§ 454

Förtroendevaldas och tjänsteinnehavares lagstadgade redogörelser för bindningar

HEL 2017-011969 T 00 01 00

Beslut

Stadsfullmäktige antecknade redogörelserna för bindningar.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, utvärderingschef, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Vilma Lamminpää, controller, telefon: 310 36581

vilma.lamminpaa(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Enligt 84 § i kommunallagen (410/2015) ska vissa kommunala förtroendevalda och tjänsteinnehavare lämna en redogörelse för sina bindningar till revisionsnämnden, som tillkännager redogörelserna för fullmäktige. Föreskriften tillämpas från och med 1.6.2017.

Kommunallagen (410/2015) 84 §: Redogörelse för bindningar

En kommunal förtroendevald och tjänsteinnehavare som avses i 2 mom. ska lämna en redogörelse för sina bindningar när det gäller uppgifter i ledningen för eller förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet, för betydande förmögenhet och för andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag.

Skyldigheten att redogöra för sina bindningar gäller kommunstyrelsens ledamöter, ledamöter i organ som sköter uppgifter som avses i markanvändnings- och bygglagen (132/1999), ordföranden och vice ordförande i fullmäktige och nämnder, kommundirektören, borgmästaren och biträdande borgmästare samt föredragande i kommunstyrelsen och nämnder. Redogörelsen ska lämnas inom två månader från det att personen har blivit vald till sitt uppdrag. Personen ska också utan dröjsmål anmäla förändringar i bindningarna.

Redogörelsen för bindningarna ska lämnas till revisionsnämnden som övervakar att skyldigheten iakttas och tillkännager redogörelserna för fullmäktige. Revisionsnämnden kan vid behov uppmana den som är skyldig att lämna en redogörelse att lämna en ny redogörelse eller komplettera sin redogörelse.

Kommunen ska föra ett offentligt register över bindningarna i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. När ett förtroendeuppdrag eller annat uppdrag som omfattas av skyldigheten att lämna en redogörelse upphör ska uppgifterna om personen strykas ur registret och datanätet.

Revisionsnämnden och -kontoret tillämpar vid skötseln av bindningsregistret och övervakningsuppgiften Kommunförbundets anvisning om redogörelser för och register över bindningar, som finns i bilaga 1.

Register över bindningar och hur redogörelsen ska lämnas

Enligt 13 kap. 1 § 2 mom. 10 punkten i förvaltningsstadgan för Helsingfors stad är revisionsnämnden registerförare för det i 84 § i kommunallagen avsedda registret över bindningarna och tillkännager redogörelserna för bindningarna för fullmäktige minst två gånger om året.

Revisionsnämnden har 18.5.2017, § 54, beslutat att revisionsdirektören på nämndens vägnar beslutar om registret som gäller övervakningen av redogörelsen för bindningar och om dess användning. Revisionsdirektören har 8.6.2017, § 8, fattat beslut om registerbeskrivningen och beviljat revisionskontorets controller, utvärderingschefen och ICT-stadsrevisorn behörighet till bindningssystemet.

Redogörelser för bindningarna lämnas till revisionsnämnden som övervakar att skyldigheten att lämna en redogörelse iakttas. Den redogörelseskyldige ansvarar själv för inlämnandet av redogörelsen för bindningar. Redogörelsen ska lämnas inom två månader från det att personen har blivit vald till sin förtroendepost eller sitt uppdrag. Personen är också skyldig att anmäla förändringar i bindningarna och korrigera felaktiga uppgifter.

I registret över bindningar är det med stöd av personuppgiftslagen möjligt att behandla endast sådana uppgifter som är behövliga med tanke på bindningsreglering. I registret är det inte möjligt att föra in uppgifter som är ovidkommande med tanke på bindningsreglering, även om dylika uppgifter har lämnats. Kommunen bör alltså bedöma till vilka delar uppgifterna som lämnats gäller sådana bindningar som avses i lagen.

