Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

43/2012

1 (1)

Kaupunginhallitus

 

 

 

 

Stj/2

 

03.12.2012

 

 

 

 

 

 

§ 1348

V Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintamenettely 

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.

Käsittely

Esittelijä päätti jäsen Pajamäen vastaehdotuksen mukaisesti lisätä perustelutekstinsä viimeiseksi kappaleeksi:

Pannessaan asian täytäntöön kaupunginhallitus kehottaa, että jatkovalmistelussa kiinnitetään erityistä huomiota sosiaali- ja terveyslautakuntien antamiin lausuntoihin.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Laura Räty

Lisätiedot

Marja-Liisa Rautanen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

Liitteet

1

Liite 1 Asiakas- ja potilastietojärjestelmä hankintailmoitus

2

Hankintailmoituksen liite 1 Sosiaalihuollon laajempi kuvaus

3

Hankintailmoituksen liite 2 Ehdokkaan referenssit

4

Hankintailmoituksen liite 3 Esimerkkiluettelo soveltuvasta lainsäädännöstä

5

Hankintailmoituksen liite 4 Ehdokkaan asiantuntijat

6

Hankintailmoituksen liite 5 Alihankkijat

7

Hankintailmoituksen liite 6 Listaus soveltuvuusvaatimuksista

8

Liitteen 2 liite 4 Neuvottelumenettelyn prosessikaavio

9

Liite 3 Hanketoimiston selvitys 07112012

10

Liite 4 Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit 30102012

11

Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit Liite1 Taulukot

12

Liite 5 APOTTI Hankesuunnitelma

13

Hankesuunnitelman liite 3 kustannushyötylaskelma

14

Hankesuunnitelman liitteenä oleva kustannushyötylaskelman yhteenveto

15

Hankesuunnitelman liite 9 APOTTI hankinnan riskianalyysi (päivitetty 27092012)

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Hankintayhteistyön osapuolet

Muutoksenhakukielto, valmistelu
Liite 1

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.

Tiivistelmä

Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyön osapuolina ja hankinnan kilpailuttajina ovat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupungit sekä Kirkkonummen kunta ja KL-Kuntahankinnat Oy. Osapuolet muodostavat hankintarenkaan, jonka kukin jäsen toimii omana hankintayksikkönä. KL-Kuntahankinnat Oy:n tehtävänä hankinnassa on toimia julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007; hankintalaki) 11 §:n mukaisena yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinta hankintalain 31 §:n mukaisena puitejärjestelynä niitä HUS-alueen kuntia varten, jotka eivät ole sopimuksen osapuolia.     

Hankinta alkaa hankintailmoituksen julkaisemisella. Hankinta toteutetaan hankintalain 25 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä. Osallistumispyynnön jättäneistä ehdokkaista neuvotteluihin valitaan vähintään kolme ja enintään kuusi ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos ehdokkaita on enemmän, asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen hankintailmoituksen mukaisesti. Ehdokkaiden kanssa neuvotellaan tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintalain 62 §:n mukaisen parhaan tarjouksen valinta. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Hyväksymällä hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemuksien jättämiseen kukin hankintayksikkö sitoutuu hankintamenettelyyn. Hankintamenettelyn aikana hankintayksiköllä on mahdollisuus irtautua siitä hankintalain mukaisissa puitteissa. Varsinaiseen hankintaan sitoudutaan hyväksymällä neuvottelumenettelyn lopuksi hankintasopimus.

Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Kukin hankintayksikkö tekee omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.

Hankkeen ohjausryhmä on 31.8.2012 kokouksessaan yksimielisesti hyväksynyt hankintailmoituksen.

Esittelijä

Taustaa

Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon palvelukokonaisuudet liittyvät toisiinsa yhä enemmän. Yhteistyötä ja toimintamallien yhtenäistämistä on tehty muun muassa sopimalla yhteistyömalleja ja hoitoketjuja. Nykyiset tietojärjestelmät eivät riittävästi tue tätä tavoitetta. Ne eivät esimerkiksi mahdollista yhteisten palveluprosessien toteutumisen seurantaa.

Sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskeva lainsäädäntö on yhdistämässä kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon prosessit yhä tiiviimmäksi kokonaisuudeksi. Yhä useammin asiakkaiden ja potilaiden hoitoketjut jatkuvat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluissa. Potilasta hoidettaessa tarvitaan häntä koskevat sairauskertomus- ja hoitotiedot ja toiminnanohjaustiedot ajantasaisina ja helposti saavutettavina hallinnollisista rajoista riippumatta. Vastaavasti tiedot tarvitaan sosiaalihuollon palveluissa. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut liittyvät toisiinsa usein tiiviisti. Näin on erityisesti vanhustenhuollossa, mielenterveys-, päihde- sekä vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut on järjestetty eri tavalla kunnasta ja organisaatioista riippuen. Kunnilla ja HUSilla on käytössä useita eri asiakas- ja potilastietojärjestelmiä eivätkä asiakkaan hoitoa ja palveluja koskevat tiedot siirry sujuvasti järjestelmien välillä.

Kuntien ja HUSin Apotti- (Asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu) hankekokonaisuus (2012–2017) muodostuu toiminnan ja palvelujen kehittämis- ja muutoshankkeesta sekä sitä tukevan kansainvälisesti korkeatasoisen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnasta ja käyttöönotosta. Hanketta on kuvattu liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa.

Apotti-hankkeeseen liittyvän yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnan tavoitteena on muun muassa hoito- ja hoivakokonaisuuksien parempi hallinta, palvelujen tuottavuuden parantaminen ja parempi laatu sekä toimintatapojen ja sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien uusiminen. Tavoitteena on ajanmukainen sosiaalihuollon ja perusterveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yhteinen järjestelmä, joka mahdollistaa monipuolisen toiminnan tukemisen, helpon laajennettavuuden ja sellaisen avoimen rajapinnan, jonka avulla liitytään sujuvasti muihin käytössä oleviin tietojärjestelmiin.

Yhteiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään liittyy muun muassa seuraavat tavoitellut hyödyt:

-        kustannustehokkuus: yhteisen järjestelmän hallinta usean erillisen järjestelmän sijaan,

-        asiakashyöty: potilaan/asiakkaan koko hoitoprosessin tukeminen ja tietojen yhteinen ajantasainen käytettävyys riippumatta siitä, missä organisaatiossa kukin hoitoprosessin vaihe tapahtuu,

-        työntekijän näkökulma: ohjaus ja tuki työprosessin eri vaiheissa, käyttäjäystävällisyys,

-        tuottavuusnäkökulma: sähköisen asioinnin ja omahoidon tarvitsema toiminnallisuus,

-        yhteinen tietojärjestelmä tukee kuntien ja HUSin yhteistyötä ja palvelujen potilaslähtöistä integraatiota.

Hankintayhteistyön osapuolet ovat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupungit sekä Kirkkonummen kunta ja KL-Kuntahankinnat Oy. Osapuolet muodostavat hankintarenkaan. Hankintarenkaan kukin jäsen toimii omana hankintayksikkönä. KL-Kuntahankinnat Oy:n tehtävänä hankinnassa on toimia julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007; hankintalaki) 11 §:n mukaisena yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinta hankintalain 31 §:n mukaisena puitejärjestelynä niitä HUS-alueen kuntia varten, jotka eivät ole sopimuksen osapuolia. Edellä mainitut hankintayksiköt muodostavat hankintarenkaan, joka kilpailuttaa sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnan.

Hankintarenkaana tehtävää yhteistyötä valvoo ohjausryhmä, joka tekee päätökset yksimielisesti. Päätöksentekoon osallistuvat HUSin, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan edustajat. KL-Kuntahankinnat Oy:llä ja sosiaali- ja terveysministeriöllä on läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmässä. Lisäksi hankkeella on kehittämisryhmä ja neuvotteluja varten perustettava neuvotteluryhmä. Hankkeen käytännön toteutuksesta vastaa hanketoimisto.

