjous tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouksista vain yksi eli Palmia Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjousten vertailua ei tehty.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankinnasta päättää keskusvaalilautakunta. Keskusvaalilautakunnan hankinnat suoritetaan talousarvion kohdasta 1 10 01 Vaalien järjestäminen, keskusvaalilautakunnan käytettäväksi.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on 189 380 euroa.

Esittelijä

keskusvaalilautakunnan sihteeri

Veera Reuna

Lisätiedot

Veera Reuna, keskusvaalilautakunnan sihteeri, puhelin: 310 20001

veera.reuna(a)hel.fi

Timo Lindén, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36550

timo.linden(a)hel.fi

Liitteet

1

Tarjouspyyntö 29.11.2022

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, keskusvaalilautakunta

Päätöshistoria

Keskusvaalilautakunta 22.11.2022 § 12

HEL 2022-013745 T 02 08 02 00

Päätös

Keskusvaalilautakunta päätti käynnistää kilpailutuksen vuoden 2023 eduskuntavaalien vaalipäivän vaalijärjestelyistä äänestyspaikoissa, jotka sijaitsevat kaupungin kouluissa ja päiväkodeissa. Lisäksi keskusvaalilautakunta päätti valtuuttaa sihteeristön hyväksymään tarjouskilpailun asiakirjat.

Käsittely

22.11.2022 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Lisäksi puheenjohtaja ehdotti, että sihteeristö valtuutetaan hyväksymään tarjouskilpailun asiakirjat. Keskusvaalilautakunta päätti valtuuttaa sihteeristön hyväksymään tarjouskilpailun asiakirjat.

Esittelijä

keskusvaalilautakunnan sihteeri

Veera Reuna

Lisätiedot

Veera Reuna, keskusvaalilautakunnan sihteeri, puhelin: 310 20001

veera.reuna(a)hel.fi

Timo Lindén, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36550

timo.linden(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 10

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 17

Faksi

 

Alv.nro

kaupunginkanslia@hel.fi

http://www.hel.fi/kaupunginkanslia

+358 9 655 783

 

FI02012566