§ 94

Val av revisor för Helsingfors stad för räkenskapsperioderna 2019–2022

HEL 2018-009180 T 02 08 02 00

Beslut

Stadsfullmäktige valde KPMG Oy Ab, med OFGR, CGR Jorma Nurkkala som ansvarig revisor, till revisor för Helsingfors stad för räkenskapsperioderna 2019–2022 och utförare av vissa specialuppdrag under motsvarande tid med hänvisning till att denna sammanslutning på basis av bedömningsgrunderna i anbudsbegäran kommit med det totalekonomiskt förmånligaste anbudet.

I upphandlingen ingår en option för räkenskapsperioderna 2023 och 2024. Ett beslut om utnyttjandet av optionen ska tas inom tre år räknat från undertecknandet av det ursprungliga upphandlingsavtalet. Genom att utnyttja optionen är stadsfullmäktige berättigade till att välja den ovannämnda revisionssammanslutningen till revisor för staden till utgången av räkenskapsperioden 2024 utan att konkurrensutsätta upphandlingen på nytt. Enligt 122 § i kommunallagen kan revisionssammanslutningen väljas för granskning av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder i sänder.

Stadsfullmäktige bemyndigade dessutom revisionsnämnden att ingå ett revisionsavtal för räkenskapsperioderna 2019–2022 med KPMG Oy Ab.

Revisionsavtalet träder i kraft då båda avtalsparterna har undertecknat avtalet. Ett avtal kan ingås tidigast 14 dagar efter att anbudsgivaren fått eller anses ha fått kännedom om beslutet och besvärsanvisningen.

Det totala priset för den lagstadgade revisionen räkenskapsperioderna 2019–2022 uppgår till 468 400 euro exklusive mervärdesskatt, räknat enligt 390 revisionsdagar per år. I fråga om den lagstadgade revisionen ingås ett vanligt upphandlingsavtal. I fråga om specialuppdragen ingås ett ramavtal, vars alla villkor fastställs. Stadens samtliga förvaltningar och dottersammanslutningar har rätt, men inte skyldighet, att utnyttja ramavtalet.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Arto Ahlqvist, revisionschef, telefon: 310 36580

arto.ahlqvist(a)hel.fi

Timo Terävä, revisionsdirektör, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Utdrag

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Bestämmelser i kommunallagen

Enligt 122 § kommunallagen väljer fullmäktige för granskning av förvaltningen och ekonomin en revisionssammanslutning. Sammanslutningen ska till ansvarig revisor förordna en OFGR-revisor. Revisorn utför sitt uppdrag under tjänsteansvar. Revisionssammanslutningen kan väljas för granskning av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder i sänder.

Stadsfullmäktige tillsatte 7.6.2017 en revisionsnämnd att organisera granskningen av stadens förvaltning och ekonomi under mandattiden 2017–2020. Revisionsnämnden bereder för fullmäktige ärendena om granskningen av förvaltningen och ekonomin, som fullmäktige fattar beslut om.

Förvaltningsstadgan för Helsingfors stad

Enligt 13 kap. 1 § i förvaltningsstadgan bereder revisionsnämnden för stadsfullmäktige ett förslag till val av revisor, ingår ett revisionsavtal och övervakar att avtalet följs. I anslutning till beredningen av valet bestämmer nämnden längden på revisorns mandattid, som kan vara högst sex år.

Upphandlingsprocess

I upphandlingen av kommunens revisionstjänster tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Upphandlingen överskrider EU-gränsvärdet och har genomförts som ett öppet förfarande. Konkurrensutsättningen baserar sig på Helsingfors stadskanslis anbudsbegäran H036-18, Dnr 2018-009180, daterad 12.10.2018.

Upphandlingsannonsen publicerades 12.10.2018 på den elektroniska annonseringskanalen HILMA www.hankintailmoitukset.fi. En korrigeringsannons publicerades 15.10.2018. Anbudsbegäran gällde utförande av den lagstadgade revisionen av Helsingfors stads förvaltning och ekonomi för räkenskapsperioderna 2019–2022 och vissa specialuppdrag under samma period.

I fråga om den lagstadgade revisionen av förvaltning och ekonomi ingår den upphandlande enheten och den valda leverantören ett vanligt upphandlingsavtal. I fråga om specialuppdragen ingår de ett ramavtal, vars alla villkor fastställs. Stadens samtliga förvaltningar och dottersammanslutningar har rätt, men inte skyldighet, att utnyttja ramavtalet.

I upphandlingen ingår dessutom en option för räkenskapsperioderna 2023 och 2024.

Lagstadgad revision

Omfattningen av den lagstadgade revisionen, som är föremål för upphandlingen, är trehundranittio (390) revisionsdagar per räkenskapsperiod. Det totala antalet granskningsdagar per år kan på goda grunder minskas eller ökas om det sker sådana väsentliga ändringar i stadens organisationsstrukturer, verksamhetssätt eller uppgifter som påverkar omfattningen av revisionen. Ändringar i antalet revisionsdagar förhandlas vid behov separat.

Specialuppdrag

Specialuppdrag, som ingår i upphandlingen som ramavtal, gäller granskande av EU-projekt, projekt som erhåller statsunderstöd och Business Finland-projekt och andra understödsprojekt och utförande av andra specialuppdrag. Den upphandlande enheten uppskattar att specialuppdrag beställs årligen till ett antal som motsvarar 180 revisionsdagar. Uppskattningen binder inte staden.