Varsinaisen hankintapäätöksen tekee kunkin hankintayksikön toimivaltainen päätöksentekoelin. Jos yhteiseen hankintaan päädytään, arvioidaan uuden järjestelmäpalvelun olevan tuotantokäytössä viimeistään vuonna 2017.

Nykyjärjestelmäkenttä on erittäin hajanainen sekä toiminnallisesti että teknisesti ja nykyjärjestelmistä osa on selkeästi elinkaarensa loppuvaiheessa. Nykyjärjestelmiin liittyy myös paljon käytettävyysongelmia, niiden rajapintojen avaaminen on osoittautunut haasteelliseksi eivätkä ne tue HUSin ja kuntien terveydenhuoltopalveluiden tuottamista riittävästi.

Koska julkisella sektorilla käytetään valmiita ohjelmistotuotteita, Apotti-hankkeessa korostuu ohjelmistojen hyödyntämisen, hallinnan ja hankinnan ei niinkään ohjelmistotuotannon osaaminen.

Aikaisemman valmistelun ja lautakuntien pyytämien lisäselvitysten vuoksi tehtyjen selvitysten perusteella on perusteltua edetä hankinnassa niin, että pyritään alueelliseen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. Tällä saavutetaan parhaiten niitä asiakas- ja potilasturvallisuuteen, laatuun, toiminnanohjaukseen, toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen sekä kustannustason hallintaan liittyviä tavoitteita, joita hankkeelle on asetettu.

Hankkeen ohjausryhmä hyväksyi 26.10.2012 kokouksessaan seuraavat linjaukset:

-        Hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana.
 

-        Hankinnassa on perusteltua tavoitella sellaista hyvin toimivaa mahdollisimman laajaa palvelukokonaisuutta, joka kattaa keskeiset asiakas- ja potilastietojen ja toiminnanohjauksen käsittelyn ydintoiminnot ja tämän lisäksi siihen saumattomasti liitetyt erillistoiminnallisuudet.
 

-        Jos tarjolle tulevissa järjestelmäkokonaisuuksissa on sellaisia toiminnallisia ominaisuuksia tai palveluja, joiden ei katsota kustannuksiltaan tai muilta ominaisuuksiltaan vastaavan tarpeitamme, ne voidaan jättää hankinnan ulkopuolelle ja hankkia kolmannelta osapuolelta rajapinnan kautta yhteensopiva tuote.
 

-        Samoin jätetään mahdollisuus siihen, että osa toiminnallisuuksista hankitaan sovitun määräajan sisällä hankintaan liittyvänä erikseen tarjottavana kokonaisuutena.
 

-        Lisäksi pidätetään oikeus pystyä tarvittaessa vaihtamaan palvelusopimuksen aikana järjestelmän osatoiminnallisuuksia kolmannen osapuolen vaihtoehtoon.
 

-        Hankittavan järjestelmäpalvelun tulee sisältää tarpeidemme mukaiset hyvin toimivat avoimet rajapinnat.
 

-        Hankintasopimuksessa tulee varautua sopimuskauden loppumiseen siirtymäkauden järjestelyillä sekä toimittajan tai toimittajakonsortion jonkin osapuolen mahdolliseen konkurssiin

Kokonaispalveluna hankittava tietojärjestelmäpalvelu tarkoittaa tietoteknisenä terminä sitä, että tietojärjestelmän hankinta sisältää samalla kertaa käyttöoikeuden (lisenssi), tuki- ja ylläpitopalvelun ja sen käyttämiseen tarvittavan käyttöpalvelun. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että hankittava tietojärjestelmän kaikki osiot hankittaisiin yhdellä kertaa.

Hankintailmoituksen keskeinen sisältö

Hankinnan kohteena on kuntien ja HUSin käyttöön tuleva sosiaali- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu.

Hankintailmoituksen julkaiseminen käynnistää hankintamenettelyn. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 25 §:n mukaista neuvottelumenettelyä. Tarjouspyyntöä tai tehtävämäärittelyä ei hankinnan luonteen vuoksi voida tehdä niin tarkoin kuin avoimen tai rajoitetun hankintamenettelyn käyttö edellyttäisi. Myöskään etukäteinen kokonaishinnoittelu ei ole hankinnan luonteen vuoksi mahdollista.

Hyväksymällä hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemuksien jättämiseen kukin hankintayksikkö sitoutuu hankintamenettelyyn. Hankintamenettelyn aikana hankintayksiköllä on mahdollisuus irtautua siitä hankintalain mukaisissa puitteissa. Varsinaiseen hankintaan sitoudutaan hyväksymällä hankintasopimus.

Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa hankintamenettelyyn osallistuvia ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Neuvotteluun valitaan vähintään kolme (3) ja enintään kuusi (6) ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos ehdokkaita on enemmän, asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen hankintailmoituksen mukaisesti. Neuvotteluun otettavien ehdokkaiden tulee täyttää hankintailmoituksessa ilmoitetut ehdokkaita koskevat soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset.

Neuvotteluryhmä neuvottelee ehdokkaiden kanssa tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintalain 62 §:n mukaisen parhaan tarjouksen valinta. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Neuvotteluissa mukana olevien ehdokkaiden määrää voidaan hankintalain 26 §:n mukaisesti rajoittaa neuvottelujen aikana soveltamalla tarjouspyynnön mukaisia vertailuperusteita.

Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintayhteistyösopimuksen mukaan kukin hankintayksikkö tekee omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.

Mikäli neuvotteluissa havaitaan, että esitetyt ratkaisumallit tai toteutusvaihtoehdot eivät ole tarkoituksenmukaisia tai toteutuskelpoisia, hankintayksikkö voi ryhtyä neuvottelemaan uudesta ratkaisumallista tai toteutusvaihtoehdosta kaikkien neuvottelumenettelyyn valittujen ehdokkaiden kanssa.

Hankintasopimus syntyy vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankittavien palvelujen käyttöönotto on alustavasti suunniteltu aloitettavaksi vuoden 2015 aikana siten, että kokonaispalvelu on yhteisesti sovitun käyttöönottosuunnitelman mukaan pääosin käytössä vuonna 2017. Määräaikainen sopimuskausi on alustavasti 10 vuotta ja sen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi.

KL-Kuntahankinnat Oy:n osalta hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Tilaajan ja toimittajan välillä solmittavassa puitesopimuksessa määritellään ehdot, joilla toimittaja sitoutuu toimittamaan palvelua hankintayksiköille. Puitejärjestely on voimassa neljä (4) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. Hankintailmoituksessa mainitut HUS-alueen kunnat voivat hankkia hankinnan kohteena olevan järjestelmän puitejärjestelyn aikana.

Hankintailmoituksessa on alustavasti ilmoitettu, että hankintayksiköt tulevat perustamaan osakeyhtiön, joka vastaa hankintasopimuksen mukaisista velvoitteista.

Asiasta on saatu sosiaali- ja terveyslautakuntien sekä talous- ja suunnittelukeskuksen päätösehdotusta puoltavat lausunnot, jotka sisältyvät kokonaisuudessaan päätöshistoriaan. 

Sosiaalilautakunta (13.11.2012) esittää huolensa siitä, että Apotti-järjestelmää ollaan rakentamassa vahvasti terveydenhuollon prosesseihin. Lautakunta katsoo, että ennen hankintaa sosiaalihuollon prosesseja, esim. vanhustenhuollon, lastensuojelun, päihdehuollon ja vammaispalvelujen prosesseja, tulee analysoida tarkemmin ja varautua hankkeen edetessä siihen, että sosiaalihuollon tarvitsemat osat voidaan tarvittaessa lisätä ydinjärjestelmään. Sosiaalilautakunta katsoo myös, että hanketoimiston IT-osaamista tulee vahvistaa. Lisäksi lautakunta esittää, että hankkeelle perustetaan luottamushenkilöistä koostuva seurantaryhmä.   

Terveyslautakunta (13.11.2012) katsoo, että järjestelmän hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia. Lautakunta katsoo myös, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia neuvottelumenettelyn yhteydessä.

