§ 964

Helsingin kaupungin viestinnän linjaukset

HEL 2015-009903 T 00 04 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi Helsingin kaupungin viestinnän suuntaviivat ja kehottaa valmistelemaan ja tuomaan kaupunginhallitukselle tiedoksi viestinnän tarkemmat linjat ja suuntaviivojen jalkauttamisen.

Samalla kaupunginhallitus päätti seurata Helsingin kaupungin viestinnän ja brändityön kehittymistä säännöllisesti.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti, että Helsingin kaupungin viestinnän yksityiskohtaiset ohjeet hyväksyy jatkossa kaupunginjohtaja.

Käsittely

Vastaehdotus:
Hannu Oskala: Korvataan kappaleet 1 ja 2:

Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedoksi Helsingin kaupungin viestinnän suuntaviivat ja kehottaa valmistelemaan ja tuomaan kaupunginhallitukselle tiedoksi viestinnän tarkemmat linjat ja suuntaviivojen jalkauttamisen.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää seurata Helsingin kaupungin viestinnän ja brändityön kehittymistä säännöllisesti.

Samalla kaupunginhallitus päättää, että Helsingin kaupungin viestinnän yksityiskohtaiset ohjeet hyväksyy jatkossa kaupunginjohtaja.

Kannattaja: Veronika Honkasalo

Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti Hannu Oskalan vastaehdotuksen mukaisesti muutetun ehdotuksen.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Jaakko Salavuo, tietotekniikka- ja viestintäjohtaja, puhelin: 310 36073

jaakko.salavuo(a)hel.fi

Tapio Kari, viestintäpäällikkö, puhelin: 040 844 6015

tapio.kari(a)hel.fi

Maija-Liisa Kasurinen, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 37956

maija-liisa.kasurinen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättää merkitä  tiedoksi Helsingin kaupungin viestinnän linjaukset ja kehottaa hallintokuntia ottamaan viestinnän linjaukset huomioon toiminnassaan.

Samalla kaupunginhallitus päättää, että Helsingin kaupungin viestinnän ohjeet hyväksyy jatkossa kaupunginjohtaja.

Esittelijän perustelut

Viestinnän linjausten valmistelun taustalla on viime vuosina tapahtunut suuri muutos viestintä- ja mediakentässä ja tiedonvälityksen kanavissa. Muutos vaatii periaatteellista pohdintaa ja suunnantarkistusta myös Helsingin kaupungin viestinnässä.

Viestinnän rinnalla kaupunki kehittää kaupunkimarkkinointia ja brändiään. Tavoitteena on yhtenäinen ja vaikuttava tapa viestiä ja markkinoida kaupunkia ja sen palveluja sekä kaupunkiyhteisön entistä parempi palvelu.

Vastaavia viestinnän linjauksia kaupungilla ei ole aiemmin tehty. Kaupungilla on kaupunginhallituksen 7.9.2009 hyväksymät  ja 7.6.2013 korjatut viestinnän ohjeet,  joissa pääpaino on erilaisten viestintätoimenpiteiden käytännön ohjeistuksessa. Viestinnän linjaukset on periaatteellinen ja pidemmän tähtäimen strateginen ohjelma ja tahdonilmaus siitä, mihin suuntaan kaupungin viestintää halutaan kehittää.

Linjausten valmistelua on johtanut kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosasto, jonka tehtäviin kuuluu kaupungin viestinnän koordinointi.  Työn pohjaksi toteutettiin syyskesällä 2014 auditointi, jossa kartoitettiin kaupungin viestinnän nykytilannetta. Sitä varten haastateltiin kaupungin luottamushenkilöitä, virkamiesjohtoa,  viestinnän ammattilaisia ja kaupungin lähellä olevia toimijoita. Haastattelut toteutettiin yksilö- tai ryhmähaastatteluina, ja yhteensä mukana oli 32 haastateltua. Auditointiin kuului myös kaupungin viestintämateriaalien yleisluontoinen arviointi.

Selvityksen perusteella kaupungin viestintä koetaan pitkälti yhdensuuntaisena. Kaupungin palveluista on usein vaikea löytää tietoa, ja tapaa viestiä pidetään hajanaisena ja sekavana. Kaupungin viestinnältä puuttuvat myös yhtenäiset toimintamallit ja toiminnan vaikuttavuuden mittarit.

Auditoinnin pohjalta aloitettiin linjausten valmistelu. Syksyllä perustettiin linjausten ohjausryhmä, joka koostui kaupunginkanslian ja virastojen viestintäammattilaisista. Ohjausryhmän lisäksi valmistelua tehtiin seitsemässä teemaryhmässä, joihin osallistui kattavasti hallintokuntien viestijöitä. Linjauksia valmisteltiin ja niistä keskusteltiin myös kaupungin viestintäpäällikkö- ja tiedottajaverkoston kanssa niin tapaamisissa kuin Helmi-intran työtilassa ja sisäisen sosiaalisen median Yammer-ryhmässä.

Työn tuloksena valmistuneiden viestinnän linjausten on tarkoitus ohjata kaupungin viestinnän kehittämistä ja toteuttamista lähivuodet. Linjauksia toteutetaan yhteistyössä ja linjassa kaupungin markkinoinnin ja brändin kehittämisen kanssa.

Työ tiivistettiin seitsemään linjaukseen, joiden aiheet ovat yksi Helsinki, selkeä rooli ja yhteiset toimintamallit, kaikkien Helsinki, vaikuttavat kanavat, digitaalinen Helsinki, selkeä kieli ja hyvä tyyli sekä viestintäosaaminen.

Yksi Helsinki tarkoittaa, että kaupungin strategisista teemoista viestitään entistä yhdenmukaisemmin. Roolin selkeyttämisellä ja toimintamallien yhtenäistämisellä kaupungin viestintäverkosto tiivistää toimintaansa ja toimii aiempaa enemmän johdon ja asiantuntijoiden strategisena tukena.

Kaikkien Helsinki tarkoittaa, että viestintä on vuorovaikutteista: kaupunki viestii ja keskustelee kaupunkiyhteisön kanssa. Tavoitteena on, että kaupunkilaiset tietävät hyvissä ajoin kaupungin suunnitelmista, toiminnasta ja palveluista ja että heille tarjotaan mahdollisuus osallistua kaupungin kehittämiseen.

Kaupungilla on runsaasti viestintäkanavia. Tarkoitus on keskittää voimavaroja kanaviin, joiden avulla kaupunkilaiset ja eri kohderyhmät parhaiten tavoitetaan. Digitaalinen Helsinki linkkiytyy tähän: digipalveluissa otetaan harppaus eteenpäin ja niistä muodostetaan hallittu kokonaisuus. Kärkitavoitteita on myös ymmärrettävä ja selkeä kieli ja hyvä tyyli. Tavoitteena on muuttaa viestinnän tyyliä inhimillisempään ja puhuttelevampaan suuntaan.

Viestinnän linjausten toteuttaminen edellyttää kaikilta hallintokunnilta linjausten mukaisia toimia. Linjausten toteuttamista seurataan vuosittain.

Helsingin kaupungin viestinnän ohjeet päivitetään siten, että ne yhdessä linjausten kanssa muodostavat luontevan kokonaisuuden.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Jaakko Salavuo, tietotekniikka- ja viestintäjohtaja, puhelin: 310 36073

jaakko.salavuo(a)hel.fi

Tapio Kari, viestintäpäällikkö, puhelin: 040 844 6015

tapio.kari(a)hel.fi

Maija-Liisa Kasurinen, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 37956

maija-liisa.kasurinen(a)hel.fi

Liitteet

Tiedoksi

Kaupungin virastot ja liikelaitokset

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 05.10.2015 § 951

HEL 2015-009903 T 00 04 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Jaakko Salavuo, tietotekniikka- ja viestintäjohtaja, puhelin: 310 36073

jaakko.salavuo(a)hel.fi

Tapio Kari, viestintäpäällikkö, puhelin: 040 844 6015

tapio.kari(a)hel.fi

Maija-Liisa Kasurinen, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 37956

maija-liisa.kasurinen(a)hel.fi