§ 441

Upphandlingsförfarande för en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Beslut

Stadsfullmäktige beslutade i enlighet med stadsstyrelsens förslag godkänna upphandlingsannonsen för en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården och begäran om att lämna in anbudsansökan enligt bilaga 1.

Dessutom godkände stadsfullmäktige följande hemställningskläm:

Stadsfullmäktige uppmanar vid godkännandet av upphandlingsförfarandet för kund- och patientdatasystemservicen social- och hälsovårdsnämnden att utreda hur en grundlig uppföljning av projektet kan ordnas internt inom Helsingfors. (Miina Kajos)

Behandling

Stadsfullmäktige beslutade konstatera att ledamoten Mari Puoskari var jävig och inte deltog i behandlingen av ärendet

Efter att ha förklarat diskussionen avslutad anförde ordföranden såsom redogörelse att ledamoten Yrjö Hakanen understödd av ledamoten Lilli Autti under diskussionen hade föreslagit att stadsfullmäktige skulle besluta förkasta stadsstyrelsens förslag.

Vidare hade ledamoten Miina Kajos understödd av ledamoten Tuuli Kousa under diskussionen föreslagit följande hemställningskläm:

Stadsfullmäktige uppmanar vid godkännandet av upphandlingsförfarandet för kund- och patientdatasystemservicen social- och hälsovårdsnämnden att utreda hur en grundlig uppföljning av projektet kan ordnas internt inom Helsingfors.

Redogörelsen befanns vara riktig.

Ordföranden framställde och fullmäktige godkände följande omröstningsproposition: Först ställs ledamoten Yrjö Hakanens förslag om förkastande mot stadsstyrelsens förslag. Vinner ledamoten Yrjö Hakanens förslag, förfaller den föreslagna hemställningsklämmen. Vinner stadsstyrelsens förslag, tas den föreslagna hemställningsklämmen upp till omröstning.

7 omröstningen

Ordföranden framställde och fullmäktige godkände följande omröstningsproposition: Den som godkänner stadsstyrelsens förslag röstar ja; vinner nej har ledamoten Yrjö Hakanens förslag om förkastelse godkänts.

JA-förslag: Stn
NEJ-förslag: Stadsfullmäktige beslutar förkasta framställningen och ge en uppmaning om att ärendet ska beredas på nytt så att bl.a. närmare kostnadskalkyler och tekniska risker utreds, likaså alternativ för totalupphandlingen och speciellt bättre beaktande av socialvårdens behov.

Ja-röster: 78
Outi Alanko-Kahiluoto, Maija Anttila, Sirpa Asko-Seljavaara, Jorma Bergholm, Maria Björnberg-Enckell, Harry Bogomoloff, Tuija Brax, Gunvor Brettschneider, Mika Ebeling, Matti Enroth, Sture Gadd, Juha Hakola, Jussi Halla-aho, Eero Heinäluoma, Kimmo Helistö, Sanna Hellström, Rakel Hiltunen, Mari Holopainen, Sirkku Ingervo, Miina Kajos, Tarja Kantola, Arja Karhuvaara, Emma Kari, Heikki Karu, Mari Kiviniemi, Laura Kolbe, Kauko Koskinen, Terhi Koulumies, Tuuli Kousa, Minerva Krohn, Essi Kuikka, Jere Lahti, Otto Lehtipuu, Pauli Leppä-aho, Päivi Lipponen, Jyrki Lohi, Hannele Luukkainen, Terhi Mäki, Silvia Modig, Elina Moisio, Seija Muurinen, Sari Näre, Jarmo Nieminen, Outi Ojala, Jan D Oker-Blom, Sara Paavolainen, Pia Pakarinen, Jaana Pelkonen, Terhi Peltokorpi, Kati Peltola, Sanna Perkiö, Sirpa Puhakka, Heli Puura, Tuomas Rantanen, Tatu Rauhamäki, Risto Rautava, Laura Rissanen, Juho Romakkaniemi, Pekka Saarnio, Sari Sarkomaa, Lea Saukkonen, Anni Sinnemäki, Johanna Sumuvuori, Johanna Sydänmaa, Ilkka Taipale, Tarja Tenkula, Ulla-Marja Urho, Mirka Vainikka, Antti Valpas, Olli Valtonen, Jan Vapaavuori, Sanna Vesikansa, Tea Vikstedt, Julia Virkkunen, Antti Vuorela, Markku Vuorinen, Ville Ylikahri, Henrika Zilliacus-Tikkanen

Nej-röster: 2
Lilli Autti, Yrjö Hakanen

Blanka: 1
Tuomo Valokainen

Frånvarande: 4
Zahra Abdulla, Nina Huru, Seppo Kanerva, Mari Puoskari

Stadsfullmäktige hade godkänt stadsstyrelsens förslag.

8 omröstningen

Ordföranden framställde och fullmäktige godkände följande omröstningsproposition: Den som godkänner ledamoten Miina Kajos förslag till hemställningskläm röstar ja; den som motsätter sig klämmen röstar nej.

JA-förslag: Stadsfullmäktige uppmanar vid godkännandet av upphandlingsförfarandet för kund- och patientdatasystemservicen social- och hälsovårdsnämnden att utreda hur en grundlig uppföljning av projektet kan ordnas internt inom Helsingfors.
NEJ-förslag: Motsätter sig

Ja-röster: 48
Outi Alanko-Kahiluoto, Maija Anttila, Lilli Autti, Jorma Bergholm, Tuija Brax, Gunvor Brettschneider, Mika Ebeling, Yrjö Hakanen, Jussi Halla-aho, Eero Heinäluoma, Kimmo Helistö, Sanna Hellström, Rakel Hiltunen, Mari Holopainen, Nina Huru, Sirkku Ingervo, Miina Kajos, Tarja Kantola, Emma Kari, Mari Kiviniemi, Laura Kolbe, Tuuli Kousa, Minerva Krohn, Essi Kuikka, Päivi Lipponen, Jyrki Lohi, Terhi Mäki, Silvia Modig, Elina Moisio, Sari Näre, Outi Ojala, Sara Paavolainen, Terhi Peltokorpi, Kati Peltola, Sirpa Puhakka, Heli Puura, Tuomas Rantanen, Pekka Saarnio, Anni Sinnemäki, Johanna Sumuvuori, Ilkka Taipale, Tarja Tenkula, Mirka Vainikka, Tuomo Valokainen, Sanna Vesikansa, Tea Vikstedt, Julia Virkkunen, Antti Vuorela

Nej-röster: 10
Juha Hakola, Heikki Karu, Terhi Koulumies, Tatu Rauhamäki, Risto Rautava, Sari Sarkomaa, Ulla-Marja Urho, Olli Valtonen, Jan Vapaavuori, Henrika Zilliacus-Tikkanen

Blanka: 24
Sirpa Asko-Seljavaara, Maria Björnberg-Enckell, Harry Bogomoloff, Matti Enroth, Sture Gadd, Arja Karhuvaara, Kauko Koskinen, Jere Lahti, Otto Lehtipuu, Pauli Leppä-aho, Hannele Luukkainen, Seija Muurinen, Jarmo Nieminen, Jan D Oker-Blom, Pia Pakarinen, Jaana Pelkonen, Sanna Perkiö, Laura Rissanen, Juho Romakkaniemi, Lea Saukkonen, Johanna Sydänmaa, Antti Valpas, Markku Vuorinen, Ville Ylikahri

Frånvarande: 3
Zahra Abdulla, Seppo Kanerva, Mari Puoskari

Stadsfullmäktige hade godkänt ledamoten Miina Kajos förslag till hemställningskläm.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Marja-Liisa Rautanen, stadssekreterare, telefon: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

Bilagor

Utdrag

Beslutsförslag

Stadsfullmäktige beslutar godkänna upphandlingsannonsen för en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården och begäran om att lämna in anbudsansökan enligt bilaga 1.

Sammandrag

Parter i samarbetet för upphandling av en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården är Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt, Helsingfors stad, Esbo stad, Vanda stad, Grankulla stad, Kervo stad, Kyrkslätts kommun och KL-Kuntahankinnat Oy, vilka också konkurrensutsätter upphandlingen. Parterna bildar en upphandlingspool, där varje medlem är en separat upphandlande enhet. KL-Kuntahankinnat Oy:s uppgift vid upphandlingen är att fungera som en i 11 § i lagen om offentliga upphandlingar (348/2007; upphandlingslagen) avsedd inköpscentral och att konkurrensutsätta upphandlingen som ett i 31 § i upphandlingslagen avsett ramavtal för de kommuner i HNS-området som inte är parter i avtalet.

Upphandlingen börjar med att upphandlingsannonsen publiceras. Upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande i enlighet med 25 § i upphandlingslagen. Bland de anbudssökande som inlämnat anbudsansökan väljs minst tre och högst sex anbudssökande, om inte antalet lämpliga anbudssökande är mindre än så. Om det finns fler anbudssökande rangordnas de i enlighet med upphandlingsannonsen. Det förhandlas med anbudssökandena i syfte att anpassa anbuden till de krav som angetts i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. Syftet med förhandlingarna är att välja det bästa anbudet enligt 62 § i upphandlingslagen. Urvalskriterium för anbudet är den totalekonomiska fördelaktigheten.

Genom att godkänna upphandlingsannonsen och begäran om att lämna in en anbudsansökan förbinder sig varje upphandlande enhet vid upphandlingsförfarandet. Under upphandlingsförfarandet är det möjligt för en upphandlande enhet att lösgöra sig från detta inom de ramar som upphandlingslagen ställer. Den som avslutar det förhandlade förfarandet med att godkänna upphandlingskontraktet förbinder sig vid den egentliga upphandlingen.

Upphandlingens värde överskrider EU-tröskelvärdet. Varje upphandlande enhet fattar sina egna upphandlingsbeslut i enlighet med sina egna regler för beslutsfattande.

Projektets styrgrupp godkände 31.8.2012 enhälligt upphandlingsannonsen.

Föredraganden

Bakgrund

Servicehelheterna inom socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården är allt mer anknutna till varandra. Samarbete och harmonisering av verksamhetsmodeller har utförts bl.a. genom överenskommelser om samarbetsmodeller och vårdkedjor. De nuvarande datasystemen stöder inte detta mål i tillräcklig grad. De medger t.ex. inte en uppföljning av hur de gemensamma serviceprocesserna utfallit.

Lagstiftningen om social- och hälsovården innebär att processerna inom kommunens social- och hälsovård och den specialiserade sjukvården blir en allt kompaktare helhet. Allt oftare fortsätter klienternas och patienternas vårdkedjor inom både socialvårds- och hälsovårdstjänsterna. Vid vården av patienter behövs deras sjukjournals- och vårduppgifter och funktionsstyrningsuppgifter i realtid och lättillgängligt oberoende av de administrativa gränserna. På motsvarande sätt behövs uppgifterna inom socialvårdstjänsterna. Social- och hälsovårdstjänsterna är ofta tätt anknutna till varandra. Detta gäller speciellt äldreomsorgen, den psykiatriska vården, missbrukartjänsterna, tjänsterna för funktionshindrade och omsorgen om utvecklingsstörda.

Social- och hälsovårdstjänsterna är organiserade på olika sätt beroende på kommun och organisation. Kommunerna och HNS har flera olika kund- och patientdatasystem i bruk, och uppgifter om vården och tjänsterna för en klient överförs inte smidigt mellan systemen.

Kommunernas och HNS:s projekthelhet Apotti (Kund- och patientdatasystemservice, 2012-2017) består av ett projekt för utveckling och ändring av verksamheten och servicen och av upphandlingen och ibruktagandet av en internationellt högklassig för social- och hälsovården gemensam kund- och patientdatasystemservice som stöder detta. Projektet beskrivs i den bifogade projektplanen.

Syftet med upphandlingen av en gemensam kund- och patientdatasystemservice i anslutning till projektet Apotti-projektet är bl.a. att få bättre kontroll över vård- och omsorgshelheterna, att förbättra servicens produktivitet och kvalitet, att införa nya verksamhetssätt och att lägga om processerna i social- och hälsovården. Målet är ett tidsenligt gemensamt system för social- och primärvården och den specialiserade sjukvården. Systemet ska göra det möjligt att stödja en mångsidig verksamhet, det ska lätt kunna byggas ut och det ska medge ett sådant öppet gränssnitt med hjälp av vilket det smidigt går att ansluta sig till andra datasystem i bruk.

Till det gemensamma kund- och patientdatasystemet hänför sig bl.a. följande eftersträvade fördelar:

-        kostnadseffektivitet: hantering av ett gemensam system i stället för flera separata system,

-        kundnytta: stöd av patientens/klientens hela vårdprocess och gemensam åtkomst till uppgifterna i realtid oberoende av var i organisationen en enskild fas i vårdprocessen sker,

-        arbetstagaraspekten: handledning och stöd under olika faser av arbetsprocessen, användarvänlighet,

-        produktivitetsaspekten: den funktionalitet som e-tjänster och egenvård behöver,

-        det gemensamma datasystemet stöder kommunernas och HNS:s samarbete och en patientorienterad integration av servicen.

