§ 200

V 25.3.2020, Hallintosäännön muuttaminen, sähköiset kokoukset

HEL 2020-003213 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa.

Kaupunginvaltuusto ottaa asian käsiteltäväkseen kiireellisenä kuntalain 95 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla.

Kaupunginvaltuusto hyväksyy Helsingin kaupungin hallintosäännön liitteen 1 mukaisesti.

Samalla kaupunginvaltuusto tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Sähköisten kokousten mahdollistaminen toimielintyöskentelyssä on tarkoituksenmukaista tilanteissa, joissa tulee välttää kokoontumista laajemmalla joukolla. Tällöin etäyhteyden kautta osa jäsenistä tai pienemmissä toimielimissä kaikki jäsenet ja esittelijä voivat osallistua kokoukseen, ja päätöksenteko on mahdollista ilman kokoontumista.

Osallistuminen etäyhteyden välityksellä ei ole tarkoitettu automaattiseksi tai normaaliksi toimintatavaksi, vaan kaupunginvaltuuston puheenjohtaja valtuuston osalta ja kaupunginhallitus muiden toimielinten osalta päättäisi sähköisten kokousten mahdollisuudesta. Tällöin voitaisiin joustavasti erilaiset tilanteet huomioon ottaen päättää, millaisissa olosuhteissa osallistuminen etäyhteyden kautta sallittaisiin.

Kokoussalaisuuden säilyttämiseksi on oleellista, että kokoukseen osallistutaan vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Etäyhteyden kautta osallistuminen asettaa osallistujalle korostetun velvollisuuden huolehtia, ettei tilassa, josta hän osallistuu, ole muita, tai ettei etäosallistumisen vuoksi suljettujen kokousten tietoja leviä ulkopuolisille.

Hallintosäännön muutos

Sähköisiin kokouksiin osallistumisen mahdollistaminen lisättäisiin 29 luvun 22a §:ksi. Luku käsittelee toimielinten toimintaa. Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja voisi päättää, että kaupunginvaltuusto voi varsinaisen kokouksen, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, sijasta pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Vastaavalla tavalla kaupunginhallitus voisi päättää asiasta muiden toimielinten osalta.

Vastuu sähköisten kokousten teknisestä järjestämisestä tulisi sille taholle, joka muutoinkin huolehtii toimielimen hallintotehtävistä, eli vastaa muun muassa kokousten teknisistä järjestelyistä.

Hallintosäännön tähän kohtaan tulisi myös määräys, jossa velvoitettaisiin osallistuja huolehtimaan siitä, että hän osallistuu kokoukseen vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Lainsäädäntö

Kuntalain (410/2015) 90 §:n 1 momentin 2 kohdan h alakohdan mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä.

Lain 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa tai sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous). Sähköisessä kokouksessa kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Lain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

Asian käsitteleminen kiireellisenä

Kuntalain 95 §:n 2 momentin mukaan, jos asia on kiireellinen, valtuusto voi päättää ottaa asian käsiteltäväkseen, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa.

Asiaa ei ole mainittu valtuuston kokouksen 25.3. esityslistalla, joka on toimitettu sähköisesti kokouskutsun mukana 19.3.2020. Ottaen huomioon vallitsevan epidemiatilanteen, jossa yli 10 hengen yleiset kokoontumiset on kielletty, on perusteltua, että sähköisten kokousten pitäminen kaupungin toimielimissä onnistuu mahdollisimman nopeasti. Asia on näin ollen kiireellinen.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

antti.peltonen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

.