Inkomna anbud

Den utsatta tiden för inlämnande av anbud gick ut 30.11.2018 kl. 12. Följande tre (3) revisionssammanslutningar lämnade in ett anbud inom utsatt tid: BDO Audiator Ab, KPMG Oy Ab och PwC OFR-revision Ab.

Anbudshandlingarna är tillgängliga för stadsfullmäktigeledamöterna före sammanträdesdagen på revisionskontoret, Unionsgatan 25, 5 våningen. De är också tillgängliga utanför fullmäktigesalen före och under själva sammanträdet.

Tilläggsutredningar från anbudsgivarna

Enligt 88 § i lagen om upphandling och koncession kan en upphandlande enhet också be anbudssökande och anbudsgivare lämna in utredningar, om det behövs för att säkerställa att förfarandet genomförs på ett korrekt sätt. Enligt 96 § i samma lag ska den upphandlande enheten begära att anbudsgivaren förklarar priserna eller kostnaderna i anbudet, om anbudet förefaller vara onormalt lågt.

Två av anbudsgivarna ombads att komplettera eller justera sitt anbud i fråga om uppgifterna om de till revisionsteamet utnämnda medlemmarnas erfarenhet. Dessutom ombads KPMG Oy Ab att lämna in en utredning i enlighet med 96 § i lagen ovan.

Anbudsgivarna lämnade in de begärda utredningarna.

Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet och anbudens överensstämmelse med anbudsbegäran

I anbudsbegäran anges krav på anbudsgivarens lämplighet och utredningsskyldighet.

Alla anbudsgivare uppfyller de minimikrav som ställs för anbudsgivarens lämplighet och alla anbud är i överensstämmelse med anbudsbegäran.

Anbudsjämförelse

Grund för valet av det bästa anbudet är den totalekonomiska förmånligheten på basis av bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Priset står för 70 % och kvaliteten för 30 %.

Kriteriet för evaluering av priset var anbudspriset för den lagstadgade revisionen för räkenskapsperioderna 2019–2022 (max 70 poäng).

Jämförelsegrunderna för kvaliteten är följande:

        Efter avläggandet av en ansvarig revisors OFR-/OFGR-examen minst två års erfarenhet som huvudansvarig revisor för städer med minst 100 000 invånare eller som revisor med ansvar för ett revisionsområde (max 10 poäng).

        Erfarenhet av revision av koncernbokslut som ansvarig revisor i kommuner eller samkommuner under åren 2009–2018 (max 5 poäng).

        Erfarenheten av revision av kommuner och samkommuner under åren 2009–2018 hos de godkända revisorer som hör till revisionsteamet uttryckt enligt revisionsdagar till de delar som överskrider minimikraven (max 10 poäng).

        Erfarenheten av revision av koncernbokslut för kommuner eller samkommuner under åren 2009–2018 hos de godkända revisorer som hör till revisionsteamet (max 5 poäng).

Jämförelsegrunderna har definierats i anbudsbegäran, bilaga 1. Jämförelsen av anbuden återges i bilaga 2 till detta ärende på föredragningslistan. Jämförelsen visar att KPMG Oy Ab har gett det totalekonomiskt förmånligaste anbudet.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Arto Ahlqvist, revisionschef, telefon: 310 36580

arto.ahlqvist(a)hel.fi

Timo Terävä, revisionsdirektör, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Utdrag

För kännedom

Revisionsnämnden

Beslutshistoria

Tarkastuslautakunta 12.02.2019 § 9

HEL 2018-009180 T 02 08 02 00

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että

1

Helsingin kaupungin tilikausien 2019–2022 tilintarkastajaksi ja eräiden erityistoimeksiantojen suorittajaksi vastaavana aikana valitaan tarjouspyynnön vertailuperusteiden perusteella arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, KHT Jorma Nurkkala.

Hankintaan sisältyy optio tilikausiksi 2023 ja 2024. Option käyttämisestä on päätettävä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisestä. Optiota käyttämällä kaupunginvaltuustolla on oikeus valita edellä mainittu tilintarkastusyhteisö kaupungin tilintarkastajaksi tilikauden 2024 päättymiseen asti kilpailuttamatta hankintaa uudestaan. Kuntalain 122 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

2

kaupunginvaltuusto oikeuttaa tarkastuslautakunnan tekemään tilikausia 2019–2022 koskevan tilintarkastussopimuksen KPMG Oy Ab:n kanssa.

Tilintarkastussopimus tulee voimaan, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Lakisääteisen tilintarkastuksen arvonlisäveroton kokonaishinta tilikausille 2019–2022 on 468 400 euroa laskettuna 390 vuosittaisen tarkastuspäivän mukaan. Lakisääteisen tilintarkastuksen osalta tehdään tavallinen hankintasopimus. Erityistoimeksiantojen osalta tehdään puitejärjestely, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Kaikilla kaupungin hallintokunnilla ja sen tytäryhteisöillä on oikeus, mutta ei velvollisuutta käyttää tehtävää puitejärjestelyä.

Lisäksi tarkastuslautakunta päätti tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

10.10.2018 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

tarkastusjohtaja

Timo Terävä

Lisätiedot

Arto Ahlqvist, tarkastuspäällikkö, puhelin: +358931036580

arto.ahlqvist(a)hel.fi