§ 289

Utvärderingsberättelsen och revisionsberättelsen för år 2016 och ansvarsfrihet för året 2016

HEL 2016-004947 T 00 03 00

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med revisionsnämndens förslag

1. anteckna revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2016 och de utlåtanden som stadsstyrelsen och nämnderna och direktionerna i fråga gett om denna
2. uppmana stadsstyrelsen att före utgången av december 2017 förelägga fullmäktige en utredning om vilka åtgärder de personer som ansvarar för verksamheten och de redovisningsskyldiga har vidtagit med anledning av utvärderingsberättelsen
3. anteckna revisionsberättelsen för år 2016
4. godkänna bokslutet på basis av uppgifterna i revisionsberättelsen
5. på basis av det som i revisionsberättelsen anges om bokslutets godtagbarhet bevilja de ledamöter i organ och de ledande tjänsteinnehavare inom arbetsfälten som handhaft stadens förvaltning och ekonomi ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2016, med undantag av tjänsteinnehavaren som varit utbildningsverkets datachef fram till januari 2016, den som varit utvecklingschef vid utbildningsverket till maj 2016 och utbildningsdirektören.

Behandling

På förslag av ordföranden godkände stadsfullmäktige som förfarande att diskussionen om ärendena 3 och 4 förs samtidigt. Eventuella förslag beträffande de båda ärendena skulle framställas under diskussionen.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, utvärderingschef, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Utdrag

Beslutsförslag

Beslutet stämmer överens med förslaget.

Föredragandens motiveringar

Enligt 121 § i kommunallagen (410/2015) ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Nämnden ska ge fullmäktige en revisionsberättelse för respektive år, i vilken resultaten av bedömningen framförs. Utvärderingsberättelsen ska behandlas i fullmäktige i samband med bokslutet.

Helsingfors stads bokslut 2016 behandlas i fullmäktige 21.6.2016. På samma sammanträde behandlas revisionsberättelsen för år 2016 som stadens revisor har tagit fram och revisionsnämndens utvärderingsberättelse och de utlåtanden som stadsstyrelsen och nämnderna och direktionerna i fråga gett om denna. Dessutom beslutar fullmäktige på sammanträdet utifrån revisionsnämndens förslag om beviljandet av ansvarsfrihet för redovisningsskyldiga för räkenskapsåret 2016.

Utvärderingsberättelsen

Revisionsnämndens två sektioner har i samverkan med revisionskontoret berett en utvärderingsberättelse av utvärderingstemana som ingår i 2016 års utvärderingsplan. Nämnden godkände utvärderingsberättelsen 12.4.2017. Utvärderingsberättelsen utgör bilaga till detta ärende.

Såsom praxis varit tidigare har revisionsnämnden i enlighet med 8 § i revisionsstadgan för Helsingfors stad anmodat stadsstyrelsen och nämnderna och direktionerna i fråga att före 10.5.2017 ge utlåtande om utvärderingsberättelsen. Utlåtandena utgör bilaga till detta ärende.

I enlighet med tidigare praxis har revisionsnämnden dessutom föreslagit att stadsfullmäktige ska uppmana stadsstyrelsen att före utgången av december förelägga fullmäktige en utredning om vilka åtgärder de personer som ansvarar för verksamheten och de redovisningsskyldiga har vidtagit med anledning av utvärderingsberättelsen. Förfarandet motsvarar bestämmelsen i 121 § i kommunallagen, enligt vilken stadsstyrelsen bör ge fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.

Revisionsberättelsen

Enligt kommunallagen ska revisorn granska om kommunens förvaltning har skötts enligt lag och fullmäktiges beslut, om kommunens bokslut och det därtill hörande koncernbokslutet ger riktiga och tillräckliga uppgifter om kommunens resultat, ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet enligt bestämmelserna och föreskrifterna om upprättande av bokslut, och om uppgifterna om grunderna för statsandelarna är riktiga. Revisorn ska dessutom kontrollera att kommunens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt.

Om revisorn konstaterar att kommunens förvaltning och ekonomi har skötts i strid med lag eller fullmäktiges beslut och felet eller den åsamkade skadan inte är ringa, ska det i revisionsberättelsen riktas en anmärkning om saken mot den redovisningsskyldige. Revisorn ska identifiera den vederbörande redovisningsskyldiga. Revisionsnämnden ska inhämta en förklaring för en anmärkning mot den redovisningsskyldiga av den som saken gäller och ett utlåtande av stadsstyrelsen.

Enligt kommunallagen ska revisorn i redovisningsberättelsen ta ställning till om ansvarsfrihet kan beviljas den redovisningsskyldiga. Fullmäktige fattar beslut om de åtgärder som revisionsnämndens beredning, revisionsberättelsen och anmärkningar i den föranleder. När fullmäktige godkänner bokslutet ska fullmäktige besluta om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.

