§ 59

Kaupunkiympäristötalon toimistokalusteiden minikilpailutus, sermien ja neuvottelupöytien hankinta

HEL 2020-003033 T 02 08 01 00

Päätös

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto hyväksyi seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeutti teknisen johtajan tekemään tilaukset kaupunkiympäristötalon toimistokalustehankinnoista mainittujen tarjoajien kanssa osa-aluekohtaisesti:

Osa-alue 1: YHTEISKÄYTTÖPÖYDÄT (tuotenumerot 19 - 21)

        Modeo Oy

Osa-alue 2: SERMIT 1 (tuotenumerot 22 - 23, 178, 183)

        Martela Oyj

Osa-alue 3: SERMIT 2 (tuotenumerot 25 - 27)

        Martela Oyj

Osa-alue 4: SERMIT 3 (tuotenumero 28)

        Martela Oyj

Osa-alue 5: SERMIT 4 (tuotenumerot 29 - 30)

        Modeo Oy

Osa-alue 6: SERMIT 5 (tuotenumerot 31 - 33)

        Modeo Oy

Osa-alue 7: NEUVOTTELUPÖYDÄT 1 (tuotenumero 34)

        Modeo Oy

Osa-alue 8: NEUVOTTELUPÖYDÄT 1 (tuotenumerot 35 - 39)

        Modeo Oy

Osa-alue 9: NEUVOTTELUPÖYDÄT 1, pyöreät (tuotenumerot 40 - 41)

        Martela Oyj

Osa-alue 10: NEUVOTTELUPÖYDÄT 1 (tuotenumero 42)

        Martela Oyj

Osa-alue 11: NEUVOTTELUPÖYDÄT 2 (tuotenumerot 43 - 51)

        Martela Oyj.

Modeo Oy:ltä tilattavan osuuden arvo on 115 001,00 euroa ja Martela Oyj:ltä tilattavan osuuden arvo on 291 912,28 euroa. Lopulliset tilausmäärät voivat täsmentyä ennen tilausta.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty kirjallinen tilaus toimittajalle. Tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Esittelijä

tekninen johtaja

Kari Pudas

Lisätiedot

Markku Liukkonen, asiakaspäällikkö, puhelin: 310 38577

markku.liukkonen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankinnan perustiedot

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan uuden Työpajankatu 8:een valmistuvan toimitalon toimistokalusteet. Toimitaloon tulee noin 1 100 työpistettä, joita käyttää yhteensä noin 1 500 työntekijää. Rakennukseen sijoittuvat myös muun muassa toimialan asiakaspalvelu-, tapahtuma- ja näyttelytilat, erilaisia kokoustiloja sekä ravintola.

Talon kalustesuunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon toimialalla jo olemassa olevia hyväkuntoisia ja mitoitukseltaan tilaan sopivia toimistokalusteita. Nyt hankittavana olevat kalusteet täydentävät näitä kokonaisuuksia.

Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalustekilpailutukset on jaettu viiteen eri kokoiseen kilpailutukseen:

        Työpöydät ja apupöydät

        Sermit ja neuvottelupöydät

        Hyllykalusteet

        Julkitilakalusteet (sohvat, rahit, nojatuolit)

        Työtuolit ja tuolit.

Työpöytien ja apupöytien osalta hankintapäätös on tehty teknisen johtajan päätöksellä 24.3.2020 § 64. Hankintojen osien yhteenlaskettu ennakoitu kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon.

Nyt kyseessä olevassa sermien ja neuvottelupöytien hankinnassa, hankinnat oli jaettu eri kokoisiin osa-alueisiin kalustekokonaisuuksien mukaisesti. Tarjoaja on voinut antaa tarjouksensa haluamistaan osa-alueista. Jokaiseen osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja.

Hankintamenettely

Sermien ja neuvottelupöytien hankinta järjestettiin Helsingin kaupungin puitesopimusjärjestelyn (H002-16 HEL2016-009597/toimistokalusteet) mukaisena minikilpailutuksena. Tarjouspyyntö lähetettiin viidelle toimistokalusteiden (5) puitesopimustoimittajalle Isku Interior Oy, Kinnarps Oy, Martela Oyj, Modeo Oy ja Tavara Trading TTR Oy. Puitesopimustoimittajille annettiin mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöluonnosta ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Tarjouspyyntö julkaistiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 26.3.2020 Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Saapuneiden kysymysten perusteella tarjouspyynnöstä julkaistiin 9.4.2020 korjausilmoitus.

Saadut tarjoukset

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 29.4. klo 12.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Isku Interior Oy, Modeo Oy, Martela Oyj sekä Tavara Trading TTR Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarkastusvaiheessa todettiin, että Isku Oy:n tarjous on osa-alueen, Neuvottelupöydät 2 (43 - 51), tuotteiden 44 ja 51 osalta tarjouspyynnön vastainen, koska tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä vaadittuja mittoja.

Tarjouspyynnössä olleen ehdon mukaisesti vertailu näiden tuotteiden osalta suoritetaan seuraavasti: ”Osa-alueen sisällä oleva tuote, joka ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, lasketaan tyhjäksi tuoteriviksi. Se tuote, joka lasketaan ns. tyhjäksi tuoteriviksi, saa ko. tuotteen osalta kalleimman vertailuhinnan.”

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Tavara Trading TTR Oy:n tarjous on osa-alueen Yhteiskäyttöpöydät (19 - 21), tuotteen 21 osalta tarjouspyynnön vastainen, koska tuote ei täytä tarjouspyynnössä vaadittua materiaalivaatimusta.

Tarjouspyynnössä olleen ehdon mukaisesti vertailu tuotteen osalta suoritetaan seuraavasti: ”Osa-alueen sisällä oleva tuote, joka ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, lasketaan tyhjäksi tuoteriviksi. Se tuote, joka lasketaan ns. tyhjäksi tuoteriviksi, saa ko. tuotteen osalta kalleimman vertailuhinnan.”

Muut tarjoajat täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka tilaajan hankinnan kohteelle asettamien vaatimusten täyttävistä tarjouksista on hinnaltaan halvin.

Tarjouksen valintaperusteena on käytettä halvinta hintaa, koska puitejärjestelyn (H002-16 HEL 2016-009597/toimistokalusteet) sisäisissä minikilpailutuksissa toimistokalusteiden osalta valintaperusteena tulee käyttää kokonaistaloudellisesti edullisuutta siten, että hinnan painoarvo on 100 %.

Tarjousvertailun (liite) mukaan osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättivät:

Modeo Oy:

        yhteiskäyttöpöydät (19 - 21)

        neuvottelupöydät 1 (35 - 39)

        sermit 4 (29 - 30)

        sermit 5 (31 - 33)

        neuvottelupöydät 1 (34)

Martela Oyj:

        sermit 2 (25 - 27)

        neuvottelupöydät 2 (43 - 51)

        sermit 1 (22 - 23, 178, 183)

        neuvottelupöydät 1, pyöreät (40 - 41)

        neuvottelupöydät 1 (42)

        sermit 3 (28).

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 21.4.2020 § 220) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaostolla on hankintavaltuudet yli 1 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinta kaikki osa-alueet yhteenlaskettuna ylittää kokonaisarvoltaan yhden miljoonan euron. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Esittelijä

tekninen johtaja

Kari Pudas

Lisätiedot

Markku Liukkonen, asiakaspäällikkö, puhelin: 310 38577

markku.liukkonen(a)hel.fi

Liitteet

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

Otteet

.