§ 158

Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestäminen

HEL 2022-001642 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan seuraavasti:

Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa organisaatiossaan.

Liitteessä 1 luetellut viranhaltijat ja työntekijät vastaavat tiedonhallinnan kaupunkitasoisesta ohjauksesta omalla vastuualueellaan liitteessä kuvatulla tavalla.

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä.

Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on (tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn) tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Helsingin kaupungilla.

Tiedonhallintaryhmän tehtävänä on koordinoida kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta sekä viestintää ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa, valvoo ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmä laatii vuosittaisen valvontasuunnitelman seurantaa varten.

Toimialan ja liikelaitoksen on nimettävä tiedonhallintaryhmään henkilö, jolla on riittävä tiedonhallinnan osaaminen ja sellainen asema, että hän voi tukea johtavia viranhaltijoita toimenpiteiden toteuttamisessa.  Toimialojen ja liikelaitosten nimeämät tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle ja henkilöstölle.

Lisäksi asemansa puolesta tiedonhallintaryhmän jäseniä ovat:

puheenjohtaja tiedonhallintapäällikkö (kaupunginkanslia)

tietoturvapäällikkö (kaupunginkanslia)

tietosuojavastaava (kaupunginkanslia)

tiedolla johtamisen päällikkö (kaupunginkanslia)

kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän puheenjohtaja (kaupunginkanslia)

Lisäksi kaupunginkanslian strategiaosaston on nimettävä jäsen muutosvaikutuksen arvioinnin ja tiedonhallintamallin ohjauksen näkökulmasta.  Kaupunginkanslian viestintäosaston on nimettävä viestinnän edustaja. 

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain mukaisen siirtymäkauden aikana puolen vuoden välein. Siirtymäkauden päätyttyä 31.12.2023 raportit annetaan vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Tiedonhallintaryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin tiedonhallintaryhmän jäseniä.

Digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivaltansa osalta.

Kaupunginhallitus kehottaa kansliapäällikköä asettamaan tiedonhallintaryhmän tässä mainittuja periaatteita noudattaen.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Jussi Jääskeläinen, tiedonhallintapäällikkö, puhelin: (09) 310 43563

jussi.jaaskelainen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedon-hallintalaki) mukaan tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista.

Tiedonhallintalaki tuli voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaki on tiedonhallintaa koskeva yleislaki. Tiedonhallintalaissa säädetään julkisen hallinnon yleisistä velvoitteista tiedonhallinnassa ja tietojärjestelmien käytössä: tiedonhallinnan suunnittelusta ja kuvaamisesta, tietoturvallisuudesta, turvallisuusluokittelusta, tietoaineistojen muodostamisesta sekä asianhallinnasta ja palvelujen tiedonhallinnasta.

Tiedonhallintalain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Lisäksi lain tavoitteena on mahdollistaa tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa asiakkaille tuloksellisesti ja laadukkaasti. Uudella sääntelyllä pyritään myös tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuteen.

Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallinta-lain (4 §) mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on muun muassa määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut.

Tiedonhallinnan ohjeistus, käytännöt ja vastuut on päätetty viimeksi kansliapäällikön päätöksellä 6.9.2021, 193 §.

Kuntalain muutoksen (419/2021) mukaisesti kaupunginvaltuuston päätöksellä 8.12.2021, 389 § Helsingin kaupungin hallintosääntöön lisättiin määräykset tiedonhallinnan järjestämisestä.

Hallintosäännön 24 luvun 5 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty. Kaupunginhallitus on 24.4.2017 (3 §) päättänyt asiakirjahallinnon periaatteista ja johtavan viranhaltijan nimeämisestä. Tiedonhallinnan tultua lisätyksi kaupunginhallituksen vastuisiin, on tarkoituksenmukaista määritellä tiedonhallinnan ja siihen sisältyvän asiakirjahallinnon vastuut viranhaltijoille ja työntekijöille tällä päätöksellä.

Viranhaltijat ja työntekijät vastaavat tiedonhallinnan ohjauksesta omalla vastuualueellaan. Ohjausvastuut Helsingin kaupungissa on määritelty edellä kuvatun lainsäädäntökokonaisuuden perusteella. Tämä päätös korvaa näin myös tehtävät, jotka tiedonhallintaryhmä on määritellyt kansliapäällikön päätöksen (23.12.2019 § 278) perusteella.

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille.  Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta.

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Siinä on edustettuina keskeiset kaupunkitasoista tiedonhallinnan ohjausta tekevät tahot: kaupunginkanslian strategiaosaston nimeämä edustaja (muutosvaikutuksenarviointi, tiedonhallintamalli), kaupunginkanslian tiedonhallintapäällikkö (asiakirjahallinto ja asianhallinta), kaupunginkanslian tietoturvapäällikkö (tietoturvallisuus) ja kaupungin tietosuojavastaava (tietosuoja).

Näin varmistetaan ohjauksen koordinointi, tarkoituksenmukaisuus ja kokonaiskattavuus. Kaupunginkanslian lisäksi tiedonhallintaryhmässä ovat edustettuina toimialat ja liikelaitokset. Toimialojen ja liikelaitosten tiedonhallintaryhmän jäsenet vastaavat tiedonkulusta toimialojen ja liikelaitosten johdolle. On tärkeää, että tiedonhallintaryhmään nimetyt henkilöt ovat osaamisensa ja asemansa puolesta kykeneviä huolehtimaan tiedonkulusta.

Digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) osalta digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivallan osalta.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Jussi Jääskeläinen, tiedonhallintapäällikkö, puhelin: (09) 310 43563

jussi.jaaskelainen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

.