§ 711

Toimivallan siirtäminen kaupunkiympäristön toimialalla hankintojen tekemisessä

HEL 2022-013589 T 00 01 00

Päätös

Kaupunkiympäristölautakunta päätti siirtää toimivaltaa hankintojen tekemisessä 1.1.2023 alkaen seuraavasti:

- siirtää hankintojen toimivaltaa liitteessä 1 esitetyllä tavalla kaupunkiympäristön toimialalla viranhaltijoille ja toimielimille;

- siirtää toimivaltaa keskeyttää hankinta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 125 §:n mukaisesti kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus;

- siirtää toimivaltaa päättää rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa ja dynaamisessa hankintajärjestelmässä ehdokkaiden valinnasta sekä suunnittelukilpailussa osallistujien valinnasta hankintamenettelyyn kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus;

- siirtää toimivaltaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 1 momentin tarkoittamissa lisätilauksissa sekä 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa siten, että hankintavaltuus määräytyy lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä). Toimialajohtaja voi päättää edellä mainituista lisätilauksista ja sopimusmuutoksista myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta lisätöiden yhteenlasketun arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle;

- siirtää toimivaltaa siten, että toimialajohtajalla on toimivalta tilata puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, myös niissä tilanteissa, joissa hankintavaltuus tilauksen arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle;

- siirtää toimivaltaa ICT-hankinnoissa toimialajohtajalle, kehittämis- ja digitalisaatiopäällikölle ja projektitoimisto- ja talouden hallinta -yksikön päällikölle siten, että heillä on yksinomainen toimivalta ICT-hankinnoissa hankintavaltuuden euromäärään asti ja tämän ylittäviltä osilta toimivalta on kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla;

- siirtää toimivaltaa hankintoja koskevissa yhteistyö- ja toteutussopimuksissa viranhaltijoille siten, että toimivalta määräytyy viranhaltijan hankintavaltuuden mukaan.

Samalla kaupunkiympäristölautakunta päätti kumota 1.1.2023 alkaen tekemänsä päätöksen 20.9.2022 § 507 toimivallan siirtämisestä hankintojen tekemisestä kaupunkiympäristön toimialalla.

Esittelijä

kaupunkiympäristön toimialajohtaja

Ville Lehmuskoski

Lisätiedot

Jaakko Seppänen, lakimies, puhelin: 310 39062

jaakko.seppanen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankintavaltuudet perustuvat hallintosääntöön (kaupunginvaltuusto 18.5.2022 § 106) sekä sen perusteella kaupunkiympäristölautakunnan tekemiin toimivaltapäätöksiin. Edellinen kaupunkiympäristölautakunnan hankintavaltuuksia koskeva päätös on 20.9.2022 § 507.

Muutettavaksi esitettävät hankintavaltuudet ovat liitteenä 1 ja niitä sovelletaan myös kaupungin sisäisiin hankintoihin. Hankintavaltuudet toimivat myös tilausvaltuuksina, ellei yksittäisissä hankinnoissa päätetä tilausvaltuudesta erikseen. Hankintavaltuudet koskevat vain liitteessä 1 mainittuja kaupunkiympäristön toimialan toimielimiä ja viranhaltijoita. Hankintavaltuuksia ei ole mahdollista siirtää työsuhteessa oleville.

Päätöksessä mainitaan lisäksi myös sellaisia voimassa olevia hankintavaltuuksia, joihin ei esitetä muutoksia. Ne eivät muuta voimassa olevia hankintavaltuuksia ja ne mainitaan päätöksessä vain selvyyden vuoksi. Hankintavaltuuksien käyttäminen helpottuu, kun valtuuksia ja perusteluja ei tarvitse lukea monesta erillisestä päätöksestä.

Muutoksista yleisesti

Kaupunkiympäristön toimialalla toteutetaan organisaatiomuutos, jossa vuoden 2023 alusta lähtien hallinto- ja tukipalvelut -palvelukokonaisuuteen kuuluvat kehittämispalvelut ja tietohallintopalvelut yhdistetään yhdeksi palveluksi eli kehittämis- ja digitalisaatiopalveluiksi.

Organisaatiomuutoksen johdosta hankintavaltuuksia koskevaa edellistä kaupunkiympäristölautakunnan päätöstä 20.9.2022 § 507 on tarpeen muuttaa siltä osin, kun päätös koskee viranhaltijoiden valtuuksia tehdä ICT-hankintoja toimialalla. Tarkemmat perustelut ICT-hankintojen hankintavaltuuksia koskevista muutoksista on selostettu alempana.

Lisäksi hankintavaltuuksiin esitetään tarkennusta siltä osin, kun päätös koskee viranhaltijoiden toimivaltuuksia tehdä monivaiheisissa hankintamenettelyissä päätöksiä ehdokkaiden tai osallistujien valinnasta hankintamenettelyyn. Tarkemmat perustelut on selostettu alempana.

Muilta osin voimassa olevaa hankintavaltuuspäätöstä ei ole tarkoitus muuttaa. Muutokset on tarkoitettu tulemaan voimaan 1.1.2023.

