§ 338

Sj / Den av ledamoten Tarja Tenkula väckta motionen om ett sommarpass på papper

HEL 2013-002194 T 00 00 03

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag anse den av ledamoten Tarja Tenkula väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Bilagor

Beslutsförslag

Stadsfullmäktige beslutar anse den av ledamoten Tarja Tenkula väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredraganden

Ledamoten Tarja Tenkula och 21 andra ledamöter föreslår att man åter ska ta i bruk ett sommarpass i papper vid ungdomsväsendet. Pappersversionen av sommarpasset har effektivt och förmånligt informerat barn och familjer om sommarläger och övriga sommarevenemang riktade till barn och unga. Den elektroniska sökningen av fritidsaktiviteter, till vilken ungdomsväsendet nu har övergått, är trög att använda och tjänar bättre marknadsföringen av verksamhet som sker en gång i veckan.

Stadsstyrelsen hänvisar till ett utlåtande från ungdomsnämnden i vilket nämnden redogjort för skedena vid övergången till elektronisk sökning av fritidsaktiviteter och motiveringarna till detta. För lösningen inverkade bl.a. det att sommarpasset i papper inte nådde ut till alla ungdomar och sammanställandet, redigeringen och ombrytningen upptog en märkbar del av arbetsresurserna vid informationsenheten vid ungdomscentralen. Kostnaderna för tryckning och distribution steg i den senaste publikationen till över 30 000 euro. Av dessa orsaker övergick ungdomscentralen till att utveckla en elektronisk sökning av fritidsaktiviteter. Den är som bra som redskap men allmänheten har inte känt så bra till den. Med anledning av detta satsade man under våren flitigt på att göra den mer känd. Dessutom konstaterade man vid ungdomsväsendet att marknadsföringen av sommarevenemangen kräver sina egna redskap. Våren 2013 beslutade man således vid ungdomscentralen låta gör en broschyr om organisationers sommarverksamhet som riktar sig till lågstadieelever och deras föräldrar. Broschyren delades ut i skolorna genom utbildningsverket. Genom att utveckla denna broschyr kan man under de kommande åren utveckla ett slags minisommarpass. Då man utvecklar den elektroniska sökningen av fritidsaktiviteter kommer man att granska behovet av en separat sommarbroschyr på nytt.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Bilagor

Tiedoksi: Muutoksenhakukielto, valmistelu

Hallintokeskus

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 09.09.2013 § 918

HEL 2013-002194 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa valtuutettu Tarja Tenkulan aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Nuorisolautakunta 21.03.2013 § 28

HEL 2013-002194 T 00 00 03

Päätös

Nuorisolautakunta päätti antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Nuorisoasiainkeskus luopui paperisesta Kesäpassin tuotannosta vuonna 2011 uuden sähköisen harrastushakualustan valmistuttua johtoryhmäpäätöksen mukaisesti. Päätöksessä todettiin Harrastushaun korvaavan paperisen Kesäpassin ja olevan jatkossa nuorisoasiainkeskuksen tärkein sähköinen palvelu, johon tullaan panostamaan kaikin tavoin.

Nuorisolautakunta on käsitellyt sähköisen harrastushakupalvelun periaatteita ja laajentumista kokouksissaan. Nuorisolautakunnan kokouksen 26.1.2012 päätöksessä todetaan, että nuorisoasiainkeskuksen tuottama perinteinen Kesäpassi julkaistaan jatkossa vain sähköisenä versiona osana harrastushakua. Kokouksessaan 30.10.2012 lautakunta merkitsi tiedoksi nuorisoasiainkeskuksen suunnitelman sähköisen harrastehaun edelleen kehittämiseksi. Samalla lautakunta päätti todeta, että paperista Kesäpassia ei ole tarkoituksenmukaista ottaa uudelleen käyttöön

Päätöksen keskeiset perusteet olivat seuraavat:

Nuorisoasiainkeskus haluaa tarjota palvelua sekä kaikille helsinkiläisille nuorisojärjestöille että nuorille suunnattuja palveluja tuottaville järjestöille. Tämä laajentumistavoite olisi äärimmäisen vaikea toteuttaa paperisena. Paperisen Kesäpassin ongelmana olivat tietojen keräämisen vaikeudet ja painokustannusten kasvu sivumäärien kasvaessa.

Paperisen Kesäpassin jakelu ei myöskään tavoittanut kaikkia nuoria, sillä nuorisoasiainkeskuksella on ollut käytettävissään ainoastaan Helsingin opetusviraston jakelutie. Perinteisen opetusviraston jakelun ulkopuolelle jäävät kaikki ammatillisissa oppilaitoksissa opiskelevat nuoret, yksityiskouluissa opiskelevat ja työelämässä tai kotona olevat nuoret. Sähköinen versio on puolestaan aina kaikkien nuorten tavoitettavissa.

Kesäpassin painatus ja jakelukustannukset nousivat viimeisessä julkaistussa versiossa yli 30 000 euron. Paperisen Kesäpassin koostaminen, toimittaminen ja taitto veivät merkittävän osan viestintäyksikön työresurssista. Paperisen Kesäpassin aikaan kaikki kurssi-ilmoittautumiset otettiin vastaan puhelimessa. Sähköinen järjestelmä säästää myös nuoriso-ohjaajilta satojen ilmoittautumisten vastaanottamiseen käytettyä työaikaa merkittävästi.

Nuorisoasiainkeskus toimii kestävän kehityksen periaatteen mukaisesti aina kun se on mahdollista. 65 000 kappaleen ja 150 -sivuisen Kesäpassin painatusmäärä on suuri rasite ympäristölle.