Parter i upphandlingssamarbetet är Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt, Helsingfors stad, Esbo stad, Vanda stad, Grankulla stad, Kervo stad, Kyrkslätts kommun och KL-Kuntahankinnat Oy. Parterna bildar en upphandlingspool, där varje medlem är en separat upphandlande enhet. KL-Kuntahankinnat Oy:s uppgift vid upphandlingen är att fungera som en i 11 § i lagen om offentliga upphandlingar (348/2007; upphandlingslagen) avsedd inköpscentral och att konkurrensutsätta upphandlingen som ett i 31 § i upphandlingslagen avsett ramavtal för de kommuner i HNS-området som inte är parter i avtalet. De ovan avsedda upphandlande enheterna bildar en upphandlingspool, som konkurrensutsätter upphandlingen av en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården.

Samarbetet inom upphandlingspoolen övervakas av en styrgrupp, som fattar beslut enhälligt. I beslutsfattandet deltar företrädare för HNS, Helsingfors stad, Esbo stad, Vanda stad, Grankulla stad, Kervo stad och Kyrkslätts kommun. KL-Kuntahankinnat Oy och social- och hälsovårdsministeriet har närvaro- och yttranderätt i styrgruppen. Projektet har dessutom en utvecklingsgrupp liksom också en förhandlingsgrupp som inrättas med tanke på förhandlingarna. En projektbyrå svarar för det praktiska projektarbetet.

Det egentliga upphandlingsbeslutet fattas av ett behörigt beslutsorgan inom varje upphandlande enhet. Om det blir en gemensam upphandling, beräknas den nya systemservicen vara i produktionsbruk senast år 2017.

Vad de nuvarande systemen beträffar är fältet mycket splittrat såväl funktionellt som tekniskt och en del av de nuvarande systemen är klart i slutet av sin livscykel. De är också förknippade med många användbarhetsproblem, att öppna deras gränssnitt har visat sig vara en utmaning och de stöder inte tillräckligt väl HNS:s och kommunernas produktion av hälsovårdstjänster.

Eftersom det i den offentliga sektorn används färdiga programprodukter, betonar projektet Apotti utnyttjandet, hanteringen och upphandlingen av program och inte så mycket kunnandet inom programproduktionen.

Utifrån den tidigare beredningen och tilläggsutredningar som gjorts på begäran av nämnderna är det motiverat att gå vidare med upphandlingen så att avsikten är att upphandla ett regionalt gemensamt kund- och patientdatasystem för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården. Detta är det bästa sättet att nå det mål som ställts för projektet med avseende på kund- och patientsäkerheten, kvaliteten, funktionsstyrningen, uppföljningen och utvecklandet av verksamheten och kontrollen av kostnadsnivån.

Projektets styrgrupp godkände 26.10.2012 följande riktlinjer:

-        En utgångspunkt är att upphandlingen gäller en helhetstjänst.
 

-        Det är motiverat att vid upphandlingen eftersträva en välfungerande och möjligast omfattande servicehelhet, som täcker de viktigaste kärnfunktionerna vid behandlingen av kund- och patientdata och av verksamhetsstyrningen och dessutom de separata funktioner som enhetligt fogats till helheten.
 

-        Om det i de erbjudna servicehelheterna finns sådana funktionella egenskaper eller tjänster som till kostnaderna eller sina övriga egenskaper inte anses motsvara våra behov, kan de lämnas utanför upphandlingen och en kompatibel produkt i stället skaffas från en tredje part via gränssnittet.
 

-        Likaså lämnas möjligheten öppen att inom en överenskommen tid skaffa en del av funktionaliteterna som en separat erbjuden helhet i anslutning till upphandlingen.
 

-        Dessutom förbehålls rätten att under serviceavtalstiden vid behov byta ut delfunktioner i systemet till ett alternativ från en tredje part.
 

-        Den systemservice som upphandlas bör innehålla välfungerande öppna gränssnitt som motsvarar våra behov.
 

-        I upphandlingskontraktet bör det beaktas att kontraktsperioden kan sluta genom arrangemang under övergångstiden och att leverantören eller någon part i ett leverantörskonsortium kan gå i konkurs.

En datasystemservice som upphandlas såsom helhetsservice innebär som datateknisk term att upphandlingen av datasystemet på samma gång innehåller användningsrätt (licens), support- och underhållstjänster och den service som behövs för användningen av dessa. Det innebär dock inte att alla delar av datasystemet upphandlas på en gång.

Centralt innehåll i upphandlingsannonsen

Upphandlingen gäller en gemensam kund- och patientdatasystemservice för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården som tas i bruk av kommunerna och HNS.

