§ 295

Valtuutettu Ted Apterin aloite digitaalisen työkalun käyttöönottamisesta palvelu- ja tilaverkkosuunnittelussa

HEL 2022-004668 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginvaltuusto katsoi aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Suvi Rämö, vs. kaupunginsihteeri, puhelin: 310 32174

suvi.ramo(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Valtuutettu Ted Apter ja 29 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että kaupunki ottaa käyttöön digitaalisen työkalun palvelu- ja tilaverkkosuunnittelun tueksi.

Palveluverkkosuunnittelun työkalun kehittämistä koskeva tavoite sisältyy kaupunginhallituksen 24.6.2019, 485 § hyväksymään kiinteistöpoliittiseen ohjelmaan ja sen toteutusohjelmaan. Työkalun kehittämisessä tavoitteena on, että kaikki palveluverkkosuunnittelun osapuolet jakavat saman ennakoivan ja dynaamisesti päivittyvän tilannekuvan seuraavaksi 10 vuodeksi.

Kaupunginhallituksen 22.6.2020, 400 § hyväksymän toimitilastrategian toteutusohjelman kohdassa 2.2 linjataan palvelu- ja tilaverkkosuunnittelun välineen kehittämisestä seuraavasti: ”Parannetaan tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa. Hankitaan ajantasaiset välineet palvelu- ja tilaverkkosuunnittelulle, tilojen mitoittamiselle ja ylläpidolle. Kehitetään tiedolla johtamisen tueksi yhtenäistä tietojärjestelmäarkkituuria ja sitä tukevaa toimintakulttuuria. Kehitettäviä osa-alueita ovat kiinteistötietojen hallinta mukaan lukien kapasiteetti- ja kuntotiedot, tilaverkon kehittäminen, rakennusten mitoitus, kustannusohjattu suunnittelu ja toteutus sekä rakennusten tekniikan ja käyttäjien tilanteiden etähallinta. Palvelu- ja tilaverkon suunnittelun edellyttämät tiedot kootaan yhteen, jolloin kaikilla osapuolilla on saatavilla sama lähtötieto”.

Palvelu- ja tilaverkon suunnittelu perustuu väestöennusteisiin, jotka tarkentuvat pitkällä aikavälillä sitä mukaa, kun asuntorakentamisen hankkeet toteutuvat. Rakennuksen kapasiteetti (kouluissa oppilas- ja päiväkodeissa päiväkotilapsikapasiteetti) on keskeinen järjestelmän suunnitteluparametri. Palvelutarvetta vastaamaan tarvitaan riittävä määrä palvelukapasiteettia, joka koostuu erityisesti henkilökunnasta ja tiloista. Suunnittelun haasteena on ollut se, että laajoina konsulttitöinä tilattavat palvelu- ja tilaverkkotarkastelut alkavat vanhentua esimerkiksi väestöennusteita ja investointeja koskevien tietojen osalta siinä vaiheessa, kun raportti toimitetaan kaupungille.

Tavoitteena on, että kehitettävä tilaverkkosuunnittelun digitaalinen järjestelmä mahdollistaa tilojen kunnossapitotarpeen ja tulevien korjausinvestointien ajoittumisen nykyistä paremman ennakoinnin. Lisäksi järjestelmää kehitetään mahdollistamaan palveluverkon kehittämisen optimoinnin ja eri suunnitteluvaihtoehtojen testaamisen saavutettavuuden, hiilidioksidipäästöjen ja palvelujen yksikkökustannusten suhteen.

Palveluverkkosuunnittelun digitalisointiin ja tietojen havainnollistamiseen liittyvät suurimmat kyvykkyyshaasteet koskevat toimialojen eri järjestelmissä olevien tietojen siirtoa, linkittämistä ja yhdistämistä.

Kaupunki osallistui kesäkuussa 2022 päättyneeseen Ihmislähtöiset palveluverkot – DigiPAVe 2.0 -hankkeeseen, jossa kehitettiin yhteistyössä Kuopion ja Turun kaupungin kanssa toimintamalli ihmislähtöiselle ja dynaamiselle palveluverkkosuunnittelulle. Toimintamallissa palveluverkon ja -tarjonnan suunnittelu muuttuu dynaamiseksi, kun tulevaisuuden palvelutarvetta koskeva tilannekuva on samanaikaisesti eri osapuolten käytettävissä. Hankkeen kehittämistyö rajattiin varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen, mutta sen tulokset ovat yleistettävissä kaikille toimialoille. Hankkeelle saatua rahoitusta ei ollut mahdollista kohdistaa varsinaisen palveluverkkosuunnittelun työkalun tuotekehitykseen. Kaksivuotisen DigiPAVe 2.0 -hankkeen tulokset ovat nähtävillä osoitteessa www.digipave.fi.

