§ 135

Ändring av instruktionen för kultur- och biblioteksväsendet

HEL 2014-001722 T 00 01 00

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag ändra 20 § i instruktionen för kultur- och biblioteksväsendet så att paragrafen får följande lydelse:

20 § Organisation

Vid verket finns följande avdelningar:
- biblioteks- och användartjänster
- innehålls- och stödtjänster

Beslut om indelning av avdelningarna i enheter på byrånivå fattas av nämnden.

Stadsfullmäktige beslutade samtidigt ändra 23 § i instruktionen för kultur- och biblioteksväsendet så att paragrafen får följande lydelse:

23 § Verksamhetsområde för avdelningen innehålls- och stödtjänster

Avdelningen ansvarar för innehållstjänster som stöder biblioteksnätet och för de centraliserade stödtjänsterna i enlighet med de godkända målen.

Stadsfullmäktige beslutade dessutom upphäva 24 § i instruktionen för kultur- och biblioteksväsendet.

Ändringarna träder i kraft 1.6.2014.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Leena Mickwitz, stadssekreterare, telefon: 310 36054

leena.mickwitz(a)hel.fi

Bilagor

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Instruktionsändringarna innebär att stadsbiblioteket i framtiden har två avdelningar i stället för tre. Avdelningen nätbiblioteks- och förvaltningstjänster och avdelningen innehållstjänster slås ihop, och namnet blir avdelningen innehålls- och stödtjänster. Den nya avdelningen kommer att sköta största delen av de två nuvarande avdelningarnas uppgifter. Avdelningen biblioteks- och användartjänster behåller stadsdelsbiblioteken och får dessutom hand om de andra biblioteksenheterna, såsom bokbussarna och anstaltsbiblioteken. De riksomfattande och de internationella uppgifterna placeras under stadsbibliotekets ledning. Detsamma gäller för ledningsstödet, som sköts av ledningens assistent och förvaltningssekreteraren. 

Enligt framställningen från kultur- och biblioteksnämnden är bakgrunden till ändringsförslagen att stadsbiblioteket har analyserat förändringarna i dess omvärld och i dess egen verksamhet. Två kärnprocesser utkristalliserade sig för stadsbiblioteket i samband med analysen. I den ena, innehållsprocessen, produceras de tjänster som erbjuds, inklusive inköp och katalogisering av material, centraliserade lånetjänster och utvecklingsprojekt. Den andra, tjänsteprocessen, omfattar de direkta kontakterna med användarna i de fysiska lokalerna och på webben. Stora innehållsmässiga förändringar är att de enheter som sköter användartjänster och de som sköter innehållstjänster tydligare hänförs till separata avdelningar och att det arbete som gäller centrumbiblioteket blir nära anknutet till det övriga arbetet med att utveckla stadsbiblioteket. Avdelningarnas och enheternas ansvarsområden framgår närmare av det bifogade organisationsschemat.

Stadsbiblioteket är riksomfattande centralbibliotek för de allmänna biblioteken och därmed den enda av stadens förvaltningar som har riksomfattande skyldigheter. De som sköter det nationella samarbetet placeras i samband med omorganiseringen direkt under biblioteksdirektören. Detsamma gäller för de två anställda som sköter ledningsstödet. 

Stadgekommittén tar i sitt utlåtande 24.3.2014 om instruktionsändringarna särskilt upp de funktioner som hamnar utanför avdelningsstrukturen, m.a.o. de riksomfattande och de internationella uppgifterna och ledningsstödet. Kommittén understryker i fråga om de i stadsbibliotekets planer nämnda enheter som placeras direkt under verkschefen (biblioteksdirektören) och därför hamnar utanför avdelningsstrukturen att tydliga bestämmelser om ställning och uppgifter ska ingå i verksamhetsstadgan, vilken verkschefen har till uppgift att godkänna. Vidare ska det faktum att organisationen utvecklas på detta sätt beaktas då de bestämmelser om anställning av personal som finns i instruktionen tolkas. Enheterna direkt under verkschefen kan väl närmast betraktas som enheter på byrånivå. Detta betyder att såväl tjänsteinnehavarna direkt under verkschefen som personerna i chefsställning ska anställas av nämnden med stöd av 29 § 3 mom. i instruktionen. I övrigt finns det ingenting att säga om nämndens ändringsförslag. Stadgekommitténs utlåtande utgör bilaga.

Stadsstyrelsen anser att instruktionsändringarna är motiverade eftersom de stöder stadsbibliotekets verksamhetsstruktur. Den anser också i likhet med stadgekommittén att tydliga bestämmelser om ställning och uppgifter för enheterna direkt under biblioteksdirektören ska ingå i verksamhetsstadgan, vilken biblioteksdirektören har till uppgift att godkänna. 

Det är motiverat att verksamhetsstadgan får en hänvisning till 29 § 3 mom. i instruktionen, närmare bestämt att där anges att uppgiften att anställa tjänsteinnehavare som arbetar direkt under verkschefen, likaså personer i chefsställning, hör till nämndens uppgifter med stöd av momentet. Detta motsvarar stadgekommitténs ståndpunkt.