Publiceringen av upphandlingsannonsen inleder upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande i enlighet med 25 § i upphandlingslagen. Anbudsförfrågan eller uppgiftsbeskrivningen kan på grund av upphandlingens karaktär inte göras så noggrant som tillämpningen av ett öppet eller selektivt upphandlingsförfarande skulle kräva. Totalprissättning på förhand är inte heller möjlig på grund av upphandlingens karaktär.

Genom att godkänna upphandlingsannonsen och begäran om att lämna in en anbudsansökan förbinder sig varje upphandlande enhet vid upphandlingsförfarandet. Under upphandlingsförfarandet är det möjligt för en upphandlande enhet att lösgöra sig från detta inom de ramar som upphandlingslagen ställer. Den som godkänner upphandlingskontraktet förbinder sig vid den egentliga upphandlingen.

Under första fasen av upphandlingsförfarandet får de anbudssökande som deltar i detta en begäran om att lämna in anbudsansökningar inför upphandlingsförfarandet. För förhandlingarna väljs minst tre (3) och högst sex (6) anbudssökande, om inte antalet lämpliga anbudssökande är mindre än så. Om det finns fler anbudssökande rangordnas de i enlighet med upphandlingsannonsen. De anbudssökande som tas med i förhandlingarna ska uppfylla de minimikrav på lämplighet som i upphandlingsannonsen ställts på anbudssökandena.

Förhandlingsgruppen förhandlar med anbudssökandena i syfte att anpassa anbuden till de krav som angetts i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. Syftet med förhandlingarna är att välja det bästa anbudet enligt 62 § i upphandlingslagen. Urvalskriterium för anbudet är den totalekonomiska fördelaktigheten.

Antalet anbudssökande som medverkar i förhandlingarna kan med stöd av 26 § i upphandlingslagen begränsas under förhandlingarna genom tillämpning av de jämförelsekriterier som ingår i anbudsbegäran.

Upphandlingens värde överskrider EU-tröskelvärdet. Enligt avtalet om upphandlingssamarbete fattar varje upphandlande enhet sina egna upphandlingsbeslut i enlighet med sina egna regler för beslutsfattande.

Om det vid förhandlingarna visar sig att de föreslagna lösningsmodellerna eller genomförandealternativen inte är ändamålsenliga eller genomförbara, kan den upphandlande enheten börja förhandla om en ny lösningsmodell eller ett nytt genomförandealternativ med alla anbudssökande som valts för det förhandlade förfarandet.

Ett upphandlingskontrakt kommer till först när parterna har undertecknat kontraktet. Det har preliminärt planerats att den service som upphandlingen gäller ska börja införas under år 2015 så att helhetsservicen i enlighet med en gemensamt överenskommen implementeringsplan huvudsakligen är i bruk år 2017. Den preliminära kontraktsperioden är 10 år och därefter är kontraktet giltigt tills vidare.

I fråga om KL-Kuntahankinnat Oy genomförs upphandlingen som ett ramavtal, vars alla villkor fastställs. I ramavtalet mellan beställaren och leverantören bestäms de villkor på vilka leverantören förbinder sig att tillhandahålla service för de upphandlande enheterna. Ramavtalet gäller i fyra (4) år efter att kontraktet har undertecknats. De i upphandlingsannonsen nämnda kommunerna i HNS-området kan under ramavtalets giltighetstid skaffa det system som upphandlingen gäller.

Det har preliminärt angetts i upphandlingsannonsen att de upphandlande enheterna kommer att bilda ett aktiebolag, som svarar för de i upphandlingskontraktet avsedda skyldigheterna.

Socialnämnden, hälsovårdsnämnden och ekonomi- och planeringscentralen har gett utlåtande i saken. Utlåtandena, som tillstyrker beslutsförslaget, ingår i sin helhet i beslutshistorien.

Socialnämnden (13.11.2012) är bekymrad över att Apotti-systemet starkt byggs upp för processerna inom hälsovården. Nämnden anser att processerna inom socialvården, t.ex. inom äldreomsorgen, barnskyddet, missbrukarvården och handikappservicen, bör analyseras noggrannare före upphandlingen och att det då projektet avancerar bör finnas beredskap att vid behov komplettera kärnsystemet med de delar som socialvården behöver. Socialnämnden anser också att projektbyråns IT-kunskaper bör stärkas. Vidare föreslår nämnden att det för projektet ska tillsättas en uppföljningsgrupp bestående av förtroendevalda.

Hälsovårdsnämnden (13.11.2012) anser att funktionella delar av det nuvarande systemet i den mån det är möjligt skulle kunna utnyttjas vid upphandlingen av det nya systemet av kostnadsskäl och i syfte att minska riskerna. Nämnden anser också att det i samband med det förhandlade förfarandet är skäl att utreda om användarservicen för det nya systemet eventuellt kan konkurrensutsättas separat.

Ekonomi- och planeringscentralen konstaterar (4.10.2012) bl.a. att upphandlingen av ett gemensamt system för social- och hälsovårdsväsendet över kommungränserna följer riktlinjerna i stadens IT-program. Det framhålls i IT-programmet att möjligheterna för medborgarna att fritt söka sig dit de vill och deras ökade valfrihet ställer nya krav på utveckling av datasystemen speciellt inom social-, hälsovårds- och bildningsväsendet. En förbättring av kundtjänsten och dess ekonomiska effektivitet måste i huvudstadsregionen granskas över kommun- och sektorgränserna. Helsingfors måste aktivt vara med om att förbereda och genomföra gemensamma lösningar.

Stadsstyrelsen konstaterar att de synpunkter som socialnämnden framfört om beaktande av processerna inom socialvården är synnerligen viktiga och bör beaktas vid den fortsatta planeringen. Det måste naturligtvis ses till att IT-kunskaperna är tillräckliga. Också hälsovårdsnämndens synpunkter om att eventuellt utnyttja de nuvarande systemen bör utredas vid den fortsatta planeringen, likaså om användarservicen eventuellt kan konkurrensutsättas separat i samband med det förhandlade förfarandet. Enligt stadsstyrelsens mening skulle det vara naturligt att uppföljningen av hur projektet avancerar sköts av huvudstadsregionens samordningsgrupp, som redan är verksam.

Stadsfullmäktige föreläggs som ett separat ärende ett förslag om godkännande av avtalet om upphandlingssamarbete och om överföring av befogenheterna att fatta beslut om upphandlingen till social- och hälsovårdsnämnden. Enligt instruktionen för social- och hälsovårdsväsendet, som träder i kraft 1.1.2013, är det social- och hälsovårdsnämnden som beslutar om upphandlingar. För att upphandlingsprocessen ska löpa smidigt är det nödvändigt att också besluten om upphandling av kund- och patientdatasystemservicen och om de övriga åtgärder som behövs vid upphandlingssamarbetet delegeras till nämnden.

Stadsstyrelsen kommer vid verkställigheten av beslutet i ärendet att ge en uppmaning om att socialnämndens och hälsovårdsnämndens utlåtanden ska ägnas särskild uppmärksamhet vid den fortsatta beredningen.

Föredragande

Stadsstyrelsen

Upplysningar

Marja-Liisa Rautanen, stadssekreterare, telefon: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

Bilagor

Utdrag

För kännedom

Terveyskeskus

Sosiaalivirasto

Talous- ja suunnittelukeskus

Oikeuspalvelut

Sosiaali- ja terveyslautakunta

Beslutshistoria

Kaupunginhallitus 03.12.2012 § 1348

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.

Käsittely

03.12.2012 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan

Esittelijä päätti jäsen Pajamäen vastaehdotuksen mukaisesti lisätä perustelutekstinsä viimeiseksi kappaleeksi:

Pannessaan asian täytäntöön kaupunginhallitus kehottaa, että jatkovalmistelussa kiinnitetään erityistä huomiota sosiaali- ja terveyslautakuntien antamiin lausuntoihin.

26.11.2012 Pöydälle

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Laura Räty

Lisätiedot

Marja-Liisa Rautanen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

Sosiaalilautakunta 13.11.2012 § 367

Pöydälle 18.9.2012, palautettiin 2.10.2012, pöydälle 6.11.2012

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaalilautakunta päätti omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen
ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen pöytäkirjan liitteen 1 mukaisesti.

Kustannusvaikutusten ja riskien arvioinnin perusteella neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta, mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä, jotka voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta.

Sosiaalilautakunnan mielestä tulee hankkeen edetessä pitää auki mahdollisuutta toteuttaa hankinta kokonaishankinnan sijaan siten, että sosiaalihuollon toiminnallisuudet lisätään ydinjärjestelmään erillishankintana.

Sosiaalilautakunta esittää huolensa, että taustaselvitysten perusteella Apotti-järjestelmää ollaan rakentamassa perustuen vahvasti terveydenhuollon toiminnallisiin prosesseihin. Ennen hankintaa myös sosiaalihuollon prosesseja, esim. vanhustenhuollon (mm. RAI-järjestelmä), lastensuojelun, päihdehuollon ja vammaispalveluiden prosesseja, tulisi analysoida perusteellisemmin.