Hankkeessa kehitettyä toimintamallia kokeiltiin Mellunkylän kaupunkiuudistusalueella palveluverkkosuunnittelupilotin muodossa keväällä 2022. Pilotissa konkretisoitiin palveluverkkosuunnittelun toimintamallia ja määriteltiin suunnittelussa tarvittava tietopohja. Hankkeen toteutti Ubigu Oy ja siihen osallistuivat kaikki toimialat. Mellunkylän pilotin toiminnallisina opetuksina nousi esiin kriittisiä kehittämiskohteita kuten sopiminen yhteisistä prosesseista, toimintatavoista ja roolituksista erityisesti kaupunkiuudistusalueilla, joilla edellytetään toimialojen yhteistoimintaa. Kaupunki jatkaa palveluverkkosuunnittelun kehittämistä Mellunkylän pilotista saatujen havaintojen ja kehittämisehdotusten pohjalta.

Kaupunginkanslia vastaa kaupunkiyhteisen palveluverkkosuunnittelun digitalisoinnin jatkokehittämisestä. Kehittämistyötä tullaan jatkamaan yhteistyössä muiden kuntien ja Kuntaliiton kanssa. Jatkovalmistelusta raportoidaan toimitilastrategian ohjausryhmälle.

Asiasta on saatu kaupunkiympäristölautakunnan lausunto. Vastaus on lausunnon mukainen.

Hallintosäännön 30 luvun 11 §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi aloitteen, jonka on allekirjoittanut vähintään 15 valtuutettua (voimassa aloitteissa, jotka on jätetty viimeistään 30.4.2022).

Esittelijä

Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Suvi Rämö, vs. kaupunginsihteeri, puhelin: 310 32174

suvi.ramo(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 07.11.2022 § 765

HEL 2022-004668 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto katsoo aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Suvi Rämö, vs. kaupunginsihteeri, puhelin: 310 32174

suvi.ramo(a)hel.fi

Kaupunkiympäristölautakunta 13.09.2022 § 493

HEL 2022-004668 T 00 00 03

Lausunto

Kaupunkiympäristölautakunta päätti antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupunkiympäristölautakunta totesi, että kaupunkiympäristön toimialalla havaittiin palveluverkkosuunnittelun työkalun tarve vuonna 2018 ja tavoite on kirjoitettu kaupunginhallituksen 24.6.2019 hyväksymään kiinteistöpoliittisen ohjelmaan ja sen toteutusohjelmaan. Työkalun kehittämisessä tavoitteena on, että kaikilla palveluverkkosuunnittelun osapuolille olisi sama ennakoiva tilannekuva nykyhetkestä ainakin 10 vuotta eteenpäin. Ennustamisessa on myös keskeistä, että tilannekuva päivittyy dynaamisesti, mikä tarkoittaa, että tiedot siirtyvät lähdejärjestelmistä, kun ne muuttuvat. Tulevaisuuden palvelutarve perustuu väestöennusteisiin, jotka taas perustuvat pitkällä aikavälillä kaavoituksesta saatuihin tietoihin. Väestötietoennusteet tarkentuvat sitä mukaa, kun asuntorakentamisen hankkeet todentuvat. Rakennuksen kapasiteetti kuten kouluissa oppilas- tai päiväkodeissa päiväkotilapsikapasiteetti on keskeinen järjestelmän suunnitteluparametri. Palvelutarvetta vastaamaan tarvitaan riittävä määrä palvelukapasiteettia, joka koostuu erityisesti henkilökunnasta ja tiloista. Tilojen kunnon tulevaisuutta voidaan myös ennakoida ja siten arvioida tulevat korjausinvestointien ajankohdat. Järjestelmä mahdollistaa myös palveluverkon kehittämisen optimoinnin saavutettavuuden, hiilidioksidipäästöjen ja palvelujen yksikkökustannusten suhteen ja eri suunnitteluvaihtoehtojen testaamisen näillä kriteereillä. Nykyisin laajat palvelu- ja tilaverkkotarkastelut tilataan konsulttitöinä, jotka alkavat vanhentua esimerkiksi väestöennusteiden ja investointien osalta, kun raportti on toimitettu kaupungille.

Vuoden 2018 päiväkotitien tilakriisin jälkeen tekninen johtaja antoi vuoden 2019 alussa tehtäväksi kaupunkiympäristön toimialla selvittää Kuopion kaupungin vuonna 2018 KIRA-digi -rahoituksella toteutettua DigiPAVe-kehittämishanketta, jossa palveluverkkosuunnittelun digitalisointia toteutettiin Consept of proof -tasoon. Helsinki käynnisti keväällä 2019 oman selvityksensä asiasta.

Kaupunginhallituksen 22.6.2020 hyväksymän toimitilastrategian toteutusohjelman kohdassa 2.2 linjataan palvelu- ja tilaverkkosuunnittelun välineen kehittämistä seuraavasti: ”Parannetaan tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa. Hankitaan ajantasaiset välineet palvelu- ja tilaverkkosuunnittelulle, tilojen mitoittamiselle ja ylläpidolle. Kehitetään tiedolla johtamisen tueksi yhtenäistä tietojärjestelmäarkkituuria ja sitä tukevaa toimintakulttuuria. Kehitettäviä osa-alueita ovat kiinteistötietojen hallinta mukaan lukien kapasiteetti- ja kuntotiedot, tilaverkon kehittäminen, rakennusten mitoitus, kustannusohjattu suunnittelu ja toteutus sekä rakennusten tekniikan ja käyttäjien tilanteiden etähallinta. Palvelu- ja tilaverkon suunnittelun edellyttämät tiedot kootaan yhteen, jolloin kaikilla osapuolilla on saatavilla sama lähtötieto”.

Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmähaussa joulukuussa 2019 Kuopio, Turku ja Helsinki jättivät yhteisen hakemuksen ”Ihmislähtöisen palveluverkon suunnittelun vaatiman toimintamallin kehittäminen ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen ja harmonisointi”. VM myönsi 6.4.2020 päätöksellä hankkeelle 2,179 milj. euroa. Kuntien omarahoitusosuus oli 15 %. Yhteensä hankkeen koko oli 2,56 milj. euroa. Valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaan rahoituksella ei voitu kehittää tehdä varsinaista työkalun tuotekehitystä vaan siinä luotiin kaikkia kuntia hyödyttävä tulevaisuuden toimintamalli ja kuvattiin tarvittava tietopohja. Hankkeen ohjausryhmässä olivat edustettuina Helsingistä kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialojen sekä kaupunginkanslian edustajat.

Hankkeessa luotiin ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun toimintamalli ja siihen liittyvä viitearkkitehtuuri sekä kuvattiin tietomalli Digi- ja väestötietoviraston yhteentoimivuusalustalle. Hankkeen kehittämistyö rajattiin varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen, mutta sen tulokset ovat yleistettävissä kaikille toimialoille.

Tilatarve-ennuste laaditaan väestöennusteen perusteella. Sitä verrataan palvelutilakapasiteettiin. Palvelutarve ohjaa tilatarvetta ja tilaverkon kehittämistä. Suunnittelijat tuottavat järjestelmän avulla vaihtoehtoja tilaverkosta, investointitarpeesta sekä palvelujen vuotuisista toiminta- ja tilakustannuksista. Tavoiteltavassa toimintamallissa tulevaisuuden tilannekuva on jatkuvasti eri osapuolten käytettävissä tietojen päivittyessä dynaamisesti eri tietolähteistä.

Valtiovarainministeriön rahoittama hanke päättyi kesäkuussa 2022. Kaksivuotisen hankkeen tulokset ovat nähtävillä sen sivuilla www.digipave.fi. Kehittämisyhteistyötä muiden kuntien kanssa tullaan jatkamaan Kuntaliiton avulla.

Digipave 2.0 -hankkeen tulosten konkretisoimiseksi Helsingissä toteutettiin keväällä 2022 Mellunkylän kaupunkiuudistusalueella palveluverkkosuunnittelupilotti, jossa lähtökohtana oli Digipaven raportin toimintamalli. Pilotissa konkretisoitiin palveluverkkosuunnittelun toimintamallia ja määriteltiin suunnittelussa tarvittava tietopohja. Hankkeen toteutti Ubigu Oy ja siihen osallistuivat kaikki toimialat. Pilotin havaintoja ja kehittämisehdotuksia esiteltiin toimitilastrategian ohjausryhmälle 29.4.2022. Helsinki jatkaa palveluverkkosuunnittelun kehittämistä Mellunkylän pilotin raportin havaintojen ja kehittämisehdotusten pohjalta.

Palveluverkkosuunnittelun digitalisointiin ja tietojen havainnollistamiseen liittyvät suurimmat kyvykkyyshaasteet liittyvät toimialojen eri järjestelmissä olevien tietojen siirtoon, linkittämiseen ja yhdistämiseen havainnollistamista varten.

Mellunkylän pilotin toiminnallisina opetuksina nousivat esille kriittiset kehittämiskohteet kuten sopiminen yhteisistä prosesseista, toimintatavoista ja roolituksista erityisesti kaupunkiuudistusalueilla, joilla edellytetään toimialojen yhteistoimintaa.

Koska palveluverkkosuunnittelun digitalisointi koskee kaikkia toimialoja, kehittämisen jatkon suunnittelu siirrettiin kaupunginkanslian valmisteltavaksi. Kaupunginkanslia valmistelee päättyneelle Digipave 2.0 -hankkeelle jatkoa ja hakee toteutushankkeen vastuuhenkilöksi asiantuntijaa. Jatkon valmistelusta raportoidaan toimitilastrategian ohjausryhmälle, jota johtaa pormestari.

06.09.2022 Pöydälle

Esittelijä

kaupunkiympäristön toimialajohtaja

Ville Lehmuskoski

Lisätiedot

Hannu Kurki, erityissuunnittelija: 310 36285

hannu.kurki(a)hel.fi