Om stadsfullmäktige godkänner beslutsförslaget kommer stadsstyrelsen att uppmana biblioteksdirektören att bereda de ovannämnda tilläggen i verksamhetsstadgan för stadsbiblioteket.

Den föreslagna omorganiseringen påverkar inte den ställning de som arbetar vid enheterna har utan dessa behåller sina nuvarande anställningar. Omorganiseringen har inte heller några andra direkta personalkonsekvenser. Chefen för den nuvarande avdelningen innehållstjänster blir chef för den nya avdelningen innehålls- och stödtjänster. Tjänsten som chef för avdelningen nätbiblioteks- och förvaltningstjänster, vilken läggs ner, blev vakant 1.11.2012 och har inte tillsatts.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Leena Mickwitz, stadssekreterare, telefon: 310 36054

leena.mickwitz(a)hel.fi

Bilagor

Tiedoksi: Muutoksenhaku, kunnallisvalitus, valtuusto

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta

Kaupunginkirjasto

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 07.04.2014 § 387

HEL 2014-001722 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päätti seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättää muuttaa kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosäännön 20 §:n kuulumaan  seuraavasti:

20 § Organisaatio

Virastossa on seuraavat osastot:
- kirjasto- ja asiakaspalvelut
- sisältö ja tukipalvelut

Osaston toimistotasoisesta yksikköjaosta päättää lautakunta.

Samalla kaupunginvaltuusto päättää johtosäännön 23 §:n kuulumaan seuraavasti

23 § Sisältö- ja tukipalveluiden toimiala

Osasto vastaa kirjastoverkkoa tukevista sisältöpalveluista sekä keskitetyistä tukipalveluista hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti.

Lisäksi kaupunginvaltuusto päättää kumota kulttuuri- ja kirjatoimen johtosäännön 24 §:n.

Johtosäännön muutokset tulevat voimaan 1.6.2014 lukien.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Ritva Viljanen

Lisätiedot

Leena Mickwitz, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36054

leena.mickwitz(a)hel.fi

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta 25.02.2014 § 18

HEL 2014-001722 T 00 01 00

Päätös

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että kirjastotoimen osalta johtosääntöä muutetaan seuraavasti:

20 § Organisaatio

Osaston toimistotasoisesta yksikköjaosta päättää lautakunta.

23 § Sisältö- ja tukipalvelujen toimiala

Osasto vastaa kirjastoverkkoa tukevista sisältöpalveluista sekä keskitetyistä tukipalveluista hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti.

Lisäksi § 24 poistuu.

Kaupunginkirjaston osalta johtosääntöä esitetään muutettavaksi siten että kolmen osaston mallista siirrytään kahden osaston malliin. Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto sekä sisältöpalvelujen
osasto poistetaan ja tilalle tulee sisältö- ja tukipalvelujen osasto, joka hoitaa pääosan entisten kahden osaston tehtävistä. Kirjastotoimen johtajan suoraan alaisuuteen siirretään valtakunnalliset ja kansainväliset tehtävät sekä johdon tuki eli johdon assistentti ja hallintosihteeri.

Kirjaston organisaatiouudistus perustuu sekä toimintaympäristön että oman toiminnan muutoksiin. Muutokset on otettu huomioon kirjaston vuonna 2012 hyväksytyssä uudessa strategiassa. Ennen
organisaatiouudistusta analysoitiin ja päivitettiin myös kirjaston prosessit, millä oli merkittävä vaikutus uudistuksiin. Ydinprosesseissa päädyttiin aiemman kolmen sijasta kahteen prosessiin.
Sisältöprosessissa tuotetaan tarjolla olevat palvelut. Palveluprosessi kattaa suorat kontaktit käyttäjien kanssa sekä kirjastoissa ja muissa fyysisissä ympäristöissä että verkossa. Verkkokirjastoprosessi purettiin, koska verkkopalvelujen arvioitiin jo sulautuneen osaksi kirjaston tukipalvelukokonaisuutta. Avainprosesseiksi nostettiin kolme prosessia: markkinointi, kansalliset ja yhteiset tehtävät sekä kehittäminen.

Uusi organisaatio on rakennettu vastaamaan edellä mainitussa vaiheissa tunnistettuihin haasteisiin. Suurin muutos on maan kaikkien kirjastojen lisääntyvä yhteistyö, jonka järjestämisessä Helsingin
kaupunginkirjastolla yleisten kirjastojen keskuskirjastona on erityisrooli. Esimerkkejä kansallisesta yhteistyöstä ovat yhteisluettelon käynnistyminen ja yhteinen e-aineistojen hankinta. Kansallisen
yhteistyön toimijat on uudistuksessa nostettu omaksi yksikökseen suoraan kirjastotoimen johtajan alaisuuteen. Tämä on perusteltua juuri keskuskirjastotehtävien takia. Kaupunginkirjasto on ainoa kaupungin virasto jolla on valtakunnallisia velvoitteita. Kirjaston sisällä purettiin edellisessä uudistuksessa perustettu verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto. Se oli todettu liian pieneksi ollakseen osastotasoinen yksikkö. Sisällöllisesti merkittäviä uudistuksia ovat asiakaspalveluyksiköiden ja sisältöpalveluyksiköiden aiempaa selkeämpi ryhmittely omiin osastoihinsa sekä keskustakirjastotyön
liittäminen kiinteästi kirjaston muuhun kehittämiseen.