KPMG Offentliga Tjänster Ab, som är revisor för Helsingfors stad, har förelagt revisionsnämnden en revisionsberättelse för räkenskapsåret 2016. Revisionsberättelsen är ställd till stadsfullmäktige och den undertecknades 28.4.2017 av ansvarige revisorn Leif-Erik Forsberg, OFR, CGR. I revisionsberättelsen har revisorn som granskningens resultat konstaterat följande: "Stadens interna kontroll, riskhanteringen och koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt med undantag av utbildningsverket." I fråga om beviljandet av ansvarsfrihet har revisorn konstaterat följande: "Med anledning av anmärkningen mot Helsingfors stads utbildningsverks befogenheter tillstyrker vi inte ansvarsfrihet för tjänsteinnehavaren som varit utbildningsverkets datachef fram till januari 2016. Vi föreslår att de övriga redovisningsskyldiga ska beviljas ansvarsfrihet för den av oss granskade räkenskapsperioden."

Revisionsberättelsen utgör bilaga till detta ärende.

Revisorn relaterade revisionsberättelsen för revisionsnämnden vid sammanträdet 3.5.2017. Revisorn föreslår i revisionsberättelsen att bokslutet ska godkännas. Revisorn har utöver revisionsberättelsen gett en sammandragsrapport daterad 2.5.2017 om revisionen rörande räkenskapsåret 2016. Rapporten har på begäran av revisorn sänts från revisionskontoret bland annat till stadens ledning, till cheferna för förvaltningarna och affärsverken och till förvaltnings- och ekonomicheferna. Revisorn relaterade sammandragsrapporten för revisionsnämnden vid sammanträdet 3.5.2017. Sammandragsrapporten utgör bilaga till detta ärende.

Beviljande av ansvarsfrihet

Enligt kommunallagen har revisionsnämnden till uppgift att bereda de ärenden som gäller behandlingen av revisionsberättelsen i fullmäktige. Nämnden ska förelägga stadsfullmäktige sitt eget beslutsförslag om de åtgärder som revisionsberättelsen, anmärkningen i denna och utlåtandet om anmärkningen föranleder. Nämnden är inte bunden till revisorns framställning i sitt förslag.

Revisionsnämnden beslutade 3.5.2017 begära en förklaring av tjänsteinnehavaren som varit utbildningsverkets datachef fram till januari 2016 och ett utlåtande från stadsstyrelsen om anmärkningen i revisionsberättelsen. Tjänsteinnehavaren kom inte med någon förklaring innan tidsfristen 19.5.2017 löpte ut.

Stadsstyrelsen konstaterar i sitt utlåtande 15.5.2017 att stadens anslag ska användas vederbörligt endast för ändamål som blivit godkända i budgeten och inom ramen för de befogenheter som beviljats för användning av anslag. Stadens intresse ska övervakas så att transaktioner som avviker från detta undersöks. Stadsstyrelsen konstaterar att stadens interna kontroll och datasystem för upphandling ska utvecklas så att en sådan oegentlighet som tas upp i anmärkningen inte är möjlig i fortsättningen.

Enligt 125 § i kommunallagen gäller beviljandet av ansvarsfriheten dem som är redovisningsskyldiga. Enligt lagen är medlemmar i organ och de ledande tjänsteinnehavarna inom organets uppgiftsområde redovisningsskyldiga. Föredragande i organ och tjänsteinnehavare med ansvar över självständiga uppgiftshelheter inom organets verksamhetsområde kan anses som redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare. Enligt instruktionen för Helsingfors stads utbildningsväsen (Stge 27.8.2014) föredras de ärenden vid nämndens sammanträden som gäller hela verket, förvaltnings- och utvecklingscentralen eller fler än en avdelning av verkschefen, dvs. utbildningsdirektören. Dessutom har han eller hon till uppgift att se till att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs vid utbildningsverket.

Den misstänkta oegentligheten vid utbildningsverket, som tas upp i revisionsberättelsen, gäller en tjänsteinnehavare som varit utbildningsverkets datachef fram till januari 2016. Revisorn framför som anmärkning att stadens utbildningsverks medel utifrån preliminära uppgifter har använts för andra användningssyften än sådana som har godkänts i budgeten. Dessutom konstaterar revisorn att tjänsteinnehavaren har överskridit sina befogenheter i användningen av medel. Datachefen i fråga arbetade vid utbildningsverkets förvaltnings- och utvecklingscentral som enligt instruktionen för utbildningsväsendet leds av utvecklingschefen i egenskap av avdelningschef.

