§ 273

Kj / Den av ledamoten Yrjö Hakanen väckta motionen om utveckling av Ahjos mötesapplikation

HEL 2011-004400 T 07 00 00

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag anse den av ledamoten Yrjö Hakanen väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Susanna Mäkelä, specialplanerare, telefon: 310 70307

susanna.makela(a)hel.fi

Katja Räisänen, ledande sakkunnig, telefon: 0931078720

katja.raisanen(a)hel.fi

Bilagor

Beslutsförslag

Stadsfullmäktige beslutar anse den av ledamoten Yrjö Hakanen väckta motionen vara slutligt behandlad.

Föredraganden

Ledamoten Yrjö Hakanen och 46 andra ledamöter föreslår i sin motion att användbarheten av Ahjos mötesapplikation utreds genom en enkät som riktas till de förtroendevalda och att de åtgärder som har vidtagits för att förbättra mötesapplikationens användbarhet sammanställs i en rapport.

Stadsstyrelsen konstaterar att informationssystemet Ahjo har varit i bruk utan avbrott sedan 6.7.2011 då systemet togs i produktionsbruk. Mötesapplikationen har varit tillgänglig för organen och de förtroendevalda från och med augusti 2011. Stadsfullmäktiges salsystem, som hör till Ahjo-helheten, togs i bruk i början av höstsessionsperioden 14.9.2011. Ahjo består av flera olika delapplikationer som stöder beredningen och behandlingen av beslutsärenden elektroniskt antingen som tjänsteinnehavarbeslut eller som organbeslut från registrering ända till verkställighet och arkivering. Ahjo används av cirka 5 000 tjänsteinnehavare och anställda inom staden och av 600 förtroendevalda.

Stadsstyrelsen konstaterar att utvecklarna i april 2012 lät utföra en utvärdering av användbarheten av Ahjos mötesapplikation hos en oberoende leverantör (Logica). Användarrollerna som analyserades i utvärderingen var mötets beslutsföra deltagare (ledamöter) och ordförande och vice ordförande. I utvärderingen av användbarheten ingick användarobservationer om användning av mötesapplikationen i äkta mötessituationer i stadsfullmäktige, stadsplaneringsnämnden och nämnden för allmänna arbeten samt en användarenkät under tiden 5–24.4.2012 som riktades till de förtroendevalda. Användarenkäten skickades till stadens förtroendevalda. Sammanlagt 155 förtroendevalda svarade på enkäten.

Användarenkäten bestod av allmänna påståenden som utnyttjades vid utvärderingen av användbarheten (USE-enkäten) och av specificerade öppna och flervalsfrågor beroende på användarens roll vid användningen av mötesapplikationen och medlemskap i olika organ. USE-enkäten mäter användbarheten på fyra axlar: nyttighet, användartillfredsställelse, lätthet att använda och hur användaren lära sig att använda systemet.

Stadsstyrelsen konstaterar att sammandraget av utvärderingen av användbarheten uppmärksammar följande positiva saker i anknytning till användning av mötesapplikationen:

-        mötesdokumenten behöver inte längre skrivas ut och de når alltid de förtroendevalda oberoende av adressuppgifter

-        det är möjligt att följa mötet genom anteckningarna i trädet för föredragningslistan

-        förslag som gjorts av andra deltagare är tydligt läsbara för alla via mötesapplikationen

-        då det elektroniska mötesarrangemanget används på rätt sätt och fungerar problemfritt möjliggör det ett äkta papperslöst förvaltningsarbete

Stadsstyrelsen konstaterar att sammandraget av utvärderingen av användbarheten uppmärksammar följande negativa saker i anknytning till användning av mötesapplikationen:

-        tekniska problem och systemets långsamhet

-        långsamt eller omöjligt att ladda bilagor med fjärruppkoppling

-        tidsbrytningar och övriga problem t.ex. på grund av nätbyte är omöjliga att förstå

-        de goda och etablerade arbetsmetoderna i pappersarbete har inte förts över till mötesapplikationen

-        mötesapplikationen stöder inte processerna i anslutning till mötet i alla delar, t.ex. samhörighet, förberedelser inför mötet och rapportering om det i efterhand

Rapporten om utvärderingen av användbarheten av Ahjos mötesapplikation utgör bilaga till förslaget.