Harrastushaku mahdollistaa tietojen muokkauksen online-toimintana, jolloin tietoja voi lisätä, täydentää, korjata tai poistaa myös julkaisun jälkeen.

Paperinen kesäpassi on tehokas väline tavoittaa erityisesti ala-asteikäisiä nuoria mukaan kesätoimintoihin. Helsinkiläisten nuorisopiirijärjestöjen yhteistyöelin Helsinki-Team ry on vaatinut paperisen kesäpassin palauttamista.

Sähköinen harrastehaku on hyvä väline, kun toimintaa tarjotaan ympärivuotisesti. Sen keskeisenä ongelma on toistaiseksi sen tuntemattomuus. Kesätoimintojen markkinointi vaatii kuitenkin kokonaan omat välineensä, jotta ne pystytään kohdistamaan oikealle kohderyhmälle. Keväällä 2013 nuorisotoimi päätti teettää järjestöjen kesätoiminnoista ala-asteikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnatun oman kesätoimintaesitteen. Esite on jaossa Helsingin koulujen ala-asteikäisille oppilaille Opetusviraston kautta. Esitettä kehittämällä voitaisiin eräänlaista ”minikesäpassia” koota myös tulevina vuosina ja näin markkinoida kesätoimintoja. Harrastehaun kehittyessä ja tunnettuuden lisääntyessä tarkastellaan kesäesitteen tarvetta uudelleen.

Nuorisoasiainkeskus kehittää sähköistä harrastehakupalveluaan jatkuvasti ja tulee panostamaan palvelun markkinointiin merkittävästi:

Vuoden 2013 alussa toteutetut tekniset uudistukset:

Harrastushausta julkaistiin kaksi kieliversiota (ruotsin- ja englanninkieliset sivustot). Tarvittaessa on mahdollisuus julkaista myös muunkielisiä versioita. Harrastushausta toteutettiin kevennetty versio mobiililaitteille. Avoin rajapinta muihin järjestelmiin.

Tavoitteena on myös vuoden 2013 aikana toteuttaa eri harrasteiden ja leirien sähköinen maksujärjestelmä harrastushakupalveluun ilmoittautumisen yhteyteen. Harrastushakupalvelu on nuorisoasiainkeskuksen oma järjestelmä, jonka kehittämiseen on sitouduttu. Uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan.

Kesäpassi tuotettiin aikaisemmin verkkoon ja painettuna samalla järjestelmällä. Tämä järjestelmä on poistettu käytöstä sähköiseen harrastushakuun siirtymisen jälkeen. Jos paperisen Kesäpassin tekeminen aloitettaisiin uudelleen, prosessi olisi suunniteltava tuotannon osalta uudestaan ja rakennettava järjestelmä, joka toimii yhteydessä nykyisen harrastushaun kanssa ja tuottaa valmista painokelpoista jälkeä. Tällaisen järjestelmän kehittäminen viivästyttäisi huomattavasti muuta järjestelmäkehitystä ja tulisi viemään merkittävästi työaikaa ja resursseja.

Harrastushaun kesätoimintojen markkinointiviestintäsuunnitelma 2013

-        Ulkomainontakampanja (jättijuliste metroasemilla 14.1.–27.1.2013).

-        Mediatiedotus + uutisointi nuorisoasiainkeskuksen nettisivuilla (tammikuu).

-        Oma kesäosasto Reaktori-hiihtolomatapahtumassa

-        Vanhemmille tiedotetaan keskitetysti harrastushausta ja kesän leireistä opetusviraston Wilma -järjestelmässä.

-        Ulkomainontakampanja (bussit, metrot, raitiovaunut 18.3.–31.3.2013).

-        Kouluille jaetaan 65 000 kesäesitettä. Järjestöjen toiveiden mukainen esite suunnataan alakouluikäisille maaliskuussa. Yläkoululaisille ja toisen asteen oppilaitoksiin jaetaan nuorille suunnattu esite myös maaliskuussa.

-        KesäStadi -Facebook-ryhmä aktivoidaan kevään aikana. Sen kautta järjestöt voivat markkinoida omia leirejään.

-        Facebook -markkinointia harrastushaulle (18.3.2013 alkaen).

-        Metrolehteen 12-sivuinen liite nuorille suunnatuista kesätoiminnoista 29.4.2013 (Lasu).

Käsittely

21.03.2013 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan

Esittelijä lisäsi kohdan (9) jälkeen kaksi seuraavaa kappaletta:

Paperinen kesäpassi on tehokas väline tavoittaa erityisesti ala-asteikäisiä nuoria mukaan kesätoimintoihin. Helsinkiläisten nuorisopiirijärjestöjen yhteistyöelin Helsinki-Team ry on vaatinut paperisen kesäpassin palauttamista.

Sähköinen harrastehaku on hyvä väline, kun toimintaa tarjotaan ympärivuotisesti. Sen keskeisenä ongelma on toistaiseksi sen tuntemattomuus. Kesätoimintojen markkinointi vaatii kuitenkin kokonaan omat välineensä, jotta ne pystytään kohdistamaan oikealle kohderyhmälle. Keväällä 2013 nuorisotoimi päätti teettää järjestöjen kesätoiminnoista ala-asteikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnatun oman kesätoimintaesitteen. Esite on jaossa Helsingin koulujen ala-asteikäisille oppilaille Opetusviraston kautta. Esitettä kehittämällä voitaisiin eräänlaista ”minikesäpassia” koota myös tulevina vuosina ja näin markkinoida kesätoimintoja. Harrastehaun kehittyessä ja tunnettuuden lisääntyessä tarkastellaan kesäesitteen tarvetta uudelleen.

Esittelijä

osastopäällikkö

Marko Luukkanen

Lisätiedot

Antti Lilja, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 89028

antti.lilja(a)hel.fi