§ 389

Ändring av förvaltningsstadgan i fråga om social- och hälsovårdssektorn och stadskansliet

HEL 2021-012716 T 00 01 00

Beslut

Stadsfullmäktige godkände förvaltningsstadga för Helsingfors stad i enlighet med bilaga 1 så att den träder i kraft 1.1.2022.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Anna Koskinen, stadsombudsman, telefon: 310 36142

anna.koskinen(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Social- och hälsovårdssektorns ändringsförslag som gäller den myndighet som svarar för socialvården och den ledande myndigheten inom socialvården

Motivering till ändringen av förvaltningsstadgan

Social- och hälsovårdsnämnden föreslog stadsstyrelsen 26.10.2021 (§ 251) en ändring av förvaltningsstadgan som gäller den myndighet som svarar för socialvården och den ledande myndigheten inom socialvården.

Genom lagen om ändring av socialvårdslagen (136/2021) fogades nya bestämmelser till socialvårdslagen från och med 1.3.2021. Dessa gäller socialvårdens uppgifter i samband med beredskap för verksamhet under undantagsförhållanden och i störningssituationer under normala förhållanden. I dessa 33 b–33 d § föreskrivs om den myndighet som svarar för socialvården och den ledande myndigheten inom socialvården samt om socialvårdsmyndigheten.

Socialvårdens ansvariga myndighet är enligt regeringens proposition om lagändringen ”det organ som svarar för socialvården” (RP 230/2020). Därmed är social- och hälsovårdsnämnden den myndighet som svarar för socialvården som avses i 33 b § och 33 c § i socialvårdslagen, och detta förutsätter ingen separat bestämmelse i förvaltningsstadgan.

Kommunerna inom sjukvårdsdistriktets område utarbetar under ledning av socialvårdsmyndigheten i den kommun där centralsjukhuset finns (socialvårdslagen 33 d § 1 mom.) en gemensam beredskapsplan för socialvården.

I ett sjukvårdsdistrikt som är huvudman för ett universitetssjukhus deltar den ledande myndigheten inom socialvården (socialvårdslagen 33 d § 2 mom.) i den kommun där samkommunen för sjukvårdsdistriktet har sin hemort som sakkunnig inom socialvården i den styrning av beredskapsplaneringen inom social- och hälsovården som avses i 42 a § 1 mom. 1 punkten i hälso- och sjukvårdslagen.

Målet med den ändring av förvaltningsstadgan som nu föreslås är att förtydliga vilken myndighet som har befogenheten att förordna om den ledande myndigheten inom socialvården samt om socialvårdsmyndigheten i social- och hälsovårdssektorn, eftersom det inte i lagen föreskrivs separat om dessa myndigheter, och en bestämmelse därför bör fogas till förvaltningsstadgan. Enligt förslaget förordnar sektorchefen i social- och hälsovårdssektorn om dessa myndigheter.

Förslaget om en ändring av förvaltningsstadgan är även förenligt med bestämmelsen om särskilda befogenheter för sektorchefen i social- och hälsovårdssektorn, enligt vilken sektorchefen i social- och hälsovårdssektorn förordnar en tjänsteinnehavare till den ledande tjänsteinnehavaren inom socialvården på så sätt som avses i barnskyddslagen och socialvårdslagen (18 kap. 3 § 2 mom. punkt 4 i förvaltningsstadgan). Denna bestämmelse hänvisar till 13 § 2 mom. i barnskyddslagen och 48 § 2 mom. i socialvårdslagen.

Stadens stadgearbetsgrupp behandlade ändringen av förvaltningsstadgan 6.9.2021. Samtidigt konstaterade arbetsgruppen att det i samband med beredningen av ändringarna av förvaltningsstadgan som vårdreformen förutsätter är ändamålsenlig att granska omfattningen och konsekvensen i social- och hälsovårdens bestämmelser om befogenheter.

Ändring av förvaltningsstadgan

I 18 kap. 3 § i förvaltningsstadgan ändras 2 mom. så att en ny punkt 8 läggs till, enligt vilken sektorchefen förordnar en tjänsteinnehavare till den socialvårdsmyndighet som avses i 33 d § 1 mom. och till den ledande myndighet inom socialvården som avses i 33 d § 2 mom.

Efter ändringen har 18 kap. 3 § 2 mom. i förvaltningsstadgan en ny 8 punkt med följande lydelse:

Sektorchefen i social- och hälsovårdssektorn, om inte något annat är föreskrivet om befogenheterna, beslutar om eller godkänner grunder för och gränser inom vilka en tjänsteinnehavare beslutar

8 förordna en tjänsteinnehavare till den socialvårdsmyndighet som avses i 33 d § 1 mom. och till den ledande myndighet inom socialvården som avses i 33 d § 2 mom.

Stadskansliets ändringsförslag som gäller ordnandet av avtalshanteringen

Motivering till ändringarna i förvaltningsstadgan

Med anledning av ändringen i kommunallagen föreslås det att flera bestämmelser som gäller ordnandet av hanteringen av avtal läggs till förvaltningsstadgan. Kommunallagens 90 § om minimiinnehållet i kommunens förvaltningsstadga ändrades genom lagen 419/2021 som trädde i kraft 26.5.2021. Enligt ändringen ska kommunens förvaltningsstadga innehålla behövliga bestämmelser om hanteringen av avtal. Det är fråga om ett krav på en ny stadgebestämmelse. Kommunens förvaltningsstadga ska göras förenlig med 90 § före utgången av år 2021.

Med hantering av avtal i kommunen avses ledarskapsmetoder, med vilka man ställer upp mål, verkställer styrningen och följer upp helheten för kommunens avtal. Syftet med avtalshanteringen är att övervaka särskilt tjänsteproduktionens ändamålsenlighet, när tjänster produceras med stöd av avtal. Syftet är också att effektivisera ledarskapet, övervakningen och riskhanteringen.

Vid Helsingfors stad har avtalshanteringen utvecklats från och med början av 2000-talet. Ett exempel som kan nämnas är staden införde avtalshanteringssystem Cloudia år 2014. Stadskansliet har år 2021 publicerat en avtalshandbok som stöd för stadens tjänsteinnehavare och anställda som utarbetar, förvaltar och övervakar stadens avtal.

Enligt grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen som stadsfullmäktige godkände år 2019 är avtalshanteringen en av metoderna för att genomföra stadens interna kontroll och riskhantering. Enligt anvisningen om intern kontroll och riskhantering som stadsstyrelsen gav ut år 2020 är det genom hantering och övervakning av avtal, jämte övrig tillsyn, möjligt att främja och säkerställa att basuppgiften utförs framgångsrikt och målsättningarna nås.

Eftersom hanteringen av avtal redan är en del av stadens interna kontroll och riskhantering, är det motiverat att i fortsättningen bestämma om uppgifterna och befogenheterna för hanteringen av avtal i samband med den interna kontrollens och riskhanteringens befogenheter och uppgifter. På det här sättet följer de ändringar i förvaltningsstadgan som förutsätts i kommunallagen stadgans nuvarande struktur samt systematiken i kommunallagen.

De föreslagna tilläggen gör det dessutom möjligt med systematisk vidareutveckling av hanteringen av avtal. Tillsvidare har avtalshanteringen utvecklats främst genom projekt.

Enligt de ändringar i förvaltningsstadgan som nu föreslås ordnar stadsstyrelsen i fortsättningen, jämte den interna kontrollen och riskhanteringen, också avtalshanteringen på stadsnivå och övervakar dess verkställighet. Sektornämnderna och direktionerna svarar inom sin sektor för att ordna avtalshanteringen på ett ändamålsenligt sätt samt för övervakningen. De ledande tjänsteinnehavarnas svarar att effektivt verkställa avtalshanteringen inom sitt ansvarsområde.

Sektorn, affärsverket, stadskansliet, revisionskontoret och räddningsverket ska enligt förslaget bereda beskrivningar av avtalshanteringen och föra dem till sektornämnden, affärsverkets direktion, kanslichefen, revisionsnämnden och räddningsnämnden för godkännande. I beskrivningarna av avtalshanteringen definieras avtalsprocessen skeden och aktörernas roller, uppgifter och ansvar i avtalsprocessens alla skeden. Enligt förslaget godkänner stadsstyrelsen stadskoncernens anvisningar för avtalshanteringen. Anvisningarna gäller bland annat innehållet i beskrivningarna av avtalshanteringen och utvecklingen av avtalskompetensen.

Den interna kontrollen säkrar och utvärderar också i fortsättningen hur målen för avtalshanteringen uppnås.

Verksamhetsstadgan ska kompletteras till den del som det i stadgan tillsvidare inte har bestämts om ansvar för avtalshanteringen.

Ändringarna i förvaltningsstadgan har beretts vid stadskansliets rättstjänst och ändringarna har behandlats i staden stadgearbetsgrupp 25.10.2021.

Ändringar i förvaltningsstadgan

Ändringarna som gäller ordnandet av avtalshanteringen beskrivs i bilaga 2.

