Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	14/2020	1 (3)
Kaupunginhallitus
		Asia/7
	20.04.2020

§ 247

Kaupunginhallituksen toimivallan siirtäminen kaupunginkanslian viranhaltijoille henkilörekistereitä koskevissa asioissa

HEL 2020-004686 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti, että alla mainitut kaupunginkanslian viranhaltijat tai heidän määräämänsä viranhaltijat päättävät kaupunginhallituksen puolesta

 rekisteriselosteen laatimisesta

 rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelystä

 käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista

 rekisteröidyn informoinnista

 tietojen tarkastusoikeuden toteuttamisesta

 tiedon korjaamisesta

 muista rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta

 tietojen luovuttamisesta

 rekisterin tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä

 tietojen arkistoinnista sekä

 rekisterien vastuu- ja yhteyshenkilöiden nimeämisestä.

Elinkeinojohtaja

 Työllisyyspalvelurekisteri

 Yritystoiminnan tukeminen ja yrittäjyyden edistäminen

Hallintojohtaja

 Asian- ja asiakirjahallinta

 Kaupunginkanslian kirjastoasiakkuuksien hallinta

 Kunnalliskalenteri

 Tilan- ja turvallisuudenhallinta

Henkilöstöjohtaja

 Henkilöstöhallintorekisteri

 Koulutuksenhallinnan rekisteri

 Rekrytoinnin rekisteri

Kaupunginlakimies

 Oikeuspalvelujen asiakasrekisteri

Rahoitusjohtaja

 Antolainarekisteri

 Avustusrekisteri

 Henkilöstökassa

 Kaupunkikonsernin omistajatietorekisteri

 Laskentarekisteri

 Talouden ja toiminnan suunnittelun ja seurannan rekisteri

Strategiajohtaja

 Helsingin väestötietojärjestelmä

 Käyttäjätunnusten hallinta

 Pääkaupunkiseudun toimipiste- ja palvelurekisteri

 Sähköisten asiointipalveluiden rekisteri

 Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietorekisteri

Viestintäjohtaja

 Helsingin kaupungin aineistopankin rekisteri

 Helsingin kaupungin etäyhteyden avulla toteutettujen digiopastusten asiakasrekisteri

 Kaupunginkanslian asiakasviestinnän, markkinoinnin ja tilaisuuksienhallinnanrekisteri

 Osallisuuden ja palautteiden rekisteri

Samalla kaupunginhallitus päätti, että koko kaupunkia koskevien rekisterien osalta edellä mainitut viranhaltijat voivat määrätä rekisteriin liittyviä tehtäviä toimialojen ja liikelaitosten nimeämille rekisterin alavastuuhenkilöille.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti kumota 25.6.2018 (§ 457) ja 2.3.2020 (§ 145) tekemänsä päätökset joissa päätettiin kaupunginhallituksen toimivallan siirtämisestä kaupunginkanslialle henkilörekistereitä koskevissa asioissa.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Julia Lövegren, tietopalvelusihteeri, puhelin: 310 36690

julia.lovegren(a)hel.fi

Leena Mällänen, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36059

leena.mallanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli sovellettavaksi 25.5.2018 lukien ja kansallinen tietosuojalaki (1050/2018) 1.1.2019 lukien.

Kaupunginhallitus on päätöksessä mainittujen kaupunginkanslian henkilörekisterien rekisterinpitäjä. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan kaupunginhallituksen rekisterinpitäjän tehtävät on suositeltavaa siirtää kaupunginkanslian viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Henkilötietoja käsitellään laajalti kaupungin hallinnossa sekä kaupungin asiakkaiden että henkilöstön osalta. Useimpien kaupungin tehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia. Toimintaa ohjaavat yleislakeina EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki (1050/2018) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).