§ 274

Redovisningsskyldiga vid Helsingfors stad

HEL 2021-006127 T 00 03 00

Beslut

Stadsfullmäktige godkände förteckningen över redovisningsskyldiga vid Helsingfors stad.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, controller, telefon: +358931043126

timo.terävä(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Fastställande av redovisningsskyldiga

Redovisningsskyldiga med stöd av 125 § i kommunallagen är ledamöterna i stadens organ och de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdet för organet i fråga, med undantag av fullmäktige. Redovisningsskyldighet innebär att de redovisningsskyldigas verksamhet ska utvärderas av fullmäktige, att en anmärkning kan riktas mot dem i revisionsberättelsen och att fullmäktige beslutar om ansvarsfrihet kan beviljas.

Kommunens organ fastställs i 30 § i kommunallagen och för Helsingfors närmare i kap. 2 i förvaltningsstadgan som stadsfullmäktige har godkänt. Ledande tjänsteinnehavare inom uppgiftsområdet för ett organ har inte angetts närmare i kommunallagen. Enligt en kommentar till kommunallagen kan ledande tjänsteinnehavare anses vara föredragande i ett organ och tjänsteinnehavare som ansvarar för självständiga helheter inom organets uppgiftsområde då de är direkt underställda organet.

Vid Helsingfors stad har de ledande tjänsteinnehavarna och föredragandena för organen i huvudsak fastställts i förvaltningsstadgan. När de redovisningsskyldiga fastställdes har man dessutom utnyttjat stadskansliets, sektorernas, räddningsverkets och affärsverkens expertis om den egna organisationens uppgiftshelheter. När man fastställde de redovisningsskyldiga beaktades även utlåtanden från stadsstyrelsen och stadens revisor.

Stadens samtliga anställda ska sköta sin uppgift med tillbörlig aktsamhet. Även om de redovisningsskyldiga vid staden har fastställts kan stadens revisor, med stöd av 125 § i kommunallagen, i sin revisionsberättelse rikta en anmärkning mot en annan än den tjänsteinnehavare som omfattas av definitionen och föreslå att ansvarsfrihet inte beviljas. Fastställda redovisningsskyldiga utgör således inget hinder för att rikta ett skadeståndsanspråk eller ett åtal för brott mot en annan person än en redovisningsskyldig. Samma bestämmelser tillämpas på ersättare i organ och ställföreträdande för ledande tjänsteinnehavare då de sköter uppgiften.

Enligt § 123 i kommunallagen ska revisorn i sin revisionsberättelse presentera ett utlåtande bl.a. om intern kontroll och riskhantering samt att koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt och ett förslag till ansvarsfrihet och en eventuell anmärkning som kan riktas mot den redovisningsskyldiga. En förutsättning för anmärkningen är att de redovisningsskyldiga har handlat i strid med lagar eller fullmäktiges beslut och felet eller den orsakade skadan inte är obetydligt.

De redovisningsskyldiga presenteras i budgeten och i bokslutet

Revisionsnämndens kommunsektion har gett en allmän anvisning om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse. Syftet med den allmänna anvisningen är att ge vägledning i hur ett bokslut ska upprättas så att det ger en riktig och tillräcklig bild av kommunens eller samkommunens verksamhet och ekonomi. I anvisningen, punkt 3.2.2 Kommunens förvaltning och förändringar i den, konstateras att ”Med tanke på beviljandet av ansvarsfrihet finns det skäl att presentera de redovisningsskyldiga organen samt de redovisningsskyldiga tjänste- och befattningsinnehavarna. Redovisningsskyldiga är ledamöterna i kommunens organ och de ledande tjänsteinnehavarna inom ett uppgiftsområde.” För Helsingfors betyder det här i praktiken att man i bokslutets avsnitt Kommunal förvaltning och ändringar som skett i fortsättningen tar in en text om fastställandet av redovisningsskyldiga och en förteckning över dem.

Det är också motiverat att ange de redovisningsskyldiga i budgeten eftersom man i budgeten, som stadsfullmäktige godkänner fastställer, bl.a. verksamhetens mål och ekonomiska mål för administrativa helheter som stadens ledande tjänsteinnehavare leder samt ansvaret för att budgeten efterföljs. För de redovisningsskyldiga och övriga är det tydligare då de redan i början av budgetåret vet vem yttrandet om ansvarsfrihet i samband med behandlingen av bokslutet gäller.

Eftersom den redovisningsskyldiga i fortsättningen anges i budgeten och i bokslutet tas den uppdaterade förteckningen uppför beslut i fullmäktige och i samband med dessa behöver man inte fatta ett separat beslut. Stadsstyrelsen tillstyrker detta förfarande i sitt utlåtande.

Revisionskontoret ansvarar för underhållet av förteckningen över redovisningsskyldiga och bereder väsentliga uppdateringar i förteckningen för beslutsfattande i revisionsnämnden så att aktuella uppgifter kan lämnas för bokslutet och budgeten. Då förteckningen uppdateras är det möjligt att använda sig av ändringar i bestämmelserna i förvaltningsstadgan, uppgifter om organens föredragande som samlas via övervakningen av redogörelser för bindningar och vid behov be om information från centralförvaltningen, sektorerna och affärsverken samt revisorn.

Fastställande av redovisningsskyldiga i andra stora städer

I andra stora städer har de redovisningsskyldiga redan fastställts. I Esbo och Vanda uppräknas de redovisningsskyldiga i bokslutet, i Tammerfors och Åbo i budgeten. I Uleåborg uppräknas de redovisningsskyldiga i båda handlingarna.

Revisionsnämndens beredningsuppgift och begäran om utlåtande

Enligt en kommentar till kommunallagen hör det till fullmäktige att godkänna förteckningen över redovisningsskyldiga. Fullmäktige fattar ett beslut i ärendet utifrån revisionsnämndens beredning. Revisionsnämnden ska då den bereder beslutet om redovisningsskyldiga för stadsfullmäktige höra stadsstyrelsen och stadens revisor.

Stadsstyrelsen har 28.6.2021 gett ett utlåtande om fastställandet av de redovisningsskyldiga och konstaterar att förteckningen över redovisningsskyldiga är omfattande och ändamålsenlig i fråga om de titlar som tas upp. Enligt stadsstyrelsen är det inte nödvändigt att förteckningen över redovisningsskyldiga godkänns som ett separat beslutsärende i stadsfullmäktige, utan godkännandet som en del av budgeten och bokslutet är ett flexibelt tillvägagångssätt och säkrar att förteckningen uppdateras och är aktuellt för varje budgetår. Stadsstyrelsen konstaterar dessutom att det är ändamålsenligt att underhållet av förteckningen anvisas till revisionskontoret.

Stadens revisor har i sitt utlåtande daterat 24.6.2021 uppmärksammat att följande bör tas upp som redovisningsskyldiga: personen som ansvarar för stadens datasystem och datasäkerhet, stadsjuristen, chefen för intern revision och personen som ansvarar för upphandlingar och avtalshantering på stadsnivå. Dessa har i enlighet med utlåtandet fogats till förteckningen över redovisningsskyldiga.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, controller, telefon: +358931043126

timo.terävä(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutshistoria

Tarkastuslautakunta 14.09.2021 § 81

HEL 2021-006127 T 00 03 00

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että tämä päättää hyväksyä luettelon Helsingin kaupungin tilivelvollisista.

Samalla tarkastuslautakunta tarkasti pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Käsittely

14.09.2021 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan

Esittelijä täydensi ehdotustaan siten, että tarkastuslautakunta tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän muutetun ehdotuksen.

01.06.2021 Ehdotuksen mukaan

Esittelijä

tarkastusjohtaja

Timo Terävä

Lisätiedot

Timo Terävä, tarkastusjohtaja, puhelin: +358931043126

timo.terava(a)hel.fi