Sosiaalilautakunnan mielestä hanketoimiston IT-osaamista tulee vahvistaa merkittävästi sekä verkostoitua esimerkiksi yliopistojen huippuosaajien kanssa ja käyttää alan parhaita asiantuntijoita hanketoimiston apuna.

Sosiaalilautakunta ehdottaa, että perustetaan luottamushenkilöistä koostuva seurantaryhmä. Ohjausryhmä raportoi hankkeen etenemisestä seurantaryhmälle säännöllisesti.

Käsittely

13.11.2012 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Vastaehdotus:
Sanna Vesikansa: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
"Kustannusvaikutusten ja riskien arvioinnin perusteella neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta, mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä, jotka voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta.

Sosiaalilautakunnan mielestä tulee hankkeen edetessä pitää auki mahdollisuutta toteuttaa hankinta kokonaishankinnan sijaan siten, että sosiaalihuollon toiminnallisuudet lisätään ydinjärjestelmään erillishankintana."

Perustelut: Kustannusvaikutusten ja riskien arviointi suosittelee hankinnaksi ensi vaiheessa tarkoituksenmukainen kokonaisuus,  jonka toiminnallisuutta täydennetään tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä tai lisäpalveluilla. Näitä voidaan hankkia joko samalta toimittajalta tai konsortiolta lisähankintoina, tai kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta. Myös tuotteiden tai toimittajien vaihtomahdollisuus tarvittaessa tulee pyrkiä säilyttämään. Tämä antaa myös mahdollisuuden seurata markkinan, toimintaympäristön ja omien tarpeiden kehittymistä hankkeen aikana ja ohjata hankintoja niiden suuntaan. Integraatiot ja rajapinnat Apotti-kokonaisuuden ulkopuolisiin järjestelmiin, tietokantoihin ja tiedonsiirtoväyliin tulevat myös olemaan kokonaisuuden kannalta tärkeässä roolissa, ja näitä voitaneen osittain toteuttaa erillisratkaisuina.

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus:
Sanna Vesikansa: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
"Sosiaalilautakunta esittää huolensa, että taustaselvitysten perusteella Apotti-järjestelmää ollaan rakentamassa perustuen vahvasti terveydenhuollon toiminnallisiin prosesseihin. Ennen hankintaa myös sosiaalihuollon prosesseja, esim. vanhustenhuollon (mm. RAI-järjestelmä), lastensuojelun, päihdehuollon ja vammaispalveluiden prosesseja, tulisi analysoida perusteellisemmin.”

Perustelut: Selvityksissä lähes kaikki toiminnalliset prosessit ovat terveydenhuollon prosesseja. Kun yritetään hankkia kokonaisjärjestelmää, mitä ei ole missään valmiina tuotteena näin laajaan palvelukokonaisuuteen, sosiaalihuollon prosessit ovat vaarassa jäädä suuren kokonaisuuden jalkoihin.

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
Sanna Vesikansa: "Sosiaalilautakunnan mielestä hanketoimiston IT-osaamista tulee vahvistaa merkittävästi  sekä verkostoitua esimerkiksi yliopistojen huippuosaajien kanssa ja käyttää alan parhaita asiantuntijoita hanketoimiston apuna."

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
Sanna Vesikansa: "Sosiaalilautakunta ehdottaa, että perustetaan luottamushenkilöistä koostuva seurantaryhmä. Ohjausryhmä raportoi hankkeen etenemisestä seurantaryhmälle säännöllisesti."

Kannattaja: Terhi Mäki

Sanna Vesikansan vastaehdotukset voittivat esittelijän ehdotuksen yksimielisesti.

06.11.2012 Pöydälle

02.10.2012 Palautettiin

18.09.2012 Pöydälle

Esittelijä

sosiaalijohtaja

Paavo Voutilainen

Lisätiedot

Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023

antti.iivanainen(a)hel.fi

Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764

helena.tukia(a)thl.fi

Terveyslautakunta 13.11.2012 § 271

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Terveyslautakunta päätti omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.

Terveyslautakunta päätti tehdä toimitusjohtajan esityksestä poiketen puheenjohtaja Malisen esityksestä seuraavat kaksi lisäystä:

1. Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.

2. Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.

Käsittely

13.11.2012 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Terveyslautakunnan edellä oleva päätös syntyi yhteensä kahden jäljempänä ilmenevän äänestyksen jälkeen.

1. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää) päätösehdotuksen kolmanneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.”

2. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää)päätösehdotuksen neljänneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.”

