Helsingfors stad

Protokoll

10/2015

1 (1)

Stadsfullmäktige

 

 

 

 

Kj/17

 

20.05.2015

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 139

Kj / Den av ledamoten Mari Holopainen väckta motionen om främjande av öppen och tillgänglig information i Helsingfors

HEL 2014-012807 T 00 00 03

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag anse den av ledamoten Mari Holopainen väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Antti Peltonen, förvaltningschef, telefon: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Bilagor

1

Holopainen Mari valtuustoaloite Kvsto 22.10.2014 asia 8

Sökande av ändring

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Ledamoten Mari Holopainen och 24 andra ledamöter föreslår i sin motion att stadens alla förvaltningar ska bygga upp verksamhetsmodeller i syfte att säkerställa god kännedom om de lagstadgade rätter till tillgång till information som stöder stadens strategiska mål och bidrar till att begäran om information besvaras snabbast möjligt i tillräckligt stor omfattning och att en öppen verksamhetskultur som betjänar stadens invånare främjas.

Stadsstyrelsen konstaterar att det är stadens plikt att följa både lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) och kommunallagens bestämmelser om offentligheten hos myndighetshandlingar och öppen beredning. Dessutom har staden själv lyft upp det öppna och deltagande Helsingfors som ett prioritetsområde i stadens strategi. Enligt strategin är invånarna medlemmar i gemenskapen och beslutsprocesserna ska öppnas för invånarna. De handlingar och det övriga informationsmaterial som staden producerar ska lätt och tillgängligt kunna användas av invånarna och utnyttjas i verksamheten utom staden. Öppenheten hos beredningen ökar och invånarna uppmuntras att använda elektroniska kanaler för informationssökning, deltagande och växelverkan.

Enligt offentlighetslagen är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat särskilt föreskrivs (1 §). Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (9 §). En begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling ska individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser. Den som begär en handling ska med diarier och andra register bistås vid individualiseringen av de handlingar som han önskar ta del av (13 §). En uppgift om innehållet i en handling lämnas ut av en sådan anställd hos myndigheten som av denna har förordnats att handha detta uppdrag eller som det på grund av den anställdas ställning och uppgifter annars hör till. Ärendet ska behandlas utan dröjsmål, och uppgifter ur en offentlig handling ska ges så snart som möjligt, i vanliga fall senast inom två veckor och i mer krävande fall inom en månad. Om myndigheten vägrar att lämna ut begärda uppgifter, ska ett beslut fattas om detta. Det ska vara möjligt att söka ändring i beslutet (14 §).

Stadsstyrelsen framhäver att offentlighetslagens bestämmelser om att få information och de angivna förfarandena för detta ändamål är entydiga i sig och att alla stadens anställda noggrant ska följa lagen.

Enligt kommunallagen ska man se till att kommunens invånare och de som utnyttjar kommunens tjänster har förutsättningar att delta i och påverka kommunens verksamhet. Detta kan ske bland annat genom att informera om kommunens ärenden, ordna diskussionsmöten, utreda invånarnas åsikter innan beslut fattas och hjälpa invånarna när de tar egna initiativ till att sköta, bereda och planera ärenden (27 §). Kommunen ska dessutom informera invånarna om ärenden som är anhängiga i kommunen, planer som gäller sådana, behandlingen av dessa ärenden samt om hur de avgjorts och deras effekter (29 §).

Förvaltningarna har redan vid verkställandet av fullmäktigestrategin ökat och kommer ytterligare att öka tillgången till information och invånarnas möjligheter att delta i beredningen genom flera åtgärder och projekt. Många informationsmaterial från ekonomiska uppgifter till stadsfakta är redan automatiskt tillgängliga för alla, bl.a. de elektroniska föredragningslistorna är utan manuellt arbete tillgängliga för allmänheten i det offentliga datanätet vid samma tidpunkt som för organens medlemmar. Bland annat inom stadsplaneringen har det redan länge varit möjligt att kommentera beredningen och att få mer detaljerade uppgifter om beredningen på en webbtjänst. Praxisen kommer snart att utsträckas också till nya verksamhetsområden.

Förfarandena för beslutsberedning och beslutsfattande preciseras genom stadens kommunikationsanvisningar fastställda av stadsstyrelsen (http://www.hel.fi/static/helsinki/muut-saannot/Viestinnan-ohjeet-SV.pdf). I avsnittet 2.5 behandlas behandling och utlämnande av information i enlighet med offentlighetslagen och hur lagen tillämpas vid Helsingfors stad mer i detalj. I avsnittet 2.3 behandlas dessutom den direkta informationen till invånarna, bl.a. via webbkommunikationen, och i avsnittet 2.4 behandlas massmedierna. Det anges klara anvisningar om smidig behandling av begäran om information. Förvaltningarna ska följa stadsstyrelsens anvisningar om kommunikation (25 § i förvaltningsstadgan för Helsingfors stad).

Stadskansliet har år 2015 vidtagit åtgärder för att utveckla förvaltningsförfarandet i staden. Avsikten är att förenhetliga förfarandena under hela beslutsprocessen i de olika förvaltningarna från tidpunkten när ärenden blir aktuella till beredning, beslutsfattande och arkivering.

Att framföra en begäran om information är ett förvaltningsärende och även förfarandena för behandling av begäran om information beaktas i utvecklingsarbetet. Utvecklingsarbetet går ut på att information om processerna i de olika förvaltningarna samlas in och den bästa praxisen införs vid de övriga förvaltningarna. I samband med detta utreds behovet av en mer samordnad verksamhetsmodell. Verksamhetsområdena för stadens olika förvaltningar är olika till sin storlek, vilket innebär att också begäran om information är mycket olika till sin volym och kvalitet. Centralförvaltningen har inte tidigare granskat eller samordnat den administrativa behandlingen av begäran om information.

Betydelsen av de lagstadgade rätterna att ta del av information, beredningens öppenhet och bestämmelserna poängteras för personalen i utbildningen om förvaltningsförfarandet.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Antti Peltonen, förvaltningschef, telefon: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Bilagor

1

Holopainen Mari valtuustoaloite Kvsto 22.10.2014 asia 8

För kännedom

Kaupunginkanslia

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 04.05.2015 § 448

HEL 2014-012807 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättää katsoa valtuutettu Mari Holopaisen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

 

Postadress

Besöksadress

Telefon

FO-nummer

Kontonr

PB 10

Norra esplanaden 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGFORS STAD

Helsingfors 17

Telefax

 

Moms nr

kaupunginkanslia@hel.fi

http://www.hel.fi/kaupunginkanslia

+358 9 655 783

 

FI02012566