Talous- ja suunnittelukeskus toteaa (4.10.2012) mm., että sosiaali- ja terveystoimen yhteisen alueellisesti kuntarajat ylittävän järjestelmän hankinta on kaupungin tietotekniikkaohjelman linjausten mukainen. Tietotekniikkaohjelmassa todetaan, että kansalaisten vapaa hakeutuminen ja valinnanvapauksien lisääminen tuovat uusia vaatimuksia tietojärjestelmien kehittämiseen erityisesti sosiaali-, terveys- ja sivistystoimessa. Asiakaspalvelun parantamista ja taloudellista tehokkuutta on tarkasteltava pääkaupunkiseudulla yli kunta- ja sektorirajojen. Helsingin on oltava aktiivisesti mukana yhteisten ratkaisujen valmistelussa ja toteutuksessa.  

Kaupunginhallitus toteaa, että sosiaalilautakunnan esittämät näkökohdat sosiaalihuollon prosessien huomioon ottamisesta ovat erittäin tärkeitä ja ne tulee ottaa huomioon jatkosuunnittelussa. Riittävästä IT-osaamisesta on luonnollisesti huolehdittava. Myös terveyslautakunnan esittämät näkökohdat nykyjärjestelmien mahdollisesta hyödyntämisestä tulee jatkosuunnittelussa selvittää ja käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen neuvottelumenettelyn yhteydessä tutkia. Hankkeen etenemisen seuranta sopisi kaupunginhallituksen mielestä luontevasti jo olemassa olevalle PKS-koordinaatioryhmälle.

Kaupunginvaltuuston käsiteltävänä on erillisenä asiana esitys hankintayhteistyösopimuksen hyväksymisestä ja hankinnan päätöksentekovaltuuksien siirtämisestä sosiaali- ja terveyslautakunnalle. 1.1.2013 voimaan tulevan sosiaali- ja terveystoimen johtosäännön mukaan sosiaali- ja terveyslautakunta päättää hankinnoista. Hankintaprosessin sujuvuuden vuoksi myös asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnasta ja muusta hankintayhteistyössä tarvittavista toimenpiteistä päättäminen on tarpeen delegoida lautakunnalle.        

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Laura Räty

Lisätiedot

Marja-Liisa Rautanen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

Liitteet

1

Liite 1 Asiakas- ja potilastietojärjestelmä hankintailmoitus

2

Hankintailmoituksen liite 1 Sosiaalihuollon laajempi kuvaus

3

Hankintailmoituksen liite 2 Ehdokkaan referenssit

4

Hankintailmoituksen liite 3 Esimerkkiluettelo soveltuvasta lainsäädännöstä

5

Hankintailmoituksen liite 4 Ehdokkaan asiantuntijat

6

Hankintailmoituksen liite 5 Alihankkijat

7

Hankintailmoituksen liite 6 Listaus soveltuvuusvaatimuksista

8

Liitteen 2 liite 4 Neuvottelumenettelyn prosessikaavio

9

Liite 3 Hanketoimiston selvitys 07112012

10

Liite 4 Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit 30102012

11

Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit Liite1 Taulukot

12

Liite 5 APOTTI Hankesuunnitelma

13

Hankesuunnitelman liite 3 kustannushyötylaskelma

14

Hankesuunnitelman liitteenä oleva kustannushyötylaskelman yhteenveto

15

Hankesuunnitelman liite 9 APOTTI hankinnan riskianalyysi (päivitetty 27092012)

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Hankintayhteistyön osapuolet

Muutoksenhakukielto, valmistelu
Liite 1

Tiedoksi

Terveyskeskus

Sosiaalivirasto

Talous- ja suunnittelukeskus

Oikeuspalvelut

Sosiaali- ja terveyslautakunta

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 26.11.2012 § 1314

Pöydälle 26.11.2012

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Käsittely

26.11.2012 Pöydälle

Kaupunginhallitus päätti käsitellä sosiaali- ja terveystointa johtavan apulaiskaupunginjohtajan esityslistan 2. asian kokouksen toisena asiana.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Laura Räty

Lisätiedot

Marja-Liisa Rautanen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36184

marja-liisa.rautanen(a)hel.fi

 

Sosiaalilautakunta 13.11.2012 § 367

Pöydälle 18.9.2012, palautettiin 2.10.2012, pöydälle 6.11.2012

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Sosiaalilautakunta päätti omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen
ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen pöytäkirjan liitteen 1 mukaisesti.

