Helsingfors stad

Protokoll

20/2012

1 (1)

Stadsfullmäktige

 

 

 

 

Kj/10

 

28.11.2012

 

 

 

 

 

 

§ 389

Kj / Den av ledamoten Lasse Männistö väckta motionen om elektronisk justering av mötesprotokoll

HEL 2012-005205 T 00 00 03

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag anse den av ledamoten Lasse Männistö väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Katja Räisänen, ledande sakkunnig, telefon: 0931078720

katja.raisanen(a)hel.fi

Bilagor

1

Männistö Lasse valtuustoaloite Kvsto 28.3.2012 asia 11

Beslutsförslag

Stadsfullmäktige beslutar anse den av ledamoten Lasse Männistö väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredraganden

Ledamoten Lasse Männistö och 35 andra ledamöter föreslår i sin motion att organens mötesprotokoll i fortsättningen förses med elektronisk signatur och att den nuvarande praxisen att för hand underteckna protokollen slopas.

Stadsstyrelsen hänvisar till rättstjänstens utlåtande och konstaterar att det inte finns juridiska hinder för att övergå till elektronisk signatur i organens mötesprotokoll.

Stadsstyrelsen konstaterar vidare att lösningen med elektronisk signatur tas upp i förteckningen över Ahjos utveckling och att förvaltningscentralen redan har inlett planeringen med leverantören. Den elektroniska signaturen i mötesprotokollen tas i bruk år 2013.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Katja Räisänen, ledande sakkunnig, telefon: 0931078720

katja.raisanen(a)hel.fi

Bilagor

1

Männistö Lasse valtuustoaloite Kvsto 28.3.2012 asia 11

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 12.11.2012 § 1223

HEL 2012-005205 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa valtuutettu Lasse Männistön aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Katja Räisänen, johtava asiantuntija, puhelin: 0931078720

katja.raisanen(a)hel.fi

 

Hallintokeskus Oikeuspalvelut 31.8.2012

HEL 2012-005205 T 00 00 03

Hallintokeskuksen lausuntopyyntö 10.7.2012

 

1.      Johdanto

Lasse Männistö ja muut aloitteen allekirjoittajat ovat 28.3.2012 päivätyssä aloitteessa esittäneet, että Helsingin kaupunki ryhtyy toimenpiteisiin, joilla mahdollistetaan valtuuston kokouspöytäkirjojen sähköinen hyväksyminen.

Aloitteessa esitetään, että kokousten pöytäkirjojen allekirjoitus ja hyväksyminen voitaisiin toteuttaa nyt käytössä olevassa kokoussovelluksessa luottamushenkilön sähköisen tunnistekortin ja tunnusluvulla tapahtuvan tunnistamisen kautta. 

2. Asiaan sovellettava lainsäädäntö ja sen arviointi

Kuntalain (365/1995) 62 §:n mukaan toimielimen kokouksesta pidetään pöytäkirjaa. Valtuuston työjärjestyksen 40 §:ssä todetaan, että ”valtuuston pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla tähän tehtävään valittua valtuutettua, ellei valtuusto ole päättänyt, että pöytäkirja kokonaisuudessaan tai jonkin asian kohdalta tarkastetaan muulla tavalla”. Kuntalaissa tai sen esitöissä ei oteta kantaa siihen, millä tavalla pöytäkirja on hyväksyttävä. Lähtökohtana on siis, että kuntalaki antaa mahdollisuuden pöytäkirjan tarkastamiseen toimielimen itsensä päättämällä tavalla.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) koskee viranomaisen velvollisuutta järjestää sähköisiä asiointipalveluja ja hyväksyä hallintoasioiden laittaminen vireille sähköisesti. Vaikka laki ei suoraan sovellu kaupungin sisäiseen toimintaan, siinä todetaan kuitenkin kaksi sähköiseen asiointiin liittyvää perusperiaatetta. Ensinnäkin sähköinen asiakirja täyttää aina kirjallisen vaatimuksen muodon ja toiseksi sähköinen allekirjoitus täyttää asiassa mahdollisesti edellytetyn asiakirjan allekirjoitusvaatimuksen.

Vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa (617/2009) on määritelty sähköistä allekirjoitusta koskevat kriteerit. Laki koskee kuitenkin sähköistä tunnistamista markkinoilla tarjoavia palveluntarjoajia, eikä lakia täten sen soveltamisalaa koskevan 1 §:n rajoituksen mukaisesti sovelleta yhteisön sisäiseen tunnistamiseen tai sähköiseen allekirjoittamiseen käytettävien palveluiden tarjontaan.

Olennaista kysymyksen käsittelyssä onkin arvioida sitä, tapahtuuko pöytäkirjan hyväksyminen tarpeeksi luotettavalla tavalla, sillä pöytäkirjan hyväksyminen on pääsääntöisesti edellytys sille, että päätös voidaan panna täytäntöön. Lähtökohtaisesti pöytäkirjan sähköinen hyväksyminen ei ole sen vähemmän luotettavaa kuin pöytäkirjan hyväksyjän omakätinen allekirjoituskaan. Olennaista on se, että hyväksyminen voidaan todentaa.

Luottamushenkilöillä on kaupungin toimittama kannettava tietokone, johon on asennettu kaupungin sisäverkossa toimiva kokoussovellus. Kokoussovelluksessa tunnistaminen tapahtuu siten, että käyttäjällä on tunnistamiskortti (väestörekisterikeskuksen varmentama henkilökortti), johon on kytketty henkilökohtainen pin-koodi. Lisäksi luottamushenkilölle pitää olla luotuna oikeudet kahteen eri kaupungin järjestelmään. Oikeuspalvelujen saamien tietojen mukaan tunnistamiskortti täyttää yllä mainitun vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain mukaiset, ns. vahvan tunnistamisen edellytykset, joita ovat mm. se, että menetelmällä voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tunnistusvälineen haltija ja että sillä voidaan riittävällä luotettavuudella varmistua, että ainoastaan tunnistusvälineen haltija voi käyttää välinettä.

3. Johtopäätökset

Oikeuspalveluille annettujen tietojen perusteella luottamushenkilöiden tunnistamisjärjestelmä täyttää vahvan tunnistamisen edellytykset. Lakia vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annettua lakia ei sinänsä sovelleta yhteisöjen sisäiseen käyttöön, joten kaupungin sisäisessä käytössä voitaisiin periaatteessa käyttää heikompitasoista tunnistamista. Vahva tunnistaminen ja sähköisen alekirjoituksen varmentaminen antavat kuitenkin mahdolliselle sähköistämishankkeelle hyvän lähtökohdan.

Oikeuspalvelut katsoo edellä esitetyin perustein, ettei lainsäädäntö aseta esteitä valtuuston kokouspöytäkirjojen sähköiselle hyväksymiselle lausunnossa aiemmin esitetyllä tavalla.

Lisätiedot

Sivonen Juho, asiamies, puhelin: 310 64684

juho.sivonen(a)hel.fi

 

Postadress

Besöksadress

Telefon

FO-nummer

Kontonr

PB 1

Norra esplanaden 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGINFORS STAD

Helsingfors 17

Telefax

 

Moms nr

hallintokeskus@hel.fi

http://www.hel.fi/hallintokeskus

+358 9 655 783

 

FI02012566