I undantagsfall kan redogörelserna för bindningar innehålla sekretessbelagda uppgifter. Revisionsnämndens uppgift är att övervaka att redogörelserna innehåller endast de uppgifter som krävs enligt lag och att sekretessbelagd information eller obehövliga personuppgifter inte läggs ut på internet. Redogörelser som innehåller sekretessbelagd information behandlas vid ett slutet fullmäktigesammanträde.

Redogörelseskyldiga

Skyldigheten att redogöra för sina bindningar gäller borgmästaren, biträdande borgmästare, alla andra ledamöter och ersättare i stadsstyrelsen, ledamöter och ersättare i stadsstyrelsens sektioner, stadsfullmäktiges ordförande och vice ordförande, ordförande och vice ordförande för nämnder och sektioner samt ledamöter och ersättare i stadsmiljönämnden och dess sektioner.

Enligt Helsingfors stads rättstjänst är följande tjänsteinnehavare skyldiga att lämna en redogörelse för sina bindningar: föredragandena för stadsstyrelsen och dess sektioner och personerna som utses till deras ersättare, personerna som är föredragande i nämnderna och deras sektioner och personerna som utses till deras ersättare. Att vara ersättare för föredragandens ersättare gör inte personen skyldig att lämna en redogörelse för sina bindningar, om den ifrågavarande personen i praktiken aldrig är föredragande.

Redogörelsens innehåll

Förtroendevalda och tjänsteinnehavare ska lämna en redogörelse för bindningar när det gäller uppgifter i ledningen för eller förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet. Likaså ska en redogörelse lämnas när det gäller betydande förmögenhet och andra bindningar som kan ha betydelse vid skötseln av ett förtroende- eller tjänsteuppdrag.

Med näringsverksamhet avses i detta sammanhang affärsverksamhet och yrkesutövning. Skyldigheten att redogöra för bindningar omfattar ledningsuppgifter i ett företag eller en annan sammanslutning, dvs. åtminstone verkställande direktörens och vice verkställande direktörens uppgifter. Med förtroendeuppdrag avses medlemskap i ett organ för en sammanslutning eller ett företag, dvs. huvudsakligen ett företags styrelse, förvaltningsråd eller ett därmed jämförbart organ.

Betydande förmögenhet kan anses avse bland annat betydande innehav av fastigheter eller bostadsaktier. Tolkningsanvisningen är att förmögenheten ska ha anknytning till näringsverksamhet eller placeringsverksamhet, vilket betyder att exempelvis aktieinnehav i den egna bostaden inte omfattas av redogörelseplikten.

Utgångspunkten är att innehav av sådana fastigheter som finns i den egna kommunen eller på ett sådant område som omfattas av beslut kan ha betydelse. I vissa fall kan innehav av mark och skog i den egna kommunen ha betydelse vid skötseln av ett förtroende- eller tjänsteuppdrag. I vissa fall kan aktieinnehav i fastighetsbolag eller annat aktieinnehav anses ha betydelse vid skötseln av ett förtroendeuppdrag. Delägarskap och innehav i anslutning till yrket kan ha betydelse vid skötseln av ett förtroende- eller tjänsteuppdrag. I vissa fall kan även avsevärda skulder eller förbindelser som getts för tredje part (t.ex. borgen eller säkerhet) ha betydelse för skötseln av ett förtroende- eller tjänsteuppdrag, i synnerhet om skulderna har samband med näringsverksamhet.

Personens medverkan i förenings- och stiftelseverksamhet kan ha betydelse vid bedömningen av opartiskhet i det kommunala beslutsfattandet. Skyldigheten att lämna redogörelse gäller de uppgifter som objektivt kan bedömas ha betydelse för skötseln av ett förtroende- eller tjänsteuppdrag.

Alla bindningar har inte relevans för skötseln av ett förtroendeuppdrag eller tjänsteuppdrag. Varje fall avgörs skilt för sig. Exempelvis uppgifter om fritidssysselsättningar kan vara sådana som inte har relevans för skötseln av uppdraget. Skyldigheten att lämna redogörelse gäller endast den förtroendevaldes eller tjänsteinnehavarens egna bindningar. Skyldigheten gäller således inte närståendes medlemskap eller ägande.