Stadsstyrelsen konstaterar att det planeras en webbläsarbaserad version av mötesapplikationen för nästa fullmäktigeperiod som ska åtgärda de största problemen i mötesapplikationen och fjärruppkopplingen och förbättra applikationens allmänna användbarhet. I lösningarna har man för avsikt att beakta de allmänna användarkraven för tillgänglighet.

Det webbläsarbaserade användargränssnittet förbättrar användbarheten av mötesapplikationen på många sätt. Lösningen möjliggör:

-        teknologioberoende användning av mötesapplikationen (gör det möjligt att använda egen dator och fungerar med de vanligaste webbläsarna)

-        engångsinloggning för fjärranvändare (användaridentifikation och pin-kod uppges endast en gång)

-        snabbare öppnande och behandling av stora bilagor och mångsidigare bläddringsfunktioner för dokument (enligt läskomponenten som används i arbetsstationen)

-        mångsidigare funktioner för fri textbehandling såsom förstoring/förminskning och korrekturläsning (enligt vad webbläsaren som används erbjuder)

-        genomförande av ändringsbehov i anknytning till samtidig behandling av dokument (t.ex. samtidig beskådan av dokument som hör till olika frågor)

-        utveckling av behandlingen av egna anteckningar i önskad riktning t.ex. till stöd för beredningen av anföranden (accentueringar, formatering, bifogande av länkar och bilder)

-        kopiering av text från förslagsdokument och övriga dokument vid skrivande av egen anteckning/eget förslag (direkta funktionerna ctrl+c/ctrl+v och funktionerna kopiera-klistra in med höger musknapp)

-        visuellt tydligare vy för inloggning till möte

Stadsstyrelsen konstaterar att det i användargränssnittet fästs uppmärksamhet vid innehållet och ordalydelsen i applikationens felmeddelanden och vid formuleringar och den situationsbundna handledningen av användaren. I implementeringen fästs även uppmärksamhet vid tydligheten hos knapparna i mötesapplikationen, uppställningen av vyerna och det grafiska uttrycket.

Stadsstyrelsen tillägger att mötesapplikationen är avsedd för att i första hand stödja funktioner i anknytning till genomförandet av möten och beslutsprocessen i Ahjo. Funktionaliteter som stöder grupparbete kommer att beaktas i den nya portalen för förtroendevalda som tas i bruk vid årsskiftet 2012/2013. Portalen för förtroendevalda ska bland annat ha en arbetsmiljö för varje organ till stöd för kommunikation mellan ledamöter i organen. Arbetsmiljön kan användas som ett internt diskussionsforum där det är möjligt att dela dokument mellan ledamöter.

Under hösten 2012 arrangeras demonstrationstillfällen om den nya webbläsarbaserade mötesapplikationen, där de förtroendevalda kan ge feedback om mötesapplikationens nya funktionaliteter och användbarhet.

Stadsstyrelsen konstaterar till slut att det även i fortsättningen vartannat år kommer att genomföras användarenkäter om Ahjos mötesapplikation som riktas till de förtroendevalda. Det är meningen att nästa enkät genomförs i början av 2014.

Stadsstyrelsen anser det ovanstående utgöra en tillräcklig utredning i saken.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Susanna Mäkelä, specialplanerare, telefon: 310 70307

susanna.makela(a)hel.fi

Katja Räisänen, ledande sakkunnig, telefon: 0931078720

katja.raisanen(a)hel.fi

Bilagor

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 17.09.2012 § 987

HEL 2011-004400 T 07 00 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa valtuutettu Yrjö Hakasen aloitteen loppuun käsitellyksi.

10.09.2012 Pöydälle

06.02.2012 Palautettiin

30.01.2012 Pöydälle

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Susanna Mäkelä, erityissuunnittelija, puhelin: 310 70307

susanna.makela(a)hel.fi

Katja Räisänen, johtava asiantuntija, puhelin: 310 78720

katja.raisanen(a)hel.fi