Stadskansliets ändringsförslag om ordnandet av avtalshanteringen

Motivering till ändringarna i förvaltningsstadgan

Ändringen av kommunallagen 21.5.2021 (419/2021) förutsätter att kommunens förvaltningsstadga ska innehålla behövliga bestämmelser om ordnandet av informationshanteringen och dokumentförvaltningen. Enligt kommunallagen från år 2015 (410/2015) förutsatte behövliga bestämmelser om hur dokumentförvaltningen ordnas. Enligt förarbetena till kommunallagen (RP 242/2020 rd) är det nödvändigt att paragrafen inbegriper informationshanteringen, eftersom informationshanteringslagen förutsätter uppdatering av kommunens förvaltningsstadga. Dessutom konstateras det att trots att informationshantering som begrepp också innefattar ordnandet av dokumentförvaltningen är det motiverat att i förvaltningsstadgan använda båda begreppen för att säkerställa entydigheten.

Enligt informationshanteringslagen (lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen, 906/2019, 2 §) avses med informationshantering sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet, i syfte att hantera en myndighets informationsmaterial, informationen i olika behandlingsskeden och informationen i informationsmaterial, oberoende av på vilket sätt informationsmaterialen lagras och behandlas i övrigt. Kommunen är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen. Enligt informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten bl.a. har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i denna och i någon annan lag. Med annan lagstiftning som hänför sig till informationshantering avses bl.a. EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), dataskyddslagen (1050/2018), arkivlagen (831/1994), offentlighetslagen (621/1999), förvaltningslagen (434/2003), lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).

Stadsstyrelsen beslutade 24.4.2017 (§ 3) om principerna för dokumentförvaltningen och förordnande av en ledande tjänsteinnehavare. Det är därför konsekvent att stadsstyrelsen även ansvarar för att ordna helheten som omfattas av informationshanteringslagstiftningen på så sätt att ansvaren för de lagstadgade uppgifterna inom informationshantering har definierats på ett övergripande sätt.

Med anledning av detta föreslås samtidigt att man stryker förvaltningsdirektörens befogenheter att ge förhållningsregler om ärendehanteringen.

Ändringarna har behandlats i stadens stadgearbetsgrupp 25.10.2021.

Ändringar i förvaltningsstadgan

Förvaltningsstadgan ändras på så sätt att ordnandet av informationshanteringen läggs till 24 kap. 5 § och förvaltningsdirektörens befogenheter att ge förhållningsregler om ärendehanteringen stryks från 12 kap. 2 §.

Efter ändringen har 24 kapitlet 5 § i förvaltningsstadgan följande lydelse:

5 § Ordnandet av informationshanteringen och dokumentförvaltningen

Stadsstyrelsen svarar för att anvisningar, praxis, ansvarsfördelningen och övervakningen har fastställts för informationshanteringen och dokumentförvaltningen.

Efter ändringen har 12 kapitlet 2 § i förvaltningsstadgan följande lydelse:

Förvaltningsdirektören, om inte något annat är föreskrivet om befogenheterna, ger förhållningsregler om förvaltningen och beslutsberedningen.

Stadskansliets ändringsförslag om forskningstillstånd som riktas till centralförvaltningen och alla sektorer, eller till flera avdelningar vid stadskansliet

Motivering till ändringen av förvaltningsstadgan

Det föreslås att en ny punkt om befogenheterna för strategidirektören läggs till förvaltningsstadgan. Tillägget gäller strategidirektörens befogenheter att besluta om stadens forskningstillstånd när forskningsprojektet samtidigt riktas till centralförvaltningen och alla sektorer, eller då forskningsprojektet omfattar flera avdelningar vid stadskansliet.

Helsingfors stad är ett populärt forskningsobjekt för examensarbeten och akademisk forskning. Staden förutsätter att forskaren ansöker om forskningstillstånd, när undersökningen förutsätter insamling av forskningsmaterial (t.ex. intervjuer eller sampling ur ett register) och om det behövliga materialet inte är öppet tillgängligt. Forskningstillstånd söks hos den sektor till vars arbetsfält forskningsprojektet riktar sig till.

Stadskansliet och sektorerna har förenhetligat sin praxis för forskningstillstånd och utvecklat tillståndsprocessen under de senaste två åren. Ett centralt mål för utvecklingen har varit att göra processen för forskningstillstånd mer kundorienterad och smidig. I den nya verksamhetsmodellen ansöker kunden om forskningstillstånd med en enda blankett oberoende av hur många sektorer forskningsprojektet riktas till (principen om ett serviceställe).

