§ 139

Kj / Valtuutettu Mari Holopaisen aloite tiedon avoimuuden ja saatavuuden edistämisestä Helsingissä

HEL 2014-012807 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginvaltuusto päätti kaupunginhallituksen ehdotuksen mukaisesti katsoa valtuutettu Mari Holopaisen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Valtuutettu Mari Holopainen ja 24 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että jokaisessa virastossa luodaan toimintamallit, joiden avulla varmistetaan, että lain mukaiset ja kaupungin strategisia tavoitteita tukevat tiedonsaantioikeudet ovat hyvin tiedossa, tietopyyntöihin vastataan mahdollisimman nopeasti ja riittävällä laajuudella sekä edistetään mahdollisimman avointa ja kaupunkilaisia palvelevaa toimintakulttuuria.

Kaupunginhallitus toteaa, että kaupunkia velvoittavat sekä viranomaisten toiminnasta annetun lain (julkisuuslaki) että kuntalain säännökset asiakirjajulkisuudesta ja avoimuudesta valmistelussa. Lisäksi kaupunki on itse nostanut strategiassa yhdeksi painopistealueeksi avoimen ja osallistavan Helsingin. Strategiakirjauksen mukaan avoimessa kaupungissa asukkaat ovat mukana yhteisön jäsenenä, ja päätöksentekoprosessit avataan kaupunkilaisille. Kaupungin tuottama asiakirja- ja muu tietoaineisto on helposti ja esteettömästi kaupunkilaisten avoimesti käytettävissä ja kaupungin ulkopuolisessa toiminnassa hyödynnettävissä. Valmistelun avoimuutta lisätään ja kannustetaan kaupunkilaisia käyttämään sähköisiä tiedonhaku-, osallistumis- ja vuorovaikutuskanavia.

Julkisuuslain mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei toisin säädetä (1 §). Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (9 §). Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on diaarin ja muiden hakemistojen avulla avustettava yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. (13 §). Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian; viimeistään tavallisissa tapauksissa kahden viikon ja vaativimmissa tapauksissa kuukauden kuluessa. Kieltäytymisestä on vaadittaessa tehtävä päätös, joka on muutoksenhakukelpoinen (14 §).

Kaupunginhallitus korostaa, että julkisuuslain säännökset tiedon saamisesta ja sen menettelyistä ovat yksiselitteisiä jo sinällään ja jokaisen kaupungin palveluksessa olevan henkilön tulee tarkoin noudattaa lakia.

Kuntalain mukaan on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Tämä voidaan tehdä muun muassa tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia, selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa sekä avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua (27 §). Kunnan on lisäksi tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista (29 §).

Hallintokunnat ovat valtuustostrategiaa täytäntöönpannessaan useissa toimissa ja hankkeissa lisänneet tai lisäämässä tiedon avoimuutta ja kuntalaisten osallistamista valmisteluun. Useat tietoaineistot talousaineistoista kaupunkitietoon ovat jo automaattisesti kenen tahansa saatavissa, muun muassa julkinen esityslistamateriaali on ilman manuaalista työtä yleisessä tietoverkossa käytettävissä samaan aikaan kuin toimielimen jäsenillä. Valmistelun kommentointi ja siitä tarkemman tiedon saaminen verkkopalveluissa on ollut käytössä muun muassa kaupunkisuunnittelussa jo pitkään ja kohta laajenemassa muillekin toimialoille.

Päätösvalmistelun ja päätöksenteon julkisuuden menettelyjä tarkennetaan kaupunginhallituksen antamilla kaupungin viestinnän ohjeilla (http://www.hel.fi/static/helsinki/johtosaannot/Viestinnanohjeet.pdf). Ohjeiden luvussa 2.5 käsitellään tarkemmin julkisuuslain mukaista tietojen käsittelyä ja luovuttamista sekä sen soveltamista Helsingin kaupungissa. Lisäksi luvussa 2.3 käsitellään välitöntä kuntalaistiedottamista, muun muassa verkkoviestintää, sekä luvussa 2.4 asiointia tiedotusvälineiden kanssa. Ohjeistus toimivan tietopyyntöjen käsittelyn suorittamiseksi on olemassa ja selkeää. Hallintokuntien tulee noudattaa kaupunginhallituksen antamaa ohjeistusta viestinnästä (Helsingin kaupungin hallintosääntö 25 §).

Kaupunginkanslia on vuonna 2015 aloittanut toimet hallintomenettelyn kehittämiseksi kaupungissa. Tarkoituksena on yhtenäistää toimintatapoja eri virastoissa hallintoasian vireillepanosta valmistelun ja päätöksenteon kautta arkistointiin.

Tietopyynnön tekeminen on hallintoasia, joten kehittämistyössä otetaan huomioon myös toimintatavat tietopyyntöjen käsittelyssä. Selvitystyössä kerätään tiedot eri hallintokuntien prosesseista ja poimitaan parhaat käytännöt muidenkin hallintokuntien käyttöön. Tässä yhteydessä selvitetään koordinoidumman toimintamallityön tarve. Kaupungin virastot ovat toimialaltaan ja kooltaan hyvin erilaisia, mikä tarkoittaa, että myös tietopyynnöt ovat määrältään ja laadultaan hyvin erilaisia. Tietopyyntöjen hallinnollista käsittelyä ei ole aiemmin tarkasteltu tai koordinoitu keskushallinnosta.

Hallintomenettelykoulutuksissa puolestaan korostetaan virastojen henkilökunnalle lainmukaisten tiedonsaantioikeuksien ja avoimen valmistelun merkitystä ja säännöksiä.

Esittelijä

Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Liitteet

Tiedoksi

Kaupunginkanslia

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 04.05.2015 § 448

HEL 2014-012807 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättää katsoa valtuutettu Mari Holopaisen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi