2

Liikennesuunnittelun puitesopimusten 2016–2019 kilpailuttamisen periaatteet (b-asia)

HEL 2016-000589 T 02 08 02 00

Päätösehdotus

Kaupunkisuunnittelulautakunta päättää, että liikennesuunnittelun konsulttitöiden hankinnoissa otetaan käyttöön puitesopimusmenettely ja oikeuttaa liikennesuunnitteluosaston järjestämään tarjouskilpailun optiokaudet mukaan lukien enintään neljän vuoden puitesopimuksista.

Esittelijän perustelut

Liikennesuunnitteluosasto esittää siirtymistä yleisimmissä hankinnoissa puitesopimusmenettelyyn. Puitesopimuksiin perustuvat toimeksiannot ovat töitä, joiden tehtäväsisältö ja muut erityispiirteet eivät edellytä erillistä hankekohtaista kilpailuttamista. Muutoksen tavoitteena on hankintojen nopeuttaminen ja sujuvoittaminen. Muutos ei vaikuta tilausmääriin.

Kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosasto hankkii liikennesuunnittelun konsulttipalveluita vuosittain noin 800 000 - 1 000 000 eurolla. Vuonna 2015 toteutetuista konsulttitöistä nyt kilpailutettavien puitesopimusten kattavia töitä tilattiin noin 300 000 eurolla.

Lähtökohtana on, että kaupunkisuunnitteluvirasto pääsääntöisesti hoitaa itse ydintoimintonsa, maankäytön- ja liikenteen suunnittelun ja ohjauksen. Ydintoimintoihin liittyviä ja myös ydintoimintoihin kuuluvia suunnittelupalveluja hankitaan ulkopuolelta silloin, kun se omien resurssien tai erityisosaamisen puuttuessa on tarpeen tai kun halutaan saada vaihtoehtoisia suunnitelmia ja ideoita maankäytön ja liikenteen suunnitteluratkaisujen pohjaksi. Ulkopuolisia hankintoja tehtäessä huomiota kiinnitetään edellä mainittujen seikkojen lisäksi myös työn tai projektin laatuun ja merkittävyyteen. Kussakin tilanteessa valinta oman ja ulkopuolisen työn välillä pyritään tekemään niin, että saavutettaisiin kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin lopputulos.

Puitesopimusten alaiset työt ovat ennalta yksilöimättömiä toimeksiantoja, jotka on suunniteltu kilpailutusvaiheessa jaettavaksi kolmeen puitejärjestelyyn. Arvio sopimusten piiriin kuuluvien toimeksiantojen yhteenlasketusta arvosta koko sopimuskaudella, optiokaudet mukaan lukien on seuraava:

Puitesopimuksen hyödyt

Puitesopimusmenettely nopeuttaa töiden aikatauluja ja vähentää tarjouskilpailujen järjestämiseen kuluvan työajan määrää, joka etenkin pienissä töissä on työn arvoon nähden suuri. Kokemukset kaupunkisuunnitteluviraston teknistaloudellisten tutkimusten ja suunnittelun puitesopimuksen alaisista töistä ovat olleet myönteisiä.

Tekemällä kolme eri osa-aluetta koskevaa erillistä puitejärjestelyä varmistetaan, että toimeksiantoa suorittavalla konsultilla on juuri toimeksiantoa vastaavaa osaamista ja kokemusta.

Hankintamenettely

Hankinnoissa on kyse julkisista hankinnoista annetun lain 30.3.2007/348 liitteessä A eritellyistä ensisijaisista palveluhankinnoista, joka ylittävät EU:n laajuisen kilpailuttamisvelvoitteen kynnysarvon. Hankinta toteutetaan noudattaen hankintalain mukaista avointa hankintamenettelyä.