Kustannusvaikutusten ja riskien arvioinnin perusteella neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta, mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä, jotka voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta.

Sosiaalilautakunnan mielestä tulee hankkeen edetessä pitää auki mahdollisuutta toteuttaa hankinta kokonaishankinnan sijaan siten, että sosiaalihuollon toiminnallisuudet lisätään ydinjärjestelmään erillishankintana.

Sosiaalilautakunta esittää huolensa, että taustaselvitysten perusteella Apotti-järjestelmää ollaan rakentamassa perustuen vahvasti terveydenhuollon toiminnallisiin prosesseihin. Ennen hankintaa myös sosiaalihuollon prosesseja, esim. vanhustenhuollon (mm. RAI-järjestelmä), lastensuojelun, päihdehuollon ja vammaispalveluiden prosesseja, tulisi analysoida perusteellisemmin.

Sosiaalilautakunnan mielestä hanketoimiston IT-osaamista tulee vahvistaa merkittävästi sekä verkostoitua esimerkiksi yliopistojen huippuosaajien kanssa ja käyttää alan parhaita asiantuntijoita hanketoimiston apuna.

Sosiaalilautakunta ehdottaa, että perustetaan luottamushenkilöistä koostuva seurantaryhmä. Ohjausryhmä raportoi hankkeen etenemisestä seurantaryhmälle säännöllisesti.

Käsittely

13.11.2012 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Vastaehdotus:
Sanna Vesikansa: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
"Kustannusvaikutusten ja riskien arvioinnin perusteella neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta, mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä, jotka voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta.

Sosiaalilautakunnan mielestä tulee hankkeen edetessä pitää auki mahdollisuutta toteuttaa hankinta kokonaishankinnan sijaan siten, että sosiaalihuollon toiminnallisuudet lisätään ydinjärjestelmään erillishankintana."

Perustelut: Kustannusvaikutusten ja riskien arviointi suosittelee hankinnaksi ensi vaiheessa tarkoituksenmukainen kokonaisuus,  jonka toiminnallisuutta täydennetään tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä tai lisäpalveluilla. Näitä voidaan hankkia joko samalta toimittajalta tai konsortiolta lisähankintoina, tai kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta. Myös tuotteiden tai toimittajien vaihtomahdollisuus tarvittaessa tulee pyrkiä säilyttämään. Tämä antaa myös mahdollisuuden seurata markkinan, toimintaympäristön ja omien tarpeiden kehittymistä hankkeen aikana ja ohjata hankintoja niiden suuntaan. Integraatiot ja rajapinnat Apotti-kokonaisuuden ulkopuolisiin järjestelmiin, tietokantoihin ja tiedonsiirtoväyliin tulevat myös olemaan kokonaisuuden kannalta tärkeässä roolissa, ja näitä voitaneen osittain toteuttaa erillisratkaisuina.

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus:
Sanna Vesikansa: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
"Sosiaalilautakunta esittää huolensa, että taustaselvitysten perusteella Apotti-järjestelmää ollaan rakentamassa perustuen vahvasti terveydenhuollon toiminnallisiin prosesseihin. Ennen hankintaa myös sosiaalihuollon prosesseja, esim. vanhustenhuollon (mm. RAI-järjestelmä), lastensuojelun, päihdehuollon ja vammaispalveluiden prosesseja, tulisi analysoida perusteellisemmin.”

Perustelut: Selvityksissä lähes kaikki toiminnalliset prosessit ovat terveydenhuollon prosesseja. Kun yritetään hankkia kokonaisjärjestelmää, mitä ei ole missään valmiina tuotteena näin laajaan palvelukokonaisuuteen, sosiaalihuollon prosessit ovat vaarassa jäädä suuren kokonaisuuden jalkoihin.

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
Sanna Vesikansa: "Sosiaalilautakunnan mielestä hanketoimiston IT-osaamista tulee vahvistaa merkittävästi  sekä verkostoitua esimerkiksi yliopistojen huippuosaajien kanssa ja käyttää alan parhaita asiantuntijoita hanketoimiston apuna."

Kannattaja: Terhi Mäki

Vastaehdotus: Lisäys esittelijän päätösehdotukseen:
Sanna Vesikansa: "Sosiaalilautakunta ehdottaa, että perustetaan luottamushenkilöistä koostuva seurantaryhmä. Ohjausryhmä raportoi hankkeen etenemisestä seurantaryhmälle säännöllisesti."

Kannattaja: Terhi Mäki

Sanna Vesikansan vastaehdotukset voittivat esittelijän ehdotuksen yksimielisesti.

06.11.2012 Pöydälle

02.10.2012 Palautettiin

18.09.2012 Pöydälle

Esittelijä

sosiaalijohtaja

Paavo Voutilainen

Lisätiedot

Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023

antti.iivanainen(a)hel.fi

Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764

helena.tukia(a)thl.fi

 

Terveyslautakunta 13.11.2012 § 271

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Päätös

Terveyslautakunta päätti omalta osaltaan hyväksyä sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksen ja pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen esityslistan liitteen 1 mukaisesti.

Terveyslautakunta päätti tehdä toimitusjohtajan esityksestä poiketen puheenjohtaja Malisen esityksestä seuraavat kaksi lisäystä:

1. Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.

2. Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.

Käsittely

13.11.2012 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Terveyslautakunnan edellä oleva päätös syntyi yhteensä kahden jäljempänä ilmenevän äänestyksen jälkeen.

1. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää) päätösehdotuksen kolmanneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Samalla terveyslautakunta katsoo, että asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnassa voisi mahdollisuuksien mukaan kustannussyistä ja riskien pienentämiseksi hyödyntää nykyjärjestelmien toiminnallisia osia, jotka ovat liitettävissä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sekä tarvittaessa hankkia kustannus- ja aikataulusyistä osa toiminnallisuuksista myöhemmin.”

2. Lautakunta hyväksyi puheenjohtaja Malisen, jäsen Heistaron, jäsen Kousan, jäsen Kuuskosken, jäsen Lumijärven, jäsen Muurisen, jäsen Snällin ja jäsen Tuomisen äänin (jäsen Autti äänesti tyhjää)päätösehdotuksen neljänneksi kappaleeksi seuraavan puheenjohtaja Malisen tekemän ja jäsen Kuuskosken kannattaman lisäysehdotuksen: ”Terveyslautakunta katsoo, että uuden järjestelmän käyttöpalvelun mahdollinen kilpailuttaminen erikseen on syytä tutkia kustannussyistä neuvottelumenettelyn yhteydessä.”

Jäsen Autti teki esityksen, että asia tulee palauttaa uudelleen valmisteltavaksi. Esitys raukesi kannattamattomana. Jäsen Autti jätti päätöksestä eriävän mielipiteen seuraavasti:

"Esitys tulee hylätä ja asia palauttaa uudelleen valmisteluun. Esityksen mukaan asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana ja ydintoiminnot tultaisiin pääosin hankkimaan yhdeltä toimijalta. Vaikka esityksessä todetaan, että ydinjärjestelmään integroitavat erillisjärjestelmät voidaan kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta, on kuitenkin selvänä uhkana, että tärkeimpien ydintoimintojen osalta ajaudutaan yhden toimittajan hallitsemaan monopoliasemaan, jota tulee välttää asiaan uudelleen valmistelussa.

Konsulttiyhtiö Deloitteen yhteistyössä Apotti-hanketoimiston kanssa tekemän selvityksen heikoin kohta on kustannusvaikutusten puutteellinen selvitys. Selvityksessä todetaankin, että tarkempien euromääräisten laskelmien tekeminen on rajattu selvityksen ulkopuolella tiukan aikataulun ja käytettävän informaation rajallisuudesta johtuen. Ennen kuin näin suuresta, useita vuosia kestävästä hankkeesta voidaan päättää, tulee myös euromääräiset kustannusarviot ja niihin liittyvät riskit olla nykyistä paremmin selvitettynä. Uudelleen valmistelussa tulee myös hankkeen tietojärjestelmäosaamista vahvistaa."

Merkittiin, että organisaatioasiantuntija Antti Iivanainen oli kokouksessa kutsuttuna asiantuntijana läsnä tätä asiaa käsiteltäessä.

06.11.2012 Pöydälle

02.10.2012 Palautettiin

11.09.2012 Pöydälle

Esittelijä

toimitusjohtaja

Matti Toivola

Lisätiedot

Antti Iivanainen, organisaatioasiantuntija, puhelin: 310 71023

antti.iivanainen(a)hel.fi

Helena Tukia, hankesuunnittelija, puhelin: 310 25764

helena.tukia(a)thl.fi

 

Talous- ja suunnittelukeskus 4.10.2012

HEL 2012-012086 T 02 08 02 00

Hallintokeskus on 17.9 2012 pyytänyt talous- ja suunnittelukeskukselta lausuntoa koskien sosiaalitoimen ja terveystoimen yhteisen asiakastietojärjestelmän hankintaa.

Talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto esittää lausuntonaan seuraavaa:

Tietotekniikkaohjelmassa (Khs 30.1.2011) todetaan, että ”Kansalaisten vapaa hakeutuminen ja valinnanvapauksien lisääminen tuovat uusia vaatimuksia tietojärjestelmien kehittämiseen erityisesti sosiaali-, terveys- ja sivistystoimessa. Asiakaspalvelun parantamista ja taloudellista tehokkuutta on tarkasteltava pääkaupunkiseudulla yli kunta- ja sektorirajojen. Helsingin on oltava aktiivisesti mukana yhteisten ratkaisujen valmistelussa ja toteutuksessa”. Sosiaali- ja terveystoimen yhteisen ja alueellisesti kuntarajat ylittävän järjestelmän hankinta on siten tietotekniikkaohjelman linjausten mukainen.

Koska kyseessä on sosiaali- ja terveystoimen ydintoimintaa palvelevan tietojärjestelmän hankinta, on se selvästi sosiaali- ja terveystoimen tietohallinnon vastuualuetta. Talousarvion noudattamisohjeiden mukaisesti hallintokunnan on huolehdittava, että hankittava järjestelmä toteuttaa yhteensopivuusperiaatetta yhteisten, ja tarvittavilta osin toisten hallintokuntien järjestelmien kanssa. Tämän varmistamiseksi hankittavalta järjestelmältä tulee vaatia avoimia, standardien mukaisia rajapintoja.

Tulevan sosiaali- ja terveysviraston on sisällytettävä hankkeen kustannusarvioihin järjestelmäkustannusten lisäksi Helsingin omissa järjestelmissä syntyvät muutoskustannukset kokonaisuudessaan. Nämä kaupungin omat muutos- ja liityntäkustannukset eivät sisälly hanketoimiston kustannuksiin. Sosiaali- ja terveysviraston on myös nimettävä omasta tietohallinnostaan hankkeesta vastaava hankepäällikkö.

Kaupungin tietotekniikan hankeohjausryhmä seuraa hankkeen etenemistä. Hanketta johtavan tahon on huolehdittava siitä, että hankkeen etenemisestä raportoidaan kaupungin tietohallinnon hankeohjausryhmälle talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosaston pyytämässä aikataulussa ja laajuudessa.

Lisätiedot

Markku Raitio, tietotekniikkapäällikkö, puhelin: 310 36396

markku.raitio(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 1

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 17

Faksi

 

Alv.nro

hallintokeskus@hel.fi

http://www.hel.fi/hallintokeskus

+358 9 655 783

 

FI02012566