Beslutet om forskningstillståndet fattas av den parten till vars befogenheter och/eller arbetsfält forskningsprojektet riktar sig till. Om forskningsprojektet gäller flera sektorer bereder varje sektor separata beslut för tillståndet.

I enlighet med ändringen av förvaltningsstadgan fattas beslutet om forskningstillståndet i fortsättningen centraliserat, när forskningen samtidigt riktas till centralförvaltningen och till alla sektorer. Det föreslagna tillägget avlastar beslutsberedningen och förtydligar arbetsfördelningen i handläggningen av ansökningar om forskningstillstånd som gäller hela staden (centralförvaltningen och alla sektorer).

Strategidirektörens arbetsfält omfattar främjande av stadens gemensamma utveckling. Det är därför motiverat att beslutsfattandet om sådana forskningstillstånd som gäller hela staden i fortsättningen hör till strategidirektörens befogenheter.

Ändringen har behandlats i stadens stadgearbetsgrupp 8.11.2021.

Ändring av förvaltningsstadgan

Till 12. kap i förvaltningsstadgan fogas en ny 4a §:

Strategidirektören beslutar, om inte något annat är föreskrivet om befogenheterna, om forskningstillstånden när forskningsprojektet samtidigt riktas till centralförvaltningen och alla sektorer, eller då forskningsprojektet gäller flera avdelningar vid stadskansliet.

Stadskansliets ändringsförslag om att flytta säkerhets- och beredskapsenheten vid stadskansliets förvaltningsavdelning till stadsstrategienheten vid strategiavdelningen.

Motivering till ändringarna i förvaltningsstadgan

I förvaltningsstadgan föreslås ändringar om en flyttning av säkerhets- och beredskapsenheten vid stadskansliets förvaltningsavdelning till strategiavdelningen, där den bildar ett team inom stadsstrategienheten.

Säkerhets- och beredskapsenheten vid stadskansliets förvaltningsavdelning flyttas till stadsstrategienheten där den bildar ett eget team från och med 1.1.2022. Säkerheten granskas med tanke på säkerheten i staden och organisationen samt  beredskapen. Till alla dessa hör uppgifter, varav en stor del är kopplade till strategiavdelningens uppgifter och ansvar.

Syftet med flytten är att effektivisera resursanvändningen, intensifiera samarbetet bland annat med främjandet av välmående och hälsa, interna kontrollen och riskhanteringen samt att skapa en lägesbild av säkerheten och följa upp säkerhetsfenomen.

Ändringarna har behandlats i stadskansliets personalkommitté 1.11.2021 och i stadens stadgearbetsgrupp 8.11.2021.

Ändringar i förvaltningsstadgan

Förvaltningsstadgan ändras så att ärenden som gäller säkerhets- och beredskap stryks från 4 kap. 2 § 2 mom. 2 punkten som gäller stadskansliets förvaltningsavdelning, och styrningen av säkerheten och beredskapen på stadsnivå läggs till 4 kap. 2 § 2 mom. 4 punkten som gäller stadskansliets strategiavdelning.

Efter ändringen har 4 kap. 2 § 2 mom. 2 punkten i förvaltningsstadgan följande lydelse:

2 Förvaltningsavdelningen, som sköter verksamhetsförutsättningarna för stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och borgmästarkollegiet, styrningen av förvaltningsförfarandet, ledningen av ärendehanteringen och dokumentförvaltningen, expeditionstjänsterna och den juridiska intressebevakningen och de juridiska experttjänsterna.

Efter ändringen har 4 kap. 2 § 2 mom. 4 punkten i förvaltningsstadgan följande lydelse:

4 Strategiavdelningen, som sköter stadens strategiska utveckling och samordning av strategiskt viktiga sakhelheter och projekt, styrning av digitaliseringen och informationsförvaltningen, statistik- och forskningsverksamhet, internationella ärenden samt styr säkerheten och beredskapen på stadsnivå.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Anna Koskinen, stadsombudsman, telefon: 310 36142

anna.koskinen(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

För kännedom

Stadskansliet

Social- och hälsovårdssektorn

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 22.11.2021 § 870

HEL 2021-012716 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto hyväksyy Helsingin kaupungin hallintosäännön liitteen 1 mukaisesti tulemaan voimaan 1.1.2022.

Esittelijä

vs. kansliapäällikkö

Tuula Saxholm

Lisätiedot

Anna Koskinen, kaupunginasiamies, puhelin: 310 36142

anna.koskinen(a)hel.fi