Hankinnan keskeyttäminen

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toimivaltaa hankintojen keskeyttämiseksi selvennetään siirtämällä toimivalta kaikille niille viranhaltijoille, joilla on myös hankintavaltuus. Hankinnan keskeyttämisessä ei katsottaisi hankinnan arvoa toimivaltaa määritettäessä, vaan viranhaltija voisi keskeyttää myös sellaisen hankinnan, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Hankinta voidaan lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä on tehtävä muutoksenhakukelpoinen perusteltu päätös.

Päätös monivaiheisten hankintamenettelyiden osallistujien valinnasta

Toimivaltuutta esitetään täsmennettäväksi seuraavin perusteluin:

Monivaiheisissa hankintamenettelyissä eli rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa, dynaamisessa hankintajärjestelmässä ja suunnittelukilpailussa hankintamenettelyn osallistujien valinnasta voidaan tehdä erillinen välipäätös ennen lopullista hankintapäätöstä.

Tältä osin voimassa olevassa hankintavaltuuspäätöksessä on tarkoitettu, että kaikki ne viranhaltijat, joilla on hankintavaltuus, voisivat tehdä tällaisen osallistujien valintaa koskevan välipäätöksen, vaikka lopullisen hankintapäätöksen arvo tulisi ylittämään heidän oman hankintavaltuutensa. Sen sijaan lopullisen hankintapäätöksen, jolla sitoudutaan varojen käyttöön, voisi tehdä monivaiheisessa hankintamenettelyssäkin ainoastaan sellainen viranhaltija, jonka omat hankintavaltuudet riittävät päätöksen tekemiseen. Edellä mainittuja sääntöjä ei ole tarkoitus muuttaa tällä päätöksellä.

Voimassa olevassa hankintavaltuuspäätöksessä on kuitenkin käytetty eräiden hankintamenettelyiden osalta termiä "tarjoajien valinta", mikä on aiheuttanut tulkinnanvaraisuutta toimivaltuuksien ulottuvuudesta. Tältä osin hankintavaltuuksia ehdotetaan selkiytettävän kielellisesti siten, että hankintavaltuuspäätöksessä käytetään ainoastaan termejä "ehdokkaiden" ja "osallistujien" valinta hankintamenettelyyn.

Lisätyöt ja sopimusmuutokset

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Lisätöiden ja sopimusmuutosten päätösvalta on tarpeen siirtää viranhaltijoille suoraan kaupunkiympäristölautakunnalta johtuen edelleen delegoinnin kiellosta.

Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle.

Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisten lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella.

Puitejärjestelyt (kaikki ehdot vahvistettu)

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toimielimet eivät käytännössä voi tehdä tilauksia, joten puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus on siirrettävä viranhaltijoille. Näissä puitejärjestelyissä hankinnat tapahtuvat etusijajärjestyksessä tilaamalla. Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus siirretään toimialajohtajalle, kun tilauksen arvo ylittää muiden viranhaltijoiden hankintavaltuuden.

ICT-hankinnat

Toimivaltuutta esitetään muutettavaksi seuraavin perusteluin:

Hankintavaltuudet toimialan ICT-hankinnoissa ovat olleet keskitettynä tietohallintopäällikölle vuoden 2018 alusta lähtien. Tietohallintopäälliköllä ja toimialajohtajalla on ollut viranhaltijoina yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla ei ole ollut toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Tietohallintopalvelut ja kehittämispalvelut yhdistyvät vuoden 2023 alussa kehittämis- ja digitalisaatiopalveluiksi. Muutoksen myötä uuteen palveluun perustetaan kaksi virkaa, joista toinen on koko palvelun päällikön eli kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön virka ja toinen on projektitoimisto- ja talouden hallinta -yksikön päällikön virka.

Uuteen palveluun sijoittuvien virkojen perustamisesta on päättänyt kaupunginhallitus päätöksillä 12.9.2022 § 597 ja 26.9.2022 § 659. Toimialajohtaja on päättänyt palvelun päällikön valinnasta päätöksellä 17.10.2022 § 36.

Voimassa olevien hankintavaltuuksien perusteella tietohallintopäällikkö on päättänyt suurimman osan toimialan ICT-hankinnoista. Myös tulevan organisaatiomuutoksen jälkeen on ICT-kustannusten ja kehittämisen hallinnan kannalta tarkoituksenmukaista, että koko toimialan ICT-talouden suunnittelu ja ICT-hankintoihin liittyvä päätöksenteko pysyvät edelleen keskitetysti palvelussa, joka tulee korvaamaan nykyiset tietohallintopalvelut.

Päätöksentekovastuuta on kuitenkin päätösten runsaan määrän vuoksi perusteltua jakaa siten, että pienempiarvoisia hankintoja voisi tehdä palvelussa yksikön päällikkönä toimiva viranhaltija ja suurempiarvoisia hankintoja kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö. Yksikön päällikölle esitetään hankintavaltuuksia ICT-hankinnoissa enintään 800 000 euroon saakka. Päätöksentekovastuun jakautuminen helpottaa muun muassa työmäärän hallintaa ja sijaisuusjärjestelyjä.

Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikölle esitetään hankintavaltuuksia ICT-hankinnoissa enintään 1 500 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus on korkeampi kuin nykyinen tietohallintopäällikön valtuus 1 000 000 euroa. Hankintavaltuuksia on perusteltua korottaa, sillä ICT-kustannuksissa on havaittu viime vuosina noususuhteisuutta ja kustannusten kasvun odotetaan varsinkin nykyisessä inflaatiotilanteessa jatkuvan. Lisäksi hankintapäätöksissä on ryhdytty huomioimaan aiempaa säännönmukaisemmin esimerkiksi hankittavien tietojärjestelmien laskennallisia elinkaarikustannuksia, mikä nostaa laskennallisesti tiettyjen yksittäisten hankintapäätösten arvoa.

Taloudellisesti kaikkein merkittävimmissä toimialan ICT-hankinnoissa päätöksen tekisi 1 500 000–3 000 000 euron arvoisten hankintojen osalta edelleen toimialajohtaja ja 3 000 000 euroa ylittävissä hankinnoissa rakennusten ja yleisten alueiden jaosto.

Lisäksi selvyyden vuoksi todetaan, että edellä esitetyt kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön ja yksikön päällikön korotetut hankintavaltuudet soveltuvat vain ICT-hankintoihin. Viranhaltijoiden hankintavaltuudet muissa kuin ICT-hankinnoissa ovat samat kuin hallinto- ja tukipalveluiden muilla viranhaltijoilla. Näin ollen kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön hankintavaltuudet ovat muissa hankinnoissa 200 000 euroa ja yksikön päällikön valtuudet 60 000 euroa.

Hankesuunnitelmiin perustuvat hankinnat

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Aikaisemmin hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja voivat tehdä suoraan toimialajohtaja sekä tekninen johtaja. Kaupunginvaltuusto on kesäkuussa 2022 muuttanut hankesuunnitelmia koskevaa päätöksentekoa, jolloin muutoksella on vaikutusta myös hankesuunnitelmien perusteella tehtäviin hankintoihin ja niitä koskeviin toimivaltuuksiin.

Valtuuston tekemästä muutoksesta johtuen muutetaan toimialan hankintavaltuuksia samassa suhteessa, jolloin ei synny tarpeetonta ylimääräistä päätöstarvetta hankesuunnitelmia koskevissa hankinnoissa. Toimialajohtaja ja tekninen johtaja voivat päättää hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen tai kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston hyväksymiin hankesuunnitelman enimmäisarvoa koskeviin rajoihin asti.

Toteutus- ja yhteistyösopimukset

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toteutussopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä.

Toteutussopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai -sopimusta kaupungin puolesta. Toteutussopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös.

Toimivalta toteutus- ja yhteistyösopimusten tekemiselle hankinnoissa on liitteen 1 mukaisesti siirretty kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle erillisellä kohdalla, jonka mukaan jaostolla on päätösvalta alle 5 000 000 arvoisiin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin. Viranhaltijoille sen sijaan toimivalta hankintoja koskeviin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin määräytyy hankintavaltuuden perusteella ja erityisistä oikeuksista kyseisiin sopimuksiin luovutaan.

Hankintavaltuus määräytyy sen arvon mukaisesti, joka sopimuksessa määritellyn hankinnan arvosta kuuluu kaupunkiympäristön toimialan vastuulle.

Muutos helpottaa tilannetta toimialalla, koska toteutus- ja yhteistyösopimusten määrä on lisääntynyt ja niiden arvo voi olla myös hyvin vähäinen. Muutoksen jälkeen jokainen hankintavaltuudet omaava viranhaltija voi päättää kyseisistä sopimuksista lähempänä varsinaista toimintaa eikä sopimusta tarvitse viedä esimerkiksi palvelukokonaisuuden päällikölle päätettäväksi.

Optiot

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Optioiden arvo sisältyy alkuperäiseen hankintapäätökseen, mutta optioiden käyttöönotosta päätetään erikseen. Jaosto ei voi valtuuttaa yksittäisen hankintapäätöksen osalta viranhaltijaa päättämään hankintaan liittyvästä optiosta, koska toimivallan edelleen delegoinnin kielto estää sen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jaosto päättäisi kaikista optioista.

Siksi hankintavaltuus on lisätty liitteessä 1 mainituille viranhaltijoille.

Toimivalta

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Esittelijä

kaupunkiympäristön toimialajohtaja

Ville Lehmuskoski

Lisätiedot

Jaakko Seppänen, lakimies, puhelin: 310 39062

jaakko.seppanen(a)hel.fi

Liitteet

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

Tiedoksi

Kaupunginkanslia

Kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan palvelukokonaisuudet

Hankintapalvelut

Hallinto- ja tukipalvelut, päätöksenteon tuki