Puitesopimukset voidaan jakaa osiin palvelukokonaisuuksittain. Puitesopimusten alaisista tehtävistä laaditaan erilliset tarjouspyynnöt, johon voi jättää tarjouksen yhdestä tai useammasta palvelukokonaisuudesta. Tarjouspyynnöt julkaistaan helmikuun 2016 aikana. Tarjouksen kokonaistaloudellisuuden arviointi tehdään erikseen kuhunkin palveluryhmään tarjoavien kesken.

Sopimuskausi on kaksi vuotta ja se on suunniteltu alkavaksi huhtikuussa 2016. Tämän jälkeen sopimusta voidaan jatkaa enintään kahdella optiovuodella, mikäli molemmat sopijapuolet hyväksyvät jatkamisen. Sopimuksen jatkamisesta sovitaan ennen alkuperäisen sopimuskauden päättymisajankohtaa. Jollei kaikkien toimittajien kanssa päästä yksimielisyyteen sopimuksen jatkamisesta, sopimusta voidaan jatkaa muiden kanssa.

Valintaperusteet

Tarjoukset vertaillaan ja valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella kustakin palveluryhmästä erikseen. Kokonaistalouden arvioinnissa hinnan painoarvoksi on suunniteltu 30–40 % ja laadun painoarvoksi 60–70 %. Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten vertailuperusteet esitetään tarjouspyynnössä. Tarjouksien vertailun tekevät kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosaston asiantuntijat maaliskuun 2016 aikana.

Sopimuksen tekeminen

Liikennesuunnitteluosasto tekee kaupunkisuunnittelulautakunnalle esityksen toimittajista, joiden kanssa tehdään puitesopimukset. Kaupunkisuunnittelulautakunta päättää sopimusten tekemisestä. Puitesopimus solmitaan osa-alueittain kolmen parhaiten menestyneen toimittajan kanssa.

Puitesopimuksen perusteella tehtävät hankinnat

Puitesopimuksen alaisia yksittäisiä toimeksiantoja ei erikseen kilpailuteta. Puitesopimustoimittajat ovat kilpailutuksen perusteella määräytyvässä kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa etusijajärjestyksessä.

Hankinnoissa noudatetaan seuraavia periaatteita:

1. Toimeksianto tehdään ensisijaisesti hankekohtaisesti, tarpeen mukaan, puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen (hinnat, henkilöt, sopimusluonnos) pohjalta. Tilaaja tekee tilauksia ensisijaisesti puitejärjestelyyn valituilta sopimustoimittajilta kilpailutuksen sijoittumisjärjestyksessä. Sijoittumisjärjestyksestä voidaan kuitenkin poiketa silloin, kun suunniteltavaan kohteeseen liittyy erityisosaamistarpeita, erityisen kiireellinen aikataulu tai voidaan hyödyntää jonkun sopimustoimittajista aiempaa suunnittelu- tai konsultointikokemusta ko. kohteesta.
    
2. Toimittajan kanssa määritellään toimeksiannon sisältö, aikataulu ja kattohinta, johon sovelletaan toimittajan tarjouksessaan antamia yksikköhintoja. Mikäli toimittajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen palvelun sisällöstä, kattohinnasta tai toimittaja ei halua vastaanottaa tarjottua työtä, käynnistetään neuvottelun etusijajärjestyksessä seuraavan toimittajan kanssa.
    
3. Yksittäiset tilaukset tehdään kirjallisten tarjousten perusteella tilausvaltuuksien ja määrärahojen puitteissa.

Kaupunkisuunnitteluvirasto ei sitoudu tilaamaan tiettyä määrää työtä ja pidättää oikeuden tilata töitä myös erikseen kilpailuttamalla.

Esittelijä

liikennesuunnittelupäällikkö

Reetta Putkonen

Lisätiedot

Anne Mattsson, suunnittelija, puhelin: 310 37078

anne.mattsson(a)hel.fi

Heikki Hälvä, toimistopäällikkö, puhelin: 310 37142

heikki.halva(a)hel.fi

Muutoksenhaku

.