Johtosäännön muutoksen henkilöstövaikutukset

Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osaston kirjastotoimen apulaisjohtajan virka jäi viranhaltijan irtosanoutumisen takia avoimeksi 1.11.2012 ja on edelleen täyttämättä.

Organisaatiomuutos tulee voimaan aikaisintaan 1.4.2014.

Voimassa oleva kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosääntö on liitteenä.

Kaupunginkirjaston henkilöstötoimikunta on käsitellyt johtosäännön muutosehdotuksen kokouksessaan 24.1.2014.

Kaupunginkirjaston uusi organisaatiokaavio on liitteenä.

Käsittely

25.02.2014 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan

Tuula Haavisto: Esittelijän perusteluista siirretään päätöstekstiin seuraavasti:

"Kaupunginkirjaston osalta johtosääntöä esitetään muutettavaksi siten
että kolmen osaston mallista siirrytään kahden osaston malliin.
Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto sekä sisältöpalvelujen
osasto poistetaan ja tilalle tulee sisältö- ja tukipalvelujen osasto, joka
hoitaa pääosan entisten kahden osaston tehtävistä. Kirjastotoimen
johtajan suoraan alaisuuteen siirretään valtakunnalliset ja
kansainväliset tehtävät sekä johdon tuki eli johdon assistentti ja
hallintosihteeri.

Kirjaston organisaatiouudistus perustuu sekä toimintaympäristön että
oman toiminnan muutoksiin. Muutokset on otettu huomioon kirjaston
vuonna 2012 hyväksytyssä uudessa strategiassa. Ennen
organisaatiouudistusta analysoitiin ja päivitettiin myös kirjaston
prosessit, millä oli merkittävä vaikutus uudistuksiin. Ydinprosesseissa
päädyttiin aiemman kolmen sijasta kahteen prosessiin.
Sisältöprosessissa tuotetaan tarjolla olevat palvelut. Palveluprosessi
kattaa suorat kontaktit käyttäjien kanssa sekä kirjastoissa ja muissa
fyysisissä ympäristöissä että verkossa. Verkkokirjastoprosessi purettiin,
koska verkkopalvelujen arvioitiin jo sulautuneen osaksi kirjaston
tukipalvelukokonaisuutta. Avainprosesseiksi nostettiin kolme prosessia:
markkinointi, kansalliset ja yhteiset tehtävät sekä kehittäminen.

Uusi organisaatio on rakennettu vastaamaan edellä mainitussa
vaiheissa tunnistettuihin haasteisiin. Suurin muutos on maan kaikkien
kirjastojen lisääntyvä yhteistyö, jonka järjestämisessä Helsingin
kaupunginkirjastolla yleisten kirjastojen keskuskirjastona on erityisrooli.
Esimerkkejä kansallisesta yhteistyöstä ovat yhteisluettelon
käynnistyminen ja yhteinen e-aineistojen hankinta. Kansallisen
yhteistyön toimijat on uudistuksessa nostettu omaksi yksikökseen
suoraan kirjastotoimen johtajan alaisuuteen. Tämä on perusteltua juuri
keskuskirjastotehtävien takia. Kaupunginkirjasto on ainoa kaupungin
virasto jolla on valtakunnallisia velvoitteita. Kirjaston sisällä purettiin
edellisessä uudistuksessa perustettu verkkokirjasto- ja
hallintopalvelujen osasto. Se oli todettu liian pieneksi ollakseen
osastotasoinen yksikkö. Sisällöllisesti merkittäviä uudistuksia ovat
asiakaspalveluyksiköiden ja sisältöpalveluyksiköiden aiempaa
selkeämpi ryhmittely omiin osastoihinsa sekä keskustakirjastotyön
liittäminen kiinteästi kirjaston muuhun kehittämiseen.

Johtosäännön muutoksen henkilöstövaikutukset

Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osaston kirjastotoimen
apulaisjohtajan virka jäi viranhaltijan irtosanoutumisen takia avoimeksi
1.11.2012 ja on edelleen täyttämättä.

Organisaatiomuutos tulee voimaan aikaisintaan 1.4.2014.

Voimassa oleva kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosääntö on liitteenä.

Kaupunginkirjaston henkilöstötoimikunta on käsitellyt johtosäännön
muutosehdotuksen kokouksessaan 24.1.2014.

Kaupunginkirjaston uusi organisaatiokaavio on liitteenä."

Lautakunta hyväksyi muutoksen yksimielisesti.

Esittelijä

kirjastotoimen johtaja

Tuula Haavisto

Lisätiedot

Anna-Maria Soininvaara, kirjastotoimen apulaisjohtaja, puhelin: 310 85400

anna-maria.soininvaara(a)hel.fi

Tuula Haavisto, kirjastotoimen johtaja, puhelin: 310 85500

tuula.m.haavisto(a)hel.fi