Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

28/2018

1 (1)

Kaupunginhallitus

 

 

 

 

Asia/5

 

06.08.2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 473

Tietosuojatyöryhmän loppuraportti

HEL 2017-008721 T 00 00 02

Päätös

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi liitteenä 1 olevan tietosuojatyöryhmän loppuraportin.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Pilvi Karhula, tietosuojalakimies, puhelin: 09 310 25237

pilvi.karhula(a)hel.fi

Päivi Vilkki, tietosuojavastaava, puhelin: 09 310 36168

paivi.vilkki(a)hel.fi

Liitteet

1

Tietosuojatyöryhmän loppuraportti 26.6.2018

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tuli sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle julkishallinnossa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksessa on kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville merkittäviä uusia velvoitteita.

Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuuston päätös 13.6.2018 § 174) 8 luvun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kaupunginhallitus vastaa, että kaupunki täyttää tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja valvoo velvoitteiden toteutumista sekä päättää tietosuojavastaavan virkaan ottamisesta.

Kansliapäällikkö asetti 9.8.2017 § 74 tietosuojatyöryhmän, jonka toimikausi päättyi 30.6.2018. Työryhmän tehtävänä oli valmistella kaupungin omaa tietosuojaa koskevaa ohjeistusta, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa, ohjeistaa ja seurata henkilörekisterien kartoittamista ja uusien rekisteriselosteiden laatimista sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn. Työryhmä teki tiivistä yhteistyötä kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä toimialojen ja liikelaitosten tietohallintojen kanssa.

Työryhmän loppuraportissa on kuvattu työryhmän tavoitteiden toteutuminen. Raportin lopussa on määritelty niitä tehtäviä, joita seuraavan tietosuojatyöryhmän on suoritettava.

Kansliapäällikkö on 28.6.2018 § 172 asettanut uuden tietosuojatyöryhmän ajalle 1.7.2018-30.6.2020. Työryhmän tehtävänä on valmistella kaupungin tietosuojaa koskevaa ohjeistusta ja sisäisiä menettelyjä tietosuojan toteuttamiseksi ja sen osoittamiseksi, että tietosuoja toteutuu kaupungin toiminnassa. Työryhmän tehtävänä on myös koordinoida kaupungin tietosuojakäytäntöjen yhtenäisyyttä, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa sekä ohjeistaa, seurata ja kehittää tietosuojatyötä kaupungilla.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Pilvi Karhula, tietosuojalakimies, puhelin: 09 310 25237

pilvi.karhula(a)hel.fi

Päivi Vilkki, tietosuojavastaava, puhelin: 09 310 36168

paivi.vilkki(a)hel.fi

Liitteet

1

Tietosuojatyöryhmän loppuraportti 26.6.2018

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Päätöshistoria

Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö/U 09.08.2017 § 74

HEL 2017-008721 T 00 00 02

Päätös

Kansliapäällikkö päätti asettaa työryhmän seuraavasti:

Työryhmän nimi on tietosuojatyöryhmä.

Ryhmän tehtävänä on valmistella EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon liittyviä toimenpiteitä. Työryhmä jatkaa keväällä 2017 toimineen tietosuojatyöryhmän työtä.

Työryhmän jäsenet ovat:

Pennanen Sari-Anna, johtava kaupunginasiamies, kaupunginkanslia, puheenjohtaja

Hallikainen Aaro, tietoturva-asiantuntija, kaupunginkanslia, varapuheenjohtaja

Mäkinen Riitta, ict-päällikkö, kaupunginkanslia

Ratasvuori Eila, johdon erityisasiantuntija, kaupunginkanslia

Lahtinen Olli, erityissuunnittelija, kaupunginkanslia

Oravisto Leila, verkkoviestintäpäällikkö, kaupunginkanslia

Aarnio Jani, kaupunginasiamies, kaupunginkanslia

Laaksonen Kati, lakimies, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Kokkonen Suvi, lakimies, kaupunkiympäristön toimiala

Luukkanen Marko, lakimies, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kilpiä Mikko, tietosuojalakimies, sosiaali- ja terveystoimen toimiala

Ratsula Jussi, lakimies, liikenneliikelaitos

Työryhmän jäseneksi tulee myös Helsingin kaupungin tietosuojavastaava, kun hän on aloittanut tehtävässään.

Työryhmän toimikausi päättyy 30.6.2018.

Päätöksen perustelut

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee voimaan siirtymäkauden jälkeen 25.5.2018. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle julkishallinnossa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksella luodaan kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville merkittäviä uusia velvoitteita. Tarkoituksena on vastata teknologian nopeaan kehitykseen ja digitalisoitumisen haasteisiin sekä parantaa henkilötietojen suojaa verkkoympäristössä.

Asetuksen lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Henkilötietojen suojauksen tulee tapahtua niin pitkälle kuin on mahdollista automaattisesti.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu helpottaa rekisteröityjen mahdollisuuksia olla yhteydessä rekisterinpitäjään ja käyttää asetuksen rekisteröidyille antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidylle sekä rekisterien sisällöstä että rekisterinpitäjän toiminnasta ja teoista.

Asetukseen sisältyy rekisterinpitäjälle velvoitteet viivytyksettä ilmoittaa ongelmatilanteista sekä tietosuojaviranomaiselle että rekisteröidyille. Rekisterinpitäjälle säädetään myös tietyissä tilanteissa velvollisuus laatia tietosuojavaikutusten arviointeja tai pyytää ennakkolupaa henkilötietojen käsittelylle.

Työryhmän tehtävänä on valmistella kaupungin omaa tietosuojaa koskevaa ohjeistusta, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa, ohjeistaa ja seurata henkilörekisterien kartoittamista ja uusien rekisteriselosteiden laatimista sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn.

Työryhmä tekee tiivistä yhteistyötä kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä toimialojen ja liikelaitosten tietohallintojen kanssa.

Työryhmä raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle antaen väliraportin 31.12.2017 mennessä ja loppuraportin 30.6.2018 mennessä.

Työryhmä ottaa itselleen tarvitsemansa sihteerit. Työryhmän jäsenet nimeävät varajäsenensä työryhmän ensimmäisessä kokouksessa.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Lisätiedot

Toni Mäki, lakimies, puhelin: 310 21258

toni.maki(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 1

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki PL 1

Faksi

 

Alv.nro

kaupunginkanslia@hel.fi

http://www.hel.fi/kaupunginkanslia

+358 9 655 783

 

FI02012566