§ 204

Helsingin kaupungin tietotilinpäätös

HEL 2020-001232 T 00 01 01

Päätös

Kaupunginhallitus hyväksyi liitteenä olevan Helsingin kaupungin tietotilinpäätöksen.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Päivi Vilkki, tietosuojavastaava, puhelin: 310 36168

paivi.vilkki(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Tietotilinpäätös on keskeinen osa tietosuojan toteutumisen seurantaa ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) (jatkossa tietosuoja-asetus) määrittelemää osoitusvelvollisuutta (art. 5). Osoitusvelvollisuus tarkoittaa sitä, että organisaation pitää pystyä osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetusta henkilötietojen käsittelyssä sekä toteuttavansa tietosuojaperiaatteita myös käytännössä.

Osoitusvelvollisuuden toteuttaminen edellyttää, että henkilötietojen käsittelyyn liittyvät prosessit ja tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttaminen dokumentoidaan. Tietotilinpäätös on osa tätä dokumentointia, ja se koostaa yhteen, mitä Helsingin kaupungilla on käytännössä tehty tietosuojan toteuttamiseksi.

Osoitusvelvollisuuden toteuttamisen lisäksi tietotilinpäätös antaa tietosuojan tilannekuvan ja toimii tietosuojatyön kehittämisen välineenä.

Tietotilinpäätöksellä osoitetaan, miten tietosuoja ja tietoturva ovat toteutuneet Helsingin kaupungin toiminnassa aikavälillä 25.5.2018 - 31.12.2019.

Päätöksen valmistelu

Kaupunginhallituksen vahvistettavaksi esitettävän tietotilinpäätöksen on valmistellut kansliapäällikön 28.6.2018 asettama tietosuojatyöryhmä tietosuojavastaavan ja tietosuojatiimin ohjeistamana.

Helsingin kaupungin osoitusvelvollisuus rekisterinpitäjänä

Tietosuoja-asetuksella ja tietosuojalailla (1050/2018) on merkittäviä vaikutuksia kuntiin rekisterinpitäjinä ja henkilötietojen käsittelijöinä. Lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu myös edistää rekisteröityjen mahdollisuuksia käyttää asetuksen heille antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidyille sekä rekisterien sisällöistä että rekisterinpitäjän toiminnasta.

Tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjä velvoitetaan käsittelemään henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Laatimalla tietotilinpäätöksen Helsingin kaupunki lisää kuntalaisten luottamusta hyvään hallintoon ja kaupungin tapaan käsitellä toiminnassaan henkilötietoja.

Kaupunginhallituksen vastuu

Hallintosäännön 8 luvun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan kaupunginhallitus vastaa, että kaupunki täyttää tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja valvoo velvoitteiden toteutumista. Hyväksymällä liitteenä olevan tietotilinpäätöksen kaupunginhallitus ohjaa kaupungin tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden täyttämistä.

Asian jatkokäsittely

Tietotilinpäätös laaditaan ja tuodaan kaupunginhallituksen käsittelyyn jatkossa vuosittain.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Päivi Vilkki, tietosuojavastaava, puhelin: 310 36168

paivi.vilkki(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

.