Revisionsnämnden har i samband med sin övervakningsskyldighet möjlighet att uppmana personen att lämna en ny redogörelse eller komplettera den inlämnade redogörelsen. Begäran om komplettering kan bli aktuell om revisionsnämnden får vetskap om bindningar för vilka det inte lämnats in någon redogörelse.

Publicering av redogörelser i det allmänna datanätet

Med tanke på öppenheten är det viktigt att registret över bindningar offentliggörs i det allmänna datanätet så att vem som helst ska kunna ta del av uppgifterna. Uppgifter som gäller redogörelser för bindningar ska finnas tillgängliga i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.

Den registeransvarige ansvarar för att registret över bindningar är uppdaterat och att uppgifterna i registret är korrekta. Nya redogörelser, ändringar och kompletteringar ska föras in i registret utan dröjsmål. Med beaktande av syftet med och betydelsen av registret över bindningar som publicerats på det allmänna datanätet, ska tillägg, ändringar och kompletteringar också göras i detta register utan dröjsmål. Ändringarna och kompletteringarna tillkännages för fullmäktige samtidigt som de nya redogörelserna.

Arkivering av redogörelser för bindningar

Enligt kommunallagen (410/2015 84 §) gäller att när ett förtroendeuppdrag eller annat uppdrag som omfattas av skyldigheten att lämna en redogörelse upphör ska uppgifterna om personen strykas ur registret och datanätet. Strykandet av uppgifterna från registret betyder inte att de kan förstöras slutligt.

Riksarkivet har 30.6.2017 (AL/10361/07.01.01.03.01/2017) med stöd av 8 § och 11 § i arkivlagen beslutat att redogörelser för bindningar samt uppgifter i register över bindningar ska förvaras varaktigt i enbart elektronisk form.

Läget angående redogörelserna om bindningar vid Helsingfors stad 14.11.2017.

I Helsingfors finns 107 förtroendevalda som är skyldiga att lämna en redogörelse. En redogörelse har fram till 14.11.2017 lämnats av 102 förtroendevalda. Uppgifterna om redogörelserna finns i bilaga 2. Fullmäktigeledamöterna har 23.5.2017 upplysts om skyldigheten att lämna en redogörelse på ett gemensamt utbildningstillfälle och 8.6 och 13.6.2017 på två utbildningstillfällen för stadens samtliga förtroendevalda. Dessutom har revisionskontoret 12.6, 28.7, 28.9 och 30.10 per e-post skickat en begäran till de förtroendevalda om att lämna en lagstadgad redogörelse för bindningar. Redogörelser har ännu inte lämnats av stadsstyrelsens vice ordförande Otso Kivekäs, vice ordföranden för fostrans- och utbildningsnämnden Emma Kari och ersättarna i stadsmiljönämndens sektion för byggnader och allmänna områden Kristiina Kunnas, Mariam Rguibi och Sameli Sivonen.

Med anledning av organisationsreformen som trädde i kraft vid Helsingfors stad 1.6.2017 lämnar tjänsteinnehavarna redogörelser för bindningar allt efter som det fattas beslut om ersättare för föredragandena. En redogörelse har fram till 14.11.2017 lämnats av 80 tjänsteinnehavare. Alla stadens centrala ledande tjänsteinnehavare har lämnat en redogörelse. Uppgifterna om redogörelserna finns i bilaga 3.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, utvärderingschef, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Vilma Lamminpää, controller, telefon: 310 36581

vilma.lamminpaa(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutshistoria

Tarkastuslautakunta 14.11.2017 § 109

HEL 2017-011969 T 00 01 00

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti merkitä tiedoksi luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kuntalain 84 §:n tarkoittamat sidonnaisuusilmoitukset.

Lisäksi tarkastuslautakunta päätti saattaa sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi.

Esittelijä

tarkastusjohtaja

Pirjo Hakanpää

Lisätiedot

Vilma Lamminpää, controller, puhelin: 310 36581

vilma.lamminpaa(a)hel.fi

Timo Terävä, arviointipäällikkö, puhelin: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi