Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	9/2022	1 (3)
Kaupunginhallitus
		Asia/10
	07.03.2022

§ 182

Rekisterinpitoon liittyvistä vastuista ja tehtävistä päättäminen kaupunginkansliassa

HEL 2021-011304 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti, että hallintosäännössä mainitut kaupunginkanslian johtavat viranhaltijat tai heidän määräämänsä henkilöt ovat kukin johtamansa osaston tehtäviin liittyvien henkilörekisterien ja sisäisen tarkastuksen päällikkö tai hänen määräämänsä henkilö on sisäisen tarkastuksen tehtäviin liittyvien henkilörekisterien osalta rekisterin vastuuhenkilöitä.

Vastuuhenkilön tehtävät ovat:

 henkilörekisterin perustaminen

 rekisteriselosteen laatiminen

 rekisteröidyn informoiminen

 tietojen tarkastusoikeuden toteuttaminen

 tiedon korjaaminen

 muiden rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen

 rekisterin yhteyshenkilön nimeäminen.

Samalla kaupunginhallitus päätti, että edellä mainitut viranhaltijat voivat kaupungin yhteisten rekisterien osalta pyytää toimialoja, virastoja ja liikelaitoksia nimeämään kyseiselle rekisterille alavastuuhenkilön.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti kumota 20.4.2020 (§ 247) tekemänsä päätöksen kaupunginhallituksen toimivallan siirtämisestä kaupunginkanslialle henkilörekistereitä koskevissa asioissa.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Julia Lövegren, tietoasiantuntija, puhelin: 310 36690

julia.lovegren(a)hel.fi

Leena Mällänen, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36059

leena.mallanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 679/2016) mukaan rekisterinpitäjä on se, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Kaupunginkanslian osastojen ja sisäisen tarkastuksen hallintosäännön mukaisiin tehtäviin liittyvien henkilörekisterien rekisterinpitäjä on kaupunginhallitus.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 8 luvun 1 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että kaupunki täyttää tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja valvoo velvoitteiden toteutumista. Kaupunginkanslian osastojen tehtävistä määrätään hallintosäännön 4 luvun 2 §:ssä ja sisäisen tarkastuksen tehtävistä hallintosäännön 22 luvun 5 §:ssä.

Osastojen tehtäviin liittyvien henkilörekisterien perustamista ja rekisterinpitoa koskeva tehtävät on tarkoituksenmukaista siirtää kunkin osaston johtavalle viranhaltijalle ja sisäisen tarkastuksen päällikölle. Vastuu tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä on sillä viranhaltijalla, joka päättää sellaisen palvelun tai tietojärjestelmän hankinnasta, jossa käsitellään henkilötietoja. Tietoturvan järjestämistä ja toteuttamista koskevia vastuita on myös virastojen, toimialojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla, tietoturvapäälliköillä sekä tiedonhallintapäälliköllä. Vastuun sisällöstä on määrätty asiaa koskevissa päätöksissä.

Tällä päätöksellä kumottavassa kaupunginhallituksen päätöksessä on lueteltu kunkin viranhaltijan vastuulla olevat rekisterit. Jatkossa tämä ei ole tarpeellista, kun vastuu rekistereistä perustuu osastojen ja sisäisen tarkastuksen hallintosäännön mukaisiin tehtäviin. Muutoksen myötä uusien rekisterien käyttöön ottaminen on sujuvampaa ja nopeampaa.