I 2 § i ekonomistadgan för Helsingfors stad, godkänd av stadsfullmäktige 11.5.2011, föreskrivs det att stadens funktioner ska organiseras och uppgifterna skötas på ett sådant sätt att den interna kontrollen och riskhanteringen är tillräckliga på alla nivåer och i alla funktioner inom organisationen. Det konstateras i Helsingfors stadskoncerns grunder för intern kontroll och riskhantering, godkända av stadsfullmäktige 11.12.2013, att de ledande tjänsteinnehavarna inom sina ansvarsområden ansvarar för att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs och har genomslagskraft. Cheferna genomför intern kontroll och riskhantering inom sina ansvarsområden och följer åtgärderna anknutna till intern kontroll och riskhantering för att få fram hur effektiva och tillräckliga de är. Alla redovisningsskyldiga och chefer är följaktligen ansvariga för den interna kontrollen och riskhanteringen.

Stadsstyrelsen har 23.11.2015 godkänt anvisningarna Intern kontroll och riskhantering inom Helsingfors stadskoncern. Det konstateras i anvisningarna att den redovisningsskyldiga är personligen ansvarig för att ordna och verkställa den interna kontrollen och riskhanteringen i fråga om den verksamhet som han eller hon leder. Avsaknaden av ställningen som redovisningsskyldig i enlighet med kommunallagen befriar inte dottersammanslutningens ledning, förvaltningarnas och affärsverkens enhetschefer på avdelningsnivå eller andra chefer från kontrollansvaret. Dessutom konstateras det i anvisningarna att cheferna ansvarar för den interna kontrollen och riskhanteringen i de enheter som han eller hon leder och övervakar de anställdas verksamhet. Chefen ska omedelbart vidta åtgärder om det framkommer sådan verksamhet som strider mot lagen, bestämmelserna, anvisningarna eller besluten eller som är ineffektiv eller oändamålsenlig.

Revisionsnämnden har i utvärderingsberättelsen för år 2016 behandlat läget för stadens interna kontroll och riskhantering. Nämnden konstaterar i utvärderingsberättelsen att fungerande intern kontroll och riskhantering har en viktig roll då man strävar att säkerställa lagenligheten och resultatförmågan hos stadens verksamhet. Verkställandet av den interna kontrollen och riskhanteringen, vilket är på ledningens ansvar, ska omfatta stadens alla organisationsenheter och vara mer effektfullt och slagkraftigt än i nuläget. Nämnden ser synnerligen allvarligt på den misstänkta oegentlighet som kommit fram.

Med beaktande av det som revisorn konstaterar i revisionsberättelsen om nuläget för den interna kontrollen och riskhanteringen vid utbildningsverket och med tanke på omfattningen av den misstänkta oegentligheten vid utbildningsverket anser revisionsnämnden det inte som motiverat att bevilja ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 2016 för den tjänsteinnehavare som var utbildningsverkets datachef fram till januari 2016. Det är inte heller motiverat att i detta läge bevilja ansvarsfrihet för den tjänsteinnehavare som var utbildningsverkets utvecklingschef fram till maj 2016 eller för utbildningschefen eftersom saken är ofullbordad.

Föredragande

Revisionsnämnden

Upplysningar

Timo Terävä, utvärderingschef, telefon: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Bilagor

Sökande av ändring

Beslutshistoria

Tarkastuslautakunta 05.06.2017 § 63

HEL 2016-004947 T 00 03 00

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että tämä päättäisi

        merkitä tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta 2016 ja siitä saadut kaupunginhallituksen sekä asianomaisten lauta- ja johtokuntien lausunnot

        kehottaa kaupunginhallitusta antamaan joulukuun 2017 loppuun mennessä valtuustolle selvityksen siitä, mihin toimenpiteisiin toiminnasta vastaavat henkilöt ja tilivelvolliset ovat ryhtyneet arviointikertomuksen johdosta

        merkitä tiedoksi tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2016

        hyväksyä tilintarkastuskertomuksessa esitetyn perusteella tilinpäätöksen 

        myöntää tilintarkastuskertomuksessa tilinpäätöksen hyväksyttävyydestä esitetyn perusteella vastuuvapauden tilikaudelta 2016 kaupungin hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille, lukuun ottamatta opetusviraston tietohallintopäällikkönä tammikuuhun 2016 saakka toiminutta viranhaltijaa, vuoden 2016 toukokuuhun saakka toiminutta kehittämisjohtajaa ja opetustoimen johtajaa.

Esittelijä

tarkastusjohtaja

Pirjo Hakanpää

Lisätiedot

Pirjo Hakanpää, tarkastusjohtaja, puhelin: 310 36480

pirjo.hakanpaa(a)hel.fi

Timo Terävä, arviointipäällikkö, puhelin: 310 43126

timo.terava(a)hel.fi

Arto Ahlqvist, tarkastuspäällikkö, puhelin: +358931036580

arto.ahlqvist(a)hel.fi