§ 485

Hankintaoikaisuvaatimus, henkilöstökysely

HEL 2021-002805 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hylätä henkilöstökyselyn hankinnasta 23.4.2021 tehtyyn päätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Joonas Pikkarainen, yksikön päällikkö, johtamisen ja työkulttuurin kehittäminen, puhelin: 09 310 20506

joonas.pikkarainen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Henkilöstökyselyn hankinnassa (H024-21) tarjouksen antanut Feelback Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu henkilöstöjohtajan 23.4.2021 tekemään hankintapäätökseen.

Hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan kilpailutuksen voittanut palveluntarjoaja (Vibemetrics Oy) ei täytä kilpailutuksessa mainittuja referenssivaatimuksia.

8.3.2021 päivätyssä tarjouspyynnössä todettiin, että kilpailutukseen osallistuvilla palveluntarjoajilla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä kokemus tätä hankintaa vastaavasta palvelutoimituksesta. Hankinnan kohteen kuvauksessa kyselyn laajuudeksi annettiin 20-60 väittämää, minkä lisäksi kyselyssä voi olla 1-5 avokysymystä.

Tarjouspyynnössä kilpailutukseen osallistuvia palveluntarjoajia pyydettiin sitoutumaan siihen, että henkilöstökyselyyn voi vastata monikanavaisesti sähköisesti tai paperilomakkeella. Tämä ei kuitenkaan ollut ehtona referenssien osalta vaan tarjouksen jättäneiltä pyydettiin sitoutuminen mainittuun toimintatapaan.

Kilpailutukseen osallistuvia organisaatioita pyydettiin täyttämään tieto yhdestä referenssiorganisaatiosta, jolle se on toteuttanut tätä hankintaa vastaavan henkilöstökyselyn viimeisen kolmen vuoden aikana. Tarkasteluaika lasketaan tarjouksen jättöhetkestä. Referenssiorganisaatiossa tulee olla yli 5000 työntekijää.

Kilpailutuksen voittanutta palveluntarjoajaa Vibemetrics Oy:tä on kuultu 24.5.2021 hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta. Kuulemisvastaus liitteenä. Vibemetrics Oy on kilpailutusasiakirjassa nimennyt tiedon referenssiorganisaatiostaan liikesalaisuudeksi.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous tai osallistumishakemus on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Helsingin kaupunginkanslian henkilöstöosasto on yhteistyössä kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston kanssa tarkistanut Vibemetrics Oy:n referenssit kahdelta henkilöltä referenssiorganisaation sisältä. Vibemetrics Oy on kyseisen referenssiorganisaation puitesopimuskumppani. Kyseisessä organisaatiossa on yli 5000 työntekijää.

Puitesopimuksen mukaisesti Vibemetrics Oy on ollut rakentamassa ja toteuttanut viimeisen kolmen vuoden aikana nimetylle referenssiorganisaatiolle muun muassa:

1. Koko henkilöstölle osoitetun laajan kyselyn, jossa on 55 kysymystä, 15 osa-aluetta ja raportointi yksikkökohtaisesti ja taustamuuttujittain.

2. Erilaisia pulssityylisiä kyselyitä esimerkiksi johtamisesta koko henkilöstölle ja näihin liittyvän raportoinnin.

3. Koko henkilöstölle suunnatun arvodialogin ja tähän liittyvän raportoinnin.

4. Laajan johtamispalautteeseen liittyvän 360-kyselyn ja siihen liittyvän raportoinnin kyselyn kohteille.

Erityisesti kohtien 1 ja 2 toimenpiteet ovat olleet kyselyn suunnittelun, organisaatiorakenteen rakentamisen, kyselyn toteutuksen ja raportoinnin kannalta vastaavat mihin tarpeeseen Helsingin kaupunki on henkilöstökyselystä jättänyt tarjouspyynnön. Myös kohtien 3-4 toimenpiteillä on samankaltaisuuksia Helsingin kaupungin tarpeisiin ja tarjouspyynnön referenssipyyntöön.

Vibemetrics Oy:n antamat referenssit vastaavat niin laajuudeltaan, toteutustavaltaan kuin raportoinninkin osalta tarjouspyynnössä pyydettyä referenssitietoja. Lisäksi Vibemetrics Oy on sitoutunut toteuttamaan kyselyn niin, että siihen voi vastata joko manuaalisesti tai sähköisesti.

Oikaisuvaatimus on perusteeton ja 23.4.2021 tehty hankintapäätös on tehty oikein perustein.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Hankintapäätöksestä ei ole valitettu markkinaoikeuteen.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Joonas Pikkarainen, yksikön päällikkö, johtamisen ja työkulttuurin kehittäminen, puhelin: 09 310 20506

joonas.pikkarainen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätöshistoria

Keskushallinto Kaupunginkanslia Henkilöstöosasto Henkilöstöjohtaja 23.04.2021 § 26

HEL 2021-002805 T 02 08 02 00

Päätös

Henkilöstöjohtaja päätti hyväksyä Vibemetrics Oy:n (2988220-3) tarjouksen kahdeksi (2) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Lisäksi hankintaan kuuluu kaksi (2) yhden vuoden optiokautta, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Henkilöstöjohtaja päätti sulkea Roidu Oy:n (2177774-0) tarjouskilpailusta koska Roidu Oy ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 150 000€ mukaan lukien mahdolliset optiokaudet.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 8.3.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön H024-21, Dnro HEL 2021-002805. Henkilöstökyselyn hankinta on toteutettu nopeutetulla avoimella menettelyllä. Nopeutettua menettelyä käytettiin, koska Hankintayksikkö on järjestänyt samasta palvelusta hankintamenettelyn HEL 2020-012252, joka jouduttiin keskeyttämään, koska tarjouspyynnön soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjouksia ei saatu. Henkilöstökysely on tarkoitus toteuttaa syksyllä 2021. Kyselyn suunnittelu tulee tällöin aloittaa keväällä 2021. Hankinta toteutetaan nopeutetulla menettelyllä, koska se mahdollistaa kyselyn toteuttamisen vuoden 2021 aikana.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 10.3.2021 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 24.3.2021. Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Eezy Spirit Oy, Roidu Oy, Vibemetrics Oy, Feelback Oy.

Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska jakaminen tekee sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot sekä ESPD- liitteessä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on oltava tutkimukseen perustuva kyselymetodologia. Roidu Oy:n ilmoittama kyselymetodologia ei perustunut tutkimukseen eikä tämän vuoksi vastannut tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. Näin ollen Roidu Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavan palvelun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön kohdan Hankinnan kohteen kriteerit mukaan hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun osalta arvioidaan tarjoajan verkkopalvelua ja raportointijärjestelmää sekä raportointijärjestelmästä saatavia raportteja.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt Vibemetrics Oy.

Lisätiedot

Outi Anttila, erityissuunnittelija, puhelin: 09 310 37962

outi.anttila(a)hel.fi