Jäsen Autti teki esityksen, että asia tulee palauttaa uudelleen valmisteltavaksi. Esitys raukesi kannattamattomana. Jäsen Autti jätti päätöksestä eriävän mielipiteen seuraavasti:

"Esitys tulee hylätä ja asia palauttaa uudelleen valmisteluun. Esityksen mukaan asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana ja ydintoiminnot tultaisiin pääosin hankkimaan yhdeltä toimijalta. Vaikka esityksessä todetaan, että ydinjärjestelmään integroitavat erillisjärjestelmät voidaan kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta, on kuitenkin selvänä uhkana, että tärkeimpien ydintoimintojen osalta ajaudutaan yhden toimittajan hallitsemaan monopoliasemaan, jota tulee välttää asiaan uudelleen valmistelussa.

Konsulttiyhtiö Deloitteen yhteistyössä Apotti-hanketoimiston kanssa tekemän selvityksen heikoin kohta on kustannusvaikutusten puutteellinen selvitys. Selvityksessä todetaankin, että tarkempien euromääräisten laskelmien tekeminen on rajattu selvityksen ulkopuolella tiukan aikataulun ja käytettävän informaation rajallisuudesta johtuen. Ennen kuin näin suuresta, useita vuosia kestävästä hankkeesta voidaan päättää, tulee myös euromääräiset kustannusarviot ja niihin liittyvät riskit olla nykyistä paremmin selvitettynä. Uudelleen valmistelussa tulee myös hankkeen tietojärjestelmäosaamista vahvistaa."

Merkittiin, että organisaatioasiantuntija Antti Iivanainen oli kokouksessa kutsuttuna asiantuntijana läsnä tätä asiaa käsiteltäessä.

06.11.2012 Pöydälle

02.10.2012 Palautettiin

11.09.2012 Pöydälle

Esittelijä

toimitusjohtaja

Matti Toivola

Lisätiedot

Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023

antti.iivanainen(a)hel.fi

Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764

helena.tukia(a)thl.fi

Talous- ja suunnittelukeskus 4.10.2012

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Hallintokeskus on 17.9 2012 pyytänyt talous- ja suunnittelukeskukselta lausuntoa koskien sosiaalitoimen ja terveystoimen yhteisen asiakastietojärjestelmän hankintaa.

Talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto esittää lausuntonaan seuraavaa:

Tietotekniikkaohjelmassa (Khs 30.1.2011) todetaan, että ”Kansalaisten vapaa hakeutuminen ja valinnanvapauksien lisääminen tuovat uusia vaatimuksia tietojärjestelmien kehittämiseen erityisesti sosiaali-, terveys- ja sivistystoimessa. Asiakaspalvelun parantamista ja taloudellista tehokkuutta on tarkasteltava pääkaupunkiseudulla yli kunta- ja sektorirajojen. Helsingin on oltava aktiivisesti mukana yhteisten ratkaisujen valmistelussa ja toteutuksessa”. Sosiaali- ja terveystoimen yhteisen ja alueellisesti kuntarajat ylittävän järjestelmän hankinta on siten tietotekniikkaohjelman linjausten mukainen.

Koska kyseessä on sosiaali- ja terveystoimen ydintoimintaa palvelevan tietojärjestelmän hankinta, on se selvästi sosiaali- ja terveystoimen tietohallinnon vastuualuetta. Talousarvion noudattamisohjeiden mukaisesti hallintokunnan on huolehdittava, että hankittava järjestelmä toteuttaa yhteensopivuusperiaatetta yhteisten, ja tarvittavilta osin toisten hallintokuntien järjestelmien kanssa. Tämän varmistamiseksi hankittavalta järjestelmältä tulee vaatia avoimia, standardien mukaisia rajapintoja.

Tulevan sosiaali- ja terveysviraston on sisällytettävä hankkeen kustannusarvioihin järjestelmäkustannusten lisäksi Helsingin omissa järjestelmissä syntyvät muutoskustannukset kokonaisuudessaan. Nämä kaupungin omat muutos- ja liityntäkustannukset eivät sisälly hanketoimiston kustannuksiin. Sosiaali- ja terveysviraston on myös nimettävä omasta tietohallinnostaan hankkeesta vastaava hankepäällikkö.

Kaupungin tietotekniikan hankeohjausryhmä seuraa hankkeen etenemistä. Hanketta johtavan tahon on huolehdittava siitä, että hankkeen etenemisestä raportoidaan kaupungin tietohallinnon hankeohjausryhmälle talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosaston pyytämässä aikataulussa ja laajuudessa.

Lisätiedot

Markku Raitio, tietotekniikkapäällikkö, puhelin: 310 36396

markku.raitio(a)hel.fi